Onboarding - Lưu ý từ LinkedIn bạn cần biết để vượt qua 2 tháng thử việc suôn sẻ

Khái niệm nhận việc (onboarding)

Nhận việc là quá trình định hướng công việc cho nhân viên mới và đào tạo họ trở thành những thành viên có khả năng đóng góp cho công ty. Ngoài việc trang bị cho nhân viên mới kiến ​​thức và công cụ cần thiết để làm tốt công việc trong vai trò mới, quá trình nhận việc cũng sẽ giúp nhân viên mới trở nên gắn bó và thích nghi hoàn toàn với văn hóa công ty, nhằm thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên với nhau và chứng minh sự quan tâm của công ty đối với việc đầu tư cho sự phát triển nghề nghiệp của họ.

Quá trình nhận việc tạo tiền đề cho toàn bộ trải nghiệm tại công ty của nhân viên mới. Sau đây, LinkedIn sẽ giúp trải nghiệm ở công ty mới của bạn không trở nên tồi tệ.

Khi một nhân viên mới gia nhập công ty, những tháng đầu tiên sẽ là khoảng thời gian định hướng tâm trạng của họ. Nếu mọi việc diễn ra suôn sẻ, quá trình này có thể cải thiện sự hài lòng lâu dài với công việc, nâng cao hiệu suất lao động và tăng khả năng giữ chân nhân viên. Trong suốt khoảng thời gian nhận việc, người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt mỗi nhân viên mới. Bài viết này giúp HR xây dựng một chương trình nhận việc hiệu quả và có thể áp dụng rộng rãi để giúp những “lính mới” có một khởi đầu thuận lợi.

“Sau một quá trình nhận việc bài bản, nhân viên mới có xu hướng khẳng định rằng: “Đây là công việc tốt nhất của họ.” cao hơn gấp 2.8 lần so với bình thường.

—---------------------------------------

GIAI ĐOẠN 1

Trước ngày nhận việc đầu tiên 

Ngày đầu tiên bắt đầu công việc ở một vị trí mới của một nhân viên có thể khiến họ khá choáng ngợp. Vì vậy, mục tiêu là loại bỏ những sự bất hoà không cần thiết, và giúp họ cảm thấy rằng họ đã đưa ra quyết định đúng đắn khi lựa chọn công việc tại công ty. Giai đoạn này nên bắt đầu trước ngày đi làm đầu tiên khoảng 15 ngày.

FYI: Các công ty tốt nhất có xu hướng thực hiện quy trình nhận việc cao hơn 53% so với các công ty khác .

Nhiệm vụ cần giải quyết ở giai đoạn 1

✓ Trả lời bất kỳ thắc mắc nào của nhân viên mới.

✓ Đảm bảo rằng nhân viên mới nhận được mọi máy móc cần thiết  đã được cài đặt kết nối trên hệ thống của công ty.

✓ Cung cấp ngày, giờ và số dial in (nếu có) của tất cả các cuộc họp trong ngày đầu tiên

✓ Giải thích các quy định của công ty về các cuộc họp trực tuyến

✓ Tổ chức một cuộc họp với nội dung Chào mừng đến với công ty.

—-------------

GIAI ĐOẠN 2

Ngày đầu tiên nhận việc

Giới thiệu các thông tin cơ bản của nhân viên mới với mọi người trong công ty và phác thảo những công việc còn lại của tuần với họ. Vào cuối ngày, nhân viên mới nên cảm thấy được chào đón, được đánh giá cao và háo hức cho những ngày làm việc tiếp theo.

TIP: Để hỗ trợ đầy đủ nhất cho nhân viên mới, quá trình nhận việc nên kéo dài trong 90 ngày hoặc lâu hơn. Hầu hết các công ty chỉ tập trung vào tuần nhận việc đầu tiên.

Nhiệm vụ cần giải quyết ở giai đoạn 2

✓ Giải thích chi tiết các quy trình liên quan ví dụ như bảng chấm công. . . .

✓ Hướng dẫn cho nhân viên mới cách sử dụng các hệ thống của công ty.

✓ Thông báo nhân viên mới cho các nhóm mà họ sẽ thường xuyên tương tác, chia sẻ tiểu sử và chức danh của nhân viên trong nhóm cho họ biết rõ.

✓ Giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp và các đối tác quan trọng khác.

✓ Gửi lời mời và khuyến khích họ đến các sự kiện của công ty.

—-----------------

GIAI ĐOẠN 3

Ngày nhận việc thứ 2

Để giúp nhân viên mới biết bạn với tư cách là người quản lí , hãy sắp xếp thời gian để nói chuyện trực tiếp với họ. Giải thích chi tiết phong cách quản lý và kỳ vọng của bạn sau đó giải đáp mọi thắc mắc từ họ. Bên cạnh đó,  thảo luận về các nhiệm vụ của vị trí và xem lại lịch trình training.

FYI: 60% công ty không đặt mục tiêu ngắn hạn cho nhân viên mới, LinkedIn cho biết.

Nhiệm vụ cần giải quyết ở giai đoạn 3

✓ Làm rõ lịch trình công việc trong tuần và xác nhận chương trình training có liên quan đến vị trí công việc của nhân viên mới.

✓ Xem lại các quy trình nội bộ và quy trình làm việc.

✓ Kiểm tra bản mô tả công việc, nhiệm vụ và kỳ vọng mà nhân viên cần đáp ứng khi ở trong vị trí mới.

✓ Chia sẻ sở thích và đặt các câu hỏi để xác định cách bạn có thể làm việc cùng nhau tốt nhất.

✓ Dành nhiều thời gian cho việc đặt hỏi đáp các câu hỏi có nội dung liên quan đến công việc.

—-----------

GIAI ĐOẠN 4

Tuần nhận việc đầu tiên

Bắt đầu giao cho nhân viên mới các công việc hàng ngày họ sẽ phải làm — và giao cho họ nhiệm vụ đầu tiên có một chút thách thức nhưng vẫn nằm trong khả năng hoàn thành. Đây cũng là thời điểm tốt để kết hợp nhân viên mới với một đồng nghiệp ở vị trí công việc tương tự. Điều này giúp nhân viên mới có cảm giác được kết nối, được giải đáp câu hỏi và nhận thấy mình là một phần của công ty.

FYI: Theo LinkedIn, 87% các công ty áp dụng cách làm việc theo cặp cho nhân viên mới trong thời gian đầu nhận việc nói rằng đó là một cách khá hiệu quả để tăng tốc độ thành thạo làm việc của họ.

Nhiệm vụ cần giải quyết ở giai đoạn 4

✓ Cung cấp các văn bản cần thiết, bao gồm thông tin sản phẩm và tài liệu liên quan đến công ty.

✓ Chỉ định một nhân viên cũ kèm cặp cho nhân viên mới.

✓ Xem lại sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của công ty.

✓ Lên lịch kiểm tra, xem xét tiến trình nhận việc và thảo luận về bất kỳ câu hỏi nào từ nhân viên mới.

✓ Giao cho nhân viên mới một nhiệm vụ vừa sức nhưng vẫn có chút thử thách.

—-----------------------------

GIAI ĐOẠN 5

Tháng nhận việc đầu tiên

Đến thời điểm này, LinkedIn cho rằng, nhân viên mới cần phải hiểu rõ những nhiệm vụ cần thiết ở vị trí này và làm thế nào để đạt được điều đó. Hãy chắc chắn đăng ký, cung cấp phản hồi thường xuyên và thiết lập các mục tiêu hiệu suất sẽ được đề cập trong đánh giá hàng năm. Giai đoạn này là thời điểm tuyệt vời để chỉ định một người cố vấn chính thức — một người ở vai trò cấp cao hơn, người có thể giúp định hướng thành công trong tương lai của nhân viên mới.

FYI: Cũng theo LinnkedIn, 77% nhân viên mới trải qua quá trình nhận việc bài bản đã đạt được mục tiêu đầu tiên trong công việc.

Nhiệm vụ cần giải quyết ở giai đoạn 5

✓ Giúp nhân viên mới gặp gỡ và làm quen đồng nghiệp ở các phòng/ban khác.

✓ Chỉ định một người sếp để làm việc trực tiếp với nhân viên mới.

✓ Dành thời gian để thảo luận về nhiệm vụ đầu tiên của nhân viên mới

✓ Đặt các tiêu chí rõ ràng cho việc đánh giá năng lực 6 tháng.

✓ Đặt kỳ vọng về hiệu suất công việc và nêu rõ rằng sếp sẽ cung cấp phản hồi hàng tháng cho nhân viên mới.

—-------------------

GIAI ĐOẠN 6

Tháng nhận việc thứ hai trở đi

Nhiều chuyên gia tuyển dụng nhận thấy rằng có thể mất đến một năm để giúp nhân viên mới bắt kịp tốc độ công việc. Trong sáu tháng đầu tiên, nhân viên mới sẽ thể hiện được phong cách làm việc của họ. Hãy cho họ biết những gì họ đang làm tốt — và thu thập phản hồi về trải nghiệm quá trình nhận việc của họ để công ty có thể cải thiện quy trình nhận việc một cách tối ưu.

FYI: Một quy trình nhận việc chỉn chu có thể cải thiện tỉ lệ giữ chân nhân viên lên đến 82%.

5 cách để cải thiện tỉ lệ giữ chân nhân viên mới

Đặt kỳ vọng rõ ràng về vị trí cần tuyển dụng

Đảm bảo rằng công ty cung cấp đầy đủ thông tin về công việc đòi hỏi những gì, đưa ra các ví dụ thực tế để giúp nhân viên mới hình dung được bản thân họ phải làm gì trong vị trí này.

Lựa chọn phong cách quản lý phù hợp với mỗi nhân viên nhất định

Gặp gỡ các ứng viên trong quá trình phỏng vấn để giúp họ cảm nhận về phong cách quản lí của bạn — và  cách bạn có thể đáp ứng nhu cầu riêng của họ để giúp họ hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Tạo điều kiện thăng tiến thông qua học tập và phát triển.

Trong quá trình làm việc trực tiếp, hãy hỏi nhân viên mới xem có lĩnh vực nào mà họ cảm thấy cần được đào tạo thêm không. Nếu có, hãy lên lịch đào tạo càng sớm càng tốt.

Bàn giao cho nhân viên mới với các loại công việc mà họ yêu thích.

Tạo cơ hội cho những nhân viên mới được thực hiện các nhiệm vụ khác nhau với các phòng/ban khác nhau để họ có thể tìm được loại công việc phù hợp.

Giúp họ cảm thấy được đánh giá cao. 

Cung cấp phản hồi thường xuyên về thành tích của nhân viên mới để họ thấy sếp có sự quan tâm và đánh giá cao những nỗ lực làm việc chăm chỉ của họ.

 (Theo LinkedIn)