Bí quyết viết email xin việc đúng chuẩn

Trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp hầu như đều sử dụng các nền tảng trực tuyến để đăng tải công việc và ứng viên sẽ sử dụng email cá nhân để ứng tuyển. Vậy liệu bạn đã biết cách viết email xin việc chưa? Nếu chưa thì hãy tham khảo bài viết này của Aniday nhé!

Email xin việc là gì? Điểm khác biệt giữa email xin việc và thư xin việc

Email xin việc là một hình thức liên lạc với nhà tuyển dụng qua đường truyền internet, thay vì gửi thư truyền thống như hồi xưa. Nhờ vào nhiều ưu điểm như tiết kiệm thời gian, chi phí, dễ dàng chỉnh sửa mà hình thức email được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, cách viết email xin việc cũng có những điểm khác biệt so với thư xin việc mà bạn cần lưu ý:

• Ngắn gọn, rõ ràng và tránh sử dụng các từ ngữ quá trang trọng hay cầu kỳ.
• Tiêu đề nêu rõ vị trí ứng tuyển và tên công ty.
• Có lời chào, giới thiệu bản thân, kinh nghiệm và kỹ năng liên quan, lý do ứng tuyển và lời kết.
• Có chữ ký bao gồm tên, số điện thoại, email và địa chỉ liên lạc.

Tips để viết email xin việc chuẩn xác

Để học được cách viết email xin việc đúng chuẩn, bạn cần tuân theo những nguyên tắc sau:

• Tìm hiểu kỹ thông tin về công ty và vị trí ứng tuyển 
• Chọn một địa chỉ email chuyên nghiệp, tránh sử dụng các biệt danh
• Kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp và định dạng của email trước khi gửi
• Gửi email vào thời điểm thích hợp (thường là giờ hành chính)

Cách viết email xin việc bằng tiếng Việt

Để biết được cách viết email xin việc bằng tiếng việt, bạn hãy tham khảo các bước sau:

• Bước 1: Chọn tiêu đề email
• Bước 2: Viết lời chào
• Bước 3: Giới thiệu bản thân và mục đích gửi email
• Bước 4: Kết thúc email và kèm theo các tài liệu
• Bước 5: Viết lời chào tạm biệt và ký tên

Để viết email xin việc bằng tiếng Việt, bạn có thể tham khảo mẫu sau:

Tiêu đề: [Vị trí ứng tuyển] - [Tên ứng viên] - [Tên công ty]

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Tôi là [Tên ứng viên], hiện đang là [Vị trí hiện tại] tại [Công ty hiện tại]. Tôi được biết về vị trí [Vị trí ứng tuyển] của công ty Anh/Chị qua [Nguồn thông tin]. Tôi rất quan tâm và mong muốn được làm việc tại công ty Anh/Chị.

Tôi có [Số năm] năm kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực liên quan], đã từng tham gia vào các dự án [Tên các dự án liên quan]. Tôi có khả năng [Kỹ năng chuyên môn], [Kỹ năng mềm] và [Kỹ năng khác]. Tôi tin rằng tôi sẽ đóng góp được nhiều cho sự phát triển của công ty Anh/Chị.

Lý do tôi ứng tuyển vào công ty Anh/Chị là vì tôi đánh giá cao [Giá trị cốt lõi], [Mục tiêu] và [Văn hóa] của công ty. Tôi cũng mong muốn được học hỏi và phát triển bản thân trong một môi trường chuyên nghiệp và năng động như công ty Anh/Chị.

Tôi gửi kèm theo email này CV của tôi để Anh/Chị có thể tham khảo thêm. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị sớm nhất có thể.

Xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email của tôi.

Trân trọng,

[Tên ứng viên]

[Số điện thoại]

[Email]

[Địa chỉ liên lạc]

Cách viết email xin việc bằng tiếng anh

Nếu bạn muốn biết cách viết email xin việc bằng tiếng anh, bạn cần chú ý đến những điểm sau:

• Bước 1: Chọn tiêu đề email
• Bước 2: Viết lời chào
• Bước 3: Giới thiệu bản thân và mục đích gửi email
• Bước 4: Kết thúc email và kèm theo các tài liệu
• Bước 5: Viết lời chào tạm biệt và ký tên

Ví dụ:

Tiêu đề: Application for the position of Marketing Manager"

Dear Mr./Ms. (tên người nhận)

My name is (tên bạn) and I am a (chuyên ngành) with (kinh nghiệm). I am writing to express my interest in the position of Marketing Manager at your company.

I have over five years of experience in marketing, managing various campaigns and projects for different clients. I have successfully increased brand awareness, customer loyalty and sales revenue for several companies. I have also received several awards and recognitions for my work.

Thank you for your consideration of my application. I would love to discuss this opportunity further with you. Please let me know if you have any questions or if you would like to schedule an interview. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

(Tên bạn)

Những tài liệu nên gửi kèm với email xin việc

Để cách viết email xin việc của bạn thêm phần chuyên nghiệp và thuyết phục, bạn nên gửi kèm các tài liệu sau:

CV

Đây là tài liệu quan trọng nhất khi viết email xin việc. Vì CV chính là bản tóm tắt về bản thân, học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và sở thích của bạn. 

CV giúp nhà tuyển dụng hiểu được bạn là ai, bạn có khả năng gì và bạn đã làm gì trong quá khứ. Bạn nên chọn một mẫu CV phù hợp với ngành nghề và vị trí bạn ứng tuyển. Bạn cũng nên cập nhật CV thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong sự nghiệp của bạn.

Portfolio

Portfolio là bộ sưu tập các sản phẩm, dự án hoặc công trình mà bạn đã thực hiện hoặc tham gia. Portfolio có thể phản ánh được khả năng sáng tạo, chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của bạn. 

Bạn nên chọn những sản phẩm hay dự án có liên quan đến vị trí bạn ứng tuyển, và giải thích rõ ràng vai trò, mục tiêu và kết quả của bạn trong đó. Ngoài ra, nếu bạn có thể tạo một trang web, một file PDF hoặc một video để trình bày portfolio của bạn thì sẽ thu hút nhà tuyển dụng hơn..

Thư xin việc

Thư xin việc là tài liệu bổ sung cho CV, giúp bạn giới thiệu bản thân và nêu rõ lý do bạn muốn và phù hợp với vị trí bạn ứng tuyển. Thư xin việc cũng là cơ hội để bạn thể hiện sự nhiệt huyết, đam mê và thái độ làm việc của bạn. Bạn nên viết thư xin việc theo cấu trúc sau:

• Lời chào: giống như email xin việc
• Đoạn mở đầu: giới thiệu bản thân và vị trí bạn ứng tuyển
• Đoạn thân: nói về những lý do bạn muốn làm việc tại công ty, những kỹ năng và kinh nghiệm liên quan của bạn, những thành tích và giá trị mà bạn có thể mang lại cho công ty
• Đoạn kết: cảm ơn nhà tuyển dụng và kêu gọi hành động
• Chữ ký: giống như email xin việc

Thư giới thiệu

Thư giới thiệu là tài liệu do một người khác (thường là người quen, cấp trên hoặc đồng nghiệp) viết để khẳng định về những phẩm chất, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Nếu có thể gửi kèm thư giới thiệu thì nhà tuyển dụng có cái nhìn khách quan và tin cậy hơn về bạn. 

Người viết thư giới thiệu cho bạn nên là người có uy tín trong lĩnh vực,ngành nghề mà bạn ứng tuyển và biết rõ về bản thân và sự nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, bạn cũng nên cung cấp thông tin về công ty và vị trí mà mình ứng tuyển cho người viết để có được một lá thư giới thiệu đạt chuẩn nhất.

Những lỗi sai thường thấy ở email xin việc

Để tránh gây ấn tượng xấu cho nhà tuyển dụng, bạn nên tránh những lỗi sai sau khi viết email xin việc:

• Viết email quá dài hoặc quá ngắn: Email xin việc của bạn nên có độ dài khoảng 3-5 đoạn, không quá 300 từ.  
• Viết email không rõ ràng: Không sử dụng các từ chung chung như "Job application" hay "Resume" mà nên sử dụng các từ khóa liên quan đến vị trí bạn ứng tuyển, ví dụ: "Application for the position of Marketing Manager". 
• Gửi email cho nhiều người nhận cùng một lúc: Bạn nên gửi email riêng cho từng người nhận, và tùy biến nội dung email theo từng công ty và vị trí.
• Viết tiêu đề email không rõ ràng: Bạn nên viết cụ thể vị trí ứng tuyển, tên của bạn và lý do bạn gửi email.
• Viết nội dung email quá dài hoặc quá ngắn: Nội dung email xin việc của bạn nên có độ dài vừa phải, bạn chỉ cần giới thiệu ngắn gọn về bản thân, kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến công việc, nêu lý do bạn quan tâm đến công ty và vị trí đó, và kết thúc email bằng một lời cảm ơn và mong muốn được phỏng vấn.
• Viết email không chính xác về ngữ pháp, chính tả hay câu cú: Lỗi sai này làm giảm uy tín và chuyên nghiệp của bạn trong mắt người nhận, do đó, bạn nên kiểm tra kỹ lại email trước khi gửi.
• Thiếu hoặc gửi sai tài liệu đính kèm: Nếu bạn gửi thiếu hoặc sai những tài liệu quan trọng như CV, Portfolio thì rất có thể bạn sẽ mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng và bị loại khỏi danh sách ứng viên. 

Hy vọng bài viết này của Aniday đã cung cấp cho bạn những bí quyết cách viết email xin việc đúng chuẩn, cũng như những lỗi sai thường thấy ở email xin việc mà bạn nên tránh. Chúc bạn thành công trong việc tìm kiếm công việc mới!