Hướng dẫn viết email xin việc công ty nước ngoài chuẩn nhất 2021

​​​​​​

Aniday với nhiều năm trong lĩnh vực tuyển dụng và đặc biệt là hỗ trợ tuyển dụng các công ty nước ngoài. Nhận thấy nhiều ứng viên chưa có kinh nghiệm trong việc viết email ứng tuyển nên Aniday muốn chia sẻ một số phương pháp để viết email xin việc tại các công ty nước ngoài dành cho các ứng viên đang có nguyện vọng.

Nhà tuyển dụng có nhiều cách để họ có thể chấp nhận đơn xin việc. Trong khi nhiều người sử dụng hệ thống nộp đơn ứng tuyển như Vietnamworks, TopCV,... hoặc yêu cầu bạn trực tiếp nộp CV tại văn phòng làm việc, thì những người khác lại thích bạn gửi CV ứng tuyển qua email. Khi gửi email ứng tuyển, bạn muốn gửi kèm một thông điệp cho thấy rằng bạn sẽ phù hợp với vai trò này. Ở đây Aniday sẽ chia sẻ cho bạn về cách viết một email xin việc thế nào cho đúng chuẩn.

Vậy email xin việc là gì?

Bản chất của mail xin việc thực chất là một lá thư xin việc được gửi với định dạng cho email. Mục tiêu của email này là để chứng minh rằng bạn phù hợp với một vai trò nào đó mà bạn đang ứng tuyển. Trong email này sẽ chứng tỏ rằng bạn có kinh nghiệm, tài năng và kỹ năng để cung cấp giá trị cho công ty mà bạn đang ứng tuyển. Độ dài của email này thường phải dài khoảng một trang khi bạn sao chép và dán nó vào tài liệu Word. Vì không gian của bạn có hạn, nên nội dung bạn chỉ bao gồm các chi tiết liên quan trực tiếp đến vai trò mà bạn đang ứng tuyển.

Những yêu cầu cần có trong một email xin việc

Các thành phần sau Aniday đề xuất bạn cần phải có trong email xin việc của mình:

• Mục đích của bạn khi viết email
• Bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào
• Tại sao bạn quan tâm đến vị trí này
• Điều gì khiến bạn đủ tiêu chuẩn cho công việc này
• Giá trị nào bạn có thể mang đến cho công ty hơn các ứng viên khác
• Thông tin liên lạc của bạn

Các bước để viết một email xin việc

Khởi đầu email với một dòng tiêu đề rõ ràng

Nhiều trang tuyển dụng việc làm khi bạn nộp CV sẽ có sẵn các dòng chủ đề này cho bạn. Nhưng trong trường hợp bạn tự gửi email, bạn cần viết dòng tiêu đề một cách rõ ràng. Người phụ trách tuyển dụng của các công ty nhận được nhiều email mỗi ngày, vì vậy một dòng tiêu đề rõ ràng sẽ đảm bảo rằng họ nhớ đến bạn ít nhất là tên và vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Một vài ví dụ khá cơ bản mà bạn có thể thấy như: "[Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]". Ví dụ: 'Thanh Nguyen - Digital Marketer Application' với tiêu đề rõ ràng như vậy sẽ giúp người  tuyển dụng biết chính xác email này gửi từ ai với mục đích gì.

Tìm ra người trực tiếp xét duyệt hồ sơ của bạn.

Nhiệm vụ của bạn là tìm ra ai sẽ nhận được email của bạn và có thể sử dụng mục "cc" gửi trực tiếp cho họ. Bạn có thể làm điều này bằng cách đọc kỹ thông tin ở các trang tuyển dụng hoặc giới thệu công việc, nhìn vào trang web của công ty hoặc thậm chí tiếp cận trực tiếp với những người đang làm ở công ty này. Trường hợp nếu bạn không thể tìm thấy thông tin này ở bất cứ đâu, bạn có thể chọn giải pháp cuối cùng là gửi email của mình đến bộ phận nhân sự tuyển dụng. 

Giải thích mục đích bạn viết email này.

Sử dụng đoạn đầu tiên của email của bạn để giải thích lý do tại sao bạn gửi email này. Hãy chắc chắn đề cập đến chức danh công việc chính xác mà bạn đang ứng tuyển. Bạn cũng có thể đề cập đến nơi bạn đã thấy bài đăng tuyển và tại sao bạn quan tâm đến công việc này và quyết định ứng tuyển. Đây là cơ hội của bạn để nắm bắt sự quan tâm của người tuyển dụng, vì vậy hãy cố gắng thể hiện sự chuyên nghiệp và cá tính của bản thân qua đoạn giới thiệu đầu tiên này.

Chứng minh bạn là người phù hợp với vị trí này

Đoạn tiếp theo của email bạn nên đề cập đến việc tại sao bạn phù hợp với công ty của họ. Chia sẻ bất kỳ kỹ năng hoặc kinh nghiệm cụ thể nào khiến bạn đủ điều kiện đáp ứng công việc. Đề cập về bất kỳ thành tựu hoặc thành tích nào bạn đã thực hiện trong sự nghiệp của mình. Bạn cũng có thể nêu thêm một số dẫn chứng cụ thể các công việc gần đây mà bạn nghĩ có thể áp dụng vào công việc mới này.

Cảm ơn người nhận email ứng tuyển của bạn

Cảm ơn người nhận email ứng tuyển của bạn vì đã dành thời gian của họ để xem thông tin trong đoạn cuối email. Bạn cũng có thể sử dụng phần này để đề cập rằng sơ yếu lý lịch của bạn và các tài liệu như porfolio hoăc các chứng chỉ khác được đính kèm vào email. Đồng thời nhắn nhủ về việc phản hồi email hoặc cơ hội trao đổi trực tiếp ở vòng phỏng vấn như: 'Tôi hy vọng sẽ sớm nhận được sự phản hồi từ phía công ty hoặc có dịp để trao đổi trực tiếp một cách chi tiết hơn.'

Kết thúc email một cách lịch sự

Kết thúc email của bạn với những câu đóng, chẳng hạn như 'Best' hoặc 'Sincerely'. Ký tên với đầy đủ họ và tên của bạn và bao gồm thông tin liên lạc của bạn bên dưới. Các thông tin này này có thể bao gồm địa chỉ email, số điện thoại, URL hồ sơ LinkedIn và một đường dẫn đến portfolio của bạn.

Một số mẹo cần lưu ý khi gửi một email ứng tuyển

Sử dụng các mẹo này để viết một email ứng tuyển chất lượng:

• Tinh chỉnh cho từng công ty, từng vị trí ứng tuyển: Trước khi viết email của bạn, đọc kỹ mô tả công việc. Hãy suy nghĩ về kinh nghiệm trước đây của bạn mà bạn nghĩ nó khiến bạn đủ điều kiện ứng tuyển cho vị trí này.
• Đọc hướng dẫn: Một số công ty khá đặc biệt về các kênh tuyển dụng việc làm. Hãy chắc chắn rằng bạn làm theo tất cả các bước được cung cấp để trở thành một ứng cử viên mà họ sẽ xem xét. Ví dụ như một số công ty tuyển tại Aniday yêu cầu về khả năng ngoại ngữ hoặc cung cấp mức lương mà ứng viên kì vọng
• Kiểm tra hộp thư email liên tục trong 2-3 tuần: Một số ít công ty khi phản hồi lại email của bạn có khả năng sẽ vào các hòm thư quảng các hay spam do một số vấn đề bất khả kháng, do đó bạn nên kiểm tra liên tục email của mình kể cả các mục quảng cáo và spam để chắc chắn rằng bạn không bị lỡ bất kì một email nào từ nhà tuyển dụng.

Một số email mẫu mà bạn nên tham khảo:

Dear [Hiring Manager’s Name],

I recently saw your job posting for the [Job Title] position on [where you saw it]. Based on the information you provided, I am quite interested in this position. Upon review of my application materials, I hope that you can see why I would be a good fit for this job.

[Two paragraphs that detail your previous job experience. Explain how it directly relates to the role you’re applying to.]

My resume is attached to the email. Thank you for taking the time to look through my application materials. If you have any questions about the information I included, please reach out. I look forward to hearing from you.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Contact Information]

 

Ví dụ một email cụ thể:

 

Dear Mr. Davies,

I recently saw your job posting for the Dog Walker position on Glassdoor. Based on the information you provided, I am quite interested in this position. Upon review of my application materials, I hope that you can see why I would be a good fit for this job.

Ever since I was a child, I have had a deep love for animals, especially dogs. I grew up with two Yellow Labs, so I understand the importance of staying in control while walking strong dogs. Along with walking my own dogs, I have over five years of experience taking care of my neighbor’s two dogs while they are away.

For the past two years, I have been taking dog training courses through We Love Dogs. I have learned a lot about dog behavior, especially when they are on a lead. With this knowledge of dog training, I can ensure your dog will be safe and well behaved on walks. 

My resume is attached to the email. Thank you for taking the time to look through my application materials. If you have any questions about the information I included, please reach out. I look forward to hearing from you.

Sincerely,

Leslie Reals

[email protected]

555-555-5555

---

Các dịch vụ nhân sự của Aniday

---