Giấy phép lao động AEP tại Philippines 2026: hướng dẫn quy trình xử lý tập trung
Toàn bộ hồ sơ AEP hiện do Bureau of Local Employment tại Trụ sở chính DOLE xử lý — thay đổi từ tháng 6/2026 và những việc doanh nghiệp phải làm khác đi
Trả lời ngắn gọn: từ tháng 6/2026, các Văn phòng Vùng của DOLE không còn tiếp nhận, xử lý hay cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài (AEP). Mọi hồ sơ mới, hồ sơ gia hạn, thủ tục thu hồi và khiếu nại đều thuộc thẩm quyền của Bureau of Local Employment (BLE) tại Trụ sở chính DOLE ở Intramuros, Manila, theo Administrative Order số 199, s. 2026 và Department Order số 248-B, s. 2026. Thời hạn xử lý luật định — 15 ngày làm việc kể từ khi nộp lệ phí — được giữ nguyên, mỗi lần cấp vẫn tối đa ba năm, và người thuộc nhóm miễn hoặc loại trừ nay phải có giấy chứng nhận của DOLE trước khi bắt đầu làm việc.
Kiểm chứng ngày 12/8/2026 theo các nguồn của DOLE. Nội dung do đội ngũ Aniday trực tiếp onboarding nhân sự nước ngoài tại Philippines và phối hợp hồ sơ AEP, 9(g) cho khách hàng biên soạn.
- 8/6/2026 — DOLE ban hành Administrative Order số 199, s. 2026: các Văn phòng Vùng phải dừng ngay việc tiếp nhận, xử lý và cấp AEP, đồng thời chuyển toàn bộ hồ sơ lưu, hồ sơ đang xử lý và phôi thẻ về Trụ sở chính trong 5 ngày theo lịch.
- 9/6/2026 — AO 199 có hiệu lực. Kể từ ngày này, nộp hồ sơ tại Văn phòng Vùng không còn là một kênh hợp lệ.
- 11/6/2026 — DOLE ban hành Department Order số 248-B, s. 2026, hiệu lực ngay: đây là văn bản sửa đổi chính thức, thay thế Văn phòng Vùng và Giám đốc Vùng bằng Bureau of Local Employment và Giám đốc BLE trong toàn bộ quy định về AEP.
- Nền tảng pháp lý — Department Order số 248, s. 2025 và Department Order số 248-A, s. 2025 (ngày 5/6/2025), được sửa đổi bởi DO 248-B.
Tháng 6/2026 thay đổi điều gì và tác động thực tế ra sao?
Trả lời ngắn gọn: hai văn bản của DOLE, cách nhau mười một ngày, đã chuyển mọi khâu của thủ tục AEP từ Văn phòng Vùng về Bureau of Local Employment. AO 199 chấm dứt việc xử lý ở cấp vùng từ ngày 9/6/2026; DO 248-B sau đó sửa đổi quy định để Giám đốc BLE nắm toàn bộ thẩm quyền mà các Giám đốc Vùng từng nắm. Một đầu mối nộp hồ sơ cho cả nước.
| Văn bản | Thời điểm | Nội dung |
|---|---|---|
| Administrative Order số 199, s. 2026 | Ban hành 8/6/2026 · hiệu lực 9/6/2026 | Yêu cầu các Văn phòng Vùng dừng ngay việc tiếp nhận, xử lý và cấp AEP, chuyển toàn bộ hồ sơ lưu, hồ sơ đang xử lý và phôi thẻ về Trụ sở chính trong 5 ngày theo lịch |
| Department Order số 248-B, s. 2026 | 11/6/2026 · hiệu lực ngay | Luật hóa thay đổi: mọi dẫn chiếu đến "Văn phòng Vùng / Giám đốc Vùng" được thay bằng Bureau of Local Employment và Giám đốc BLE — ở tất cả các khâu tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, cấp, trả kết quả, giải quyết khiếu nại, thanh tra, thu hồi, hủy bỏ, gia hạn và quản lý |
| Department Order số 248, s. 2025 và số 248-A, s. 2025 | 5/6/2025 | Bộ quy định gốc về AEP mà DO 248-B sửa đổi — vẫn là khung nội dung về điều kiện, đăng tuyển, khảo sát thị trường lao động và thời hạn |
Vì sao chỉ dẫn AO 199 là chưa đủ. AO 199 là một chỉ đạo điều hành: nó tắt các quầy tiếp nhận ở cấp vùng. DO 248-B mới là văn bản sửa đổi trao cho Bureau of Local Employment thẩm quyền mà cơ quan này đang thực thi. Các bản tin chỉ nhắc tới văn bản thứ nhất khiến người đọc hiểu nhầm rằng đây là một đợt tạm ngưng. Thực tế không phải vậy — việc thay thế Văn phòng Vùng bằng BLE đã được ghi thẳng vào quy định và bao trùm cả khâu giải quyết khiếu nại chứ không chỉ khâu cấp phép.
Một hệ quả đáng lưu ý: các kiến nghị liên quan đến việc thu hồi hoặc hủy bỏ AEP nay được gửi tới Giám đốc Vụ Pháp chế DOLE trong vòng 10 ngày theo lịch. Kênh khiếu nại tại vùng mà doanh nghiệp quen dùng trước đây không còn.
Hồ sơ đang chờ tại Văn phòng Vùng được xử lý thế nào?
Trả lời ngắn gọn: không hồ sơ nào bị mất và doanh nghiệp không phải nộp lại. Các hồ sơ đang chờ đã được chuyển về Bureau of Local Employment cùng hồ sơ lưu và phôi thẻ, sau đó tiếp tục ở đúng giai đoạn đang xử lý, giữ nguyên phần thời hạn xử lý còn lại. Không phải nộp lại hồ sơ và không có chế tài nào gắn với việc chuyển giao này.
Điểm này quan trọng vì phản xạ tự nhiên khi quy định thay đổi giữa chừng là nộp lại cho chắc. Ở đây, việc nộp lại chỉ tạo ra hồ sơ trùng, không giúp rút ngắn điều gì và làm rối hàng đợi của BLE. Hồ sơ đã nộp hợp lệ tại Văn phòng Vùng trước ngày 9/6/2026 vẫn giữ nguyên thứ tự. Hồ sơ đã sang khâu thẩm định thì vẫn ở khâu thẩm định; hồ sơ đã nộp lệ phí thì số ngày đã chạy vẫn được tính vào thời hạn luật định.
Việc nên làm: lưu cùng một chỗ số hồ sơ gốc, biên nhận nộp hồ sơ và chứng từ nộp lệ phí, rồi theo dõi với BLE theo các thông tin đó. Nếu ngày bắt đầu công việc phụ thuộc vào giấy phép, hãy thông báo sớm cho quản lý tuyển dụng rằng hồ sơ nằm trong nhóm được chuyển giao — kết quả không đổi, nhưng giai đoạn chuyển tiếp đã kéo dài tiến độ của một số trường hợp.
Hiện nay nộp hồ sơ AEP ở đâu và theo cách nào?
Trả lời ngắn gọn: nộp tại Bureau of Local Employment thuộc Trụ sở chính DOLE ở Intramuros, Manila, bất kể doanh nghiệp hay nơi làm việc nằm ở vùng nào của Philippines. Việc khảo sát thị trường lao động và đăng tuyển bắt buộc nay chạy tập trung trên một nền tảng số thay vì theo từng vùng.
Với doanh nghiệp có nhiều địa điểm, thay đổi này đơn giản hóa thủ tục rõ rệt. Một công ty tuyển người vào Cebu, Davao và vùng thủ đô trước đây phải làm việc với ba văn phòng vùng, ba cách vận hành và ba hàng đợi khác nhau. Nay chỉ còn một đầu mối, một nền tảng và một chuẩn xử lý. Đổi lại là rủi ro dồn tải: một hàng đợi duy nhất phải hấp thụ khối lượng hồ sơ toàn quốc, và đó chính là lý do phát sinh chậm trễ trong giai đoạn chuyển tiếp.
Về lệ phí: mức phí AEP do DOLE ấn định và cần được xác nhận với Bureau of Local Employment trước khi doanh nghiệp lập ngân sách. Các con số trên nguồn thứ cấp mâu thuẫn với nhau, nên chúng tôi không công bố một mức phí không thể kiểm chứng từ nguồn gốc. Về mặt thủ tục, điều cần nhớ là thời hạn luật định chạy từ thời điểm nộp lệ phí — chậm nộp phí là chậm được cấp phép.
Quy trình xin AEP diễn ra thế nào và mất bao lâu?
Trả lời ngắn gọn: nộp hồ sơ trong 10 ngày làm việc kể từ khi ký hợp đồng, đăng tuyển vị trí trên báo, vượt qua Economic Needs Test và dự trù thời hạn luật định 15 ngày làm việc kể từ khi nộp lệ phí — mốc mà việc tập trung hóa không làm thay đổi. Một số doanh nghiệp còn phải nộp chương trình đào tạo người kế cận trong 60 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc.
| Bước | Nội dung | Thời điểm |
|---|---|---|
| 1. Xác định có thực sự cần AEP không | Đối chiếu vị trí với nhóm được miễn và nhóm loại trừ — nếu thuộc một trong hai nhóm, thủ tục đúng là xin Giấy chứng nhận miễn trừ hoặc loại trừ, không phải AEP | Trước khi nộp |
| 2. Nộp hồ sơ tại BLE | Hồ sơ nộp tại Bureau of Local Employment, Trụ sở chính DOLE, Intramuros, Manila | Trong 10 ngày làm việc kể từ khi ký hợp đồng |
| 3. Đăng tuyển vị trí | Đăng tuyển trên báo vẫn bắt buộc; khảo sát thị trường lao động và đăng tuyển nay chạy tập trung trên nền tảng số | Nằm trong chu trình hồ sơ |
| 4. Economic Needs Test | DOLE đánh giá xem có lao động Philippines sẵn sàng, đủ năng lực và mong muốn đảm nhận vị trí đó hay không | Nằm trong khâu thẩm định |
| 5. Nộp lệ phí do DOLE ấn định | Đây là thời điểm bắt đầu tính thời hạn luật định — xác nhận biểu phí hiện hành với BLE | Mốc bắt đầu tính thời hạn |
| 6. Thẩm định, phê duyệt và cấp phép | Tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, cấp và trả kết quả đều thuộc Bureau of Local Employment và Giám đốc BLE | 15 ngày làm việc kể từ khi nộp lệ phí (luật định — không đổi sau tập trung hóa) |
| 7. Chương trình đào tạo người kế cận / phát triển kỹ năng | Bắt buộc với doanh nghiệp đăng ký FIA được hưởng ưu đãi tài chính, doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công ích và hạ tầng trọng yếu, và các dự án đầu tư chiến lược theo SIPP | Nộp trong 60 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc |
| 8. Chuyển sang hồ sơ thị thực 9(g) | AEP đã cấp là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ nộp Cục Xuất nhập cảnh | Sau khi có AEP |
Hãy dự phòng thời gian. Mười lăm ngày làm việc là chuẩn luật định chứ không phải cam kết dịch vụ, và các đơn vị tư vấn ghi nhận tình trạng chậm kể từ khi chuyển sang xử lý tập trung. Doanh nghiệp nên xem mốc luật định là ngưỡng sàn, thống nhất một ngày bắt đầu dự kiến thay vì ngày cố định, và không đặt lịch chuyển nhà hay đưa gia đình sang theo ngày cấp phép sớm nhất trên lý thuyết.
Mốc 10 ngày làm việc là điều bị bỏ lỡ nhiều nhất. Thời hạn này tính từ ngày ký hợp đồng, không phải từ ngày dự kiến bắt đầu làm việc hay ngày ứng viên nhập cảnh. Nếu hợp đồng được ký khi ứng viên còn đang trong thời gian báo trước ở nước ngoài, thời hạn đã bắt đầu chạy.
AEP có thời hạn bao lâu?
Trả lời ngắn gọn: tối thiểu một năm, gắn với thời hạn hợp đồng lao động và tối đa ba năm cho mỗi lần cấp. Giấy phép được gia hạn, nên các đợt công tác dài hơn sẽ chạy trên nhiều lần cấp liên tiếp. Thông tin lan truyền rằng AEP có thể kéo dài năm năm là sai — ba năm là trần cho mỗi lần cấp.
| Thời hạn hợp đồng | Thời hạn giấy phép được cấp |
|---|---|
| Dưới 1 năm | 1 năm (mức tối thiểu theo luật) |
| 2 năm | 2 năm — khớp với hợp đồng |
| 4 hoặc 5 năm | Tối đa 3 năm, sau đó gia hạn |
Doanh nghiệp nên đưa việc gia hạn vào lịch định kỳ thay vì xử lý như một tình huống phát sinh. Khi một đợt công tác dự kiến kéo dài quá ba năm, hợp đồng vẫn có thể ký cho trọn thời hạn — giấy phép chỉ đơn giản là chạy theo chu kỳ bên trong hợp đồng, và hồ sơ gia hạn cần chuẩn bị đủ sớm để người lao động không bao giờ làm việc khi giấy phép đã hết hiệu lực.
Ai được miễn hoặc loại trừ, và trước hết phải làm gì?
Trả lời ngắn gọn: một số nhóm không cần AEP, nhưng họ không còn được tự do bắt đầu làm việc ngay. Người thuộc nhóm miễn và loại trừ phải xin Giấy chứng nhận miễn trừ hoặc Giấy chứng nhận loại trừ của DOLE trước khi bắt đầu làm việc. Việc miễn trừ không còn tự động phát sinh — đây là thay đổi mà doanh nghiệp bỏ sót nhiều nhất.
| Nhóm | Lưu ý |
|---|---|
| Nhân viên ngoại giao và nhân sự được công nhận của các tổ chức quốc tế | Căn cứ áp dụng là việc được công nhận chính thức |
| Người có thị thực thường trú, thị thực thử thách và thị thực tạm trú | Xác định theo loại thị thực, không theo chức danh |
| Người tị nạn được công nhận và người không quốc tịch | Phải có quyết định công nhận |
| Thành viên hội đồng quản trị có quyền biểu quyết | Chỉ áp dụng khi họ không tham gia điều hành hằng ngày — một thành viên hội đồng kiêm điều hành vận hành thì nằm ngoài nhóm này |
| Nhân sự điều chuyển nội bộ tập đoàn đủ điều kiện | Cần tối thiểu một năm công tác trước đó tại công ty mẹ hoặc công ty liên kết |
| Chủ sở hữu và người nắm vốn theo đăng ký tại SEC | Vị trí phải được thể hiện trong hồ sơ đăng ký SEC |
Một thành viên hội đồng quản trị, một nhân sự điều chuyển nội bộ hay người có thị thực thường trú bắt đầu làm việc với suy nghĩ "trường hợp này không cần giấy phép" là đang làm việc mà thiếu đúng loại giấy tờ DOLE hiện yêu cầu. Nguyên tắc thực tế cho năm 2026: mọi người nước ngoài bắt đầu làm việc tại Philippines đều cần một văn bản của DOLE trước ngày đầu tiên — hoặc AEP, hoặc Giấy chứng nhận miễn trừ, hoặc Giấy chứng nhận loại trừ. Hãy xác định loại giấy tờ áp dụng ngay từ khi gửi offer, không phải sau khi nhân sự đã sang, và lưu giấy chứng nhận cùng hồ sơ lao động.
AEP hay thị thực 9(g) — doanh nghiệp cần loại nào?
Trả lời ngắn gọn: cần cả hai. Đây là hai chấp thuận riêng biệt của hai cơ quan khác nhau. AEP do DOLE cấp và xác lập quyền giữ vị trí công việc; thị thực 9(g) dành cho lao động đã có việc làm sắp xếp trước do Cục Xuất nhập cảnh cấp và xác lập quyền cư trú tại Philippines để làm công việc đó. AEP là điều kiện tiên quyết và là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ 9(g).
| AEP | Thị thực 9(g) | |
|---|---|---|
| Cơ quan cấp | DOLE — Bureau of Local Employment | Cục Xuất nhập cảnh (Bureau of Immigration) |
| Nội dung cho phép | Quyền giữ vị trí công việc — chấp thuận về mặt lao động | Quyền cư trú tại Philippines để làm công việc đó — địa vị về mặt xuất nhập cảnh |
| Trình tự | Làm trước | Làm sau — AEP là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ |
| Có thay thế nhau không? | Không — chỉ có AEP thì chưa đủ căn cứ cư trú | Không — không có AEP thì không xin được 9(g) |
Sai lầm thường gặp là xem một chấp thuận đã bao trùm cả hai. Người nước ngoài có AEP nhưng chưa có 9(g) thì có căn cứ về lao động nhưng thiếu địa vị cư trú đúng loại; ngược lại, người bắt đầu làm việc chỉ với thị thực mà không có AEP thì rủi ro nằm ở phía lao động. Hãy sắp xếp đúng trình tự: AEP trước, 9(g) sau, và chốt ngày bắt đầu làm việc theo bước thứ hai chứ không phải bước thứ nhất.
Làm việc không có AEP bị xử lý ra sao?
Trả lời ngắn gọn: theo quy định của DOLE, mức phạt ₱10.000 cho mỗi năm hoặc phần của năm làm việc không phép được áp cho từng hành vi, đối với cả người sử dụng lao động lẫn người lao động nước ngoài, kèm lệnh cấm nộp hồ sơ AEP trong năm năm. Rủi ro từ Cục Xuất nhập cảnh nằm chồng lên: hủy thị thực, cấm nhập cảnh và trục xuất.
| Loại rủi ro | Hệ quả theo quy định của DOLE |
|---|---|
| Phạt tiền | ₱10.000 cho mỗi năm hoặc phần của năm làm việc không phép, tính theo từng hành vi |
| Đối tượng chịu trách nhiệm | Cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài |
| Cấm nộp hồ sơ | Cấm nộp hồ sơ AEP trong năm năm |
| Phía xuất nhập cảnh | Rủi ro từ Cục Xuất nhập cảnh — hủy thị thực, đưa vào danh sách cấm nhập cảnh, trục xuất |
Hai yếu tố khiến mức độ nghiêm trọng vượt xa con số bề mặt. Thứ nhất, tiền phạt tính theo mỗi năm hoặc phần của năm, nên một khoảng gối đầu ngắn trong lúc chờ gia hạn vẫn bị tính trọn một đơn vị. Thứ hai, lệnh cấm nộp hồ sơ năm năm là vấn đề ở cấp công ty chứ không riêng một hồ sơ — nó ảnh hưởng đến mọi lần tuyển người nước ngoài về sau, và đó mới là cái giá đắt hơn nhiều so với khoản phạt.
EOR hỗ trợ doanh nghiệp ở đâu
Hồ sơ AEP do người sử dụng lao động đứng tên nộp, nên một công ty chưa có pháp nhân tại Philippines không thể tự nộp. Theo mô hình EOR, pháp nhân của Aniday tại Philippines trở thành người sử dụng lao động hợp pháp, đứng tên bảo lãnh hồ sơ AEP tại Bureau of Local Employment, sắp xếp hồ sơ 9(g) ngay sau đó và theo dõi lịch gia hạn — trong khi nhân sự vẫn làm đúng công việc chuyên môn cho doanh nghiệp.
Giá trị nằm ở những khâu dễ sai nhất: nộp hồ sơ trong 10 ngày làm việc sau khi ký hợp đồng, chạy đúng thủ tục đăng tuyển và Economic Needs Test, nhận ra một vị trí thực chất thuộc nhóm loại trừ và cần giấy chứng nhận thay vì giấy phép, nộp chương trình đào tạo người kế cận trong 60 ngày với các trường hợp bắt buộc, và khởi động gia hạn trước khi chạm trần ba năm. Payroll, các khoản trích nộp bắt buộc và nghĩa vụ lương tháng 13 cũng chạy trên cùng pháp nhân đó — xem công cụ tính chi phí sử dụng lao động tại Philippines để biết chi phí thực tế phía doanh nghiệp, và dịch vụ EOR Philippines hoặc PEO Philippines để hiểu cách hợp tác được thiết kế.
Nguồn tham khảo
- DOLE Administrative Order số 199, s. 2026 — ban hành ngày 8/6/2026, hiệu lực ngày 9/6/2026
- DOLE Department Order số 248-B, s. 2026 — ngày 11/6/2026, hiệu lực ngay
- DOLE Department Order số 248, s. 2025 và Department Order số 248-A, s. 2025 — ngày 5/6/2025
- Bureau of Local Employment, Trụ sở chính DOLE, Intramuros, Manila — biểu phí hiện hành và thực tiễn tiếp nhận hồ sơ
- Aniday — Kinh doanh tại Philippines (trang tổng quan quốc gia)
AEP Philippines — câu hỏi thường gặp
Năm 2026 nộp hồ sơ AEP ở đâu?
Tại Bureau of Local Employment thuộc Trụ sở chính DOLE ở Intramuros, Manila. Các Văn phòng Vùng đã dừng tiếp nhận, xử lý và cấp AEP từ ngày 9/6/2026 theo AO 199, và DO 248-B ngày 11/6/2026 đã thay thế Văn phòng Vùng bằng BLE trong toàn bộ quy định.
Hồ sơ đang chờ ở vùng có phải nộp lại không?
Không. Hồ sơ đã được chuyển về BLE và tiếp tục ở đúng giai đoạn đang xử lý, giữ nguyên phần thời hạn còn lại. Không phải nộp lại và không có chế tài — doanh nghiệp giữ số hồ sơ gốc cùng chứng từ nộp phí và theo dõi theo các thông tin đó.
Quy định về thời gian xử lý AEP như thế nào?
Thời hạn luật định là 15 ngày làm việc kể từ khi nộp lệ phí và việc tập trung hóa không làm thay đổi mốc này. Từ tháng 6/2026 có ghi nhận chậm trễ trong giai đoạn chuyển tiếp, nên hãy xem đây là ngưỡng sàn và dự phòng thêm thời gian.
Lệ phí AEP là bao nhiêu?
Lệ phí do DOLE ấn định và cần xác nhận trực tiếp với Bureau of Local Employment. Các nguồn thứ cấp không thống nhất nên chúng tôi không công bố con số. Lưu ý về tiến độ: thời hạn luật định bắt đầu chạy khi lệ phí được nộp.
Quy định về thời hạn giấy phép như thế nào?
Tối thiểu một năm, gắn với hợp đồng, tối đa ba năm mỗi lần cấp và được gia hạn. Các đợt công tác dài hơn chạy trên nhiều lần cấp liên tiếp — không có AEP nào kéo dài năm năm.
Nhân sự điều chuyển nội bộ tập đoàn có phải làm thủ tục gì không?
Có. Người điều chuyển đủ điều kiện với tối thiểu một năm công tác tại công ty mẹ hoặc công ty liên kết nằm ngoài diện phải xin AEP, nhưng vẫn cần Giấy chứng nhận miễn trừ hoặc loại trừ của DOLE trước khi bắt đầu làm việc. Việc miễn trừ không còn tự động phát sinh.
Chỉ có AEP đã đủ chưa?
Chưa. AEP là chấp thuận phía lao động do DOLE cấp; thị thực 9(g) của Cục Xuất nhập cảnh là chấp thuận phía cư trú. Doanh nghiệp cần cả hai, và AEP là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ xin 9(g).
Nếu nhân sự bắt đầu làm việc trước khi có giấy phép thì sao?
Theo quy định của DOLE, mức phạt là ₱10.000 cho mỗi năm hoặc phần của năm làm việc không phép, tính theo từng hành vi, áp cho cả doanh nghiệp và người lao động, kèm lệnh cấm nộp hồ sơ AEP trong năm năm — chưa kể khả năng bị Cục Xuất nhập cảnh hủy thị thực, cấm nhập cảnh và trục xuất.
