Giấy phép lao động cho người nước ngoài 2026: hồ sơ, thời gian và mức phạt theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Hiện nay áp dụng nghị định nào?

Chỉ một văn bản: Nghị định 219/2025/NĐ-CP, ban hành và có hiệu lực cùng ngày 07/8/2025. Nghị định gồm 5 chương, 36 điều, quy định chi tiết các Điều 151 đến 158 Bộ luật Lao động 2019 (Luật 45/2019/QH14), và bãi bỏ toàn bộ Nghị định 152/2020/NĐ-CP cùng văn bản sửa đổi Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Đến ngày 03/9/2026 vẫn chưa có nghị định sửa đổi, bổ sung nào.

Bộ chủ quản cũng đã thay đổi, và điều này có ý nghĩa thực tiễn. Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội chấm dứt hoạt động từ ngày 01/3/2025 và được sáp nhập vào Bộ Nội vụ. Ở cấp tỉnh, từng Sở LĐTBXH được sáp nhập vào Sở Nội vụ. Bất kỳ tài liệu, biểu mẫu hay quy trình nội bộ nào còn chỉ dẫn "nộp hồ sơ tại Sở LĐTBXH" đều đang nói về một cơ quan không còn tồn tại — và hồ sơ gửi nhầm địa chỉ là nguyên nhân chậm trễ hoàn toàn có thể tránh được.

Nếu doanh nghiệp đang dùng một checklist còn dẫn chiếu 152/2020, 70/2023, hoặc yêu cầu nộp báo cáo giải trình nhu cầu trước 30 ngày như một bước riêng, hãy ngừng sử dụng. Toàn bộ những nội dung đó đã được thay thế.

Có gì khác so với cách làm cũ?

Chín điểm dưới đây là những gì doanh nghiệp phải sửa trong quy trình nội bộ. Hai trong số đó — bỏ thủ tục giải trình nhu cầu và chỉ cho gia hạn một lần — không chỉ đổi cách nộp hồ sơ mà đổi cả cách tính thời gian công tác của nhân sự nước ngoài.

Giới hạn gia hạn một lần là thay đổi cần báo cáo ban lãnh đạo ngay. Giấy phép có thời hạn tối đa 2 năm (Điều 21) và chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 2 năm nữa (Điều 29). Đó là trần cứng 4 năm cho một chuỗi giấy phép. Hết trần này, doanh nghiệp phải làm hồ sơ cấp mới hoàn toàn — bộ hồ sơ mới, giấy tờ mới, thời hạn luật định tính lại từ đầu. Những nhiệm kỳ công tác đã lên kế hoạch 5 năm dựa trên giả định gia hạn liên tục không còn vận hành như thiết kế ban đầu.

Vị trí nào thì cần điều kiện gì?

Điều 3 Nghị định 219/2025 chia thành bốn vị trí: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Điều kiện kinh nghiệm của chuyên gia và lao động kỹ thuật đều đã hạ xuống. Giám đốc điều hành nay đứng riêng, không còn phải gò vào định nghĩa nhà quản lý — nhiều chức danh trước đây khai gượng ép giờ đã có lối đi rõ ràng.

Về việc bằng cấp có phải khớp với công việc hay không, cần thận trọng. Ở diện chuyên gia thông thường, tiêu chí "phù hợp" trong câu chữ của nghị định gắn với kinh nghiệm chứ không gắn với bằng cấp; yêu cầu bằng đúng chuyên ngành chỉ còn ở diện lĩnh vực ưu tiên. Trên giấy, đó là một sự nới lỏng thực sự. Nhưng điều đó không có nghĩa doanh nghiệp có thể nộp bằng triết học cho vị trí kỹ sư phần mềm: thực tiễn xét duyệt của Sở Nội vụ các tỉnh xưa nay vẫn chặt hơn câu chữ, và bằng cấp lệch ngành vẫn mang rủi ro bị từ chối đáng kể. Khi bằng cấp và chức danh không khớp nhau, hãy đầu tư vào các giấy xác nhận kinh nghiệm thể hiện rõ mối liên hệ, thay vì trông cậy vào cách diễn đạt của văn bản.

Trường hợp nào được miễn giấy phép?

Điều 7 liệt kê 15 trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép, nhiều hơn danh mục hẹp của các nghị định đã bãi bỏ — nhưng không thuộc diện cấp phép không có nghĩa là không phải làm gì. Các trường hợp đáng chú ý gồm: chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng; chuyên gia kỹ thuật cho các dự án ODA; phóng viên nước ngoài được Bộ Ngoại giao xác nhận; học sinh, sinh viên quốc tế thực tập; người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; người di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ trong cam kết WTO; người làm việc dưới 90 ngày trong một năm dương lịch; và một nhóm mới trong các lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia do bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận.

Từ diện miễn giấy phép có hai hướng thủ tục khác nhau, và chúng thường xuyên bị nhầm lẫn:

Trường hợp làm việc dưới 90 ngày đi theo hướng thông báo: không có giấy xác nhận, nhưng phải thông báo bằng văn bản trước ít nhất 3 ngày làm việc. Bỏ qua bước thông báo này tự thân đã là một vi phạm bị ghi nhận; mức phạt cho hành vi không thông báo, không báo cáo đủ nhỏ để doanh nghiệp xem nhẹ, nhưng cũng đủ lớn để trở thành điểm khó xử trong biên bản thanh tra.

Còn phải giải trình nhu cầu tuyển lao động nước ngoài nữa không?

Không còn. Thủ tục giải trình nhu cầu đã bị bỏ hẳn với tư cách một bước riêng. Khoản 1 Điều 18 đưa nội dung giải trình vào chính tờ khai đề nghị cấp giấy phép — Mẫu số 03, do người sử dụng lao động ký. Nộp một lần, nhận một quyết định. Đây là thay đổi lớn nhất về quy trình và cắt được nguyên một vòng phê duyệt.

• Khung thời gian nộp: trước ngày dự kiến làm việc ít nhất 10 ngày và không quá 60 ngày (khoản 1 Điều 22). Cả hai mốc đều có hiệu lực — nộp quá sớm thì hồ sơ cũng nằm ngoài khung.
• Cơ quan chấp thuận: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (khoản 1 Điều 4), trên thực tế ủy quyền cho Giám đốc Sở Nội vụ, hoặc cho Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao khi người sử dụng lao động đặt trụ sở trong các khu này.
• Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc. Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản trong 3 ngày làm việc và nêu rõ lý do.
• Kênh nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, qua bưu chính, qua tổ chức được ủy quyền, hoặc qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Về yêu cầu đăng tuyển lao động Việt Nam trước, hãy coi đây là điểm chưa ngã ngũ. Yêu cầu đăng tuyển vẫn tồn tại nhưng với phạm vi thu hẹp, và theo một số nguồn, thời gian đã giảm từ 15 xuống 5 ngày làm việc mà không bắt buộc nền tảng đăng tuyển cụ thể. Cách hiểu này dựa trên một nguồn tư vấn chuyên môn duy nhất chứ không phải điều khoản mà chúng tôi có thể dẫn chiếu; cách áp dụng ở các tỉnh không thống nhất, và chúng tôi sẽ không xây dựng kế hoạch nộp hồ sơ dựa trên đó. Hãy xác nhận yêu cầu hiện hành với đúng tỉnh nơi nộp hồ sơ trước khi trông cậy vào thời hạn ngắn hơn.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Bảy đầu mục, trong đó ba loại có thời hạn sử dụng. Thời hạn ấy hoàn toàn có thể hết trong lúc doanh nghiệp còn đang chờ những giấy tờ còn lại. Theo kinh nghiệm nộp hồ sơ của chúng tôi, giấy tờ hết hạn ngay tại thời điểm nộp là lý do bị trả hồ sơ nhiều nhất.

Phiếu lý lịch tư pháp: xin loại nào, xin ở đâu

Loại phiếu cần nộp phụ thuộc vào nơi người lao động đang cư trú, không phụ thuộc vào quốc tịch. Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam xin phiếu lý lịch tư pháp của Việt Nam tại Sở Tư pháp, hoặc qua VNeID hay cổng dịch vụ công. Người nước ngoài còn ở nước ngoài xin phiếu do nước sở tại cấp. Dù theo hướng nào, phiếu không được quá 6 tháng tại thời điểm nộp hồ sơ.

Điểm mới theo khoản 3 Điều 6: người sử dụng lao động có thể đề nghị cấp phiếu lý lịch tư pháp đồng thời với giấy phép lao động qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Cổng chuyển yêu cầu đến cả cơ quan quản lý lao động lẫn cơ quan công an, và cả hai văn bản đều được cấp bản điện tử — doanh nghiệp không còn phải xin phiếu lý lịch tư pháp riêng trước. Ở những nơi đã áp dụng, cơ chế này loại bỏ một trong hai giai đoạn chờ đợi nối tiếp ở đầu quy trình.

Bằng cấp cấp ở nước ngoài phải làm thủ tục gì?

Tùy nước cấp giấy tờ và tùy thời điểm nộp. Từ ngày 11/9/2026 Việt Nam là thành viên Công ước La Hay về apostille: giấy tờ công do một quốc gia thành viên khác cấp chỉ cần apostille tại nước cấp, không phải hợp pháp hóa lãnh sự nữa. Đến hết ngày 10/9/2026 thì mọi giấy tờ cấp ở nước ngoài vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự rồi dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Ba điều kiện quyết định việc đơn giản hóa này có thực sự giúp ích cho doanh nghiệp hay không. Thứ nhất, cơ chế này chỉ áp dụng giữa Việt Nam và các thành viên Công ước không phản đối — chúng tôi chưa thể xác nhận danh sách phản đối, nên đừng mặc định quốc gia của bạn đã được áp dụng; hãy kiểm tra trước khi lập kế hoạch. Thứ hai, Công ước loại trừ giấy tờ do viên chức ngoại giao, lãnh sự lập và giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan. Thứ ba — và đây là điểm khiến nhiều người vấp — apostille chỉ chứng nhận hình thức và chữ ký, không chứng nhận nội dung. Yêu cầu dịch thuật công chứng sang tiếng Việt không thay đổi và vẫn bắt buộc.

Với giấy tờ theo chiều ngược lại, apostille cho giấy tờ Việt Nam đem ra nước ngoài do Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao tại Hà Nội và Sở Ngoại vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh cấp.

Cấp trong bao lâu, dùng được mấy năm, gia hạn thế nào?

10 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ, giấy phép tối đa 2 năm, gia hạn đúng một lần thêm tối đa 2 năm. Cộng lại là trần 4 năm, không hơn. Nếu bị từ chối, cơ quan cấp phép phải trả lời bằng văn bản trong 3 ngày làm việc và nêu rõ lý do.

Hồ sơ gia hạn gồm Mẫu số 03 kèm nội dung giải trình nhu cầu, giấy khám sức khỏe không quá 12 tháng, 2 ảnh, giấy phép lao động đang có, hộ chiếu và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc vẫn tiếp tục. Hợp đồng lao động mới bằng văn bản phải được ký trước khi giấy phép gia hạn có hiệu lực — ký sai thứ tự là lỗi tuân thủ bị phát hiện lặp đi lặp lại trong các đợt kiểm tra.

Hãy lập kế hoạch theo trần 4 năm ngay từ bây giờ. 2 + 2 = 4 năm là vòng đời tối đa của một chuỗi giấy phép, và bỏ lỡ khung 10–45 ngày nộp hồ sơ gia hạn đồng nghĩa với việc mất quyền gia hạn hoàn toàn — doanh nghiệp phải làm hồ sơ cấp mới từ đầu, thời hạn hiệu lực của các giấy tờ tính lại, và người lao động có thể rơi vào tình trạng cư trú không hợp lệ trong khoảng trống đó.

Cấp lại hay gia hạn — làm thủ tục nào?

Giấy phép còn hiệu lực mà mất, hỏng hoặc sai thông tin thì làm cấp lại; giấy phép sắp hết hạn thì làm gia hạn. Hai thủ tục khác nhau cả về căn cứ, thời điểm nộp lẫn thời gian giải quyết, và chọn nhầm là mất trắng một chu kỳ nộp hồ sơ.

Hai điểm bị lược bỏ đáng chú ý. Thay đổi địa điểm làm việc không còn là căn cứ cấp lại — thay đổi người sử dụng lao động nay phải làm hồ sơ cấp mới hoàn toàn chứ không phải điều chỉnh, và điều này làm thay đổi đáng kể chi phí lẫn thời gian khi luân chuyển nhân sự giữa các pháp nhân trong cùng tập đoàn. Đồng thời, không còn yêu cầu xác nhận của cơ quan công an khi mất giấy phép, giúp rút ngắn quy trình cấp lại được một tuần trở lên.

Thẻ tạm trú xin sau hay xin cùng lúc?

Xin sau, và luôn là một bộ hồ sơ riêng. Thẻ tạm trú không tự động có theo giấy phép lao động, cũng không dài thêm khi giấy phép được gia hạn. Thẻ thuộc pháp luật xuất nhập cảnh — Luật 47/2014/QH13, được sửa đổi, bổ sung tại Luật 51/2019/QH14 và Luật 23/2023/QH15 — chứ không thuộc Nghị định 219/2025, và do một cơ quan khác giải quyết.

Thứ tự phải đi đúng

1. Nhập cảnh Việt Nam bằng thị thực DN, hoặc thị thực LĐ nếu đã có giấy phép lao động.
2. Xin cấp giấy phép lao động.
3. Ký hợp đồng lao động — ngày ký phải sau ngày cấp giấy phép, không được ký trước.
4. Đăng ký người sử dụng lao động với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
5. Nộp NA6 kèm NA7 hoặc NA8.
6. Thẻ được cấp trong khoảng 5 ngày làm việc.

Tính nhất quán quyết định ở bước này. Số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động và chức danh phải khớp chính xác với giấy phép lao động; sai lệch mà cơ quan quản lý lao động bỏ qua sẽ bị cơ quan xuất nhập cảnh phát hiện. Và xin nhắc lại điểm khiến doanh nghiệp tốn kém nhất: gia hạn giấy phép lao động không kéo dài thẻ tạm trú đang có. Luôn phải làm hồ sơ riêng.

Dùng người chưa có giấy phép thì phạt bao nhiêu?

Người lao động 15.000.000–25.000.000 đồng; doanh nghiệp 60–150 triệu đồng sau khi nhân đôi theo nguyên tắc tổ chức chịu gấp đôi mức phạt cá nhân. Kèm theo đó là trục xuất người lao động và khả năng bị đình chỉ hoạt động. Nghị định xử phạt cũng vừa đổi: Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP áp dụng đến hết ngày 09/9/2026, từ ngày 10/9/2026 chuyển sang Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Nguyên tắc gấp đôi là con số bị trích dẫn sai nhiều nhất trong các hướng dẫn bằng tiếng Anh. Các mức ghi trong nghị định là mức phạt đối với cá nhân. Tổ chức chịu mức phạt gấp đôi. Vì người sử dụng lao động trong trường hợp này hầu như luôn là doanh nghiệp, bất kỳ hướng dẫn nào nêu "30–45 triệu đồng" là mức phạt với người sử dụng lao động khi dùng 1–10 người không có giấy phép đều đang giảm một nửa rủi ro thực tế. Hãy dự trù ngân sách và báo cáo hội đồng quản trị theo con số đã nhân đôi.

Hình thức xử phạt bổ sung còn đáng ngại hơn tiền phạt. Người lao động bị trục xuất. Trường hợp nghiêm trọng, người sử dụng lao động bị đình chỉ hoạt động có thời hạn từ 1 đến 3 tháng. Nếu có giấy tờ giả mạo, áp dụng tịch thu. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội là 1 năm.

Chúng tôi chủ ý không dẫn số điều cho các mức phạt theo Nghị định 283/2026: cách đánh số điều trong nghị định mới chưa được chúng tôi xác nhận, nên chỉ dẫn chiếu số nghị định.

Từ lúc chốt offer đến khi đi làm mất bao lâu?

Thực tế 6–10 tuần. Nhanh nhất 4 tuần, với điều kiện giấy tờ đã apostille hoặc hợp pháp hóa xong và người lao động đã ở Việt Nam. Thời hạn luật định thì ngắn; cái kéo dài tổng thời gian luôn là khâu chuẩn bị giấy tờ ở nước ngoài, và không có cách nộp hồ sơ nào rút ngắn được khâu đó.

Hệ quả về mặt kế hoạch: bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm và phiếu lý lịch tư pháp phải bắt đầu xin ngay hôm chốt offer, chứ không đợi đến lúc ấn định ngày nhận việc. Mọi khâu còn lại đều tính bằng ngày làm việc.

Một phần việc nữa nằm hoàn toàn ở phía doanh nghiệp và thường bị bỏ quên cho đến kỳ quyết toán: người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam vẫn thuộc diện khấu trừ thuế TNCN tại nguồn, doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế và làm quyết toán cuối năm, đồng thời xác định rõ người lao động là cá nhân cư trú hay không cư trú vì hai diện áp dụng cách tính khác nhau. Cũng cần nói thẳng một điểm hay bị hiểu sai: doanh nghiệp không thể mượn pháp nhân của một công ty khác đứng tên xin giấy phép rồi để người lao động làm việc thực tế ở nơi khác — pháp nhân ghi trên giấy phép phải chính là bên ký hợp đồng lao động và trả lương, và hồ sơ thẻ tạm trú sẽ đối chiếu lại đúng pháp nhân đó.

Hồ sơ hay bị trả lại vì lý do gì?

Đứng đầu danh sách vẫn là giấy tờ hết hạn ngay lúc nộp: giấy khám sức khỏe quá 12 tháng, phiếu lý lịch tư pháp quá 6 tháng — thường vì một giấy tờ khác trong bộ hồ sơ về chậm hơn dự tính.

Aniday làm phần nào cho doanh nghiệp?

Công ty TNHH Aniday Việt Nam đứng tên người sử dụng lao động hợp pháp, ký và nộp Mẫu số 03 đã tích hợp nội dung giải trình nhu cầu, rồi chạy thẻ tạm trú như một luồng riêng nhưng bám sát tiến độ giấy phép. Doanh nghiệp nước ngoài nhờ đó đưa được nhân sự vào Việt Nam mà không phải lập pháp nhân và không phải tự gánh rủi ro hồ sơ.

• Đánh giá vị trí công việc trước tiên. Trước khi thu thập bất kỳ giấy tờ nào, chúng tôi đối chiếu vị trí với Điều 3 — nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật — và với danh mục không thuộc diện cấp giấy phép, vì hướng miễn giấy phép (xác nhận hoặc thông báo) nhanh hơn và rẻ hơn khi thực sự áp dụng được.
• Lập lịch ngày tháng cho giấy tờ. Chúng tôi sắp xếp thời điểm xin giấy khám sức khỏe (hạn 12 tháng) và phiếu lý lịch tư pháp (hạn 6 tháng) căn cứ vào ngày dự kiến nộp, đồng thời xác định apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự cho từng quốc gia cấp giấy tờ ngay khi khởi động.
• Một lần nộp, một lần quyết định. Mẫu số 03 kèm nội dung giải trình nhu cầu, nộp qua kênh của tỉnh hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia, và đề nghị cấp phiếu lý lịch tư pháp song song theo khoản 3 Điều 6 ở những nơi đã áp dụng.
• Trình tự đứng vững trước thanh tra. Giấy phép trước, hợp đồng lao động sau, đăng ký người sử dụng lao động, rồi mới nộp NA6/NA7/NA8 theo biểu mẫu hiện hành của Thông tư 70/2026/TT-BCA.
• Kỷ luật gia hạn. Chúng tôi ghi lịch khung 10–45 ngày ngay khi giấy phép được cấp và cảnh báo trần 4 năm trong kế hoạch điều động nhân sự của doanh nghiệp, để nhiệm kỳ nhiều năm không được xây trên những lần gia hạn không còn tồn tại.

Aniday được 5.000+ doanh nghiệp tin chọn và hợp tác với mạng lưới 50.000+ headhunter, kết hợp EOR, payroll và tuyển dụng trong một nơi duy nhất. Tính toàn bộ chi phí tuyển dụng với Công cụ tính chi phí tuyển dụng tại Việt Nam và Công cụ tính thuế TNCN tại Việt Nam, hoặc tìm hiểu thêm về Employer of Record tại Việt Nam.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 219/2025/NĐ-CP — về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; hiệu lực từ 07/8/2025; bãi bỏ toàn bộ Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP
• Bộ luật Lao động 2019 (Luật 45/2019/QH14), các Điều 151–158
• Luật 47/2014/QH13, được sửa đổi, bổ sung tại Luật 51/2019/QH14 và Luật 23/2023/QH15 — về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam
• Thông tư 70/2026/TT-BCA — biểu mẫu xuất nhập cảnh, hiệu lực từ 01/7/2026
• Nghị định 283/2026/NĐ-CP — xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, từ 10/9/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP
• Aniday — Kinh doanh tại Việt Nam (trang tổng quan quốc gia)
• Cập nhật lần cuối: 09/2026.