Professional Employer Organization (PEO) là đơn vị ký thỏa thuận đồng sử dụng lao động (co-employment) với doanh nghiệp khách hàng. PEO cùng gánh các trách nhiệm của người sử dụng lao động, gồm xử lý tính lương, quản lý phúc lợi và tuân thủ. Doanh nghiệp khách hàng vẫn điều hành công việc của nhân viên, còn PEO lo phần hành chính nhân sự.
PEO là gì?
Professional Employer Organization cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhân sự theo mô hình đồng sử dụng lao động. Về thuế và bảo hiểm, PEO đóng vai trò employer of record, còn doanh nghiệp khách hàng là đơn vị sử dụng lao động tại nơi làm việc. Hai bên cùng chia sẻ trách nhiệm pháp lý của người sử dụng lao động theo hợp đồng dịch vụ.
Theo số liệu NAPEO 2024, ngành PEO tại Mỹ phục vụ 173.000 doanh nghiệp và 4,5 triệu người lao động. Tại Đông Nam Á, mô hình PEO áp dụng ở những nước mà doanh nghiệp khách hàng đã có pháp nhân. PEO không thay thế pháp nhân của khách hàng mà bổ trợ cho pháp nhân đó.
Phí dịch vụ PEO chiếm 5-12% tổng quỹ lương. Doanh nghiệp có quỹ lương 100.000 USD/tháng sẽ trả 5.000-12.000 USD phí PEO. Khoản phí này bao gồm xử lý tính lương, kê khai thuế, quản lý phúc lợi, tuân thủ và hỗ trợ nhân sự. Aniday cung cấp dịch vụ PEO tại Việt Nam (Aniday PEO Vietnam), Singapore (Aniday PEO Singapore) và Philippines (Aniday PEO Philippines).
Mô hình đồng sử dụng lao động vận hành thế nào?
Đồng sử dụng lao động chia trách nhiệm của người sử dụng lao động cho hai bên. PEO lo các chức năng hành chính: tính lương, khấu trừ thuế, đăng ký phúc lợi và báo cáo tuân thủ. Doanh nghiệp khách hàng lo các chức năng vận hành: quyết định tuyển dụng, giao việc, quản lý hiệu suất và quyết định chấm dứt hợp đồng.
Cả hai bên đều xuất hiện trên hồ sơ chính thức. Mã số thuế của PEO nằm trên tờ khai thuế tiền lương. Tên doanh nghiệp khách hàng gắn với môi trường làm việc hằng ngày của nhân viên. Hợp đồng lao động ghi rõ cả hai bên và trách nhiệm của từng bên.
Đồng sử dụng lao động không tạo ra tình trạng hai chủ sử dụng lao động theo luật lao động. Doanh nghiệp khách hàng vẫn giữ quyền tuyển dụng, quản lý và chấm dứt hợp đồng với nhân viên. PEO không thể can thiệp vào quyết định vận hành của khách hàng. Trách nhiệm về an toàn lao động, phân biệt đối xử và tuân thủ trong vận hành vẫn thuộc về doanh nghiệp khách hàng.
PEO khác EOR ở điểm nào?
Khác biệt cốt lõi nằm ở yêu cầu pháp nhân. PEO đòi hỏi doanh nghiệp khách hàng đã có pháp nhân đăng ký tại quốc gia mục tiêu. EOR thì không: chính EOR là pháp nhân. Chỉ riêng điểm này đã quyết định mô hình nào phù hợp với từng tình huống của doanh nghiệp.
PEO phù hợp với doanh nghiệp đã có pháp nhân tại quốc gia mục tiêu và muốn thuê ngoài phần nhân sự phức tạp. EOR phù hợp với doanh nghiệp vào thị trường mới mà chưa có pháp nhân. Doanh nghiệp có 50 nhân viên và đã có pháp nhân tại Việt Nam nên dùng PEO. Doanh nghiệp tuyển 3 nhân viên đầu tiên tại Việt Nam nên dùng EOR.Dịch vụ PEO tại Việt Nam
Chi phí PEO là bao nhiêu?
Giá PEO có hai mô hình: theo phần trăm quỹ lương (5-12%) hoặc phí cố định mỗi nhân viên mỗi tháng (50-200 USD). Ở Đông Nam Á, mô hình phần trăm phổ biến hơn. Mức phí phụ thuộc vào số nhân viên, phạm vi dịch vụ, ngành nghề và mức độ rủi ro.
Một doanh nghiệp có 30 nhân viên tại Việt Nam, lương trung bình 2.000 USD/tháng, sẽ có tổng quỹ lương 60.000 USD/tháng. Với phí PEO 8%, chi phí hằng tháng là 4.800 USD, tức 160 USD mỗi nhân viên. Khoản này bao gồm tính lương, quản lý BHXH, tuân thủ và tư vấn nhân sự.
Doanh nghiệp từ 50 nhân viên trở lên được chiết khấu theo số lượng. Hợp đồng doanh nghiệp lớn (trên 100 nhân viên) có thể đàm phán mức phí 3-6% quỹ lương. Phí thiết lập dao động 500-5.000 USD tùy độ phức tạp và số nhân viên.
PEO cung cấp những dịch vụ gì?
PEO cung cấp năm nhóm dịch vụ chính. Xử lý tính lương gồm tính lương, khấu trừ thuế, các khoản đóng bắt buộc và chi trả lương thực nhận. Quản lý phúc lợi gồm bảo hiểm sức khỏe, chế độ hưu trí và phúc lợi bổ sung. Quản lý tuân thủ đảm bảo đúng luật lao động địa phương và đúng hạn nộp hồ sơ.
Nhóm thứ tư là hỗ trợ nhân sự: sổ tay nhân viên, mẫu chính sách, quy trình kỷ luật và hướng dẫn chấm dứt hợp đồng. Nhóm thứ năm là quản trị rủi ro: quản lý bồi thường tai nạn lao động, tuân thủ an toàn lao động và trách nhiệm liên quan đến thực hành tuyển dụng, sử dụng lao động.
Tại Việt Nam, dịch vụ PEO xử lý cụ thể bảo hiểm xã hội (17,5%), bảo hiểm y tế (3%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) và kinh phí công đoàn (2%): tổng cộng doanh nghiệp đóng 23,5%. Tại Singapore, PEO quản lý đóng CPF (doanh nghiệp đóng 17%), SDL (0,25%) và kê khai thuế thu nhập qua mẫu IR8A.Dịch vụ PEO tại Singapore
Khi nào doanh nghiệp nên chọn PEO thay vì EOR?
Doanh nghiệp nên chọn PEO thay vì EOR trong bốn trường hợp. Thứ nhất, doanh nghiệp đã có pháp nhân đăng ký tại quốc gia mục tiêu. Thứ hai, doanh nghiệp có từ 20 nhân viên trở lên và muốn giảm chi phí nhân sự trên mỗi người. Thứ ba, doanh nghiệp cần sở hữu trí tuệ trực tiếp, không qua thỏa thuận trung gian. Thứ tư, doanh nghiệp muốn tận dụng sức mua phúc lợi gộp.
PEO bắt đầu hiệu quả về chi phí từ 15-20 nhân viên. Dưới ngưỡng này, phí cố định của EOR thường thấp hơn phí tính theo phần trăm của PEO. Với 30 nhân viên và mức lương trung bình tại Singapore là 3.000 USD, EOR tốn 12.000-18.000 USD/tháng, còn PEO tốn 9.000-10.800 USD/tháng (8% quỹ lương 90.000 USD tại Singapore).thuê ngoài tính lương tại Singapore
Bài viết liên quan
Mở rộng đội ngũ tại Đông Nam Á
Aniday lo phần tuân thủ, tính lương và nhân sự để bạn tập trung tăng trưởng.
Doanh nghiệp định hoạt động lâu dài tại một quốc gia nên thành lập pháp nhân và dùng PEO. Doanh nghiệp đang thử nghiệm thị trường hoặc tuyển dưới 10 nhân viên nên dùng EOR. Aniday cung cấp cả hai lựa chọn tại Malaysia: PEO (Aniday PEO Malaysia) và EOR (Aniday EOR Malaysia).
Dùng PEO có những rủi ro pháp lý nào?
Đồng sử dụng lao động đồng nghĩa với chia sẻ trách nhiệm pháp lý. Doanh nghiệp khách hàng vẫn chịu trách nhiệm về các quyết định vận hành như chấm dứt hợp đồng, phân biệt đối xử và an toàn lao động. PEO chịu trách nhiệm về độ chính xác của thuế tiền lương, hồ sơ BHXH và sai sót trong quản lý phúc lợi.
Rủi ro liên đới phát sinh khi cơ quan chức năng không tách bạch được chức năng của từng bên. Tại Việt Nam, thanh tra lao động có thể buộc cả hai bên chịu trách nhiệm khi vi phạm Bộ luật Lao động. Tại Singapore, MOM quy trách nhiệm tuân thủ đối với nhân viên nước ngoài cho bên đã nộp hồ sơ xin giấy phép lao động. Phân định trách nhiệm rõ ràng trong hợp đồng sẽ giảm rủi ro này.
Tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân càng làm vấn đề phức tạp hơn, vì cả hai bên đều xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên. PDPA tại Singapore, Nghị định 13/2023 tại Việt Nam và Đạo luật Bảo mật Dữ liệu tại Philippines đều yêu cầu các bên đồng sử dụng lao động ký thỏa thuận xử lý dữ liệu.
Quy trình chấm dứt hợp tác với PEO
Chấm dứt hợp tác với PEO đòi hỏi chuyển các chức năng nhân sự về doanh nghiệp khách hàng hoặc sang nhà cung cấp mới. Quá trình mất 30-90 ngày tùy số nhân viên và độ phức tạp. Hợp đồng dịch vụ PEO thường yêu cầu thông báo bằng văn bản trước 60-90 ngày.
Việc chuyển giao gồm năm bước: chuyển xử lý tính lương về nội bộ hoặc nhà cung cấp mới; chuyển quản lý phúc lợi; cập nhật đăng ký thuế và thẩm quyền kê khai; chuyển hồ sơ, tài liệu nhân viên; thông báo cho nhân viên về thay đổi hành chính. Hợp đồng lao động giữa nhân viên và doanh nghiệp khách hàng không bị ảnh hưởng, vì PEO chỉ là bên đồng sử dụng lao động, không phải chủ sử dụng lao động duy nhất.
Bài viết liên quan
Sẵn sàng bắt đầu?
Giải pháp PEO của Aniday
Câu hỏi thường gặp
PEO có thay thế phòng nhân sự của tôi không?
Không. PEO lo các chức năng nhân sự hành chính (tính lương, tuân thủ, phúc lợi). Doanh nghiệp khách hàng vẫn giữ các chức năng nhân sự chiến lược (tuyển dụng, quản lý hiệu suất, văn hóa, thiết kế tổ chức). Phần lớn doanh nghiệp vẫn duy trì đội nhân sự nội bộ cho các quyết định vận hành và giao việc hành chính cho PEO.
PEO có hỗ trợ tuyển dụng tại Đông Nam Á không?
Phần lớn PEO không cung cấp dịch vụ tuyển dụng. PEO quản lý nhân viên hiện có, không tìm kiếm ứng viên. Doanh nghiệp cần tuyển dụng nên dùng dịch vụ săn nhân sự cấp cao. Aniday cung cấp dịch vụ executive search tại Việt Nam (Aniday Executive Search Vietnam), Singapore (Aniday Executive Search Singapore) và Philippines (Aniday Executive Search Philippines).
Cần bao nhiêu nhân viên thì dùng PEO mới hợp lý?
PEO bắt đầu hiệu quả về chi phí từ 15-20 nhân viên mỗi quốc gia. Dưới ngưỡng này, phí cố định của EOR (199-799 USD/nhân viên/tháng) rẻ hơn phí tính theo phần trăm của PEO (5-12% quỹ lương). Điểm giao nhau hằng tháng rơi vào khoảng 20 nhân viên với mức lương trung bình 2.500 USD.
PEO có ở tất cả các nước Đông Nam Á không?
Dịch vụ PEO hoạt động tại Việt Nam, Singapore, Philippines, Malaysia và Indonesia. Mỗi nước có khung pháp lý riêng cho đồng sử dụng lao động. Việt Nam và Philippines đã có thị trường PEO định hình. Singapore và Malaysia cho phép các mô hình tương tự PEO. Indonesia đòi hỏi thiết kế cấu trúc cẩn thận theo quy định về thuê ngoài lao động.
Nhân viên sẽ ra sao nếu tôi chấm dứt hợp đồng PEO?
Nhân viên vẫn thuộc doanh nghiệp khách hàng. PEO là bên đồng sử dụng lao động, không phải chủ sử dụng lao động duy nhất. Chấm dứt hợp đồng PEO chỉ chuyển toàn bộ chức năng hành chính về khách hàng hoặc sang nhà cung cấp mới. Hợp đồng lao động, phúc lợi tích lũy và thâm niên của nhân viên vẫn được giữ nguyên. Chỉ có đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính thay đổi.
