PEO tại Việt Nam: Khung pháp lý, bảng lương, BHXH và thuế TNCN (Cập nhật 2025)

1. Tổng quan PEO

Dịch vụ Thuê ngoài Nhân sự (Professional Employer Organization - PEO) là mô hình hợp tác trong đó doanh nghiệp ký kết hợp đồng với một đơn vị chuyên trách để cùng đảm nhiệm các nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Theo mô hình “đồng sử dụng lao động” (co-employment), PEO đứng tên trong các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến người lao động - bao gồm bảng lương, thuế, bảo hiểm và tuân thủ pháp luật, trong khi doanh nghiệp vẫn quản lý công việc chuyên môn hằng ngày.

Mô hình này được ưa chuộng tại nhiều quốc gia có môi trường pháp lý phức tạp về lao động, bởi có thể giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) giảm bớt gánh nặng hành chính nhân sự và tuân thủ, nhờ thuê ngoài các nghiệp vụ về bảng lương, thuế và phúc lợi mà vẫn duy trì tư cách pháp nhân hiện có. Ở Việt Nam, PEO bắt đầu được nhắc đến trong các chuyên mục kinh tế – pháp lý như một hướng tiếp cận mới để đảm bảo tuân thủ và tối ưu nguồn lực nội bộ, song vẫn cần hiểu rõ ranh giới pháp lý với các mô hình tương tự như dịch vụ Quản lý Nhân sự (Employer of Record - EOR) hay cho thuê lại lao động (Staffing).

2. Khung pháp lý tại Việt Nam

Các PEO hoạt động trong khuôn khổ pháp luật lao động Việt Nam hiện hành. Dưới đây là các văn bản và quy định nền tảng mà mọi mô hình tương tự phải tuân thủ:

2.1. Hợp đồng lao động (HĐLĐ)

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hợp đồng lao động là cơ sở pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Mọi hình thức “đồng sử dụng lao động” cần đảm bảo:

• Có một đơn vị đứng tên hợp pháp trong hợp đồng;

• Ghi rõ người trực tiếp quản lý công việc, nơi làm việc, mức lương, thời gian làm việc, và trách nhiệm của mỗi bên;

• Tuân thủ quy định về thời hạn hợp đồng, nghỉ việc, và thanh toán.

2.2. Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng các loại bảo hiểm bắt buộc theo Luật BHXH 2024, Điều 4 Nghị định 58/2020/NĐ-CP và Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017. Trong quan hệ đồng tuyển dụng, PEO thường là đơn vị đại diện thực hiện kê khai, khấu trừ và nộp các khoản sau cho người lao động:

• BHXH: 17.5% quỹ lương (do người sử dụng lao động đóng);

• BHYT: 3%;

• BHTN: 1%;

• Người lao động tự đóng tương ứng 8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN.

Người sử dụng lao động					Người lao động
Bảo hiểm xã hội			Bảo hiểm thất nghiệp	Bảo hiểm y tế	Bảo hiểm xã hội			Bảo hiểm thất nghiệp	Bảo hiểm y tế
Hưu trí - Tử tuất	Ốm đau - Thai sản	Tai nạn LĐ - Bệnh nghề nghiệp			Hưu trí - Tử tuất	Ốm đau - Thai sản	Tai nạn LĐ - Bệnh nghề nghiệp
14%	3%	0.5%	1%	3%	8%	-	-	1%	1.5%
21.5%					10.5%
TỔNG CỘNG: 32%

2.3. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Theo Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi 2012) và Thông tư 111/2013/TT-BTC, PEO hoặc doanh nghiệp đồng sử dụng có trách nhiệm:

• Khấu trừ thuế trước khi trả lương;

• Kê khai và nộp thuế hàng tháng hoặc hàng quý;

• Cấp chứng từ khấu trừ cho người lao động cuối năm.

Các khoản giảm trừ và biểu thuế lũy tiến được áp dụng theo quy định hiện hành.

2.4. An toàn – vệ sinh lao động (ATVSLĐ)

Theo Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, người sử dụng lao động (bao gồm bên đồng sử dụng nếu có) phải:

• Đảm bảo môi trường làm việc an toàn;

• Cung cấp huấn luyện ATVSLĐ định kỳ;

• Báo cáo tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

• Trang bị đầy đủ phương tiện bảo hộ.

3. Cơ chế đồng sử dụng lao động (Co-employment)

Trong mô hình PEO, mối quan hệ giữa ba bên hình thành, bao gồm:

1. Khách hàng doanh nghiệp (Client company): Quản lý công việc chuyên môn, đặt mục tiêu, đánh giá hiệu quả.

2. PEO: Chịu trách nhiệm pháp lý về người lao động, bao gồm trả lương, bảo hiểm, thuế, và tuân thủ pháp luật.

3. Người lao động: Là nhân viên được đồng thời quản lý bởi cả hai bên.

Về mặt pháp lý, PEO trở thành người sử dụng lao động “đồng hành” (co-employer) nhưng không thay thế hoàn toàn doanh nghiệp.

Điều này khác với mô hình Employer of Record (EOR), nơi EOR là người sử dụng lao động duy nhất về mặt pháp lý.

Cơ chế này giúp:

• Giảm rủi ro vi phạm lao động;

• Chuẩn hóa quy trình trả lương và phúc lợi;

• Giúp doanh nghiệp mở rộng nhanh mà vẫn tuân thủ địa phương.

4. So sánh PEO – EOR – Thuê ngoài lao động (Staffing)

Tiêu chí	PEO	EOR	Staffing
Tư cách pháp lý	Cả doanh nghiệp và PEO đều là “người sử dụng lao động” hợp pháp	Chỉ EOR là người sử dụng lao động hợp pháp	Doanh nghiệp cho thuê lại nhân sự được cấp phép riêng
Ký hợp đồng lao động	Doanh nghiệp hoặc PEO (đồng ký)	EOR ký	Doanh nghiệp cho thuê lại ký
Quản lý công việc hằng ngày	Doanh nghiệp	Doanh nghiệp	Bên thuê lại
Trách nhiệm pháp lý, thuế, BHXH	PEO và doanh nghiệp cùng chịu	EOR chịu toàn bộ	Doanh nghiệp cho thuê lại chịu
Giấy phép hoạt động bắt buộc	Không (nhưng phải tuân luật lao động)	Không (với EOR xuyên biên giới có thể cần đăng ký)	Có – theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP
Mục đích chính	Hỗ trợ HR & tuân thủ nội địa	Mở rộng quốc tế nhanh, không cần pháp nhân	Cung ứng nhân sự ngắn hạn
Ví dụ ứng dụng	Doanh nghiệp SME thuê ngoài HR, payroll	Công ty toàn cầu thuê nhân sự ở Việt Nam qua EOR	Doanh nghiệp thuê nhân sự của công ty tuyển dụng để tuyển dụng nhân sự

5. Lưu ý khi vận dụng mô hình PEO tại Việt Nam

5.1. Phân biệt rõ ràng với “cho thuê lại lao động”

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cho thuê lại lao động chỉ áp dụng cho 20 nhóm ngành nghề và yêu cầu giấy phép kinh doanh có điều kiện.

PEO không phải là hình thức “cho thuê nhân lực” mà là hợp tác chia sẻ trách nhiệm nhân sự. Nếu mô hình PEO thực chất cung ứng nhân sự, cơ quan quản lý có thể xem là vi phạm hành chính.

5.2. Đảm bảo quyền lợi người lao động

Theo quy định tại Điều 90–94 Bộ luật Lao động, người lao động phải được:

• Trả đúng, đủ và đúng hạn;

• Hưởng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN;

• Được cấp chứng từ thuế và sao kê lương minh bạch.

Do đó, PEO cần đảm bảo công khai nghĩa vụ thuế – bảo hiểm và lưu hồ sơ lao động rõ ràng.

5.3. Kê khai và bảo mật thông tin

PEO thường quản lý dữ liệu lương, mã số thuế và thông tin BHXH của nhiều khách hàng, nên phải tuân thủ Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.

Doanh nghiệp nên yêu cầu các điều khoản:

• Mã hóa, lưu trữ dữ liệu trên máy chủ tuân thủ pháp luật Việt Nam;

• Không chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của khách hàng.

5.4. Cập nhật chính sách thường xuyên

Luật lao động Việt Nam thay đổi định kỳ, đặc biệt về:

• Mức lương tối thiểu vùng (Nghị định số 74/2024/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2024);

• Mức đóng BHXH tối đa (theo lương cơ sở mới 2,34 triệu đồng/tháng);

• Khai thuế điện tử cho doanh nghiệp có chi nhánh.

Các PEO nên cập nhật chính sách ít nhất mỗi quý, bảo đảm tuân thủ và tránh truy thu.

5.5. Tham khảo tư vấn chuyên môn khi áp dụng mô hình mới

Do khung pháp lý Việt Nam chưa có định nghĩa chính thức cho “PEO”, doanh nghiệp khi áp dụng cần:

• Tham khảo tư vấn pháp lý để xác định vai trò pháp nhân;

• Báo cáo Sở Lao động – Thương binh & Xã hội địa phương nếu thực hiện ký hợp đồng ba bên;

• Giữ tài liệu chứng minh nghĩa vụ thuế, BHXH và hợp đồng ủy quyền.

Tổng kết

PEO là mô hình đang dần được các doanh nghiệp Việt Nam tìm hiểu nhằm chuẩn hóa quản trị nhân sự, đảm bảo tuân thủ và linh hoạt hóa hoạt động. Tuy nhiên, vì Việt Nam chưa có khung pháp lý riêng cho PEO, việc áp dụng cần dựa trên các nền tảng hiện hành của Bộ luật Lao động, BHXH, thuế và an toàn lao động.

Một cách tiếp cận an toàn là xem PEO như một đơn vị hỗ trợ hành chính nhân sự, không thay thế tư cách người sử dụng lao động, và duy trì sự minh bạch trong mọi nghĩa vụ pháp lý đối với người lao động.

---

Các dịch vụ nhân sự của Aniday

---