Bí Quyết Phỏng Vấn Qua Điện Thoại và 3 Lưu Ý Quan Trọng

Nhân sự thường gọi điện mời phỏng vấn mà không hiểu rõ về nội dung công việc, điều này đã tạo ra nhiều ý kiến tranh cãi. Điều đáng chú ý là nhiều nhân sự chưa được đào tạo về kỹ năng 'gọi điện'. Qua việc lên kịch bản điện thoại và nắm vững kỹ năng mời gọi, bạn có thể tạo ấn tượng tích cực với ứng viên, là bước quan trọng đầu tiên để thành công trong quá trình tuyển dụng.

Người dùng thường chia sẻ trên các diễn đàn về sự thiếu chuyên nghiệp khi nhân sự gọi điện mời phỏng vấn. Một trường hợp gần đây là một người nhận lời mời phỏng vấn từ một nhân sự, nhưng không có thông tin chi tiết về công việc, chỉ nói rằng họ có thể xem trên mạng. Bài viết này nhận được sự đồng tình và bình luận tích cực từ cộng đồng mạng, cho thấy kỹ năng giao tiếp và chuyên môn của nhân sự trong việc mời phỏng vấn vẫn chưa đáp ứng được mong đợi của đông đảo.

Dưới đây là một kịch bản gọi điện mời phỏng vấn mẫu từ Aniday dành cho nhân sự:

Bước 1. Mở đầu

Xin lỗi, có phải là OO (tên của bên kia) không?

Xin chào, tôi là Miriam, đến từ phòng nhân sự của xxxx (tên công ty).

Tôi đã xem sơ yếu lý lịch của bạn vào năm 104. Bây giờ bạn có thuận tiện để nói chuyện điện thoại không?

Bước 2. Giới thiệu về công ty và vị trí

Vị trí xxx của công ty chúng tôi chủ yếu là phụ trách oo (tóm tắt nội dung công việc, khoảng ba câu là được), công ty hiện đang mở rộng thị trường và quy mô tổ chức, (phần sau sẽ tùy theo tình hình của người tìm việc mà nối tiếp các câu sau)

Bước 3. Tạo ấn tượng tốt

"Chúng tôi là một công ty khởi nghiệp và một công ty đã thành lập được năm năm. Hiện tại, doanh thu của chúng tôi ổn định và không dựa vào việc gây quỹ. Chúng tôi đã thấy rất nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống từ 0 đến 1 trong quá khứ. Bởi vì công ty chúng tôi có kế hoạch thâm nhập thị trường mới lần lượt, chúng tôi cũng cần những tài năng như OO."

"Trong sơ yếu lý lịch của OO, tôi thấy rằng khu vực làm việc dự kiến là Cao Hùng (không phải phía bắc). Công ty chúng tôi nằm ở quận Zhongzheng, Đài Bắc. Công ty sẽ cung cấp 30% tiền thuê cho các kỹ sư và các kỹ sư sẽ nhận được mức lương trung bình là 18 tháng vào năm 2020."

Bước 4. Gợi ý lịch phỏng vấn

Tôi hy vọng có thể tổ chức một cuộc phỏng vấn qua video với bạn trong tuần này để hiểu rõ hơn về bạn. Bạn có thời gian nào thuận tiện không?

Khi bắt đầu cuộc gọi, đảm bảo rằng bạn đang nói chuyện với đúng người. Tiếp theo, tự giới thiệu bản thân và hỏi xem đối phương có thể nói chuyện không. Sau đó, giới thiệu ngắn gọn về công ty và vị trí tuyển dụng. Trong lúc giới thiệu, tôi sẽ xem xét sơ yếu lý lịch của ứng viên để tìm những điểm có thể tạo sự gần gũi. Ví dụ, tôi sẽ tìm thông tin mà công ty có thể đáp ứng và liên kết với những kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà ứng viên có.

Nếu đối phương không có câu hỏi hoặc tình huống khác, tôi sẽ mời họ tham gia phỏng vấn. Quá trình tuyển dụng cần diễn ra nhanh chóng và chính xác, vì vậy tôi cam kết sẽ cố gắng tổ chức phỏng vấn trong vòng năm ngày làm việc. Điều này giúp giữ cho quá trình tuyển dụng linh hoạt và hiệu quả, tránh tình trạng đêm dài lắm mộng và giảm nguy cơ mất mát ứng viên.

Ghi chú cho cuộc hẹn qua điện thoại tuyển dụng

Một, biểu cảm giọng nói

Hãy thể hiện sự lạc quan trong giao tiếp bằng giọng điệu vui vẻ, tạo động lực cho đối tác muốn tiếp tục lắng nghe. Ngoài ra, quan trọng không chỉ là giọng điệu mà còn là âm lượng và nhịp điệu. 

Khi mới bắt đầu trong lĩnh vực nhân sự, bạn có thể gặp khó khăn. Tôi nhớ những lúc chưa quen với kịch bản, tôi thường nói cứng nhắc. Tuy nhiên, qua nhiều lần thực hành và gọi điện thoại, tôi đã trở nên lưu loát và thành thạo. Quy luật đơn giản: thực hành nhiều, tiền đề là phải có nhiều cuộc gọi điện thoại.

Hai, xưng hô

Khi tôi mới bắt đầu học về tuyển dụng, tôi nhớ đến một lời khuyên quan trọng từ người tiền bối: tránh gọi đối phương bằng "cô" hoặc "anh/chị," mà thay vào đó, sử dụng tên riêng như "Yến Thanh." Ban đầu, việc này có vẻ lạ lẫm và giả tạo đối với tôi, nhưng sau một thời gian, tôi nhận thức được giá trị của nó.

Gọi tên đối phương không chỉ tạo sự gần gũi, mà còn giúp tránh những sai sót khi gọi điện thoại. Hành động này không chỉ làm tăng ấn tượng của tôi đối với ứng viên, mà còn hữu ích khi thảo luận với quản lý đơn vị. Nó giúp tôi nhớ tên của ứng viên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Ba, sự đồng cảm

Nếu đối tác có giọng điệu đang trong quá trình làm việc hoặc tham gia cuộc họp, hãy nhớ thông báo và đề xuất liên hệ lại sau. Đừng bỏ qua những khó khăn mà đối tác đang phải đối mặt chỉ vì lợi ích của cuộc gọi điện thoại. Trong ngữ cảnh của nguồn nhân lực, sự đồng cảm là quan trọng, và điều này cần được thể hiện rõ khi đặt lịch hẹn qua điện thoại.

Cuối cùng, nhiều người dùng trên diễn đàn đã chia sẻ ý kiến của họ về việc không thích cuộc gọi từ bộ phận nhân sự. Việc sử dụng email có thể là một giải pháp. Tính đến kinh nghiệm cá nhân của tôi, hơn một nửa số người dùng sẵn sàng tham gia cuộc gọi nếu được tiếp cận một cách linh hoạt. 

Do đó, kỹ năng phỏng vấn qua điện thoại của bộ phận nhân sự vẫn giữ nguyên sự quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh thị trường lao động hiện nay đang đối mặt với sự chênh lệch giữa nguồn cung và nhu cầu. Tích cực tiếp cận là chìa khóa để lấp đầy khoảng trống nhân sự, và nếu không tích cực, khoảng cách này sẽ không bao giờ được lấp đầy. Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn.