Bí quyết để học được cách quản lý thời gian hiệu quả

Bạn có bao giờ cảm thấy mình không có đủ thời gian để làm hết những việc mình muốn? Bạn có bao giờ cảm thấy mình làm việc rất nhiều nhưng không đạt được kết quả mong muốn? Nếu câu trả lời là có, bạn đang cần học cách quản lý thời gian hiệu quả.

Vậy cách quản lý thời gian hiệu quả là như thế nào? Hãy tìm hiểu cùng Aniday qua bài viết này.

Quản lý thời gian là gì?

định nghĩa quản lý thời gian 

Quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng thời gian của bản thân một cách có chủ đích, có kế hoạch và có hiệu quả. Kỹ năng này không chỉ là việc phân chia thời gian cho các công việc khác nhau, mà còn là việc xác định ưu tiên, mục tiêu và chiến lược cho từng công việc. Sở hữu cách quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn kiểm soát được cuộc sống của mình, không để cho thời gian kiểm soát bạn.

Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian

vai trò quan trọng của quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian có vai trò rất quan trọng trong cuộc sống và công việc của mỗi người. Một số lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian là:

Kích thích năng suất làm việc

  • Làm việc hiệu quả hơn, hoàn thành nhiều việc hơn trong ít thời gian hơn. 
  • Hạn chế tình trạng stress vì deadline, mà luôn hoàn thành công việc đúng hạn và chất lượng.

Thúc đẩy quá trình đạt được mục tiêu

  • Lên kế hoạch rõ ràng cho từng mục tiêu của mình. 
  • Tạo động lực theo đuổi và kiên trì với mục tiêu của mình.

Quản lý đội ngũ hiệu quả

  • Hiểu được ai có khả năng và năng lực gì, ai cần được hỗ trợ và đào tạo gì, ai có thể làm được những công việc nào. 
  • Tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, hợp tác và tôn trọng.

Thêm cơ hội mới

  • Tạo ra nhiều cơ hội mới trong cuộc sống và công việc. 
  • Có thời gian để học hỏi, nâng cao kiến thức và kỹ năng. 
  • Mở rộng mối quan hệ, giao lưu và hợp tác. 
  • Có cơ hội thử thách bản thân, khám phá và phát triển.

Tổng hợp các cách quản lý thời gian hiệu quả

những cách quản lý thời gian hữu ích 

Để biết cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần áp dụng một số cách sau đây:

Lập danh sách những điều cần làm

  • Lập danh sách những điều cần làm trong ngày, tuần, tháng hay năm bằng cách ghi rõ những công việc cụ thể, rõ ràng và đo lường được. 
  • Ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc, và xem xét khả năng hoàn thành của mình.

Tập trung vào việc quan trọng

  • Xác định ưu tiên cho từng công việc theo thứ tự những công việc quan trọng và khẩn cấp, những công việc không quan trọng và không khẩn cấp, và những công việc ở giữa. 
  • Tập trung vào những công việc quan trọng và khẩn cấp nhất, và loại bỏ hoặc hạn chế những công việc không mang lại giá trị.

Xây dựng lối sống lành mạnh

  • Xây dựng một lối sống lành mạnh, bao gồm ăn uống hợp lý, ngủ đủ giấc, vận động thường xuyên và giải stress hợp lý. 
  • Giúp bạn có được sức khỏe tốt, tinh thần minh mẫn và năng lượng dồi dào để làm việc hiệu quả.

Tận dụng thời gian rảnh

  • Dùng thời gian rảnh để học hỏi, đọc sách, xem video hay podcast về những chủ đề mà bạn quan tâm cũng như để chăm sóc bản thân, gia đình hay bạn bè. 
  • Nâng cao kiến thức, kỹ năng và chất lượng cuộc sống.

Hạn chế trì trệ

Trì trệ là kẻ thù số một của quản lý thời gian. Khi bạn trì trệ, bạn đang lãng phí thời gian của mình vào những việc không mang lại giá trị, hoặc không liên quan đến mục tiêu của bạn. Bạn cũng đang tạo ra áp lực và lo lắng cho bản thân khi phải đối mặt với những việc khó khăn hoặc không thích. 

Để hạn chế trì trệ, bạn cần phải nhận ra nguyên nhân của nó, và tìm cách khắc phục. Một số nguyên nhân phổ biến của trì trệ là:

  • Không có kế hoạch rõ ràng
  • Không có mục tiêu rõ ràng
  • Không có động lực
  • Sợ thất bại
  • Không biết bắt đầu từ đâu
  • Không biết ưu tiên
  • Bị sao nhãng

Để khắc phục những nguyên nhân này, bạn có thể áp dụng những cách sau:

  • Lập kế hoạch công việc trước khi bắt đầu
  • Đặt ra mục tiêu SMART (Specific Cụ thể, Measurable Đo lường được, Achievable Có thể đạt được, Relevant Liên quan, Time-bound Có thời hạn)
  • Tạo ra động lực cho bản thân bằng cách nhớ lại lợi ích của việc hoàn thành công việc, hay thưởng cho bản thân khi làm xong
  • Đối diện với sự thất bại như một cơ hội để học hỏi và phát triển
  • Bắt đầu từ những việc nhỏ và dễ dàng để tạo ra sự tự tin và tiến triển
  • Ưu tiên những việc quan trọng và khẩn cấp trước
  • Loại bỏ những yếu tố gây mất tập trung, như điện thoại, mạng xã hội, hay tiếng ồn

Hiểu rõ mục tiêu bản thân

  • Biết rõ bản thân muốn đạt được gì trong ngắn hạn và dài hạn, và làm thế nào để đạt được nó. 
  • Vạch ra hướng đi cho công việc của mình, và không bị lãng phí thời gian vào những việc không liên quan hay không mang lại giá trị. 

Để hiểu rõ mục tiêu bản thân, bạn có thể áp dụng những cách sau:

  • Tự hỏi bản thân những câu hỏi như: Bạn muốn làm gì? Bạn muốn đạt được gì? Bạn muốn trở thành ai? Bạn muốn sống như thế nào?
  • Viết ra những mục tiêu của bạn trên giấy, và chia nhỏ chúng thành các bước cụ thể
  • Đánh giá khả năng và nguồn lực của bản thân để đạt được mục tiêu
  • Thường xuyên theo dõi và đánh giá tiến độ của mình, và điều chỉnh nếu cần

Sắp xếp công việc phù hợp

  • Biết được những việc nào là quan trọng và ưu tiên, và những việc nào là không cần thiết hay có thể hoãn lại. 
  • Biết được khả năng và giới hạn của bản thân, để không làm quá sức hay quá ít. 

Để sắp xếp công việc phù hợp, bạn có thể áp dụng những cách sau:

  • Lập danh sách công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng, hay năm
  • Phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp
  • Lập kế hoạch chi tiết cho từng công việc, bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc, người liên quan, tài nguyên cần thiết, kết quả mong muốn
  • Tuân theo kế hoạch đã lập, và không chùn bước hay lơ là
  • Kiểm tra lại kết quả của công việc, và rút ra kinh nghiệm

Thực hiện kế hoạch dài hạn

  • Xác định những mục tiêu của bạn trong tương lai, từ 3 năm, 5 năm cho đến 10 năm. 
  • Thiết lập các hạn chót cho mỗi bước và theo dõi tiến độ của mình. 

Loại bỏ những việc gây mất tập trung

  • Loại bỏ những yếu tố có thể gây mất tập trung cho bạn, như điện thoại, mạng xã hội, email, tin nhắn, tiếng ồn, người khác... 
  • Tập trung vào một việc tại một thời điểm và tránh nhảy cóc giữa nhiều việc khác nhau. 

Học cách từ chối

  • Từ chối những yêu cầu không hợp lý, không quan trọng hoặc không khẩn cấp một cách lịch sự và rõ ràng. 
  • Giải thích cho người khác biết lý do tại sao bạn từ chối và đề xuất những giải pháp khác nếu có thể, tránh sử dụng những từ ngữ mập mờ hoặc xin lỗi quá nhiều khi từ chối. 

Học quản lý thời gian mỗi ngày

  • Tạo thói quen xây dựng kế hoạch cho ngày mới vào buổi tối hoặc buổi sáng trước khi bắt đầu làm việc. 
  • Kiểm tra lại kế hoạch của mình trong ngày và đánh giá hiệu quả của mình. 

Tìm hiểu về phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

  • Lựa chọn cách quản lý thời gian phù hợp
  • Cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giảm stress, tăng tự tin và hạnh phúc.

Những phương pháp rèn luyện quản lý thời gian có căn cứ khoa học

Để học được cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần áp dụng những phương pháp đã được kiểm chứng và chứng minh bởi nhiều nghiên cứu khoa học. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất:

Ma trận Eisenhower

  • Phân loại các công việc theo hai tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp. 
  • Tập trung vào những việc mang lại giá trị cao nhất cho mục tiêu của mình.

Pareto (80/20)

Nguyên tắc Pareto (hay còn gọi là nguyên tắc 80/20) cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân: 20% công việc quan trọng nhất mà sẽ mang lại 80% kết quả mong muốn. Sau đó, bạn nên dành nhiều thời gian và nỗ lực cho 20% công việc này, trong khi giảm bớt hoặc loại bỏ 80% công việc còn lại. Nguyên tắc Pareto giúp bạn tối ưu hóa năng suất và hiệu quả của mình.

4D (Do-Delete-Delegate-Defer)

4D là một kỹ thuật giúp bạn xử lý các công việc theo bốn hành động: 

  • Do (làm ngay)
  • Delete (xóa bỏ)
  • Delegate (giao cho người khác) 
  • Defer (hoãn lại). 

Bạn nên làm ngay những công việc quan trọng và khẩn cấp, xóa bỏ những công việc không mang lại giá trị, giao cho người khác những công việc mà họ có thể làm tốt hơn bạn và hoãn lại những công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Từ đó, giúp bạn giải phóng thời gian và tâm trí của mình.

Pickle Jar

Pickle Jar là một phép ẩn dụ về cách bạn sắp xếp các hoạt động của mình trong thời gian có hạn. Bạn có thể tưởng tượng thời gian của mình như một lọ đựng dưa chua và các hoạt động của bạn có thể được phân thành bốn loại: 

  • Đá (các hoạt động quan trọng và lớn)
  • Cát (các hoạt động không quan trọng và nhỏ)
  • Nước (các hoạt động không quan trọng và lớn) 
  • Dưa chua (các hoạt động quan trọng và nhỏ)

Để lọ đựng được nhiều nhất, bạn nên bỏ vào trước các đá, sau đó là các dưa chua, rồi mới là cát và nước. Nếu bạn bỏ vào trước cát và nước, bạn sẽ không có chỗ cho các đá và dưa chua. Pickle Jar giúp bạn ưu tiên các hoạt động theo mức độ quan trọng và kích thước.

Lời kết

Quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng vô cùng quan trọng trong cuộc sống hiện đại. Bằng cách áp dụng những phương pháp đã được chia sẻ ở trên, bạn sẽ có thể kiểm soát được thời gian của mình, hoàn thành công việc một cách xuất sắc và tận hưởng cuộc sống tốt đẹp hơn. Hãy bắt đầu ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt!

Hy vọng bài viết này của Aniday đã giúp bạn hiểu được cách quản lý thời gian hiệu quả và biết được phương pháp quản lý thời gian nào phù hợp với mình