Áp dụng nguyên tắc 1+3 để nâng cao hiệu suất quản lý

Mỗi quý IV, các công ty đều bận rộn với việc đánh giá hiệu suất và phỏng vấn, rơi vào trạng thái lạc lối mà không nhận ra. Hai sự lạc lối phổ biến nhất là "cân nặng đánh giá nhẹ quản lý" hoặc "phản hồi hiệu suất không kịp thời". Phân tích các yếu tố chính cho thấy hai nguyên nhân là do nhiều công ty "mục đích đánh giá hiệu suất không đủ rõ ràng" và "đánh giá hiệu suất không phù hợp với mục tiêu phát triển giai đoạn của công ty". 

Bài viết này của Aniday tập trung vào cách thực hiện đánh giá hiệu suất - áp dụng "1+3 (một niềm tin và ba điều cần lưu ý) để nâng cao hiệu suất quản lý".

I. Đánh giá hiệu suất và đánh giá hiệu suất

"Hiệu suất là chỉ số đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ của một nhân viên đối với vị trí của họ, phản ánh việc nhân viên có đáp ứng yêu cầu của vị trí đó hay không." Ý nghĩa của quản lý hiệu suất là bao gồm một quá trình quản lý toàn diện (vòng lặp PDCA), hy vọng đạt được kết quả tích cực cho mục tiêu dài hạn của công ty, tinh thần của nó là kết hợp quá trình và kết quả. 

Đánh giá hiệu suất chỉ là một trong những công cụ quan trọng trong vòng lặp quản lý hiệu suất, tập trung vào việc thực hiện toàn bộ quá trình quản lý hiệu suất. Nói một cách đơn giản, đó là đối với vị trí đó "trước đây đã làm gì, xác nhận hiệu quả đầu ra" và "trong tương lai nên làm gì, sẽ tạo ra những lợi ích dự kiến nào".

II. Tăng trưởng của tổ chức dẫn đầu sự phát triển cá nhân

Khi một tổ chức thiết lập một hệ thống đánh giá hiệu suất cá nhân đầy đủ cho nhân viên, nó phải xem xét toàn bộ vòng lặp quản lý hiệu suất của "thiết lập mục tiêu, xác nhận tiêu chuẩn, thực hiện và cải tiến liên tục". Nó phải kết hợp tính phù hợp của hệ thống đánh giá (ưu tiên quản lý hiện tại) và hiệu quả của đánh giá hiệu suất (liệu sản lượng của đánh giá hiệu suất có như mong đợi hay không). 

Do đó, khi các doanh nghiệp thiết lập hoặc xem xét lại hệ thống đánh giá, họ phải nắm bắt các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất, để đạt được hiệu quả tích cực của "tăng trưởng của tổ chức dẫn đầu sự phát triển cá nhân". Lưu ý quan trọng như sau:

1. Mục tiêu giai đoạn của công ty phải được làm rõ: Đường đi hoặc tầm nhìn phát triển của công ty phải rõ ràng, để hỗ trợ việc thiết lập mục tiêu từ trung hạn đến hàng năm; đặc biệt, phải tập trung vào các mục tiêu chiến lược, phân tích các mục tiêu tài chính và phi tài chính có mối quan hệ nhân quả hoặc logic với nhau, sau khi rõ ràng thì mới xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu quả phù hợp, giúp đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng hạn.

2. Chỉ số đánh giá được điều chỉnh phù hợp: Sử dụng các công cụ quản lý quen thuộc nhất của tổ chức để làm rõ hoặc xác định mối quan hệ nhân quả hoặc logic giữa hiệu suất phi tài chính và tài chính, sau khi rõ ràng thì mới xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu quả hiệu quả, giúp khắc phục vấn đề quyền hạn chéo giữa các bộ phận và phát huy hiệu quả tổng thể của các bộ phận trên và dưới.

3. Quyết tâm loại bỏ các rào cản trong quá trình thực hiện: Đánh giá hiệu suất đều do bộ phận nhân sự chủ trì và phát động, do các cấp quản lý khác nhau trong các bộ phận thực hiện; Khuyến nghị "trước khi thực hiện, cần tổ chức đào tạo cho các cấp quản lý khác nhau về đánh giá hiệu suất; trong quá trình thực hiện, nỗ lực hỗ trợ các cấp quản lý khác nhau vượt qua khó khăn; sau khi thực hiện, thu thập các vấn đề về hệ thống hoặc thực thi và đưa vào hệ thống quản lý kiến ​​thức, làm cơ sở cải tiến liên tục". Thật tuyệt khi có thể đưa nó vào hệ thống quản lý kiến ​​thức làm tài liệu tham khảo quan trọng cho việc cải tiến liên tục.

4. Ý chí cải tiến liên tục: Do đặc điểm ngành công nghiệp hoặc chu kỳ đời sống của doanh nghiệp không giống nhau, chỉ có thể học trong quá trình làm việc và dựa vào việc thực hiện cải tiến từ trên xuống dưới trong tổ chức, xem xét chu kỳ quản lý hiệu suất, phát hiện vấn đề và cải tiến, mới có thể phát triển ra cơ chế đánh giá hiệu suất phù hợp với văn hóa công ty của mình.

III. Làm thế nào để áp dụng cơ chế đánh giá hiệu suất để nâng cao hiệu suất quản lý

Cơ chế đánh giá hiệu suất phải phù hợp với chiến lược phát triển của công ty, cùng với sự phát triển của doanh nghiệp ở các giai đoạn khác nhau, điểm nhấn hiệu suất chắc chắn sẽ khác nhau, đây là một quá trình cải tiến liên tục và điều chỉnh động. 

Dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp kinh nghiệm thực tế nhiều năm giúp doanh nghiệp thành “1+3 (một niềm tin, ba nguyên tắc)” như sau:

(1) Một niềm tin: khám phá tài năng có thể được đào tạo sớm

Đầu tiên, người quản lý phải nhận ra rằng việc thực hiện đánh giá không phải là tăng thêm gánh nặng công việc, mà là giúp người quản lý khám phá tài năng có thể được đào tạo sớm, phải đối xử với nhân viên một cách chân thành hơn, từ quá trình "trong quá khứ, đã làm gì, xác nhận lợi ích sản xuất. "Trong quá trình này, hợp lý hóa "mong đợi sẽ làm gì trong tương lai, sẽ tạo ra những lợi ích dự kiến nào. "

Người quản lý được khuyến nghị trong quản lý hàng ngày, giữ thái độ chân thành, luôn nghĩ cho nhân viên hai việc: việc đầu tiên: phần hiệu suất đạt tiêu chuẩn, làm thế nào để tiếp tục cải tiến hoặc đưa ra thách thức lớn hơn. Việc thứ hai: phần hiệu suất không đạt tiêu chuẩn, làm thế nào để cùng nhau nâng cao hiệu suất hoặc vượt qua khó khăn trong công việc.

(2) Ba nguyên tắc:

Từ quan điểm dài hạn của tổ chức: thành lập tổ chức cải tiến liên tục hoặc đưa vào hệ thống cải tiến liên tục hiện có, thu thập định kỳ các vấn đề hoặc vấn đề mà các bộ phận gặp phải trong các giai đoạn khác nhau của chu kỳ quản lý hiệu suất, xem xét và đưa ra giải pháp cải tiến, theo dõi định kỳ hiệu quả cải tiến. 

Từ quan điểm ngắn hạn của người quản lý: sau khi thiết lập “niềm tin vững chắc trong việc khám phá tài năng có thể được đào tạo sớm”, trọng tâm là cố gắng trong quản lý hàng ngày, nhắc nhở ba nguyên tắc như sau:

1. Hệ thống đánh giá: Tôi thực sự hiểu rõ chưa?

Phải loại bỏ “việc đánh giá chỉ là điền vào biểu mẫu, dù sao cũng là công việc hàng ngày, chỉ cần hoàn thành công việc là được” Phải tự yêu cầu “trước khi đánh giá: hiểu rõ chi tiết công việc, nếu không rõ, hãy hỏi cho rõ.” “

Khi đánh giá: khi gặp khó khăn hoặc nghi ngờ trong quá trình hoạt động, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ hoặc giúp đỡ càng sớm càng tốt, đồng thời tổng hợp và ghi chép vấn đề. “Sau khi đánh giá: tổng hợp vấn đề và đề xuất có thể, cung cấp cho đơn vị chủ trì hoặc nhóm cải tiến để tham khảo.”

2. Cuộc phỏng vấn hiệu suất sau khi đánh giá: Tôi đã chuẩn bị đầy đủ chưa?

Mục đích của cuộc phỏng vấn hiệu suất sau khi đánh giá là: “Thông qua giao tiếp trực tiếp, để người được đánh giá hiểu rõ hơn về kỳ vọng của tổ chức đối với họ, cùng nhau nghiên cứu kế hoạch phát triển.” 

Kỹ năng phỏng vấn hiệu suất của người quản lý không đủ tốt, có thể được bổ sung thông qua đào tạo, điều quan trọng nhất là hầu hết người quản lý chưa chuẩn bị đầy đủ; ví dụ: người quản lý không quan tâm đủ đến tình hình thực hiện của nhân viên, tất nhiên sẽ khó hiển thị giá trị phản hồi hiệu suất.

3. Quan tâm đến hiệu suất: Tôi thực sự đã cố gắng hết sức để giúp nhân viên nâng cao hiệu suất chưa?

Để cuộc phỏng vấn hiệu suất sau khi đánh giá có thể tạo ra kết quả tích cực, chủ yếu đến từ sự quan tâm của người quản lý đối với quá trình thực hiện của nhân viên; do đó, nhắc nhở người quản lý nên quan tâm đến hiệu suất quá trình trong quản lý hàng ngày, tự nhiên dễ dàng tạo ra kết quả dự kiến hơn; điều quan trọng hơn là thông qua việc giúp đỡ nhân viên trong quá trình thực hiện, không chỉ có thể phát hiện và giúp loại bỏ cổ chai hiệu suất, mà thậm chí có thể khám phá ra khả năng đào tạo tài năng sớm.

Cuối cùng, nhắc nhở người quản lý chọn 3-5 mục tiêu hiệu suất quan trọng nhất của bộ phận, đưa vào các mục tiêu quan trọng của quản lý hàng ngày, sử dụng công cụ quản lý hoặc phương pháp mà bạn quen thuộc nhất, kết hợp với hoạt động. Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn.