6 kỹ năng viết mail mời phỏng vấn cực kỳ hiệu quả

Trong quá trình tuyển dụng, email là một phương tiện hiệu quả để gửi thông tin đến ứng viên. Ngay cả sau khi đã đạt được thỏa thuận qua điện thoại, tôi khuyên bạn nên gửi một email xác nhận để tránh tình trạng thiếu thông tin khi cần kiểm tra lại.

Bài viết này của Aniday tập trung chia sẻ về nội dung cần có trong email liên quan đến quá trình tuyển dụng, bao gồm những yếu tố quan trọng. Đồng thời, tôi cũng cung cấp ví dụ để giúp mọi người hiểu rõ hơn về cách thực hiện điều này.

Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong lĩnh vực nhân sự hiện nay, ví dụ mà tôi chia sẻ sẽ tập trung vào việc tiếp thị thương hiệu của nhà tuyển dụng. Điều này tạo ra sự khác biệt so với email truyền thống, nhấn mạnh vào việc làm thế nào để thu hút ứng viên thông qua việc xây dựng và truyền tải hình ảnh tích cực về công ty.

Thông tin trong thư mời phỏng vấn, ghi điểm cho nhà tuyển dụng!

• Lời chào

• Thông báo bạn là ai

• Giới thiệu ngắn gọn về công ty

• Mô tả ngắn gọn vị trí đang tìm / phù hợp với người khác ở đâu (tại sao muốn mời phỏng vấn)

• Thông báo mong đợi của bạn

• Để lại thông tin liên hệ đầy đủ của bạn

• Ví dụ về thư mời phỏng vấn

Lời chào

Giống như viết Email, đầu tiên cần phải chào hỏi, tùy vào văn hóa / thói quen của công ty, bạn có thể sử dụng các lời chào khác nhau, ví dụ: Xin chào, Hi, Hello. 

• Mẹo nhỏ: Sau lời chào, hãy copy và paste tên của ứng viên. Mẹo nhỏ này có vẻ không có gì, nhưng hầu hết các doanh nghiệp khi lần đầu tiếp xúc với ứng viên, thực sự rất ít người sẵn lòng làm thêm bước này. 

Thông báo bạn là ai, đến từ công ty nào

Sau lời chào, bạn cần thông báo bạn là ai, đến từ công ty nào, có thể ghi kèm chức vụ hoặc không và giới thiệu ngắn gọn về công ty

Ví dụ: công ty tên gì, là công ty con của tập đoàn nào, là chi nhánh Việt Nam của công ty nước ngoài nào, sản phẩm chính của công ty là gì. Hãy chọn những gì bạn nghĩ rằng khi viết ra sẽ thu hút ứng viên..

Mô tả ngắn gọn vị trí đang tìm / phù hợp với người khác ở đâu (tại sao muốn mời phỏng vấn)

Cách mô tả vị trí trong tuyển dụng thường chỉ đơn giản thông báo chức danh. Tuy nhiên, bạn có thể đổi mới bằng cách sử dụng một câu mô tả, làm tăng sự hấp dẫn và hiệu quả mời phỏng vấn.

• Mẹo Nhỏ: Hãy xem xét mô tả vị trí từ nhiều góc độ như kỹ năng và điều kiện tư cách. Trong quá trình xem xét hồ sơ ứng viên, tôi thường chú ý đến các yếu tố này để đưa ra quyết định.

Nếu ứng viên là người mới và chưa có kinh nghiệm thực tế, tôi sẽ sử dụng chức danh để thông báo về vị trí cụ thể hoặc mô tả nhóm những người có hứng thú với công việc cụ thể. Đối với những ứng viên có kinh nghiệm trong ngành, tôi sẽ tìm kiếm những người có đặc điểm tương đồng và mô tả rằng đang tìm kiếm người có kinh nghiệm tương tự. Nếu họ có những kỹ năng đặc biệt, tôi sẽ nêu rõ đang tìm kiếm người biết về lĩnh vực đó. Điều này không chỉ giúp tạo ấn tượng tích cực với ứng viên mà còn thể hiện sự chú ý và sự đánh giá cao đối với hồ sơ của họ từ phía công ty.

Thông báo mong đợi của bạn

Sau khi giới thiệu vị trí bạn muốn mời phỏng vấn, bạn có thể tiếp tục thông báo bạn hy vọng họ làm gì, ví dụ như muốn họ gọi lại thì hãy cung cấp thông tin liên lạc, hay trực tiếp vào phỏng vấn. Dưới đây là một số ví dụ: 

Nếu hy vọng họ gọi lại, nhận cuộc gọi… … 

Vì không thể liên lạc với bạn qua điện thoại, xin vui lòng cung cấp thời gian thuận tiện để trao đổi.

Nếu hy vọng họ cung cấp thông tin liên lạc … … 

Hiện tại, trong quá trình tuyển dụng, nguồn nhân lực của chúng tôi cho phép ứng viên tùy chọn ẩn thông tin liên lạc, đặc biệt là số điện thoại, khiến doanh nghiệp không thể dễ dàng tiếp cận và liên lạc trực tiếp. Chúng tôi rất muốn trò chuyện và giới thiệu chi tiết về vị trí mà bạn quan tâm. Tuy nhiên, vì không thể liên lạc trực tiếp, chúng tôi mong nhận được cơ hội phỏng vấn để chia sẻ thông tin chi tiết hơn.

Nếu bạn quan tâm và mong muốn mời bạn tham gia phỏng vấn, chúng tôi xin mời bạn chia sẻ thời gian thuận tiện để chúng tôi có thể sắp xếp cuộc trò chuyện. Điều này giúp bạn có cơ hội hiểu rõ hơn về chúng tôi và vị trí cụ thể.

• Mẹo nhỏ: Để làm cho lời mời trở nên hấp dẫn hơn, hãy nhấn mạnh một số điểm thu hút trong công ty. Ví dụ, nếu bạn đang ứng tuyển vị trí nhiếp ảnh, chúng tôi có phòng chụp ảnh và phòng chỉnh sửa riêng. Hoặc nếu vị trí này có tiềm năng quản lý dự bị, chúng tôi đang định vị nó như vậy để phát triển trong tương lai.

Sau khi bạn hiểu về mong đợi của chúng tôi, hãy xem các điểm đặc biệt về phúc lợi và đặc điểm của công ty chúng tôi dưới đây:

[Phúc lợi dành cho nhân viên]

• Mỗi năm, mỗi nhân viên được hỗ trợ với 10.000 đô la cho học phí.

• Hàng tuần, chúng tôi tổ chức Happy Hour, tạo không khí làm việc tích cực.

• Mẹo nhỏ: Để giúp bạn hiểu rõ hơn về chúng tôi, chúng tôi đính kèm thông tin trong email, giới thiệu công ty, hoặc sản phẩm của chúng tôi. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về chúng tôi trước khi quyết định tham gia phỏng vấn.

Chúng tôi mong rằng bạn sẽ xem xét thông tin này và sẽ sẵn lòng tham gia cuộc phỏng vấn cùng chúng tôi. Rất mong được hồi âm từ bạn sớm.

Để lại thông tin liên lạc đầy đủ của bạn

Phần này có thể để hoặc không để, nếu sợ bị ứng viên làm phiền, chỉ cần đính kèm một chữ ký có chức danh đơn giản. Tuy nhiên nếu để lại thì ứng viên muốn gọi lại cũng sẽ thuận tiện hơn.

Ví dụ về thư mời phỏng vấn

Chào anh/chị OO,

Tôi là đại diện nhân sự của Miriam - công ty chuyên về sản phẩm OO. Chúng tôi đang mở rộng đội ngũ và rất muốn kết nối với những tài năng như anh/chị trong lĩnh vực OO.

Do không thể liên lạc trực tiếp với anh/chị, tôi hy vọng có cơ hội trao đổi thêm thông tin về cơ hội việc làm của chúng tôi. Nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào, hãy đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với tôi.

[Tại sao nên tham gia cùng chúng tôi]

- Khám phá OO với sự đa dạng và sáng tạo.

- Tham gia vào dự án OOOO đầy thách thức và ý nghĩa.

- Hỗ trợ và phát triển bản thân trong môi trường chuyên nghiệp OOOOOOO.

Rất mong có dịp trò chuyện và chia sẻ thêm với anh/chị.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Nhân sự - Miriam

Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn!