Employment Pass Malaysia 2026: Neue Gehaltsregeln & Antragsleitfaden
Kategorie I erfordert jetzt RM20,000/Monat — was sich am 1. Juni 2026 geändert hat, welche Dokumente Sie benötigen und wie der Prozess wirklich abläuft
Kurz gesagt: Zum 1. Juni 2026 hat Malaysia die Gehaltsschwellen für den Employment Pass (die Arbeitserlaubnis für ausländische Fach- und Führungskräfte) nahezu verdoppelt — Kategorie I erfordert nun ein Grundgehalt von RM20,000+/Monat (zuvor RM10,000), Kategorie II RM10,000–19,999 und Kategorie III RM5,000–9,999 — mit kumulativen Aufenthaltsobergrenzen von 10/10/5 Jahren und verpflichtenden Nachfolgeplänen für die Kategorien II und III. Es zählt ausschließlich das Grundgehalt; Zulagen und Boni werden nicht berücksichtigt. Für deutschsprachige Unternehmen, die Mitarbeiter nach Malaysia entsenden, ist dieser Leitfaden der schnellste Weg durch die neuen Regeln — geschrieben vom Aniday-Team, das über unsere malaysische Gesellschaft Aniday Sdn Bhd wöchentlich EP-Anträge über die ESD einreicht. Geprüft am 10. August 2026.
Employment-Pass-Kategorien und Gehaltsschwellen 2026
| Kategorie | Mindest-Grundgehalt (ab 1. Juni 2026) | Maximale Dauer | Nachfolgeplan |
|---|---|---|---|
| EP Kategorie I | RM20,000+/Monat (~US$4,400) | 10 Jahre kumulativ | Nicht erforderlich |
| EP Kategorie II | RM10,000–19,999/Monat | 10 Jahre kumulativ | Erforderlich |
| EP Kategorie III | RM5,000–9,999/Monat | 5 Jahre kumulativ | Erforderlich |
Drei Details, die Arbeitgeber häufig überraschen: Die Schwellen gelten für Verlängerungen ebenso wie für Neuanträge; die Aufenthaltsobergrenzen sind kumulativ über die gesamte Zeit eines Expatriates in Malaysia, nicht je Pass; und die Berechtigung wird ausschließlich anhand des Grundgehalts beurteilt — die Vergütung in Zulagen umzustrukturieren, um in eine niedrigere Kategorie zu fallen, funktioniert nicht mehr und wurde ohnehin nie anerkannt. EP-Anträge müssen zudem auf dem bestätigten Gehalt nach der Probezeit basieren, das im Arbeitsvertrag eindeutig ausgewiesen sein muss.
Wie der EP-Prozess wirklich abläuft (und wie lange er dauert)
Kurz gesagt: mindestens 6–10 Wochen von vollständigen Dokumenten bis zur Ausstellung des Passes, über das Portal der ESD (Expatriate Services Division, der zuständigen Behörde der malaysischen Einwanderungsbehörde). Rechnen Sie 2–4 Wochen für die Legalisierung ausländischer Dokumente hinzu sowie die Kündigungsfrist des Kandidaten in Transferfällen.
| Schritt | Was passiert | Typische Dauer |
|---|---|---|
| 1. Dokumentensammlung & Prüfung | Dokumente von Kandidat und Arbeitgeber werden zusammengestellt, Legalisierungsbedarf wird frühzeitig identifiziert | 1–2 Wochen |
| 2. ESD-Einreichung | Antrag wird durch die sponsernde Gesellschaft über das Portal der Expatriate Services Division eingereicht | — |
| 3. Prüfung durch die Einwanderungsbehörde → Pass Approval Stage | ESD/Einwanderungsbehörde bewertet Gehaltskategorie, Begründung und Nachfolgeplan | 4–6 Wochen |
| 4. (Transferfälle) Kündigung + Kündigungsfrist | Kandidat kündigt beim aktuellen malaysischen Arbeitgeber erst nach Erreichen der Pass Approval Stage | 1–3 Monate (Kündigungsfrist) |
| 5. (Transferfälle) Freigabeschreiben der ESD | Wird vom bisherigen Arbeitgeber nach Bearbeitung der Kündigung ausgestellt und zur finalen Genehmigung eingereicht | 1–2 Wochen |
| 6. EP ausgestellt & eingetragen | Pass wird für 12–24 Monate ausgestellt; Dependent Passes (Pässe für begleitende Familienangehörige) können per Extender ePass angeglichen werden | 1–2 Wochen |
Die Transfer-Falle. Kandidaten, die bereits in Malaysia arbeiten, möchten oft kündigen, sobald sie das neue Angebot unterschrieben haben. Lassen Sie das nicht zu. Wird der Antrag nach der Kündigung abgelehnt, sind sie arbeitslos, und die Uhr ihres bestehenden Passes läuft weiter. Die sichere Reihenfolge — erst einreichen, erst bei der Pass Approval Stage kündigen, dann das Freigabeschreiben einholen — kostet nichts und eliminiert das Worst-Case-Szenario. Dies ist der mit Abstand häufigste Prozessfehler, den wir bei Unternehmen beobachten.
Dokumenten-Checkliste
| Vom Kandidaten | Vom Arbeitgeber |
|---|---|
| Reisepass, vollständige Kopie inkl. leerer Seiten, mindestens 18 Monate gültig · beglaubigte Abschlusszeugnisse & Notenübersichten (notariell beglaubigt + konsularisch legalisiert, falls im Ausland ausgestellt) · Lebenslauf und Referenzschreiben früherer Arbeitgeber · 2 Passfotos · ärztliches Attest · polizeiliches Führungszeugnis aus dem Heimatland, nicht älter als 6 Monate, legalisiert · Transferfälle: Kopie des aktuellen EP mit allen gestempelten Seiten, aktuelles BE/E-BE-Steuerformular, Freigabeschreiben der ESD (nach der Kündigung) | SSM-Registrierungszertifikat · Unternehmensprofil und Finanzberichte · Angebotsschreiben mit Gehaltsaufschlüsselung · detaillierte Stellenbeschreibung · Begründungsschreiben (warum ein Expatriate statt einer lokalen Fachkraft) · Nachfolgeplan (Kategorien II & III) · ESD-Konto mit qualifizierendem eingezahltem Kapital (RM500,000–RM1,000,000 je nach Eigentümerstruktur) |
Für begleitende Familienangehörige erfordern Dependent Passes notariell beglaubigte Heirats-/Geburtsurkunden, Reisepässe und Fotos; wird der DP mit kürzerer Gültigkeit als der Haupt-EP ausgestellt, gleicht ein Extender ePass die Laufzeiten an. Kalkulieren Sie 2–4 Wochen und US$50–200 pro Dokument für die notarielle Beglaubigung und konsularische Legalisierung ausländischer Unterlagen ein — sie ist die häufigste Ursache für Verzögerungen im Zeitplan.
EP, PVP oder EOR — das richtige Instrument wählen
Der Employment Pass ist für langfristige Vollzeitbeschäftigung gedacht (Pässe über 12–24 Monate, verlängerbar innerhalb der kumulativen Obergrenzen). Der Professional Visit Pass (PVP) — ein Pass für befristete berufliche Einsätze — deckt temporäre Tätigkeiten bis zu 12 Monaten ab: technischer Support, Installation und Inbetriebnahme, Schulungen, Beratung — während die Person beim ausländischen Unternehmen angestellt bleibt. Die falsche Wahl kostet Monate: Ein EP-Antrag für etwas, das eigentlich Projektarbeit ist, provoziert eine Ablehnung wegen unzureichender Begründung.
Keine malaysische Gesellschaft? Ein EP muss von einer bei der ESD registrierten malaysischen Gesellschaft mit RM500K–1M eingezahltem Kapital gesponsert werden — allein das ist ein Weg von 10–14 Wochen. Die praktische Alternative ist ein Employer of Record (ein rechtlicher Arbeitgeber vor Ort): Anidays malaysische Gesellschaft, Aniday Sdn Bhd, wird der rechtliche Arbeitgeber, sponsert den EP, übernimmt die Gehaltsabrechnung (siehe unseren Arbeitgeberkosten-Rechner Malaysia) und kümmert sich um EPF, SOCSO, EIS und PCB — so können Sie einen Expatriate in Wochen statt Quartalen in Malaysia einsetzen und später auf Ihre eigene Gesellschaft umstellen, wenn sich der Markt bewährt. Mehr dazu: Employer of Record Malaysia.
Häufige Ablehnungsgründe (und wie Sie sie vermeiden)
| Ablehnungsgrund | Prävention |
|---|---|
| Grundgehalt unterhalb der Kategoriegrenze | Gegen die Tabelle vom 1. Juni 2026 oben prüfen — Zulagen zählen nie |
| Schwache Expatriate-Begründung | Konkretes, belegbasiertes Begründungsschreiben; Jobtitel in Angebotsschreiben, Vertrag und Antrag vereinheitlichen |
| Fehlerhafte Dokumentenlegalisierung | Alle ausländischen Dokumente beim Projektstart prüfen; vor der Einreichung legalisieren, nicht währenddessen |
| Fehlender Nachfolgeplan (Kat. II/III) | Frühzeitig einen Entwicklungsplan mit namentlich benannter lokaler Nachfolge vorbereiten |
| Compliance-Probleme des Unternehmens | Steuerliche und gesetzliche Situation der sponsernden Gesellschaft vor der Einreichung verifizieren |
| Fehlendes Freigabeschreiben der ESD (Transfers) | Die oben beschriebene Reihenfolge einhalten: erst einreichen, erst bei Genehmigung kündigen |
Quellen
Employment Pass Malaysia — häufige Fragen
Wie hoch ist das Mindestgehalt für einen Employment Pass im Jahr 2026?
Ab dem 1. Juni 2026: Kategorie I RM20,000+/Monat, Kategorie II RM10,000–19,999, Kategorie III RM5,000–9,999 — ausschließlich Grundgehalt, gültig für Neuanträge und Verlängerungen gleichermaßen.
Wie lange dauert der Prozess?
Mindestens 6–10 Wochen ab vollständigen Dokumenten; hinzu kommen die Legalisierungszeit (2–4 Wochen) und bei Transfers die Kündigungsfrist. Beginnen Sie mit der Dokumentensammlung 8–10 Wochen vor dem geplanten Startdatum.
Zählen Zulagen für die Gehaltsschwelle?
Nein. Die Berechtigung wird ausschließlich anhand des Grundgehalts beurteilt — Wohn- oder Reisezulagen, Boni und Provisionen sind ausgeschlossen. Anträge sollten zudem das bestätigte Gehalt nach der Probezeit ausweisen, nicht das Probezeitgehalt.
Wann sollte ein wechselnder Kandidat kündigen?
Erst wenn der neue Antrag die Pass Approval Stage erreicht hat. Wer früher kündigt, steht bei einer Ablehnung ohne Beschäftigung da; das Freigabeschreiben (ESD release letter) des bisherigen Arbeitgebers kann ohnehin erst nach der Kündigung ausgestellt werden — durch Eile ist also nichts gewonnen.
Kann mein Unternehmen ohne malaysische Gesellschaft einen EP sponsern?
Nein — das Sponsoring erfordert eine bei der ESD registrierte malaysische Gesellschaft mit RM500K–1M eingezahltem Kapital. Ein Employer of Record wie Aniday (über Aniday Sdn Bhd) sponsert den Pass und stellt den Kandidaten in Ihrem Auftrag an — typischerweise innerhalb weniger Wochen.
Was gilt bei kurzen Einsätzen?
Für Projekte bis zu 12 Monaten (technischer Support, Inbetriebnahme, Schulungen, Beratung) ist in der Regel der Professional Visit Pass der richtige Weg — nicht der EP.
Was passiert mit meiner Familie?
Ehepartner und Kinder erhalten Dependent Passes (notariell beglaubigte Heirats-/Geburtsurkunden erforderlich). Wird ein DP mit kürzerer Gültigkeit als der Haupt-EP ausgestellt, gleicht ein Extender ePass die Laufzeiten an.
