Notion AI - Tối ưu hoá trải nghiệm ghi chú và quản lý công việc

Có lẽ Notion là công cụ không còn xa lạ với nhiều người dùng từ học sinh, sinh viên đến người làm văn phòng. Công cụ giúp ích rất nhiều trong việc quản lý thời gian biểu, dự án một cách hiệu quả. Nhưng Notion đã nâng cấp lên với việc tích hợp AI,giúp ích rất nhiều cho người dùng. Cùng khám phá xem cách sử dụng Notion AI có gì đặc biệt trong bài viết dưới đây. 

I. Giới thiệu về Notion AI

1. Notion AI là gì?

Notion AI là một dạng công cụ được nâng cấp với tính năng Generative AI.  Công cụ mở rộng khả năng của Notion bằng các chức năng được hỗ trợ bởi AI, đặc biệt là tính năng Hỏi & Đáp cho phép người dùng nhanh chóng trích xuất thông tin từ nội dung Notion của họ. Công cụ này cũng được trang bị để hỗ trợ các nhiệm vụ viết và lên ý tưởng, chuyển đổi dữ liệu mở rộng thành những nội dung ngắn gọn. Nhằm mục đích nâng cao năng suất trong việc quản lý và tạo tài liệu, Notion AI kết hợp hoàn hảo với giao diện của Notion với những thao tác vô cùng đơn giản . 

2. Đối tượng nào có thể sử dụng Notion AI?

• Các đội nhóm, tổ chức: Công cụ được tích hợp với Notion giúp quản lý các dự án chung một cách hiệu quả khi các tiến độ công việc được AI quản lý chi tiết và dễ dàng tra cứu qua mục Q&A

• Các nhà quản lý dự án: Giúp phân công việc cho các thành viên trong nhóm hiệu quả, giúp lên ý tưởng hay nghiên cứu cho dự án trên cả Notion AI và không cần di chuyển sang một trang web khác. 

• Cá nhân (học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng): Với Notion AI, người dùng cá nhân có thể sử dụng như một công cụ quản lý thời gian biểu hiệu quả hay sáng tạo nội dung.

3. Các tính năng chính

• Q&A Tool: cho phép người dùng nhanh chóng lấy thông tin từ nội dung Notion của họ thông qua định dạng câu hỏi và trả lời đơn giản từ Chatbox.

• Hỗ trợ viết và lên ý tưởng: Công cụ AI giúp bạn tạo ra ý tưởng, dàn ý và nội dung ngay trong Notion.

• Tóm tắt dữ liệu: công cụ có thể biến khối lượng lớn dữ liệu thành thông tin rõ ràng, ngắn gọn và hữu ích, hợp lý hóa việc quản lý nội dung trong dữ liệu lưu trữ của bạn.

II. Cách sử dụng chi tiết

1. Cách đăng ký

Bước 1: Bạn truy cập vào link: https://www.notion.so/ để đến trang chính của Notion.

Trang chính của Notion AI

Bước 2: Hãy nhấn “Get Notion free” để đăng ký tài khoản, và “Log in” để đăng nhập nếu bạn đã có tài khoản  Notion. 

Bước 3: Tại phần “Sign up”, có hai cách để bạn tạo tài khoản Notion là nhập tên Email > nhận code tại Email của mình hoặc bạn có thể liên kết trực tiếp từ tài khoản Google tại “Continue with Google”.

Sau đó, màn hình chính sẽ chuyển đến tài khoản Notion của bạn như sau:

Nếu bạn đã sử dụng Notion trước đó thì việc đăng ký tài khoản tại Notion AI cũng tương tự như vậy.

2. Cách sử dụng các tính năng nổi bật

Điều nổi bật ở NotionAI là bạn không cần phải chuyển giữa các giao diện để sử dụng tính năng AI. Để sử dụng Notion AI, bạn có thể thao tác lên dữ liệu bạn lưu trữ trên Notion hoặc tạo một trang mới.

Bước 1: Chọn tạo trang mới tại mục “New page” bên góc trái của màn hình.

Cách tạo trang mới trên Notion

Bước 2: Đặt tên cho dự án của bạn tại mục “Untitled” > Chọn định dạng cho dự án của bạn: Table, Board, List, Timeline, Calendar, Gallery,...

Bước 3: Chọn vào phần trống dưới phân loại dự án để bắt đầu nhập nội dung của bạn hay sử dụng tính năng AI.

Bước 4: Sau đó, dòng lệnh “Press ‘space’ for AI, ‘/’ for command” xuất hiện trên màn hình. 

Bước 5: Bạn hãy nhấn phím cách để các tính năng của AI hiện ra.

2.1 Tính năng lên ý tưởng

Với các tính năng như lên ý tưởng (Brainstorm ideas, Blog post, Outline,...) bạn chỉ cần chọn một tính năng mình muốn và sau đó nhập yêu cầu của bạn vào thanh công cụ. Ví dụ, bạn muốn lên dàn ý cho một bài viết về chủ đề “bán hàng rong tại Thành phố HCM (street vendor in Ho Chi Minh city)” thì bạn cần chọn mục “Outline”. 

Sau đó, câu lệnh đơn giản mà NotionAI đề xuất cho bạn là “Write an outline about….”, bạn chỉ cần nhập chủ đề mà bạn chọn tiếp sau đó. 

Tiếp theo đó, Notion AI sẽ đề xuất cho bạn một dàn ý về chủ đề này một cách chi tiết cho bạn tham khảo. 

Bên cạnh, bạn có thể phát triển thêm nội dung này với các tính năng khác như: “Continue writing” (Viết tiếp) hay “ Make longer” (Viết dài hơn). 

2.2 Tính năng đọc thông tin

Notion AI còn tích hợp tính năng đọc dữ liệu được cung cấp ở mục “Generate from page” với các tác vụ như: Summarize (tóm tắt), Translate (Dịch), Explain this (Giải thích thêm),.....

Tương tự với tính năng lên ý tưởng, bạn chỉ cần chọn vào tác vụ bạn muốn AI thao tác. Ví dụ, bạn muốn dịch nội dung đang nghiên cứu sang Tiếng Việt bạn có thể chọn vào mục “Translate” > chọn “Vietnamese”

Nội dung sẽ hiện ra ở phiên bản Tiếng Việt, giúp bạn đỡ phải chuyển sang các công cụ khác để dịch nội dung của mình.

2.3 Tính năng chỉnh sửa nội dung

Bên cạnh việc giúp bạn lên ý tưởng, lập dàn ý thì NotionAI còn giúp bạn cải thiện bài viết của mình bằng các tác vụ như: Improve Writing (Cải thiện bài viết), Fix spelling & grammar (Chỉnh sửa ngữ pháp), Make shorter (Viết ngắn hơn), Change tone (Thay đổi giọng điệu),.....

Những tính năng này có thể rất hữu ích cho bạn trong việc viết bài, còn giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn. 

III. Ưu điểm

• Nâng cao năng suất: Notion AI giúp bạn tăng tốc độ truy xuất thông tin và tạo nội dung. 

• Hỗ trợ viết: Giúp bạn tạo ra ý tưởng, dàn ý và bản nháp ngay trên nội dung lưu trữ trên Notion

• Tóm tắt dữ liệu: Công cụ này giúp tổng kết các tập dữ liệu lớn một cách hiệu quả.

• Giao diện thân thiện với người dùng: Tích hợp mượt mà với các tính năng hiện có của Notion, giúp bạn đỡ phải chuyển giao giữa các công cụ với nhau.

• Tính linh hoạt: Công cụ hữu ích cho nhiều nhiệm vụ mang tính chuyên môn và cá nhân.

IV. Hạn chế

• Hạn chế về vấn đề truy xuất của AI: Đôi lúc, Notion AI có thể gặp khó khăn với các truy vấn phức tạp, nhiều trạng thái hoặc các nhiệm vụ đòi hỏi tính sáng tạo cao.

• Sự phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu:  Notion AI xử lý nội dung trên dữ liệu bạn có sẵn nên độ chính xác của phản hồi AI phụ thuộc vào chất lượng của dữ liệu đầu vào.

• Yêu cầu về dữ liệu có cấu trúc: Cách tối ưu hóa nội dung của Notion AI cần có một cấu trúc nhất định nên cơ sở dữ liệu Notion cần được tổ chức tốt để hoạt động tối ưu hơn. 

• Mối lo ngại tiềm ẩn về quyền riêng tư: Có lẽ giống như bất kỳ công cụ AI nào, quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu là những điều cần cân nhắc.

V. Biểu phí

Notion AI cũng có các giới hạn về số lượt sử dụng miễn phí, với tối đa 20 lần trên một tài khoản cá nhân. Nếu bạn thấy rằng Notion AI giúp bạn tối ưu trong công việc thì có thể thử đăng ký phiên bản nâng cấp của Notion. Đây là bảng phí nâng cấp mà bạn có thể tham khảo:

VI. Đánh giá tổng quan

• Về giao diện: Như đã đề cập từ trước, Notion AI được tích hợp với Notion nên giao diện khá dễ dàng cho những người đã sử dụng Notion trước đó. Đối với người mới sử dụng thì cần nhiều thời gian hơn để làm quen với các tính năng AI. Điểm tối ưu của Notion AI là giúp bạn soạn sẵn các câu lệnh để nhập. Tuy nhiên, việc sắp xếp các kết quả còn chưa hợp lý, khiến bạn khó có thể đọc được nội dung cần thiết. 

• Về tính xác thực của nội dung: Do Notion AI chuyên xử lý các nội dung được cung cấp vào nên việc nội dung mang tính xác thực dựa vào dữ liệu mà bạn cung cấp.

• Về tính ứng dụng: Notion AI có tính ứng dụng cao khỉ giúp người dùng tổng hợp - phân tích và phát triển ý khá tốt, giúp cải thiện được chất lượng nội dung một cách hiệu quả.