Các kỹ năng cơ bản để phụ trách mảng C&B - Chia sẻ từ chuyên gia HR

Sau khi đảm nhận trách nhiệm về nhân sự liên quan đến bồi thường tại công ty, tôi phải đối mặt với một thách thức lớn do hiểu biết và kỹ năng của mình về lĩnh vực này gần như là con số không. Qua những giai đoạn khó khăn, tôi đúc kết được một số quan sát và kinh nghiệm đáng giá về công việc C&B.

Ngoài kiến thức về pháp lý, sự thận trọng và khả năng quản lý, tôi nhận thấy rằng những người quản lý C&B cần phải có những kỹ năng cơ bản khác nữa. Những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực nhân sự thường giữ bí mật về những khía cạnh này.

Với may mắn, tôi đã được giao trách nhiệm quản lý C&B của công ty từ đầu năm nay. Nhưng thực sự trước đó, tuy làm hơn hai năm trong lĩnh vực nhân sự, nhưng kiến thức và kỹ năng về C&B gần như bằng không. Dù vậy, qua quá trình chuyển giao, tôi đã trải qua một giai đoạn khó khăn, nhưng kỹ năng làm việc của tôi đã mở ra một thế giới mới.

Trong suốt sáu tháng qua, những người mới chịu trách nhiệm về lương đã đúc kết những quan sát và kinh nghiệm quý báu liên quan đến vấn đề lương bổng. Hãy tìm hiểu cùng Aniday!

I. Nội dung công việc

Công việc liên quan đến lương thường được quy định theo một lộ trình tương đối ổn định, ví dụ như việc nhận lương vào cuối mỗi tháng, nộp thuế thu nhập ở đầu tháng, điều chỉnh bảo hiểm hàng năm, và quy trình khác như khai báo thuế cá nhân cuối năm và đầu năm, cũng như việc phân phối tiền thưởng và đóng phí bảo hiểm y tế thế hệ thứ hai. 

Ngoài ra, các nhiệm vụ đặc biệt như báo cáo về người mới gia nhập và thông tin về sự nghỉ việc của đồng nghiệp cũng là phần cần được chú ý. Dữ liệu về lương của thành viên trong bộ phận thường được sử dụng làm căn cứ để điều chỉnh lương.

Lợi ích của việc sử dụng lịch trình cố định là sự ổn định, giảm thiểu sự thay đổi đột ngột hàng tháng. Khi một lịch trình đã được thiết lập, việc tuân thủ theo đó giúp giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc trễ hẹn trong quy trình. Tuy nhiên, đồng điều này cũng đồng nghĩa với việc không có động lực tự nhiên để cải thiện và thích ứng nhanh chóng nếu có thay đổi ngoại lệ nào xuất hiện.

II. Hệ thống lương ưu và nhược điểm

Công ty chúng tôi sở hữu một hệ thống bảng lương tiện lợi, giảm bớt gánh nặng tính toán thủ công, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô dưới 100 nhân viên.

Ưu điểm 

• Quy trình xác định hoàn chỉnh: Dữ liệu và công thức liên quan đến tiền lương được nhập vào hệ thống, giúp giảm thiểu sai sót. Hệ thống tự động theo dõi và tính toán dữ liệu ở giai đoạn đầu, đồng thời tự động điều chỉnh khi có thay đổi (ví dụ, thông tin bảo hiểm y tế). Điều này giúp tránh những vấn đề liên quan đến sai sót và giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự.

Nhược điểm

• Sự hạn chế trong một số trường hợp: Việc kiểm soát nghiêm ngặt có thể làm cho quy trình linh hoạt hạn chế. 

Ví dụ, khi tính toán lương hàng tháng, không thể thực hiện các hoạt động thưởng ngay lập tức, mà phải chờ đến ngày thanh toán lương thường là vào cuối tháng.

Ngoài ra, nhân viên CNTT quản lý hệ thống không nhất thiết phải hiểu rõ về các khía cạnh nhân sự hay pháp lý. Họ chỉ có thể đưa ra lời khuyên hệ thống trong các trường hợp yêu cầu hoặc khi gặp vấn đề. Trong các tình huống lương bất thường hoặc khẩn cấp, sự tương tác linh hoạt giữa nhân sự và hệ thống là yếu tố quan trọng để đảm bảo giải quyết hiệu quả.

III. Kỹ năng cần có của nhân viên C&B

Như đã đề cập ở trên, khả năng mà nhân viên lương yêu cầu không gì khác hơn là sự quen thuộc với luật và quy định lao động, và nên chú ý đến những thay đổi trong luật và quy định có liên quan bất cứ lúc nào (chẳng hạn như điều chỉnh khoảng cách nghỉ hưu lao động và sức khỏe, luật rút lao động, v.v.); khả năng vượt trội, bởi vì thường cần phải sắp xếp hoặc tính toán một lượng lớn dữ liệu, công thức của excel có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Cũng tránh những sai lầm của bài tập về nhà thủ công; hãy cẩn thận, nhạy cảm với các con số để tìm ra những bất thường và tìm ra lý do cho những bất thường là có sự thay đổi trong dữ liệu? Hay hệ thống cần được điều chỉnh? Hay đó là lỗi hoạt động của con người?

Ngoài ra, cũng có sự tương tác với các giám sát viên, bởi vì những dữ liệu này thường có thể truy cập được đối với các nhà lãnh đạo của các bộ phận khác nhau và họ sẽ có một số nhu cầu mà bạn cần giải quyết khẩn cấp; hoặc trong những tình huống rất tạm thời, bạn sẽ cần thay đổi dữ liệu.

Tôi đã từng gặp một thông báo tạm thời về số tiền bất thường vào đêm trước khi tiền thưởng được phát hành, khiến tất cả các quy trình phải vội vàng chạy vào sáng hôm sau (tiền thưởng không thể bị trì hoãn trong giây lát).

Việc theo dõi trường hợp này cũng đã ảnh hưởng đến một số vấn đề gây ra bởi hoạt động truy xuất nguồn gốc của hệ thống, chưa kể ở đây. Do đó, việc duy trì mối quan hệ tốt và tương tác với các nhà lãnh đạo không thể tách rời khỏi công việc của bạn. Tôi hy vọng bạn không thường xuyên hỏi chúng tôi những vấn đề!

IV. Kỹ năng quản lý Cảm xúc 

Mặc dù hoạt động lương sẽ tương đối đơn giản nếu có một hệ thống, quá trình trả lương luôn là một quá trình tẻ nhạt, và không có sai lầm nào được phép ở giữa. Bạn có thể tưởng tượng rằng nếu có lương của một nhân viên thấp hơn, đó chắc chắn là một tình huống mà điều gì đó sẽ xảy ra (không chỉ cảm xúc của nhân viên, mà còn cả các vấn đề pháp lý).

Do đó, nhiều người sẽ biết rằng không có gì quan trọng vào cuối tháng và không can thiệp vào nhân viên tiền lương, bởi vì áp lực vào thời điểm này sẽ khiến sự lo lắng của họ phá vỡ bảng. Họ cần rất nhiều sự tập trung và thận trọng để xem xét toàn bộ bài tập về nhà, tìm ra những bất thường và giải quyết vấn đề, và đôi khi cần phải gỡ lỗi (bạn nói đúng). , bởi vì hệ thống không phải là toàn năng, khi chúng ta gặp phải sự bất thường trong tính toán dữ liệu, chúng ta thường tìm cách tự giải quyết nó, trừ khi chúng ta cần di chuyển đến phía sau của hệ thống để tìm CNTT).

Một người bạn mà tôi biết luôn nói rằng anh ấy rất lo lắng đến nỗi anh ấy cần uống thuốc dạ dày mỗi ngày. Anh ấy sẽ không cảm thấy nhẹ nhõm một chút cho đến ngày tiền lương hoặc tiền thưởng của anh ấy được trả. XD, và sau đó anh ấy lo lắng mỗi ngày.

V. Giữ bí mật

Không cần phải nói, bảo mật tiền lương là một quy luật sắt đối với mỗi công ty và sẽ luôn có những đồng nghiệp quan tâm hoặc vô tình quan tâm đến việc lắng nghe vào những thời điểm nhạy cảm hơn (chẳng hạn như phân phối tiền thưởng).

Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn!