Biên bản cuộc họp là gì? Biên bản cuộc họp có vai trò như thế nào?

Biên bản cuộc họp là một cụm từ rất quen thuộc với nhiều người. Vì đây là một tài liệu ghi lại những nội dung quan trọng được thảo luận, quyết định và thống nhất trong một cuộc họp. 

Biên bản cuộc họp có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả, minh bạch và trách nhiệm của các bên liên quan trong một tổ chức hay dự án. Trong bài viết này, Aniday sẽ giới thiệu về khái niệm, vai trò, cách viết và mục đích của biên bản cuộc họp.

Khái niệm của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là một loại văn bản chính thức, được lập ra sau mỗi cuộc họp để ghi chép lại những thông tin cần thiết như: thời gian, địa điểm, người tham dự, nội dung thảo luận, kết quả đạt được, kế hoạch hành động tiếp theo, vấn đề cần giải quyết và các ý kiến đóng góp của các bên. 

Ngoài ra, biên bản cuộc họp phải được lưu trữ cẩn thận và phân phối cho các bên liên quan để làm căn cứ cho việc theo dõi, kiểm tra và đánh giá tiến độ công việc.

Vai trò của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp có nhiều vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành một tổ chức, dự án hay hoạt động nào đó. Một số vai trò chính của biên bản cuộc họp là:

• Công cụ giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan trong một tổ chức, dự án hay hoạt động. 
• Thông báo cho mọi người về những gì đã được thảo luận, quyết định và thống nhất trong cuộc họp, cũng như những nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân hay nhóm.
• Tài liệu lưu trữ lịch sử và tài liệu tham khảo cho các cuộc họp tiếp theo (bao gồm những thông tin quan trọng và có giá trị trong quá trình hoạt động của một tổ chức, dự án hay hoạt động) 
• Có thể được sử dụng để so sánh, kiểm tra và đánh giá tiến độ công việc, cũng như để xem xét lại những vấn đề đã được giải quyết hay chưa.
• Tài liệu chứng minh và pháp lý cho các quyết định và thỏa thuận được đưa ra trong cuộc họp. 
• Dùng để xác nhận lại những cam kết, yêu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan trong một tổ chức, dự án hay hoạt động. 
• Dùng để giải quyết những tranh chấp hay xung đột có thể xảy ra sau này.

Cách viết biên bản cuộc họp

Viết biên bản cuộc họp không phải là một công việc dễ dàng, đòi hỏi người viết phải có kỹ năng ghi chép nhanh, tổng hợp thông tin, sắp xếp logic và trình bày rõ ràng. Một số bước cần làm khi viết biên bản cuộc họp là:

Chuẩn bị mẫu biên bản

Bạn cần chuẩn bị một mẫu biên bản cuộc họp trước khi bắt đầu cuộc họp. Mẫu biên bản cuộc họp nên bao gồm những thông tin cơ bản như: 

• Tiêu đề
• Số thứ tự 
• Ngày tháng năm 
• Địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc
• Người chủ trì, người thư ký, người tham dự 
• Nội dung chính
• Kết quả 
• Kế hoạch hành động. 

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các phần mềm hay ứng dụng hỗ trợ để tạo ra mẫu biên bản cuộc họp nhanh chóng và tiện lợi.

Đánh máy, ghi chép nội dung

Trong quá trình cuộc họp diễn ra, bạn cần đánh máy hay ghi chép lại những nội dung quan trọng được thảo luận, quyết định và thống nhất. Trong cuộc họp, bạn nên ghi chép theo cấu trúc các thẻ đã được xác định trước, và sử dụng các ký hiệu hay viết tắt để tiết kiệm thời gian. 

Ngoài ra, bạn cũng nên ghi lại những ý kiến đóng góp, câu hỏi hay phản hồi của các bên liên quan.

Ghi chép nội dung chính

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn cần ghi chép lại những nội dung chính của biên bản cuộc họp. Bạn nên ghi rõ những điểm sau:

• Mục tiêu và nội dung của cuộc họp
• Những kết quả và thỏa thuận được đạt được
• Những nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân hay nhóm
• Những vấn đề cần giải quyết và hướng giải quyết
• Những ý kiến đóng góp và phản hồi của các bên liên quan
• Những kế hoạch hành động tiếp theo và thời hạn hoàn thành

Đảm bảo độ chính xác của nội dung

Trước khi hoàn thành biên bản cuộc họp, bạn cần kiểm tra lại độ chính xác của nội dung. Bạn nên kiểm tra các điểm sau:

• Ngôn ngữ và chính tả
• Sự rõ ràng và logic của nội dung
• Sự phù hợp và khách quan của nội dung
• Sự đầy đủ và cập nhật của nội dung
• Sự tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về văn bản

Nếu có thể, bạn cũng nên xin ý kiến của người chủ trì hay người có thẩm quyền để xác nhận lại nội dung của biên bản cuộc họp.

Mục đích của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp không chỉ là một tài liệu ghi lại những gì đã xảy ra trong cuộc họp, mà còn là một công cụ quản lý và điều hành hiệu quả. Một số mục đích chính của biên bản cuộc họp là:

• Thông báo cho các bên liên quan về những nội dung, quyết định và kết quả của cuộc họp
• Nhắc nhở cho các thành viên trong nhóm về những trách nhiệm và hành động cần thực hiện sau cuộc họp
• Theo dõi và đánh giá tiến độ và kết quả của công việc
• Lưu giữ và truyền đạt thông tin, kiến thức và kinh nghiệm cho tương lai

Một số mẫu biên bản cuộc họp 

Để hiểu rõ hơn cách trình bày biên bản cuộc họp, bạn có thể tham khảo các mẫu sau 

Mẫu biên bản cuộc họp. Nguồn: Luật ACC

Mẫu biên bản cuộc họp cổ đông. Nguồn: Bvote

Biên bản cuộc họp là một tài liệu quan trọng trong quá trình làm việc nhóm. Biên bản cuộc họp ghi lại những nội dung, ý kiến, quyết định và kết quả của một cuộc họp. Biên bản cuộc họp có vai trò là một công cụ giao tiếp, kiểm soát, phòng ngừa, lưu trữ và truyền đạt thông tin. 

Để viết một biên bản cuộc họp hiệu quả, có thể thực hiện theo các bước: chuẩn bị mẫu biên bản, đánh máy, ghi chép nội dung, ghi chép nội dung chính và đảm bảo độ chính xác của nội dung. Ngoài ra, đây là loại văn bản có mục đích là thông báo, nhắc nhở, theo dõi, lưu giữ và truyền đạt thông tin.

Aniday hy vọng với những thông tin đã chia sẻ trong bài viết này, bạn sẽ có thể viết được biên bản cuộc họp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.