Dịch vụ EOR tại Việt Nam hoạt động như thế nào: Quy trình và chi phí

Dịch vụ EOR (Employer of Record) tại Việt Nam tuyển dụng nhân viên thay mặt doanh nghiệp nước ngoài thông qua pháp nhân đã đăng ký trong nước. EOR lo hợp đồng lao động, tính lương, bảo hiểm xã hội và tuân thủ luật lao động. Với EOR, doanh nghiệp có thể tuyển nhân viên đầu tiên tại Việt Nam trong 5-7 ngày làm việc mà không cần thành lập pháp nhân Việt Nam.Dịch vụ EOR tại Việt Nam giúp doanh nghiệp tuyển dụng đúng luật mà không cần thành lập pháp nhân.

Quy trình EOR tại Việt Nam diễn ra thế nào?

Quy trình onboarding qua EOR tại Việt Nam gồm sáu bước. Bước 1: Doanh nghiệp khách hàng chọn ứng viên. Bước 2: EOR soạn hợp đồng lao động tuân thủ Bộ luật Lao động 2019. Bước 3: Nhân viên ký hợp đồng với pháp nhân Việt Nam của EOR. Bước 4: EOR đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên với BHXH Việt Nam (VSS). Bước 5: EOR đưa nhân viên vào bảng lương. Bước 6: Nhân viên bắt đầu làm việc theo chỉ đạo của doanh nghiệp khách hàng.thuê ngoài tính lương tại Việt Nam

Tổng thời gian từ lúc chọn ứng viên đến ngày làm việc đầu tiên: 5-7 ngày làm việc, so với 3-6 tháng nếu thành lập pháp nhân tại Việt Nam. Pháp nhân, mã số thuế và đăng ký bảo hiểm xã hội sẵn có của EOR giúp tuyển dụng ngay. Với nhân viên quốc tịch Việt Nam, không cần thêm phê duyệt nào từ cơ quan nhà nước.

Chi phí EOR tại Việt Nam là bao nhiêu?

Phí EOR tại Việt Nam từ 199 đến 499 USD mỗi nhân viên mỗi tháng. Phí thiết lập từ 0 đến 200 USD mỗi nhân viên. Phí tính theo mức cố định, không tính theo phần trăm. Phí EOR bao gồm quản lý hợp đồng lao động, xử lý tính lương tại Việt Nam, quản lý bảo hiểm xã hội, quản lý tuân thủ và hỗ trợ nhân sự.

Aniday hỗ trợ kinh doanh tại Việt Nam cho các doanh nghiệp tuyển dụng tại đây.

Tổng chi phí hàng tháng của doanh nghiệp = Lương gộp + 23,5% đóng góp bắt buộc + phí EOR. Với nhân viên lương 30.000.000 VND (1.200 USD), tổng chi phí là: 1.200 USD lương + 282 USD đóng góp bắt buộc (23,5%) + 350 USD phí EOR = 1.832 USD/tháng. Nếu thành lập pháp nhân cho cùng nhân viên này, doanh nghiệp phải bỏ ra 15.000-30.000 USD ban đầu cộng 2.000-5.000 USD/tháng chi phí duy trì pháp nhân.

Aniday cung cấp dịch vụ EOR tại Việt Nam với mức phí cạnh tranh: xem Aniday EOR Vietnam để biết chi tiết bảng giá.

EOR xử lý tính lương tại Việt Nam như thế nào?

Việt Nam trả lương theo chu kỳ hàng tháng. EOR tính lương từ gộp sang thực nhận, gồm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (thuế TNCN), phần bảo hiểm xã hội người lao động đóng (10,5%) và các khoản khấu trừ khác. Lương thực nhận được chuyển vào tài khoản ngân hàng Việt Nam của nhân viên vào ngày đã thỏa thuận, thường là ngày làm việc cuối cùng của tháng hoặc ngày làm việc đầu tiên của tháng sau.

EOR nộp bảo hiểm xã hội hàng tháng cho BHXH Việt Nam, báo cáo thuế TNCN hàng quý cho Tổng cục Thuế và quyết toán thuế TNCN năm trước ngày 31/3. EOR lập phiếu lương đúng quy định, thể hiện đầy đủ các khoản tính toán. Doanh nghiệp khách hàng nhận báo cáo chi phí hàng tháng với tổng chi phí cho từng nhân viên.

EOR xử lý đăng ký bảo hiểm xã hội như thế nào?

EOR đăng ký cho từng nhân viên mới với Bảo hiểm Xã hội Việt Nam (VSS) trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc. Hồ sơ gồm: hợp đồng lao động, CMND hoặc căn cước công dân, sổ hộ khẩu và 2 ảnh. BHXH Việt Nam cấp sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi đăng ký.

EOR nộp hàng tháng 23,5% (phần doanh nghiệp) và 10,5% (phần người lao động, khấu trừ từ lương) cho BHXH Việt Nam. EOR xử lý mọi điều chỉnh mức đóng khi thay đổi lương, nghỉ phép hay chấm dứt hợp đồng. Khi chấm dứt hợp đồng, EOR chốt quá trình tham gia BHXH của nhân viên và cấp xác nhận để nhân viên làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp.

EOR xử lý giấy phép lao động cho nhân viên nước ngoài như thế nào?

Nhân viên nước ngoài tại Việt Nam cần giấy phép lao động do DOLISA cấp. EOR quản lý toàn bộ hồ sơ. Giấy tờ cần có: lý lịch tư pháp từ nước sở tại (đã hợp pháp hóa apostille), giấy khám sức khỏe từ bệnh viện được Việt Nam công nhận, bằng cấp (đã apostille và hợp pháp hóa lãnh sự), bản sao hộ chiếu và hợp đồng lao động.

Thời gian xử lý 4-8 tuần. Giấy phép lao động có thời hạn theo hợp đồng lao động, tối đa 2 năm. Phải nộp hồ sơ gia hạn 45 ngày trước khi hết hạn. Các trường hợp được miễn giấy phép lao động: nhân viên của tổ chức nước ngoài làm việc dưới 3 tháng, người di chuyển nội bộ doanh nghiệp theo điều kiện cụ thể và chuyên gia kỹ thuật hỗ trợ ngắn hạn. Dịch vụ EOR Vietnam của Aniday xử lý trọn gói giấy phép lao động.

EOR tại Việt Nam có những hạn chế gì?

Có ba hạn chế khi dùng EOR tại Việt Nam. Thứ nhất, quy định về cho thuê lại lao động (Nghị định 29/2019/NĐ-CP) giới hạn danh mục vị trí được cho thuê và yêu cầu giấy phép. Để tuân thủ, nhà cung cấp EOR phải tổ chức quan hệ lao động dưới dạng tuyển dụng trực tiếp qua pháp nhân của mình, không phải cho thuê lại lao động. Thứ hai, doanh nghiệp khách hàng không thể ký hợp đồng trực tiếp với nhân viên: mọi giấy tờ lao động đều đi qua pháp nhân EOR.

Thứ ba, khi bảo lãnh giấy phép lao động, pháp nhân EOR phải chứng minh nhu cầu kinh doanh chính đáng đối với kỹ năng của lao động nước ngoài. Nếu pháp nhân EOR không hoạt động trong ngành liên quan, hồ sơ có thể bị xem xét kỹ hơn. Doanh nghiệp tuyển nhiều lao động nước ngoài qua EOR nên kiểm tra kinh nghiệm xin giấy phép lao động của nhà cung cấp.

 

Có thể dùng EOR tại Việt Nam cho cả nhân viên trong nước và nước ngoài không?

Có. EOR tại Việt Nam áp dụng cho cả người Việt Nam và lao động nước ngoài. Nhân viên Việt Nam có thể onboarding trong 5-7 ngày làm việc. Nhân viên nước ngoài cần thêm thời gian xin giấy phép lao động (4-8 tuần). EOR lo bảo hiểm xã hội, tính lương và tuân thủ cho cả hai nhóm.

EOR có cung cấp bảo hiểm sức khỏe ngoài bảo hiểm bắt buộc tại Việt Nam không?

Bảo hiểm y tế bắt buộc tại Việt Nam chi trả 80% chi phí khám chữa bệnh tại bệnh viện đăng ký. Phần lớn nhà cung cấp EOR có gói bảo hiểm sức khỏe tư nhân bổ sung với chi phí thêm (50-200 USD/nhân viên/tháng). Bảo hiểm tư nhân cho phép khám tại bệnh viện quốc tế, phạm vi chi trả rộng hơn và thời gian chờ ngắn hơn. Đây là phúc lợi giúp thu hút và giữ chân nhân tài.

EOR xử lý quyền sở hữu trí tuệ tại Việt Nam như thế nào?

Để bảo vệ sở hữu trí tuệ khi dùng EOR, hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp khách hàng và EOR phải có điều khoản rõ ràng. EOR đưa điều khoản chuyển giao sở hữu trí tuệ vào hợp đồng lao động, chuyển quyền đối với tài sản trí tuệ do nhân viên tạo ra cho EOR, sau đó EOR chuyển lại cho khách hàng. Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam công nhận việc chuyển nhượng quyền qua thỏa thuận bằng văn bản.

Có thể tuyển thực tập sinh qua EOR tại Việt Nam không?

Thực tập tại Việt Nam chịu sự điều chỉnh của các quy định riêng trong Bộ luật Lao động (hợp đồng học nghề, tập nghề, Điều 61-63). Phần lớn nhà cung cấp EOR không hỗ trợ thực tập vì hợp đồng thực tập có yêu cầu pháp lý khác. Với vị trí toàn thời gian có lương và mô tả công việc rõ ràng, EOR là lựa chọn phù hợp.

Điều gì xảy ra nếu nhà cung cấp EOR ngừng hoạt động?

Nếu pháp nhân EOR ngừng hoạt động, mọi hợp đồng lao động phải được chuyển giao hoặc chấm dứt theo Bộ luật Lao động Việt Nam. Nhân viên được hưởng trợ cấp thôi việc. Doanh nghiệp khách hàng sẽ phải chuyển sang nhà cung cấp EOR khác, tự thành lập pháp nhân hoặc chấm dứt hợp đồng với nhân viên. Hợp đồng dịch vụ nên có điều khoản đảm bảo tính liên tục kinh doanh.