6 mẹo tăng tỷ lệ đi phỏng vấn dù trước đó mời nhiều nhưng không ai đến

Để nâng cao hiệu suất trong quá trình tuyển dụng, điều quan trọng nhất là bắt đầu từ việc xây dựng một cơ sở dữ liệu đầy đủ cho kênh tuyển dụng.

Trong quy trình tuyển dụng nhân sự, từ việc đăng tuyển vị trí, mời phỏng vấn, cho đến quá trình xác nhận tuyển dụng và nhân viên mới báo danh, xuất hiện nhiều chỉ số quan trọng như "tỷ lệ đến tham gia phỏng vấn", "tỷ lệ tuyển dụng", và "tỷ lệ báo danh". Những chỉ số này là những dữ liệu mà bộ phận Nhân sự có thể sử dụng để quản lý thông tin một cách khoa học.

Với quản lý dữ liệu chặt chẽ, Nhân sự có thể kiểm tra hiệu suất tuyển dụng một cách nhanh chóng, từ đó có cơ hội phân tích, cải thiện, và tối ưu hóa chiến lược tuyển dụng hiệu quả hơn.

Để đạt được hiệu suất tuyển dụng tốt hơn, có thể sử dụng Microsoft Excel để ghi chép kết quả từng bước và chi tiết cuộc phỏng vấn, hoặc sử dụng hệ thống quản lý tuyển dụng để tự động ghi lại dữ liệu. Dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để phân tích từng giai đoạn trong quy trình tuyển dụng, từ đăng tuyển vị trí, mời phỏng vấn, đến xác nhận tuyển dụng và báo danh của nhân viên mới để thực hiện các bước cải thiện cụ thể.

Ví dụ cụ thể là "Tỷ lệ đến tham gia phỏng vấn". Để hiểu rõ hơn về chỉ số này, chúng ta có thể định nghĩa nó là "Tỷ lệ hoàn thành phỏng vấn", và có thể tính toán nó bằng cách sử dụng công thức: 

Tỷ lệ đến tham gia phỏng vấn = Số người hoàn thành phỏng vấn ÷ Số người đã sắp xếp phỏng vấn. 

Điều quan trọng là chỉ tính những người thực sự hoàn thành phỏng vấn, không tính những trường hợp ngoại lệ như không tham gia đầy đủ quá trình vì lý do đặc biệt.

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tỷ lệ đến tham gia phỏng vấn, nhưng ở đây Aniday chỉ liệt kê hai yếu tố phổ biến nhất. 

Thời tiết

Yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến quá trình phỏng vấn chính là thời tiết. Trong những ngày mưa lớn, khả năng tham gia phỏng vấn giảm sút đáng kể, đây là điều rất thường gặp. Theo đánh giá của những chuyên gia tuyển dụng, thời tiết mưa không chỉ làm tăng khó khăn cho ứng viên đến buổi phỏng vấn mà còn làm tăng khả năng hủy bỏ hoặc thay đổi thời gian phỏng vấn.

Ngoài ra, những ngày có thời tiết lạnh cũng rất ảnh hưởng.

Sự quan tâm của ứng viên

Yếu tố thứ hai là mức độ quan tâm của ứng viên đối với vị trí này.

Khi ứng viên có hứng thú cao với vị trí này hoặc có tham vọng, thì bất kể trời gió bão, hay xe hỏng giữa đường, tàu điện ngầm gặp sự cố, lẽ ra vẫn nên đến phỏng vấn.

Lý do ứng viên không đến phỏng vấn thường là "thực ra anh ta không thích môi trường công ty lắm", vị trí này không hấp dẫn lắm, khiến cho động lực tìm việc của anh ta rất thấp.

Tuy nhiên không phải không có cách giải quyết! Aniday sẽ chia sẻ 6 đề xuất cải thiện tỷ lệ đến tham gia phỏng vấn:

1. Tối ưu hóa mô tả công việc, nâng cao mức độ quan tâm của ứng viên

Mục tiêu ban đầu của ứng viên khi tiếp cận công việc thường là đọc thông tin mô tả công việc trên trang web tuyển dụng. Nếu Bộ phận Nhân sự có khả năng xây dựng một thương hiệu nhà tuyển dụng thu hút hoặc áp dụng các chiến lược tiếp thị sáng tạo để biến mô tả công việc trở nên hấp dẫn, điều này có thể kích thích sự quan tâm từ phía ứng viên. Kết quả là, số lượng ứng viên sẽ tăng lên, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyển dụng.

2. Xác nhận thời gian qua điện thoại, thể hiện sự ấm áp và chân thành qua giao tiếp hai chiều (nhân tiện tìm hiểu sơ bộ về ứng viên)

Khi HR tiến hành tuyển dụng với quy mô lớn, việc liên lạc trực tiếp với từng ứng viên để xác nhận thời gian phỏng vấn trở nên khó khăn, thường phải thông qua email. Tuy nhiên, việc sử dụng email không đảm bảo có thể truyền đạt đầy đủ tôn trọng đối với nhân tài của công ty cũng như sự chân thành trong việc mời phỏng vấn.

Nhiều HR mới thường tránh việc gọi điện, điều này có thể dẫn đến việc ứng viên không hiểu rõ hơn về bức tranh toàn diện của công ty và cũng làm mất đi cơ hội để ứng viên có cái nhìn sơ bộ về mình trước khi bước vào cuộc phỏng vấn.

Khi HR tự chủ trong việc gọi điện thông báo thông tin phỏng vấn, không chỉ giúp truyền đạt thông tin mà còn tạo cơ hội để hiểu rõ hơn về ứng viên thông qua phản ứng của họ, từ đó có thể có cái nhìn tổng quan về ứng viên trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn.

3. Nếu là cuộc gọi mời phỏng vấn, hãy yêu cầu họ cầm bút và giấy ghi chép

Nếu HR muốn thể hiện sự tích cực hơn, có thể trực tiếp yêu cầu ứng viên ở đầu dây bên kia ghi lại thời gian, địa điểm và tên công ty phỏng vấn. Điều này không chỉ thể hiện sự chân thành mà còn giúp ghi nhớ lâu hơn.

Mặc dù công nghệ hiện đại, yêu cầu ứng viên ghi chép bằng bút và giấy có thể hơi phiền phức. Nhưng đối với những ứng viên đặc biệt dễ quên thông tin phỏng vấn hoặc có thói quen đồng ý phỏng vấn tùy tiện, thì thủ thuật này thực sự rất hữu ích.

HR chu đáo hơn có thể hỏi ứng viên sẽ đi lại bằng phương tiện gì đến phỏng vấn.

Nếu đi tàu điện ngầm, có thể thông báo lối ra gần nhất; nếu đi ô tô, có thể thông báo chỗ đậu xe cho đối phương.

4. Phát nhắc sự kiện (Áp dụng cho những người tham gia phỏng vấn tại văn phòng)

Ngoài việc gửi email cho ứng viên, HR cũng có thể gửi lời mời phỏng vấn thông qua Google Calendar hay Microsoft Teams.

Các ứng dụng lịch di động này đều có chức năng nhắc nhở, một mặt thuận tiện cho ứng viên sắp xếp lịch trình và xác nhận xem có thể tham gia hay không; mặt khác, có thể thông báo cho đối phương nếu không thể tham gia thì vui lòng thông báo trước.

5. Gửi tin nhắn vào ngày phỏng vấn

Trong ngày phỏng vấn, việc gửi tin nhắn cho ứng viên không chỉ thể hiện sự coi trọng mà công ty dành cho họ mà còn giúp nhắc nhở về thời gian, địa điểm và thông tin liên quan đến cuộc phỏng vấn.

Nếu ứng viên của bạn thường không đọc email hoặc sử dụng ứng dụng lịch di động, việc gửi tin nhắn là một phương tiện nhắc nhở hiệu quả. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc này có thể phát sinh chi phí. Bạn có thể tận dụng dịch vụ tin nhắn qua internet để gửi, không cần phải chi trả cho từng tin nhắn qua điện thoại. Giá cước có thể thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ, nhưng trung bình khoảng 500 - 1.000 đồng mỗi tin nhắn.

6. Gọi trực tiếp vào ngày hôm trước để thông báo (áp dụng cho những người sắp có cuộc phỏng vấn với các giám đốc điều hành cấp cao)

Nếu vị trí ứng tuyển là giám đốc cấp cao hoặc cần phỏng vấn với các giám đốc cấp cao như tổng giám đốc, CEO, thì HR gọi điện trực tiếp vào ngày hôm trước có thể giúp đồng thời nâng cao tỷ lệ đến tham gia phỏng vấn và tỷ lệ tuyển dụng.

Khi ứng viên cảm thấy được công ty coi trọng vào ngày hôm trước, ở một mức độ nào đó, điều này có thể giúp họ thể hiện tốt hơn trong cuộc phỏng vấn.

Kết luận

Các giải pháp cải thiện nêu trên từ 2 đến 6 đều là các phương thức nhắc nhở, nhưng điều cốt lõi và quan trọng nhất là thể hiện sự coi trọng nhân tài của doanh nghiệp, nâng cao trải nghiệm tìm việc của ứng viên trong quá trình tìm việc.

Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn!