3 Bước Để Nhân Sự Xác Định Đúng Nội Dung Công Việc

Là một chuyên gia nhân sự, chúng ta cần nhận thức được giá trị và ý nghĩa của công việc của mình, và lấy đó làm động lực để trở thành một nhân viên nhân sự chuyên nghiệp và có giá trị. Bằng cách tự hỏi bản thân "tại sao", nhìn nhận quy trình làm việc ở tầm cao, và thường xuyên xem xét và cải tiến quy trình, chúng ta có thể tìm thấy ý nghĩa và giá trị trong công việc, đồng thời nâng cao năng lực chuyên môn của bản thân.

Điện thoại reo, bạn rất vui mừng nhận được lời mời phỏng vấn từ một công ty, nhưng khi bạn hỏi người tuyển dụng về nội dung công việc thì họ lại trả lời "chỉ phụ trách mời phỏng vấn, nội dung công việc vui lòng xem trên kênh tuyển dụng". Vậy bạn còn muốn làm việc cho công ty đó không? 

Hãy cùng Aniday tìm hiểu về vấn đề này trong bài viết sau!

Tôi biết nhân sự có rất nhiều công việc hành chính lặt vặt phải xử lý, nhưng làm thế nào để tìm thấy giá trị công việc của mình tốt hơn?

Đầu tiên, hãy tự đặt câu hỏi cho chính bản thân mình - "tại sao?" (find your why).

"Tại sao khi được giao nhiệm vụ, tôi cần phải nộp sổ hộ khẩu?"

"Tại sao trong biểu mẫu hồ sơ nhân sự, việc điền thông tin về học vấn của bố mẹ lại trở thành quy định cần thiết?"

"Tại sao khi nhập dữ liệu vào hệ thống A, sau đó lại phải nhập vào hệ thống B, thay vì làm thao tác này một cách hiệu quả hơn?"

Nếu bạn chỉ có khả năng trả lời bằng câu "Tôi không biết, vì mọi người trước đó đều làm như vậy," thì về lâu dài, sự thiếu tiến bộ sẽ rõ ràng hơn. Vì cấp trên sẽ nhận thức rằng bạn chỉ là một người thực hiện chỉ thị, không thể thảo luận hoặc cải tiến quy trình.

Tiếp theo, hãy cố gắng nhìn nhận mọi thứ từ góc độ rộng lớn (think big)

Mặc dù các công ty lớn thường phân chia quy trình làm việc thành các phần nhỏ, nhưng nhiều nhân viên thường cảm thấy công việc của họ chỉ là những công việc hành chính vô nghĩa. Tuy nhiên, nếu bạn nhận ra rằng những bước nhỏ này đều đóng góp vào mục tiêu lớn của công ty, bạn sẽ cảm thấy giá trị cá nhân cao hơn khi thực hiện chúng.

Tuy nhiên, đồng thời, công ty cũng nên giải thích quy trình làm việc, luân chuyển vị trí công việc, tự động hóa quy trình hành chính, để giảm bớt cảm giác nhàm chán của nhân viên khi làm việc vô nghĩa trong thời gian dài, từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.

Cuối cùng, hãy lặp lại việc xem xét (rethink)

Lấy ví dụ về các mẫu biểu của công ty, mặc dù mục đích của việc lập biểu mẫu là để nhanh chóng xây dựng quy chế của công ty, nhưng khi biểu mẫu đã cũ, nhân viên sẽ mất nhiều thời gian để điền những thông tin không cần thiết, trong khi thông tin công ty cần lại không được hỏi. 

Vì vậy, tôi thường có thói quen đọc lại các mẫu email, google form mà tôi đã tạo định kỳ, mỗi lần đọc lại tôi sẽ nghĩ đến "đối tượng", tức là học viên của tôi, họ còn có những câu hỏi gì? Câu văn nào sẽ giúp họ hiểu rõ hơn? Mẫu biểu cần hỏi những thông tin không cần thiết không? Có nhất thiết phải chọn "bắt buộc" không? Về mặt quy trình, tôi cũng sẽ tạo mẫu sau khi thường xuyên gửi cùng một email, sau đó có thể gửi nhanh chóng.

Tìm hiểu những cách này để tối ưu hóa hiệu suất hành chính có thể giúp tôi giảm bớt thời gian làm những công việc mà tôi nhàm chán. Cuối cùng, bất kỳ công việc nào cũng đi kèm với các nhiệm vụ hành chính, nhưng chúng ta có thể giảm bớt công việc đó và tìm kiếm ý nghĩa trong công việc.

Dưới đây là ba gợi ý mà Aniday muốn chia sẻ cho những người làm nhân sự khi họ phải đối mặt với câu hỏi "Tôi chỉ chịu trách nhiệm liên hệ":

1. Trong mỗi quy trình làm việc, hãy tự đặt câu hỏi "tại sao" để xác định rõ mục đích của nhiệm vụ (find your why).

2. Nhìn lại quy trình làm việc từ góc độ rộng lớn để đảm bảo rằng mọi bước đều đóng góp vào mục tiêu tổng thể (think big).

3. Thường xuyên xem xét và cải tiến quy trình làm việc để đảm bảo sự hiệu quả và linh hoạt (rethink).