Yêu cầu nhân viên liệt kê công việc đã hoàn thành, có nên hay không?

Khi bộ phận không đạt hiệu suất mong muốn, một phương pháp phổ biến mà nhiều công ty thường áp dụng là yêu cầu nhân viên tự tóm tắt công việc chính và so sánh nó với nhiệm vụ của bộ phận. Tuy nhiên, phương pháp này không chỉ không mang lại cải thiện về hiệu suất mà còn dễ dẫn đến hiểu lầm về mục đích thực sự của quá trình kiểm kê công việc.

Mục đích chính của việc kiểm kê hàng ngày là xác định xem bộ phận và cá nhân có thực hiện công việc một cách chính xác và phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty hay không. Đánh giá được thực hiện qua ba khía cạnh: con người (kiến thức, kỹ năng, thái độ), máy móc (dụng cụ, thiết bị), và pháp luật (kỹ thuật, phương pháp). Điều này giúp kiểm tra kỹ năng hiện tại và xác định liệu có cần đào tạo hoặc điều chuyển nhân sự.

Trong trường hợp không đạt được mục tiêu, nhiều công ty thường yêu cầu bộ phận nhân sự xem xét nội dung công việc hoặc đánh giá lại nhiệm vụ của bộ phận. Phương pháp phổ biến nhất là yêu cầu nhân viên liệt kê công việc hàng ngày trên một bảng, ghi chú thời gian làm việc cho mỗi công việc để kiểm tra số giờ làm việc hàng tháng. Sau đó, bảng này được tổng hợp và so sánh với nhiệm vụ của bộ phận.

Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến những kết quả không chính xác. Nếu công việc không đạt chuẩn, có thể do chỉ đạo quản lý không rõ ràng hoặc giám sát không đủ chặt chẽ. Việc đổ lỗi hoàn toàn cho nhân viên không hợp lý. Nếu kỹ năng không đạt yêu cầu, cả quản lý và nhân viên đều cần đào tạo thêm.  Hãy tìm hiểu cùng Aniday!

Điều chỉnh nhiệm vụ phù hợp

Thay vì chỉ đơn thuần mô tả nhiệm vụ, phạm vi công việc và trách nhiệm của từng bộ phận, ta cần xem xét liệu nhiệm vụ công việc có phản ánh đúng kế hoạch và tầm nhìn dài hạn của công ty hay không. 

Ví dụ, với bộ phận nhân sự, nhiệm vụ của họ không chỉ đơn giản là "Chịu trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực và phát triển nguồn nhân lực". Một mô tả chi tiết hơn có thể là: "Lựa chọn, bố trí, phát triển, đánh giá và đào tạo các tài năng cần thiết cho công ty. Xây dựng và thực hiện chính sách tiền lương, phúc lợi, và kế hoạch sự nghiệp của nhân viên, khuyến khích tiềm năng cá nhân, và đảm bảo sự phát triển lâu dài và bền vững của công ty."

Nếu công ty muốn đảm bảo rằng các quản lý bộ phận đang thực hiện công việc đúng đắn, họ cần dựa vào kế hoạch hoạt động trung và dài hạn của công ty. Đồng thời, họ cũng nên tham khảo ý kiến của giám đốc, các bộ phận khác và nhân viên liên quan để xác định phạm vi công việc và trách nhiệm của bộ phận. Quá trình này nên được thực hiện trong hội nghị cuối năm của công ty, không chỉ để nắm bắt nhu cầu của khách hàng bên ngoài mà còn để tạo ra khái niệm về "khách hàng nội bộ".

Những yêu cầu hàng năm từ ông chủ, quản lý bộ phận và nhân viên nên được đưa vào sổ sách ngân sách hàng năm của công ty. Điều này giúp hạn chế tình trạng bị giám đốc hoặc quản lý bộ phận hỏi tại sao công việc thực hiện không phản ánh đúng công việc cần làm.

Như vậy, việc xác định nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên không chỉ xuất phát từ nhiệm vụ công việc được đặt ra đầu năm bởi bộ phận mà còn từ việc thu thập thông tin công việc từ chính nhân viên. Điều này có thể giúp xác định xem bộ phận có đang thực hiện đúng công việc hay không, từ việc thu thập thông tin công việc của nhân viên.

Mục đích của việc tạo ra bảng kiểm kê 

Việc điền thông tin vào bảng này không chỉ giúp công ty đánh giá kỹ năng hiện có của nhân viên, mà còn đặt ra câu hỏi về khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai.

Nếu công ty quan tâm đến kỹ năng hiện tại và tiêu chuẩn hoạt động hiện có của mình, liệu chúng có đáp ứng được nhu cầu phát triển trong tương lai hay không? Ngoài việc thống kê công việc hàng tháng và thời gian làm việc, công ty cần xem xét những thiếu sót trong công việc hàng ngày của nhân viên, tập trung vào ba khía cạnh: con người (kiến thức, kỹ năng, thái độ), máy móc (dụng cụ, thiết bị), và pháp luật (kỹ thuật, phương pháp).

Do đó, bảng kiểm kê công việc cần đòi hỏi nhân viên không chỉ ghi lại thời gian làm việc cho mỗi công việc, mà còn liệt kê kiến thức và kỹ năng cần thiết, công cụ hoặc thiết bị sử dụng, cũng như hướng dẫn làm việc, tiêu chuẩn hoạt động hoặc quy trình chuẩn mực.

Tổng hợp thông tin từ bảng kiểm kê sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực có sẵn và đào tạo, liệu hướng dẫn làm việc có đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại, cũng như xác định các vấn đề có thể xảy ra trong bộ phận. Thông tin này sẽ là cơ sở để đào tạo kỹ năng, chuyển giao công việc, và định kỳ cải tiến quy trình làm việc.

Khi thực hiện kiểm kê công việc, công ty cần xác định xem các bộ phận có đang thực hiện đúng công việc và phù hợp với mục tiêu phát triển tương lai hay không. Đánh giá từ ba khía cạnh con người, máy móc, pháp luật giúp xác định kỹ năng và quy chuẩn hoạt động có thiếu sót hay không, từ đó đề xuất các biện pháp đào tạo hoặc điều chuyển nhân sự. Quan trọng nhất, không nên đơn thuần dựa vào bảng kiểm kê do nhân viên tự điền để quyết định cắt giảm nhân sự. Chỉ thông qua suy nghĩ cẩn thận về phương pháp, công ty và nhân viên mới có thể đạt được lợi ích tối đa từ quá trình kiểm kê này.

Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn!