Giấy phép lao động Indonesia 2026: RPTKA, thị thực E23 và KITAS — hồ sơ, chi phí và thời gian

Indonesia hiện quản lý lao động nước ngoài bằng văn bản nào?

Hai văn bản gánh gần như toàn bộ: PP 34/2021 về sử dụng lao động nước ngoài, ban hành trên cơ sở Luật Omnibus về Tạo việc làm, và Permenaker 8/2021 hướng dẫn trình tự, thủ tục. Trước năm 2021, doanh nghiệp còn phải xin thêm giấy phép IMTA riêng sau RPTKA. Từ PP 34/2021 thì bước đó không còn: RPTKA đã phê chuẩn chính là văn bản cho phép làm việc, và mọi thủ tục xuất nhập cảnh phía sau đều bám vào nó.

Phần xuất nhập cảnh thuộc một bộ khác và một đạo luật khác. Thị thực và giấy phép lưu trú do Luật 6/2011 về Xuất nhập cảnh điều chỉnh, được sửa đổi tại Luật 63/2024, và do Tổng cục Xuất nhập cảnh thực thi — từ năm 2024 trực thuộc Bộ Xuất nhập cảnh và Cải huấn (Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan) thay vì Bộ Pháp luật và Nhân quyền. Lệ phí nhà nước cho thị thực và giấy phép lưu trú quy định tại PP 45/2024, có hiệu lực từ ngày 17/12/2024, và hệ thống mã thị thực được viết lại theo Quyết định của Bộ trưởng Xuất nhập cảnh và Cải huấn M.IP-08.GR.01.01 năm 2025, hiệu lực từ 02/6/2025, cắt giảm 133 mã thị thực xuống còn 110 và gộp hai mươi mã phụ dành cho chuyên gia (E23B–E23W) thành một thị thực lao động E23 duy nhất.

Trên thực tế, điều này có nghĩa giấy phép lao động Indonesia luôn là quy trình qua hai bộ: Kemnaker trên cổng TKA Online trước, rồi đến cơ quan xuất nhập cảnh trên evisa.imigrasi.go.id. Tài liệu hướng dẫn nào chỉ mô tả một trong hai, hoặc vẫn nhắc đến IMTA hay thị thực C312, là đang mô tả một quy trình không còn tồn tại. Căn cứ pháp lý: Luật 13/2003 về Nhân lực, sửa đổi tại Luật 6/2023 (Tạo việc làm); PP 34/2021; Permenaker 8/2021; Luật 6/2011 sửa đổi tại Luật 63/2024; PP 45/2024; Kepmen M.IP-08.GR.01.01/2025.

Quy trình đi từ đâu đến đâu?

Sáu bước, hai bộ, và không được đảo thứ tự. Chưa có RPTKA phê chuẩn thì không xin được thị thực; chưa nộp phí thì RPTKA không được phê chuẩn; KITAS chỉ tồn tại sau khi người lao động đã nhập cảnh bằng E23 và lấy sinh trắc học.

Lưu ý những gì không có trong danh sách. Không có IMTA riêng, không có "thẻ giấy phép lao động" riêng từ Kemnaker, và không có yêu cầu phiếu lý lịch tư pháp như một điều kiện tiêu chuẩn cho KITAS lao động. Cũng không có lộ trình bắt đầu từ việc người lao động đã ở Indonesia bằng thị thực thăm viếng: việc chuyển đổi từ giấy phép lưu trú thăm viếng sang KITAS lao động nay đòi hỏi hoàn tất thẩm định tính khả thi (HPK) theo Công văn Kemnaker SE 3/836/PK.04/I/2026, kéo dài thêm hai đến bốn tuần, nên chúng tôi luôn lập kế hoạch để người lao động nhập cảnh bằng E23. Căn cứ pháp lý: PP 34/2021; các Điều 13–19 Permenaker 8/2021; Kepmen M.IP-08.GR.01.01/2025; Công văn Kemnaker SE 3/836/PK.04/I/2026.

Vị trí nào tuyển được người nước ngoài, và phải chứng minh những gì?

Ba cửa phải qua: vị trí phải mở cho người nước ngoài, người lao động phải đủ chuẩn học vấn và kinh nghiệm, và đơn vị bảo lãnh phải là pháp nhân Indonesia có sơ đồ tổ chức trong đó vị trí này lẫn một nhân sự Indonesia kèm cặp đều ghi đích danh. Thiếu một trong ba, RPTKA không có cơ sở để xét.

Quy định 5 năm kinh nghiệm là điều kiện âm thầm loại bỏ nhiều hồ sơ nhất. Đây không phải hướng dẫn tham khảo; điều kiện này được ghi trong Permenaker 8/2021, và TKA Online yêu cầu bằng chứng. Một ứng viên giỏi với 3 năm kinh nghiệm và bằng thạc sĩ đúng ngành vẫn có nguy cơ bị từ chối. Khi kinh nghiệm ở mức sát ngưỡng, thư xác nhận cần ghi rõ thời gian, chức danh và phạm vi công việc từ người ký có tên cụ thể — một giấy xác nhận thời gian làm việc suông không chứng minh được 5 năm trong lĩnh vực. Chúng tôi chưa tìm thấy văn bản nào giai đoạn 2025–26 thay thế Kepmenaker 349/2019 hoặc 228/2019; nên coi cả hai vẫn còn hiệu lực và kiểm tra lại trên jdih.kemnaker.go.id tại thời điểm nộp hồ sơ. Căn cứ pháp lý: PP 34/2021; Permenaker 8/2021; Kepmenaker 228/2019; Kepmenaker 349/2019.

RPTKA duyệt thế nào, mỗi loại dùng được bao lâu?

Nộp trên TKA Online, kiểm tra tính đầy đủ, thẩm định tính khả thi, gắn với một ứng viên có tên, nộp phí, rồi phê chuẩn. Permenaker 8/2021 ấn định thời hạn cho từng bước phía Kemnaker. Chọn loại RPTKA ngay từ đầu, vì loại kế hoạch quyết định mức phí, thời hạn thị thực và việc có được gia hạn hay không.

Kemnaker có bao nhiêu ngày cho mỗi bước

Cộng các thời hạn lại, chặng Kemnaker trên giấy là một đến hai tuần. Trên thực tế, việc xếp lịch buổi thẩm định video và một vòng bổ sung, giải trình hồ sơ kéo thành hai đến ba tuần. Các yếu tố phía người sử dụng lao động gây chậm trễ hầu như luôn là cùng ba điểm: hồ sơ OSS-RBA chưa đồng bộ với TKA Online, sơ đồ tổ chức không thể hiện vị trí hoặc nhân sự kèm cặp, và báo cáo nhân lực WLKP chưa cập nhật. Căn cứ pháp lý: các Điều 13–19 Permenaker 8/2021.

Tốn bao nhiêu tiền nộp cho nhà nước?

Khoản lớn nhất là phí DKP-TKA và phải dự trù trước: US$1,200 cho kế hoạch một năm, US$2,400 cho hai năm, nộp trước một lần, không hoàn phí. Sau đó mới đến lệ phí xuất nhập cảnh theo PP 45/2024 — E23 một năm kèm giấy phép tái nhập cảnh là 5,000,000 IDR. Phí dịch vụ, dịch thuật và apostille tính riêng.

Hai lưu ý về bảng phí. Thứ nhất, các mức PNBP nêu trên là biểu phí PP 45/2024 có hiệu lực từ 17/12/2024; một số trang web của văn phòng xuất nhập cảnh địa phương vẫn hiển thị biểu phí cũ theo PP 28/2019 (ITAS một năm 1,500,000 IDR), nên con số thấp hơn mà doanh nghiệp có thể gặp trên một trang trông có vẻ chính thống là đã lỗi thời. Thứ hai, tại thời điểm biên soạn, chúng tôi chưa truy xuất được trang phí E23 chi tiết chính thức từ imigrasi.go.id; các khoản trên là những thành phần mà E23 dựa vào, và tổng số hiển thị trên evisa.imigrasi.go.id lúc nộp hồ sơ là con số có giá trị. PNBP không bao giờ được hoàn phí khi hồ sơ bị từ chối. Căn cứ pháp lý: PP 34/2021 và Permenaker 8/2021 (DKP-TKA); PP 45/2024 (PNBP xuất nhập cảnh); PP 28/2019 theo cách áp dụng hiện hành đối với quá hạn lưu trú.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Hai bộ hồ sơ chạy song song: một bộ về đơn vị bảo lãnh, một bộ về người lao động. Bộ hồ sơ công ty hay bị xem nhẹ, trong khi buổi thẩm định qua video của Kemnaker lại xoáy đúng vào đó — pháp nhân có thật không, có tuân thủ không, và trong sơ đồ tổ chức có chỗ cho vị trí này không.

Về hợp pháp hóa: Indonesia là thành viên Công ước La Hay về apostille từ năm 2022, nên bằng cấp hoặc thư xác nhận kinh nghiệm cấp tại một quốc gia thành viên khác chỉ cần apostille của nước cấp, không cần hợp pháp hóa lãnh sự. Giấy tờ từ quốc gia không phải thành viên vẫn phải qua đại sứ quán Indonesia. Apostille chỉ chứng nhận chữ ký, không chứng nhận nội dung, nên khi cơ quan xuất nhập cảnh hoặc Kemnaker yêu cầu bản dịch, bản dịch vẫn phải do biên dịch viên tuyên thệ thực hiện. Căn cứ pháp lý: Permenaker 8/2021; Nghị định Tổng thống 2/2021 phê chuẩn Công ước Apostille.

Nhập cảnh xong còn phải làm những gì?

E23 chỉ đưa người lao động qua cửa khẩu; giấy phép lưu trú làm sau khi đã vào Indonesia. Từ tháng 5/2025, mọi hồ sơ cấp mới và gia hạn ITAS đều bắt buộc người lao động đến lấy sinh trắc học trực tiếp tại văn phòng xuất nhập cảnh địa phương. Kiểu KITAS làm từ xa, giao hết cho đại lý, không còn nữa.

Về chương trình hưu trí JP, chúng tôi chủ ý không đưa ra một quy tắc. Luật 24/2011 và Nghị định Tổng thống 82/2018 đưa người nước ngoài vào BPJS sau sáu tháng, và các chương trình y tế, tai nạn, tử tuất và tích lũy hưu trí được áp dụng cho lao động nước ngoài mà không có tranh cãi. Riêng khoản hưu trí JP (2% người sử dụng lao động, 1% người lao động, có trần) có bắt buộc với người nước ngoài sẽ không bao giờ nhận lương hưu Indonesia hay không thì được áp dụng không thống nhất giữa các chi nhánh BPJS. Hãy xác nhận cách xử lý cho từng trường hợp tuyển dụng với Aniday thay vì mặc định theo bất kỳ hướng nào. Căn cứ pháp lý: Luật 6/2011 sửa đổi tại Luật 63/2024; Luật 24/2011; Nghị định Tổng thống 82/2018; Luật 36/2008 về Thuế thu nhập sửa đổi tại Luật 7/2021.

Dùng được bao lâu, gia hạn ra sao, nghỉ việc giữa chừng thì tính sao?

KITAS bám theo RPTKA: 6 tháng, 1 năm hoặc 2 năm, gia hạn cùng nhịp với RPTKA và kèm một khoản phí mới. Không có cơ chế chuyển người lao động giữa các người sử dụng lao động. Nếu người lao động rời đi sớm mà không đóng hồ sơ, giấy phép lưu trú vẫn còn hiệu lực trên hệ thống, còn đơn vị bảo lãnh thì bị ghi nhận bất lợi.

Quy định về tính liên tục của đơn vị bảo lãnh đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp muốn chuyển một nhân sự từ pháp nhân khách hàng sang pháp nhân EOR. Theo Công văn Kemnaker SE 3/836/PK.04/I/2026, đơn vị bảo lãnh trên KITAS phải trùng với đơn vị bảo lãnh trên giấy phép gốc, nên việc đổi đơn vị bảo lãnh giữa chừng được coi là một lần bảo lãnh mới — RPTKA mới, phí mới, thị thực mới — chứ không phải gia hạn. Hãy xác định đơn vị bảo lãnh ngay từ đầu, không đợi đến lúc gia hạn. Căn cứ pháp lý: PP 34/2021; Permenaker 8/2021; Công văn Kemnaker SE 3/836/PK.04/I/2026; Luật 6/2011 sửa đổi tại Luật 63/2024.

Đi đường vòng bằng E33G, Golden Visa hay KITAS nhà đầu tư có được không?

Không thay được. Không loại nào trong số đó cho phép làm việc cho người sử dụng lao động Indonesia, và dùng chúng vào mục đích này là sử dụng giấy phép lưu trú sai mục đích, có thể bị xử lý hình sự. Doanh nghiệp hỏi đến chúng vì nhanh hơn và không cần RPTKA — đó cũng chính là lý do chúng không dùng được để tuyển người vào làm trong nước.

Nguyên tắc cần giữ vững khi trao đổi với ứng viên "đã có KITAS" rất đơn giản: nếu KITAS không được cấp dựa trên một RPTKA ghi tên pháp nhân của doanh nghiệp và vị trí này, nó không cho phép làm công việc này. Rủi ro của người sử dụng lao động ngang với người lao động theo Điều 122 Luật Xuất nhập cảnh. Căn cứ pháp lý: các Điều 75 và 122 Luật 6/2011, sửa đổi tại Luật 63/2024; Permenkumham 22/2023 sửa đổi tại 11/2024 (Golden Visa); Kepmen M.IP-08.GR.01.01/2025.

Còn một phần việc thuộc về phía Việt Nam mà đơn vị bảo lãnh Indonesia không làm thay được. Khi doanh nghiệp Việt Nam cử người sang Indonesia, phải xác định người lao động còn là cá nhân cư trú thuế tại Việt Nam hay không, vì điều đó quyết định phần thu nhập phải kê khai trong nước, chứng từ khấu trừ thuế TNCN và việc quyết toán cuối năm. Và cũng nói thẳng một điểm hay bị hỏi: không có cách nào mượn pháp nhân của một công ty Indonesia khác đứng ra bảo lãnh RPTKA rồi để người lao động làm việc thực tế ở nơi khác — RPTKA ghi đích danh vị trí, địa điểm và người sử dụng lao động, và đó là những thông tin thanh tra đối chiếu đầu tiên.

Làm sai thì bị xử lý đến mức nào?

Đây là chuyện hình sự, và cả hai bên đều dính. Người nước ngoài làm việc ngoài mục đích của giấy phép lưu trú có thể bị phạt tù đến 5 năm và phạt tiền đến 500 triệu IDR; người ra lệnh hoặc cho phép việc đó chịu mức tương tự. Kèm theo là trục xuất, đưa vào danh sách đen, và với người sử dụng lao động là chế tài hành chính của Kemnaker — một vụ việc tháng 1/2026 đã lên tới 2,17 tỷ IDR.

Mức độ thực thi đã siết chặt. Luật 63/2024 kéo dài thời hạn cấm nhập cảnh lên một thập kỷ, và đợt rà soát các khu công nghiệp của Kemnaker tháng 1/2026 dẫn tới một khoản phạt hàng tỷ rupiah đối với một người sử dụng lao động duy nhất. Điểm chung trong mọi vụ việc chúng tôi gặp không phải là hồ sơ bị từ chối, mà là người lao động đã làm việc trước khi được phê chuẩn — bằng thị thực thăm viếng, bằng KITAS của đồng nghiệp, hoặc bằng E33G. Căn cứ pháp lý: Luật 6/2011 sửa đổi tại Luật 63/2024; PP 34/2021.

Từ lúc chốt offer đến khi đi làm mất bao lâu?

Sáu đến mười tuần tính từ khi nộp RPTKA đến khi cầm được KITAS; nhanh nhất bốn tuần, với điều kiện hồ sơ công ty của đơn vị bảo lãnh đã sạch và giấy tờ của người lao động đã apostille xong. Thời hạn của Kemnaker tính bằng ngày; thời gian thực tế trôi vào khâu chuẩn bị giấy tờ, xếp lịch thẩm định video, di chuyển và lịch hẹn lấy sinh trắc học.

Hai con số doanh nghiệp sẽ thấy được trích dẫn ở nơi khác đều đúng với những gì chúng đo lường: "4–8 tuần" là từ khi nộp RPTKA đến e-KITAS trong trường hợp hồ sơ sạch; "9–10 tuần" bao gồm cả các đăng ký địa phương phía sau. Nếu doanh nghiệp cần một người làm việc trong 60 ngày, offer phải được ký và việc thu thập giấy tờ phải bắt đầu ngay hôm nay. Căn cứ pháp lý: các Điều 13–19 Permenaker 8/2021 về thời hạn luật định.

Hồ sơ hay bị trả lại vì lý do gì?

Phần lớn hồ sơ đã hỏng từ trước khi giấy tờ của người lao động được mở ra. Vị trí nằm trong danh mục cấm hoặc không có trong danh mục ngành; sơ đồ tổ chức không có nhân sự kèm cặp; hoặc hồ sơ OSS và WLKP của đơn vị bảo lãnh chưa ổn thỏa.

Aniday làm phần nào cho doanh nghiệp?

Theo mô hình Employer of Record, pháp nhân đối tác của Aniday tại Indonesia đứng tên người sử dụng lao động bảo lãnh: nộp RPTKA trên TKA Online, nộp phí DKP-TKA, bảo lãnh thị thực E23 và KITAS, đồng thời chạy payroll, PPh 21 và BPJS. Doanh nghiệp nước ngoài nhờ đó đưa được nhân sự vào Indonesia mà không phải lập PT PMA và không phải tự gánh rủi ro hồ sơ.

• Đánh giá vị trí và đơn vị bảo lãnh trước tiên. Trước khi thu thập bất kỳ giấy tờ nào, chúng tôi đối chiếu chức danh với danh mục cấm theo Kepmenaker 349/2019 và danh mục ngành theo 228/2019, đồng thời xác nhận vị trí và một nhân sự kèm cặp có tên cụ thể phù hợp với sơ đồ tổ chức và mã KBLI của pháp nhân bảo lãnh.
• Xây dựng bằng chứng 5 năm đúng cách. Chúng tôi quy định rõ nội dung thư xác nhận kinh nghiệm — ngày tháng, chức danh, phạm vi, người ký — và lộ trình apostille cho từng quốc gia cấp ngay khi khởi động, vì đó là đường găng của toàn bộ quy trình.
• Một bộ hồ sơ Kemnaker sạch. OSS-RBA, WLKP và sơ đồ tổ chức được kiểm tra trước khi nộp RPTKA; chúng tôi tham dự buổi thẩm định tính khả thi qua video; phí được nộp ngay ngày mã thanh toán được cấp.
• Xuất nhập cảnh là luồng công việc liên kết. E-visa E23, đặt lịch lấy sinh trắc học, ITAS và giấy phép tái nhập cảnh, rồi Disnaker, SKTT và NPWP — với ngày đăng ký BPJS được ghi lịch ở tháng thứ sáu.
• Kỷ luật gia hạn và kết thúc. Chúng tôi ghi lịch khung gia hạn 60–90 ngày ngay khi giấy phép được cấp, lưu giữ mọi văn bản chấp thuận điều chỉnh, và khi chấm dứt quan hệ lao động thì thực hiện hủy tại Kemnaker và EPO đúng thứ tự để hồ sơ của đơn vị bảo lãnh luôn sạch.

Aniday được 5.000+ doanh nghiệp tin chọn và hợp tác với mạng lưới 50.000+ headhunter, kết hợp EOR, payroll và tuyển dụng trong một nơi duy nhất. Tìm hiểu thêm về Employer of Record tại Indonesia, dịch vụ payroll thuê ngoài tại Indonesia, hoặc — khi người đó thực sự là nhà thầu độc lập chứ không phải người lao động — Contractor of Record tại Indonesia.

Căn cứ pháp lý

• Peraturan Pemerintah 34/2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing (Nghị định Chính phủ về Sử dụng lao động nước ngoài) — peraturan.bpk.go.id
• Peraturan Menteri Ketenagakerjaan 8/2021 tentang Tata Cara Penggunaan Tenaga Kerja Asing (Thông tư Bộ Nhân lực về Trình tự, thủ tục sử dụng lao động nước ngoài) — peraturan.bpk.go.id; cổng nộp hồ sơ tka-online.kemnaker.go.id
• Kepmenaker 349/2019 (vị trí cấm lao động nước ngoài) và Kepmenaker 228/2019 (vị trí mở theo ngành) — jdih.kemnaker.go.id
• Công văn Kemnaker SE 3/836/PK.04/I/2026 về gia hạn RPTKA, tháng 1/2026
• Undang-Undang 6/2011 tentang Keimigrasian (Luật Xuất nhập cảnh), sửa đổi tại Undang-Undang 63/2024 — các Điều 75 và 122
• Peraturan Pemerintah 45/2024 về PNBP xuất nhập cảnh, hiệu lực từ 17/12/2024; cổng thị thực evisa.imigrasi.go.id
• Keputusan Menteri Imigrasi dan Pemasyarakatan M.IP-08.GR.01.01/2025 về phân loại thị thực, hiệu lực từ 02/6/2025 — imigrasi.go.id
• Undang-Undang 24/2011 tentang BPJS (Luật về BPJS); Peraturan Presiden 82/2018 tentang Jaminan Kesehatan (Nghị định Tổng thống về Bảo hiểm y tế)
• Permenkumham 22/2023 sửa đổi tại 11/2024 (Golden Visa)
• Aniday — Kinh doanh tại Indonesia (trang tổng quan quốc gia)
• Kiểm chứng lần cuối: tháng 9/2026.