Sử dụng phương pháp đào tạo tại chỗ (OJT) giúp quản lý bớt mệt

Trong bài viết này, Aniday sẽ chia sẻ cách người quản lý có thể phát triển cấp dưới trong công việc thông qua năm khía cạnh khác nhau, bao gồm thói quen làm việc và phương pháp, khả năng giao tiếp, giá trị và niềm tin làm việc chung, tích luỹ kinh nghiệm và phát triển năng lực, cũng như tư duy tích cực và động lực trong công việc.

Một số người quản lý mới thường chia sẻ với tôi về những khó khăn khi họ dẫn dắt nhân viên, bao gồm:

- Tôi hiện giờ phải dẫn dắt những đồng nghiệp cũ, một số tình huống công việc của họ không lý tưởng, tôi nên làm thế nào?

- Gần đây tôi đã tuyển một số nhân viên mới, nhưng khả năng quản lý tiến độ và thói quen báo cáo của họ không tốt, tôi nên dạy họ như thế nào?

- Nhân viên của tôi có khả năng thực hiện một số nhiệm vụ rất yếu, tôi nên phát triển họ như thế nào?

- Có một nhân viên lâu năm mà động lực làm việc rất thấp, tôi nên xử lý như thế nào?

- Mỗi khi tôi giao nhiệm vụ từ cấp trên, đồng nghiệp sẽ phàn nàn tại sao lại là bộ phận của chúng tôi, tôi nên xử lý như thế nào?

- Khi nhân viên của tôi hợp tác với các bộ phận khác, phong cách giao tiếp của họ đôi khi quá thẳng thắn, làm cho các đơn vị khác tức giận và phàn nàn với tôi, tôi nên hướng dẫn họ điều chỉnh khả năng giao tiếp như thế nào? Liệu họ có bị tổn thương không?

- Tôi giao cho nhân viên một nhiệm vụ mới, cô ấy chưa từng làm, tôi nên dạy cô ấy như thế nào?

Dù bạn là người quản lý mới hay đã có kinh nghiệm, bạn có gặp những vấn đề này không? Những người làm quản lý đến một mức độ nào đó đều đang làm việc thiện – bởi vì việc phát triển nhân viên là công việc tốn thời gian nhất nhưng cũng là việc quan trọng nhất trong công việc của một người quản lý. Bạn phát triển nhân viên, sức chiến đấu của đội nhóm mới có thể bay cao và biến thành các vị thần, từ đó mới có thể mang lại sức mạnh thực thi và hiệu suất làm việc mạnh mẽ, nhưng việc phát triển nhân viên có phải là chuyện dễ dàng không? KHÔNG~KHÔNG~

Việc 'nuôi dưỡng nhân viên' giống như việc chúng ta đã từng thấy hồi nhỏ, khi con quạ bỏ đá vào bình thủy tinh, và chỉ sau khi đã lấp đầy bình, bạn mới có cơ hội uống được một ngụm nước ngọt ngào. Có một cuốn sách gọi là 'Công việc là phương pháp tu tập tốt nhất, và việc nuôi dưỡng nhân viên càng là cách rèn luyện sự kiên nhẫn và lòng thông cảm của bạn, khả năng nhận biết và nâng cao năng lực con người, cũng như khả năng giao tiếp và biểu đạt tốt.

Được rồi, mặc dù đôi khi muốn 'phạt' những nhân viên không chịu học hỏi này, nhưng thời gian 'tìm kiếm sự ấm áp' của chúng ta - những người quản lý - đã kết thúc, và những việc cần làm vẫn phải tiếp tục. Tiếp theo, dựa vào những ví dụ vừa rồi, chúng ta hãy xem xét cách tiến hành nuôi dưỡng nhân viên nhé!

Hướng dẫn OJT: Phương pháp đào tạo nhân viên tốt nhất

Phương pháp nuôi dưỡng nhân viên hiệu quả nhất chính là OJT (On the Job Training - Đào tạo trên công việc), và đối với tôi, OJT chỉ đơn giản là sự hướng dẫn trong công việc. Trong các ví dụ trên, bao gồm:

- 'Thói quen và phương pháp làm việc'

- 'Khả năng giao tiếp và biểu đạt'

- 'Niềm tin và giá trị công việc chung'

- 'Tích lũy kinh nghiệm và phát triển năng lực'

- 'Động lực và nhiệt huyết công việc'

Tất cả những khía cạnh này trong công việc tôi đều coi là phạm vi OJT mà người quản lý dành cho nhân viên.

1. Thói quen và phương pháp làm việc

Đây là vấn đề tôi thường gặp nhất khi dẫn dắt người khác, bao gồm: không có thói quen báo cáo, không kiểm tra lại thông tin khi giao tiếp, hiệu suất thấp do không có phương pháp làm việc tốt, không quen với quản lý tiến độ công việc, sơ suất không kiểm tra lại trước khi hoàn thành công việc, không quen với việc tìm kiếm công cụ để hỗ trợ bản thân - tất cả những điều này đều cần được 'hướng dẫn', 'theo sát' và 'truyền đạt tầm quan trọng':

(1) Hướng dẫn

Ví dụ như thói quen báo cáo, trong toàn bộ quy trình công việc, không phải lúc nào cũng cần báo cáo, những thời điểm quan trọng nào cần báo cáo? Làm thế nào để báo cáo? Cần báo cáo những vấn đề gì?

(2) Theo sát

Thông qua việc theo sát và nhắc nhở, để nhân viên biết rằng bạn coi trọng những điều này, khiến họ cảm thấy áp lực và từ đó hình thành thói quen.

(3) Truyền đạt tầm quan trọng của thói quen hoặc phương pháp

Làm cho nhân viên hiểu tại sao cần có thói quen hoặc phương pháp này là quan trọng, hiện nay nhiều nhân viên trẻ cần biết lý do, việc hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp họ dễ dàng chấp nhận và thực hiện hơn.

2. Khả năng giao tiếp và biểu đạt

Đây cũng là vấn đề thường gặp trong nhóm nhân viên, mỗi người có thói quen giao tiếp và biểu đạt khác nhau, một số người có độ nhạy cảm trong quan hệ xã hội thấp, thường không biết mình đã vô tình chạm vào 'điểm nhạy cảm' của người khác trong quá trình giao tiếp. Những vấn đề thường gặp bao gồm: vấn đề về lễ phép và tôn trọng, nói không rõ ràng, không lắng nghe người khác nói, không chuẩn bị cho cuộc họp, v.v. Tất cả những điều này đều cần 'kỹ năng nói chuyện', 'ghi chép và tóm tắt điểm chính', 'hướng dẫn cách tiến hành và quy trình cuộc họp', 'giao tiếp hình ảnh'.

(1) Kỹ năng nói chuyện

Đặc biệt là với những người mới, ví dụ như trong một môi trường công ty thoải mái, có quá nhiều quản lý nên người mới không thể nhớ hết, người mới có thể gọi nam là 'anh', nữ là 'chị' (ví dụ 'chị Amy'), trong một môi trường công ty nghiêm túc hơn, mọi người sẽ gọi nhau bằng chức danh, ví dụ 'giám đốc Zhou', và những cụm từ lịch sự như 'Xin lỗi, tôi có thể hỏi một chút không?', 'Bạn có thể giúp tôi được không?', 'Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn', v.v. nên được người mới mang theo bên mình.

(2) Ghi chép và tóm tắt điểm chính

Nhiều người trong xã hội hiện đại thiếu sự tập trung, nếu không lắng nghe cẩn thận khi giao tiếp và liên tục hỏi lại cùng một câu hỏi cũng có thể gây khó chịu. Đối với nhân viên thiếu sự tập trung, hãy để họ thực hành ghi chép và tóm tắt điểm chính trong giao tiếp, và khi quản lý kiểm tra lại, chú ý xem họ có ghi chép được tất cả điểm quan trọng hay không, hay nhân viên này có lắng nghe cẩn thận nhưng không bao giờ đánh dấu điểm chính?

(3) Hướng dẫn cách tiến hành và quy trình cuộc họp

Sự chuẩn bị và cách tiến hành cuộc họp có thể cho các bộ phận khác hoặc đối tác cảm nhận được sự chuyên nghiệp của đơn vị và cửa sổ liên lạc của bạn. Việc đặt lịch họp, chuẩn bị chương trình nghị sự, giao tiếp và biểu đạt ý kiến trong cuộc họp, ghi chép sau cuộc họp và các công việc cần làm tiếp theo cùng với DL, tất cả đều là những chuẩn bị quan trọng giúp tổ chức một cuộc họp thành công và hiệu quả.

(4) Giao tiếp hình ảnh

Một số nhân viên có khả năng biểu đạt tự nhiên yếu, dễ cảm thấy căng thẳng khi biểu đạt trước công chúng hoặc trong cuộc họp, việc sử dụng hình ảnh như bản trình bày, tài liệu hỗ trợ liên quan, v.v. có thể giúp người tham gia cuộc họp nắm bắt được điểm chính nhanh chóng, từ đó giảm bớt vấn đề nói không rõ ràng. Tất nhiên, về lâu dài vẫn cần phải rèn luyện khả năng biểu đạt.

3. Quan điểm và giá trị công việc chung

Mỗi người quản lý có phong cách lãnh đạo và đặc điểm khác nhau, và quan điểm cũng như giá trị công việc của bạn cần phải phù hợp với văn hóa công ty ở một mức độ nào đó để việc thúc đẩy nội bộ trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, nếu quan điểm là giữ lời hứa, hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm, chất lượng công việc, học hỏi chuyên môn sâu, điều quan trọng nhất là người quản lý phải 'làm gương'. 

Thời gian giao tiếp trong các cuộc họp hoặc khi nhân viên thực hiện nhiệm vụ là thời điểm thích hợp để thể hiện điều này, ví dụ 'giữ lời hứa', việc nắm bắt và hoàn thành công việc theo thời hạn của đồng nghiệp, hoặc 'hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm', việc ưu tiên các công việc trong đơn vị và hỗ trợ nhóm trong các dự án quan trọng là những yêu cầu hàng đầu mà bạn đặt ra, tất cả những điều này cần được thể hiện qua hướng dẫn công việc hàng ngày, cuộc họp và thực hiện của chính bạn để đồng nghiệp có thể thấy và nghe.

4. Tích lũy kinh nghiệm và phát triển năng lực

Điều này rất quan trọng, và sau này tôi cũng sẽ dùng nhiều không gian khác nhau để nói về việc thiết kế nhiệm vụ OJT nhằm nâng cao năng lực của nhân viên. Điều này cần xem xét đến khả năng và mong muốn của nhân viên, đặc điểm, phong cách học tập, và khoảng cách năng lực để thiết kế nhiệm vụ. 

Cơ bản là mỗi nhân viên có thể phát huy tốt ở vị trí của mình và khoảng cách năng lực hiện tại, cách tốt nhất là thông qua OJT để củng cố, trong quá trình giao nhiệm vụ, hướng dẫn quá trình, và chu kỳ kết thúc nhiệm vụ có thể liên tục tích lũy năng lực cho nhân viên.

5. Nhiệt huyết và động lực công việc

Tôi cho rằng đây là phần khó nhất trong việc hướng dẫn công việc, và nó liên quan đến nhiều thứ, bao gồm sự đồng tình của nhân viên với công ty, sự đồng tình với đơn vị và người quản lý, sở thích với nhiệm vụ công việc, suy nghĩ về sự nghiệp của bản thân, nguồn gốc của động lực làm việc, v.v. 

Trước đây tôi đã thực hiện một bài kiểm tra động lực làm việc khá tốt, bao gồm sự khẳng định, cảm giác thành tựu, tiền bạc, quyền lực và danh tiếng, cuộc sống gia đình, cảm giác an toàn, học hỏi và phát triển, v.v. 

Tôi cũng sử dụng bảng đó khi giảng dạy cho các quản lý cấp cơ sở, để họ tự mình và nhân viên của họ thực hiện bài kiểm tra để hiểu nguồn gốc động lực làm việc của mình, giúp quản lý hiểu nhân viên và nâng cao hướng quản lý động lực.

Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn!