Cách tối ưu hóa quy trình tuyển dụng (Phần 2)

Bài viết này của Aniday tập trung vào quy trình tuyển dụng nhân sự, bắt đầu từ việc đọc thông tin tuyển dụng, mời phỏng vấn và trò chuyện, đến việc nhận thông báo tuyển dụng, nhận việc và đánh giá nhân viên mới. Trong quá trình này, các chỉ số quan trọng như số ngày tuyển dụng, tỷ lệ phỏng vấn, tỷ lệ đậu phỏng vấn, và tỷ lệ giữ chức vụ của nhân viên mới đều liên quan chặt chẽ đến KPI của nhóm nhân sự.

Bốn giai đoạn chính của quy trình tuyển dụng là chuẩn bị, phát triển, lựa chọn, và nhận việc. Doanh nghiệp cần xem xét từng giai đoạn để tìm ra cơ hội cải tiến và đổi mới. Trong quá trình này, nhân viên nhân sự cần nâng cao chuyên môn, trở thành đại sứ thương hiệu và quan hệ công chúng của nhà tuyển dụng. Sử dụng ngôn ngữ tích cực và hoàn thiện cũng như các công cụ số và kênh tìm kiếm tài năng đa dạng để khuyến khích ứng viên tham gia phỏng vấn và nhận việc.

Quản lý nhân sự của doanh nghiệp đặt ra năm bước quan trọng: tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo, sử dụng, và giữ chân nhân tài. Trong số đó, tuyển dụng và lựa chọn đứng ra như nguồn gốc quan trọng nhất. Điều này không chỉ đòi hỏi sự linh hoạt trong việc đáp ứng nhanh chóng nhu cầu nhân sự, mà còn yêu cầu sự chú ý đến việc tìm kiếm những ứng viên phù hợp nhất.

Thách thức lớn hiện nay là sự chuyển đổi của thị trường việc làm từ tư duy "người tìm việc" sang "việc tìm người," đặc biệt là trong bối cảnh giảm dân số. Điều này đặt ra câu hỏi về cách tối ưu hóa quá trình tuyển dụng để thu hút nhân tài. Đây là một thách thức lớn đối với các nhóm nhân sự, đặc biệt là khi phải đối mặt với áp lực về hiệu suất tuyển dụng (KPI).

Quy trình tuyển dụng nhân tài có bốn giai đoạn: chuẩn bị, phát triển, lựa chọn, và nhận việc. Trong hai giai đoạn đầu tiên đã được đề cập ở phần trước - chuẩn bị và phát triển, tập trung vào hai bước cuối cùng - lựa chọn và nhận việc là chìa khóa để tối ưu hóa quy trình.

Để đạt được điều này, tác giả sẽ thảo luận và giải thích cách hiệu quả nhất để thực hiện giai đoạn lựa chọn và nhận việc, đặt ra các chiến lược và kỹ thuật tiên tiến nhằm nâng cao khả năng thu hút và giữ chân nhân tài.

Giai đoạn lựa chọn - Chủ động tấn công, tăng tỷ lệ phỏng vấn

• Sàng lọc hồ sơ: Trong thời kỳ cạnh tranh sòng phẳng về nhân tài, nhóm nhân sự cần chuyển đổi từ thái độ chủ động sang hành động. Không chỉ đơn thuần là việc chủ động trong việc nộp hồ sơ, họ cũng cần tự tính toán để lựa chọn những hồ sơ phù hợp. Đồng thời, thông qua hướng dẫn và thuyết phục, họ cần tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhiều ứng viên đến với cuộc phỏng vấn.

• Thông báo phỏng vấn: Người quản lý nhân sự cần đóng vai trò như là đại diện tiếp thị cho công ty, trở thành người phát ngôn mạnh mẽ, sử dụng ngôn ngữ tích cực và có chất lượng. Mục tiêu là để mỗi ứng viên mời phỏng vấn đều cảm thấy mình được coi trọng, hướng dẫn họ tự tin và cam kết tham gia cuộc phỏng vấn.

• Quy trình phỏng vấn: Trong bối cảnh "đua nhau tìm kiếm nhân sự", doanh nghiệp nên giảm thiểu số lượng phỏng vấn, tối ưu hóa quy trình và tốt nhất là chỉ thực hiện một lần duy nhất. Nếu ứng viên phù hợp, việc thông báo kết quả tuyển dụng nhanh chóng là lựa chọn tốt nhất. Thông thường, mỗi cuộc phỏng vấn cần khoảng 20-25 phút, vì vậy quy trình nên được tổ chức một cách hiệu quả và tối ưu.

Quy trình phỏng vấn thường có các bước như sau:

1. Chào hỏi và giới thiệu với ứng viên.

2. Thông tin chi tiết về công việc và quy trình phỏng vấn.

3. Yêu cầu ứng viên tự giới thiệu.

4. Xem xét và đặt câu hỏi liên quan đến hồ sơ.

5. Hỏi về ví dụ về hành vi của ứng viên.

6. Đảm bảo thông tin đầy đủ.

7. Giải thích tình hình hoạt động và tầm nhìn của tổ chức.

8. Trả lời các câu hỏi của ứng viên.

Bước 7 và 8 có thể được thực hiện ở cuối cùng, tùy thuộc vào cảm nhận và tình hình cụ thể của buổi phỏng vấn. Nếu nhân sự hài lòng với cách trả lời, họ có thể dành thêm thời gian để chia sẻ thông tin chi tiết về tổ chức và tầm nhìn. Ngược lại, nếu ứng viên không đạt kỳ vọng, nhân sự có thể giảm thiểu thời gian cho bước 7 và 8.

Giai đoạn nhận việc - Thể hiện sự chân thành của công ty

1.Thông báo tuyển dụng và offer: 

Sau khi ứng viên đã được tuyển dụng, nhóm nhân sự cần thông báo cho họ một cách nhanh chóng và chân thành. Việc thông báo vị trí quan trọng nên được thực hiện qua điện thoại để thể hiện sự quan tâm của công ty đối với nhân sự mới.

Trước khi gửi thông báo, nhân sự cần đảm bảo rằng mọi thông tin, như mức lương, nội dung công việc, v.v., đều phản ánh đúng kỳ vọng của ứng viên về điều kiện làm việc. Sau khi thông báo được gửi, nhân sự nên hướng dẫn ứng viên nhận việc sớm để tránh việc kéo dài ngày thông báo và để ứng viên không chờ đợi cơ hội từ các công ty khác.

Nếu ứng viên quyết định nhận việc sau một thời gian dài, đặc biệt cần chú ý, có thể họ đang xem xét các cơ hội làm việc khác và có thể không coi công ty của bạn là lựa chọn hàng đầu. Trong trường hợp này, nhóm nhân sự cần đánh giá lại sự phù hợp của ứng viên và có thể khởi động một chương trình thuyết phục mới. Bằng cách tích hợp trò chuyện với ứng viên về lợi ích của công ty, phân tích ưu nhược điểm, nhân sự có thể tăng cường nhận thức của ứng viên về công ty và công việc, tạo điều kiện để thay đổi ý định và sẵn lòng nhận việc.

2. Chuẩn bị trước khi nhân viên mới nhận việc

Mục tiêu chính là để nhân viên mới có cảm nhận về sự chân thành từ phía công ty khi họ bắt đầu công việc. Dưới đây là hai điểm chia sẻ:

Chuẩn bị vật phẩm cho nhân viên mới:

• Xác minh và đảm bảo có sẵn mọi vật phẩm cần thiết cho vị trí làm việc mới, bao gồm dụng cụ văn phòng, hộp thư, thẻ nhân viên, và các vật dụng khác.

• Điều này giúp đảm bảo nhân viên mới có môi trường làm việc thuận lợi và không gặp khó khăn về trang thiết bị.

Kế hoạch đào tạo và đánh giá nhân viên mới:

• Xây dựng lịch trình rõ ràng cho kế hoạch đào tạo chung, kèm theo lịch trình đào tạo năng lực chuyên môn và phương pháp đánh giá.

• Quan trọng hơn, cần lựa chọn và sắp xếp Mentor phù hợp để hỗ trợ nhân viên mới. Việc này đặt ra vấn đề về sự nhanh chóng và ổn định trong công việc.

• Việc chọn người hướng dẫn phải được thực hiện cẩn thận, vì đây là yếu tố quan trọng để giúp nhân viên mới thích nghi và làm việc hiệu quả.

3. Giúp nhân viên thích nghi với môi trường

Khi tâm lý ổn định, sự ổn định của con người cũng được đảm bảo. Trong giai đoạn đầu, mọi nhân viên mới đều phải thích nghi với văn hóa công ty và vượt qua cảm giác lạ lẫm. 

Điều quan trọng là công ty cần có khả năng đáp ứng và hỗ trợ nhân viên mới để họ thích nghi nhanh chóng và cảm nhận được sự thân thiết trong đội ngũ. Bộ phận Nhân sự có thể kiểm tra cơ chế quan tâm đến nhân viên mới của công ty, đảm bảo rằng nó được hoàn thiện và tạo ra môi trường ấm áp. Nếu cần, họ cũng có thể điều chỉnh kịp thời để đảm bảo sự thuận lợi trong quá trình chuyển đổi của nhân viên.

4. Sắp xếp người hướng dẫn

Trong tháng đầu tiên khi nhân viên gia nhập công ty, đây là giai đoạn quan trọng để họ bắt đầu quá trình học và đóng góp chuyên môn của mình. Để đảm bảo sự hiệu quả, không chỉ quan trọng việc đặt người hướng dẫn phù hợp, mà còn quan trọng là chú ý đến việc đánh giá và kiểm tra năng lực của họ.

Nhóm nhân sự nên thực hiện đánh giá định kỳ về cơ chế quan tâm và đánh giá nhân viên mới trong quá trình đào tạo, để đảm bảo rằng mô hình này đang hoạt động hiệu quả. Đồng thời, cần thiết lập các công cụ khảo sát ý kiến của nhân viên mới, kết hợp với kết quả đánh giá. 

Thông qua việc thu thập phản hồi kịp thời, công ty có thể hỗ trợ nhân viên mới điều chỉnh bản thân mình phù hợp với tiêu chuẩn nhân tài của tổ chức. Điều này không chỉ tạo điều kiện tốt nhất cho sự phát triển cá nhân mà còn giúp đảm bảo rằng nhân sự mới được tích hợp một cách hiệu quả vào môi trường làm việc.

Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn!