Tổng hợp cách viết thư từ chối nhận việc hiệu quả

Bạn đã nộp đơn xin việc và được mời phỏng vấn tại nhiều công ty. Sau khi trải qua các vòng phỏng vấn, bạn nhận được nhiều lời đề nghị làm việc từ các công ty khác nhau. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể chọn một công ty để làm việc. Vậy làm thế nào để từ chối những lời đề nghị còn lại một cách lịch sự và hiệu quả?

Trong bài viết này, Aniday sẽ tổng hợp cho bạn cách viết thư từ chối nhận việc phù hợp với các tình huống khác nhau. Bạn có thể tham khảo và sử dụng những mẫu thư này để gửi cho nhà tuyển dụng khi bạn muốn từ chối một công việc mà bạn không muốn làm.

Gửi thư từ chối nhận việc có cần thiết không?

Gửi thư từ chối nhận việc là một hành động tế nhị và chuyên nghiệp khi bạn muốn từ chối offer từ một công ty nào đó. Bằng cách gửi thư, bạn sẽ bày tỏ sự trân trọng và cảm ơn công ty đã dành thời gian và cơ hội cho bạn. Bạn cũng sẽ giữ được mối quan hệ tốt đẹp với công ty đó, có thể mở ra những cơ hội hợp tác trong tương lai. 

Ngoài ra, gửi thư từ chối nhận việc cũng giúp bạn tránh được sự phiền toái khi công ty liên lạc lại với bạn để hỏi về quyết định của bạn.

Thời điểm phù hợp để từ chối

Thời điểm phù hợp để gửi thư từ chối nhận việc là ngay sau khi bạn đã quyết định không muốn làm việc cho công ty đó. Bạn nên gửi thư trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được lời đề nghị làm việc, hoặc ít nhất là trước khi công ty bắt đầu làm việc vào ngày tiếp theo. 

Bên cạnh đó, bạn không nên kéo dài quá lâu để gửi thư, vì điều đó sẽ làm cho công ty cảm thấy bị lãng phí thời gian và nguồn lực. Bạn cũng nên gửi thư cho tất cả các công ty mà bạn đã phỏng vấn và không muốn làm việc, để tránh bị hiểu lầm hay bỏ lỡ.

Thư từ chối nhận việc là gì?

Một loại thư trao đổi giữa ứng viên và công ty khi ứng viên không muốn làm việc cho công ty đó. 

• Được gửi qua email, fax, hoặc bằng giấy tờ in. 
• Mục đích: thông báo cho công ty biết rằng ứng viên đã từ chối lời đề nghị làm việc của họ, cũng như lý do và sự cảm ơn của ứng viên.

Cách viết thư từ chối nhận việc hiệu quả

Để viết một thư từ chối nhận việc hiệu quả, bạn nên tuân theo các nguyên tắc sau:

Tiêu đề

Tiêu đề của thư nên ghi rõ tên của bạn, vị trí mà bạn đã ứng tuyển, và từ khóa "Thư từ chối nhận việc". Ví dụ: "Nguyễn Văn A Nhân viên kinh doanh Thư từ chối nhận việc".

Nội dung

Nội dung của thư nên bao gồm ba phần chính: giới thiệu, từ chối, và kết thúc.

• Giới thiệu: ghi tên người nhận, chức vụ, và tên công ty đồng thời nhắc lại vị trí mà bạn đã ứng tuyển và lời đề nghị làm việc của công ty. 
• Từ chối: Đưa ra lời từ chối lời đề nghị làm việc của họ bằng diễn đạt ngắn gọn và rõ ràng.
• Kết thúc: Bày tỏ sự trân trọng và cảm ơn công ty đã dành cho bạn cơ hội phỏng vấn và đề nghị làm việc.

Đưa ra lý do

Trong phần này, bạn nên nêu rõ lý do tại sao bạn không muốn làm việc tại công ty đó. Ví dụ: bạn không phù hợp với vị trí hay mức lương, bạn có kế hoạch riêng cho sự nghiệp, hoặc bạn có những hoàn cảnh cá nhân không cho phép bạn làm việc tại đó. Bạn nên diễn đạt lý do một cách khách quan và trung thực, không nói xấu hay chỉ trích công ty hay người phỏng vấn.

Để ngỏ cho những cơ hội trong tương lai

Trong phần này, bạn nên bày tỏ sự mong muốn được giữ liên lạc với công ty, và có thể hợp tác hay làm việc với họ trong tương lai nếu có điều kiện thuận lợi. Bạn cũng nên gửi lời chúc thành công và phát triển cho công ty.

Cách từ chối qua điện thoại

Ngoài viết thư, bạn cũng có thể từ chối nhận việc qua điện thoại. Đây là cách nhanh chóng và trực tiếp, nhưng cũng đòi hỏi bạn phải chuẩn bị kỹ lưỡng và biết cách ứng xử. Bạn nên lưu ý những điểm sau khi từ chối qua điện thoại:

• Chọn thời điểm thích hợp để gọi điện, không nên gọi quá sớm hay quá muộn, hoặc vào những giờ bận rộn của công ty.
• Nói chuyện với người có thẩm quyền quyết định, không nên gửi tin nhắn hay để lại lời nhắn cho người khác.
• Tỏ ra lịch sự và tôn trọng, cảm ơn công ty đã mời bạn làm việc và cho bạn cơ hội phỏng vấn.
• Nêu rõ lý do tại sao bạn từ chối, không nên né tránh hay nói vòng vo.
• Để ngỏ cho những cơ hội trong tương lai, nếu có thể hỏi xem có thể giữ liên lạc hay không.
• Kết thúc cuộc gọi một cách thân thiện và chúc công ty thành công.

Cách từ chối qua email

Một cách khác để gửi thư từ chối nhận việc là gửi email. Đây là cách tiện lợi và dễ dàng, nhưng cũng cần phải tuân theo một số nguyên tắc để gửi email một cách chuyên nghiệp. Bạn nên chú ý đến những điểm sau khi gửi email từ chối:

• Gửi email sớm nhất có thể, không nên kéo dài hay trì hoãn việc gửi email.
• Chọn tiêu đề email rõ ràng và ngắn gọn, ví dụ: "Thư từ chối nhận việc tại Công ty ABC".
• Viết email theo định dạng thư chính thức, bao gồm lời chào, lời cảm ơn, lý do từ chối, và lời kết.
• Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email, tránh những lỗi sai có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của bạn.

Các mẫu thư từ chối nhận việc

Trước khi gửi thư từ chối nhận việc, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Gửi thư sớm nhất có thể, không kéo dài quá trình tuyển dụng của nhà tuyển dụng.
• Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã quan tâm và đề nghị bạn làm việc.
• Nêu rõ lý do bạn từ chối công việc, nhưng không cần phải chi tiết quá.
• Bày tỏ sự tôn trọng và kính trọng với nhà tuyển dụng và công ty.
• Giữ cửa cho một cơ hội hợp tác trong tương lai nếu có thể.

Dưới đây là một số mẫu thư từ chối nhận việc theo các tình huống khác nhau:

Lời kết

Viết thư từ chối nhận việc là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp nghề nghiệp. Bạn nên viết thư một cách lịch sự, chuyên nghiệp và trung thực, để bảo vệ uy tín của bản thân và tôn trọng công ty. 

Hy vọng bài viết này của Aniday đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách viết thư từ chối nhận việc hiệu quả.