Employer of Record (EOR) là gì? Dịch vụ EOR hoạt động như thế nào

Employer of Record (EOR) là tổ chức bên thứ ba đứng ra làm đơn vị sử dụng lao động hợp pháp cho nhân sự của doanh nghiệp khách hàng tại một quốc gia khác. EOR lo tính lương, khấu trừ thuế, quản lý phúc lợi và tuân thủ pháp luật lao động. Doanh nghiệp khách hàng vẫn trực tiếp quản lý công việc và kết quả hàng ngày của nhân viên.

Employer of Record là gì?

Employer of Record là pháp nhân thay mặt doanh nghiệp khác ký hợp đồng lao động với nhân viên tại một quốc gia cụ thể. EOR gánh mọi nghĩa vụ luật định của người sử dụng lao động, gồm tính lương, kê khai thuế, đóng bảo hiểm xã hội và tuân thủ luật lao động. Doanh nghiệp khách hàng điều hành công việc hàng ngày của nhân viên mà không cần đứng tên trên hợp đồng lao động.

Mô hình EOR giúp doanh nghiệp tuyển dụng tại những quốc gia chưa có pháp nhân. Một doanh nghiệp Mỹ có thể tuyển kỹ sư tại Việt Nam qua EOR chỉ trong 5-7 ngày làm việc. Nếu làm cùng quy trình đó bằng cách thành lập pháp nhân, riêng tại Việt Nam đã mất 3-6 tháng và tốn 15.000-30.000 USD.Dịch vụ EOR tại Việt Nam giúp doanh nghiệp tuyển dụng đúng luật mà không cần đăng ký công ty tại Việt Nam.

Các nhà cung cấp EOR hoạt động tại hơn 150 quốc gia. Theo nghiên cứu của Everest Group, thị trường EOR Đông Nam Á đạt 1,2 tỷ USD năm 2024 và tăng trưởng 22% mỗi năm. Năm quốc gia Việt Nam, Singapore, Philippines, Malaysia và Indonesia chiếm 68% nhu cầu EOR tại châu Á - Thái Bình Dương.Dịch vụ EOR tại Singapore lo CPF, SDL và tuân thủ Luật Việc làm.

EOR khác công ty cung ứng nhân sự như thế nào?

EOR và công ty cung ứng nhân sự đảm nhận vai trò khác nhau trong chuỗi tuyển dụng. Công ty cung ứng nhân sự tìm kiếm, tuyển chọn và cung cấp lao động tạm thời cho doanh nghiệp khách hàng. EOR không tuyển dụng: EOR chỉ làm đơn vị sử dụng lao động hợp pháp cho những người doanh nghiệp khách hàng đã tự tìm và chọn.

Công ty cung ứng nhân sự nắm quan hệ với ứng viên và thường cộng thêm 20-50% vào lương nhân viên. EOR thu phí cố định hàng tháng cho mỗi nhân viên, thường từ 199-799 USD tùy quốc gia. Doanh nghiệp khách hàng thương lượng lương trực tiếp với nhân viên.

Cấu trúc pháp lý của EOR ra sao?

EOR hoạt động thông qua pháp nhân đã đăng ký tại mỗi quốc gia có nhân viên. Pháp nhân này có đăng ký kinh doanh, mã số thuế và đăng ký sử dụng lao động với cơ quan lao động địa phương. EOR ký hợp đồng lao động trực tiếp với người lao động theo luật lao động sở tại.

Mối quan hệ gồm ba bên: EOR (đơn vị sử dụng lao động hợp pháp), doanh nghiệp khách hàng (đơn vị sử dụng lao động trên thực tế) và người lao động. Hợp đồng dịch vụ giữa EOR và doanh nghiệp khách hàng xác định trách nhiệm của mỗi bên. Hợp đồng lao động giữa EOR và người lao động tuân theo quy định của bộ luật lao động địa phương.

Tại Việt Nam, EOR đăng ký với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (DOLISA). Tại Singapore, EOR đăng ký với Bộ Nhân lực (MOM). Tại Philippines, EOR đăng ký với Bộ Lao động và Việc làm (DOLE) và Ủy ban Chứng khoán (SEC).Dịch vụ EOR tại Philippines lo SSS, PhilHealth và tuân thủ lương tháng 13.

EOR khác PEO như thế nào?

EOR và PEO khác nhau ở một điểm then chốt: có cần pháp nhân hay không. PEO vận hành theo mô hình đồng sử dụng lao động, doanh nghiệp khách hàng phải có pháp nhân tại quốc gia mục tiêu. EOR là đơn vị sử dụng lao động hợp pháp duy nhất, doanh nghiệp khách hàng không cần thành lập pháp nhân tại địa phương.

Doanh nghiệp có dưới 20 nhân viên tại một quốc gia thường chọn EOR. Điểm hòa vốn, khi thành lập pháp nhân rẻ hơn phí EOR, rơi vào khoảng 15-25 nhân viên tùy quốc gia. Aniday cung cấp cả dịch vụ EOR (Aniday EOR Vietnam) và dịch vụ PEO (Aniday PEO Vietnam) trên khắp Đông Nam Á.

Chi phí EOR là bao nhiêu?

Chi phí EOR có hai cách tính: phí cố định mỗi nhân viên mỗi tháng hoặc theo phần trăm quỹ lương khi xử lý lương tại Việt Nam. Mô hình phí cố định chiếm ưu thế tại thị trường Đông Nam Á. Phí hàng tháng từ 199 USD tại Việt Nam và Philippines đến 799 USD tại Singapore. Phí thiết lập từ 0 đến 500 USD tùy nhà cung cấp.thuê ngoài tính lương tại Việt Nam

Tổng chi phí tuyển dụng qua EOR gồm lương gộp của nhân viên theo mức lương trung bình tại Việt Nam, các khoản đóng góp bắt buộc của doanh nghiệp (bảo hiểm xã hội, thuế) và phí dịch vụ EOR. Tại Việt Nam, khoản đóng góp bắt buộc của doanh nghiệp cộng thêm 23,5% trên lương gộp. Tại Singapore, phần CPF doanh nghiệp đóng cộng thêm 17% với nhân viên dưới 55 tuổi.

EOR đảm nhận những nghĩa vụ tuân thủ nào?

EOR quản lý mọi nghĩa vụ tuân thủ luật định thuộc về đơn vị sử dụng lao động hợp pháp. Bao gồm soạn hợp đồng lao động theo luật địa phương, khấu trừ và kê khai thuế thu nhập, đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội, xin giấy phép lao động cho nhân viên nước ngoài và theo dõi ngày nghỉ theo luật định.

Tại Việt Nam, EOR nộp bảo hiểm xã hội hàng tháng cho Bảo hiểm Xã hội Việt Nam (VSS). Tại Singapore, EOR nộp CPF trước ngày 14 hàng tháng. Tại Philippines, EOR nộp SSS, PhilHealth và Pag-IBIG hàng tháng. Vi phạm có thể bị phạt từ lãi chậm nộp 2%/tháng (Philippines) đến truy cứu hình sự (Singapore).

EOR cũng lo việc tuân thủ khi chấm dứt hợp đồng. Mỗi nước Đông Nam Á có quy định riêng về thời hạn báo trước, trợ cấp thôi việc và căn cứ chấm dứt hợp pháp. Việt Nam yêu cầu báo trước 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn. Singapore yêu cầu 1-4 tuần tùy thâm niên. Philippines phân biệt chấm dứt do lỗi người lao động (just cause) và do lý do được phép (authorized cause), mỗi loại có thủ tục khác nhau.

EOR có thể ký những loại hợp đồng nào?

EOR ký hợp đồng lao động tuân thủ luật lao động Việt Nam đối với người nước ngoài. Loại hợp đồng phụ thuộc vào bộ luật lao động của từng nước. Bộ luật Lao động 2019 của Việt Nam cho phép hợp đồng xác định thời hạn (tối đa 36 tháng) và hợp đồng không xác định thời hạn. Sau hai hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp, hợp đồng thứ ba phải là không xác định thời hạn.

Singapore không bắt buộc loại hợp đồng cụ thể nhưng yêu cầu cung cấp Điều khoản Lao động Chính (KETs) bằng văn bản trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc. Philippines yêu cầu chuyển sang chính thức sau 6 tháng thử việc. Malaysia bắt buộc hợp đồng bằng văn bản cho mọi người lao động theo Luật Việc làm 1955 (sửa đổi 2022).

Indonesia phân biệt hợp đồng PKWT (xác định thời hạn) và PKWTT (không xác định thời hạn). Hợp đồng PKWT có thời hạn tối đa 5 năm kể cả gia hạn. Khi hợp đồng PKWT kết thúc, doanh nghiệp phải trả khoản bồi thường bằng một tháng lương trung bình tại Indonesia cho mỗi năm làm việc.

Doanh nghiệp nào nên dùng EOR?

EOR phù hợp với ba nhu cầu chính. Thứ nhất, doanh nghiệp vào thị trường mới với 1-20 nhân viên, cần tuyển trước khi thành lập pháp nhân. Thứ hai, doanh nghiệp muốn thử nghiệm nhu cầu thị trường trước khi chi 15.000-50.000 USD thành lập pháp nhân. Thứ ba, doanh nghiệp tuyển nhân viên làm việc từ xa tại quốc gia chưa có hiện diện thương mại.

Doanh nghiệp có trên 20-25 nhân viên tại một quốc gia nên cân nhắc thành lập pháp nhân. Chi phí EOR cho 25 nhân viên ở mức 400 USD/tháng là 10.000 USD/tháng, tức 120.000 USD/năm. Thành lập pháp nhân tại Việt Nam tốn 15.000-30.000 USD, chi phí duy trì 2.000-5.000 USD/tháng, và sẽ rẻ hơn khi quy mô lớn.

Aniday cung cấp dịch vụ EOR tại Việt Nam (Aniday EOR Vietnam), Singapore (Aniday EOR Singapore), Philippines (Aniday EOR Philippines), Malaysia (Aniday EOR Malaysia) và Indonesia (Aniday EOR Indonesia).

Dùng EOR có những rủi ro gì?

Dùng EOR có bốn nhóm rủi ro. Thứ nhất, rủi ro cơ sở thường trú: cơ quan thuế có thể cho rằng mô hình EOR tạo ra hiện diện chịu thuế cho doanh nghiệp khách hàng. Thứ hai, bảo vệ sở hữu trí tuệ đòi hỏi điều khoản chuyển giao rõ ràng trong hợp đồng dịch vụ. Thứ ba, sự gắn bó của nhân viên có thể bị chia đôi giữa EOR (bên ký hợp đồng) và doanh nghiệp khách hàng (bên giao việc).

Thứ tư, rủi ro pháp lý khác nhau theo quốc gia. Một số nơi hạn chế các mô hình tương tự EOR. Bộ luật lao động Ấn Độ không công nhận rõ mô hình EOR. Việt Nam cho phép theo quy định về cho thuê lại lao động nhưng giới hạn thời gian cho thuê tối đa 12 tháng. Doanh nghiệp nên kiểm tra tính hợp pháp của EOR tại từng quốc gia mục tiêu trước khi ký hợp đồng.

 

EOR khác nhà thầu như thế nào?

EOR tuyển người lao động làm nhân viên chính thức với đầy đủ quyền lợi luật định. Nhà thầu làm việc độc lập, không có phúc lợi nhân viên, bảo hiểm xã hội hay khoản thuế doanh nghiệp phải đóng. Phân loại sai lao động từ nhân viên thành nhà thầu bị phạt gấp 2-5 lần số tiền chưa đóng tại phần lớn các nước Đông Nam Á.

Onboarding qua EOR mất bao lâu?

Onboarding qua EOR mất 3-10 ngày làm việc tùy quốc gia. Singapore xử lý trong 3-5 ngày. Việt Nam và Philippines mất 5-7 ngày. Indonesia cần 7-10 ngày do thời gian đăng ký BPJS. Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài mất thêm 4-12 tuần.Dịch vụ EOR tại Indonesia lo BPJS, THR và tuân thủ Luật Nhân lực.

EOR có bảo lãnh giấy phép lao động được không?

Phần lớn nhà cung cấp EOR bảo lãnh giấy phép lao động cho nhân viên nước ngoài. Tại Singapore, EOR xin Employment Pass (EP) hoặc S Pass qua MOM. Tại Việt Nam, EOR xin giấy phép lao động qua DOLISA. Thời gian xử lý từ 4 tuần (EP Singapore) đến 12 tuần (giấy phép lao động Việt Nam).

Nhân viên có biết mình được EOR tuyển dụng không?

Có. Hợp đồng lao động được ký giữa pháp nhân EOR và nhân viên. Nhân viên nhận phiếu lương từ EOR. Hồ sơ bảo hiểm xã hội của nhân viên ghi EOR là đơn vị sử dụng lao động. Minh bạch là yêu cầu bắt buộc theo luật tại mọi quốc gia Đông Nam Á.

Điều gì xảy ra khi chấm dứt hợp đồng với nhân viên qua EOR?

EOR xử lý việc chấm dứt hợp đồng theo luật lao động địa phương: báo trước đúng thời hạn, tính trợ cấp thôi việc, thanh toán lương cuối và ngày phép chưa dùng, chốt sổ bảo hiểm xã hội và cấp giấy xác nhận làm việc. Việt Nam yêu cầu báo trước 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn. Singapore yêu cầu 1-4 tuần.

Sau này có thể chuyển từ EOR sang pháp nhân riêng không?

Có. Quy trình chuyển đổi gồm thành lập pháp nhân tại địa phương, chuyển nhân viên từ hợp đồng EOR sang pháp nhân mới và chấm dứt hợp đồng dịch vụ EOR. Việc chuyển hợp đồng cần nhân viên đồng ý. Quá trình mất 2-4 tháng và có thể phát sinh nghĩa vụ trợ cấp thôi việc theo hợp đồng EOR trước khi nhân viên được tuyển lại vào pháp nhân mới.