Agenda là gì? Phương pháp tạo nên một agenda tốt

Trong thời đại 4.0 hiện nay, Agenda  là một công cụ quan trọng để kiểm soát thời gian, tăng hiệu quả và chất lượng của hoạt động. Vậy Agenda là gì, hãy cùng Aniday tìm hiểu về Agenda qua bài viết này nhé.

Khái niệm Agenda là gì?

Agenda có nguồn gốc từ tiếng Latinh, có nghĩa là "những việc cần làm". Trong ngữ cảnh hiện đại, agenda được hiểu là một kế hoạch chi tiết về những việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định. Agenda thường bao gồm các thông tin sau:

Các bước tạo ra Agenda là gì?

Để tạo ra một agenda tốt, bạn có thể theo các bước sau:

Bước 1: Đặt tiêu đề

Tiêu đề của một mẫu Agenda là yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý của người tham dự cuộc họp. Tiêu đề phải nêu rõ mục đích, đối tượng và nội dung của cuộc họp một cách ngắn gọn và súc tích. Tiêu đề cũng phải được viết ở vị trí nổi bật, có font chữ rõ ràng và kích thước lớn hơn các phần khác trong văn bản. 

Bước 2: Ghi rõ thời gian, địa điểm, người tham gia

Thông tin này giúp cho người tham gia chuẩn bị tốt hơn cho hoạt động, cũng như tránh nhầm lẫn hay bỏ lỡ. Bạn nên ghi rõ: 

• Ngày, giờ, phút bắt đầu và kết thúc của hoạt động (ghi múi giờ nếu có)
• Địa điểm nên cụ thể và dễ tìm (có thể kèm theo bản đồ hay hướng dẫn nếu cần)
• Ghi rõ chức vụ và thông tin liên lạc của họ.

Bước 3: Trình bày nội dung

Để chuẩn bị cho một cuộc họp thành công, bạn cần có một chương trình rõ ràng và chi tiết. Chương trình là một danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp, cùng với thời gian dành cho mỗi chủ đề và người phụ trách. Bạn nên chia nhỏ các chủ đề thành các mục nhỏ hơn, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và thời gian. 

Ngoài ra, bạn cũng nên ghi rõ tên của người sẽ trình bày hoặc tham gia vào mỗi mục, để họ biết trách nhiệm của mình và không bỏ cuộc giữa chừng. Điều này cũng giúp tăng cường sự tập trung và cam kết của mọi người trong cuộc họp.

Một điểm quan trọng khác là bạn nên ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi chủ đề, dựa trên các yếu tố như: giới thiệu chủ đề, trả lời câu hỏi, giải quyết xung đột, đưa ra giải pháp và lập kế hoạch hành động. Bạn nên dự phòng một khoảng thời gian dành cho những vấn đề bất ngờ hoặc thảo luận sâu hơn. Việc ước lượng thời gian sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi chủ đề và làm cho cuộc họp hiệu quả hơn.

Bước 4: Đề cập lịch trình

Lịch trình là phần tổng hợp lại các nội dung và thời gian của hoạt động. Bạn có thể sử dụng một bảng hay một biểu đồ để trình bày lịch trình một cách rõ ràng và dễ nhìn. Lịch trình cũng có thể bao gồm các khoảng thời gian dành cho giải lao, ăn uống hay giao lưu.

Bước 5: Giải đáp vướng mắc

Một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch hoạt động là xác định và giải quyết các vấn đề, nguy cơ hay khó khăn có thể gặp phải. Bạn có thể dùng một danh sách đánh dấu hoặc một bảng để nêu ra các vấn đề tiềm ẩn, cùng với các cách giải quyết hay phòng tránh chúng. 

Ngoài ra, bạn cũng nên ghi nhận và trả lời các câu hỏi, ý kiến hay phản hồi của người tham gia về hoạt động.

Bước 6: Kiểm tra lỗi

Một agenda tốt là một agenda được soạn thảo kỹ lưỡng. Sau khi viết xong, bạn không nên bỏ qua bước duyệt lại nội dung của agenda. Bạn cần chú ý đến những lỗi về chính tả, ngữ pháp hay cách dùng từ. Bạn cũng cần đảm bảo rằng thông tin trong agenda là chính xác, đầy đủ và mới nhất.

Ngoài ra, bạn có thể nhờ một người khác có chuyên môn hoặc những kinh nghiệm liên quan đọc qua và đưa ra nhận xét hay gợi ý cho agenda của bạn.

Làm sao để phân biệt Agenda với một số thuật ngữ khác?

Tuy nhiên, Agenda có thể bị nhầm lẫn với một số thuật ngữ khác như:

• Minutes: là biên bản ghi lại những gì đã diễn ra trong hoạt động, bao gồm các nội dung, quyết định, kết luận và hành động tiếp theo. Minutes được soạn thảo sau khi hoạt động kết thúc và được gửi cho người tham gia để theo dõi và thực hiện.
• Action plan: là kế hoạch hành động chi tiết về những việc cần làm sau khi hoạt động kết thúc, bao gồm các mục tiêu, công việc, người chịu trách nhiệm, thời hạn và tiêu chí đánh giá. Action plan được lập ra dựa trên kết quả của hoạt động và được gửi cho người liên quan để triển khai và giám sát.
• Checklist: là danh sách kiểm tra các công việc cần làm trước, trong và sau hoạt động. Checklist giúp cho bạn có thể kiểm soát được các chi tiết nhỏ và tránh bỏ sót hay quên mất những việc quan trọng.

Một số Agenda mẫu

Sau đây Aniday sẽ chia sẻ với bạn một vài mẫu Agenda: 

Nguồn: Khoa sinh học - hcmus

Nguồn: Microsoft Create
Hy vọng bài viết này của Aniday đã giúp bạn hiểu rõ agenda là gì. Bằng cách tạo ra một agenda tốt, bạn có thể giúp cho hoạt động diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và mang lại kết quả mong muốn.

Các bài viết liên quan :

• Brief là gì? Các yếu tố tạo nên một bản brief hoàn hảo !
• Critical Thinking là gì? Vì sao Critical Thinking lại quan trọng?
• NLP là gì? Những lợi ích của NLP