Tuyển dụng việc làm Administration Assistant, Secretary lương cao l Aniday

1. Trợ lý hành chính là gì?

Một trợ lý hành chính là người hỗ trợ quản lý, nhân viên và khách với một loạt nhiệm vụ hành chính. Tùy thuộc vào doanh nghiệp, trợ lý hành chính thậm chí có thể quản lý và hướng dẫn những nhân viên mới.

Họ cũng có thể theo dõi các tài khoản, giải đáp thắc mắc từ khách hàng và hỗ trợ họ nếu càn thiết. Ngược lại, nhiệm vụ của thư ký có phần nhẹ hơn so với một trợ lý hành chính. Họ thường phải lo liệu thư từ, lưu trữ giấy tờ và ghi chú trong các cuộc họp. Ngoài ra, họ có thể phụ trách điện thoại, đặt hẹn và cung cấp hỗ trợ hành chính chung.

2. Sự khác biệt giữa Trợ lý hành chính và Thư ký là gì?

Tùy thuộc vào vị trí và tổ chức, yêu cầu kinh nghiệm có thể khác nhau. Đối với các vị trí cấp thấp, thư ký thường không cần kinh nghiệm; tuy nhiên, để điều kiện cho một số vị trí trợ lý hành chính, ứng viên có thể cần có một năm kinh nghiệm. Một số kinh nghiệm tương tự có thể được yêu cầu bởi nhà tuyển dụng đòi hỏi công việc phức tạp hơn từ thư ký hoặc trợ lý hành chính của họ.

So với thư ký, một trợ lý hành chính doanh nghiệp thường có trách nhiệm lớn hơn. Họ thường giám sát quản lý hàng ngày của hoạt động công ty, bao gồm quản lý ngân sách, lập lịch họp và sắp xếp chuyến đi.

Hơn nữa, nếu trợ lý hành chính hoặc thư ký muốn làm việc trong lĩnh vực chuyên biệt, họ có thể yêu cầu kiến thức chuyên môn. Ví dụ, thư ký hoặc trợ lý hành chính sẽ được kỳ vọng bởi công ty luật sở hữu một số chuyên môn pháp lý hoặc hiểu biết. Loại kinh nghiệm cần thiết, chẳng hạn như kinh nghiệm làm thư ký pháp lý, có thể được chỉ rõ trong tin tuyển dụng.

3. Công việc của Trợ lý Hành chính là gì? 

Công việc của một Trợ lý Hành chính bao gồm sắp xếp công tác đi lại, họp hành, soạn thảo báo cáo, và duy trì hệ thống tệp tin phù hợp. Ứng viên lý tưởng sẽ có thể sắp xếp công việc bằng cách sử dụng văn phòng phẩm và chương trình như Excel của Microsoft, đồng thời sở hữu khả năng giao tiếp trình bày và bằng lời nói tốt.

Cuối cùng, một Trợ lý Hành chính hiệu quả phải đảm bảo nơi làm việc của chúng tôi hoạt động suôn sẻ và hiệu quả mỗi ngày:

• Trả lời và chuyển tiếp các cuộc gọi điện thoại.

• Lập kế hoạch và sắp xếp hẹn.

• Lên lịch họp và ghi chép chi tiết.

• Soạn thảo và phát hành ghi chú, thư từ, fax, biểu mẫu và email.

• Hỗ trợ xây dựng báo cáo định kỳ.

• Xây dựng và duy trì hệ thống tài liệu.

• Duy trì và cập nhật hướng dẫn và quy trình văn phòng.

• Chuẩn bị văn phòng phẩm.

• Liên tục cập nhật danh bạ liên lạc.

• Lập kế hoạch cho chuyến công tác.

• Nộp và giải trình báo cáo chi tiêu.

• Hỗ trợ khách một cách tổng quát và là điểm liên hệ cho khách hàng nội bộ và bên ngoài.

4. Công việc của Thư ký là gì?

Thư ký thường chịu trách nhiệm duy trì và tổ chức công việc văn phòng, áp dụng quy trình, và thực hiện các nhiệm vụ hành chính bổ sung. Ví dụ, trách nhiệm hành chính của thư ký có thể khác nhau tùy theo ngành công nghiệp, chẳng hạn như chính phủ, doanh nghiệp tư nhân và luật pháp. Tuy nhiên, thư ký có thể chịu trách nhiệm một số nhiệm vụ thông thường, bao gồm:

• Tiếp khách để chào đón khách hàng, người tiêu dùng và khách mời. 

• Tiếp và hướng dẫn các cuộc gọi.

• Sắp xếp giấy tờ và duy trì hệ thống lưu trữ.

• Hỗ trợ quản lý và nhân viên trong công việc và sáng kiến của công ty.

Mặc dù công việc thư ký thường liên quan đến những hoạt động này, tùy thuộc vào nơi làm việc, một thư ký cũng có thể chịu trách nhiệm thêm các nhiệm vụ hành chính như một phần trách nhiệm chính của họ

5. Những kỹ năng quan trọng của Trợ lý Quản trị và Thư ký

Trợ lý Quản trị và Thư ký thường chia sẻ các bộ kỹ năng sau:

• Giao tiếp: Những trợ lý chính này thường xuyên liên lạc với giám đốc, khách hàng và nhân viên khác. Năng lực giao tiếp tốt cả bằng lời nói và viết giúp họ hỗ trợ khách hàng và hợp tác với đồng nghiệp.

• Quản lý thời gian: Lập lịch họp, sắp xếp công tác xa, quản lý lịch của lãnh đạo. Họ có thể sắp xếp công việc và lịch làm việc của nhân viên khác bằng kỹ năng quản lý thời gian.

• Tổ chức không gian làm việc: bao gồm cả phần trực tiếp và online, là nhiệm vụ chính của trợ lý hành chính. Họ có thể nhanh chóng truy cập hồ sơ, đánh giá tồn kho, và hỗ trợ người khác tìm kiếm công cụ hoặc thông tin bằng khả năng này.

• Năng lực công nghệ thông tin: là quan trọng đối với các trợ lý hành chính và thư ký bởi họ sử dụng máy tính cho phần lớn công việc. Họ cần thành thạo các chương trình lập lịch, phần mềm email và nền tảng khác mà doanh nghiệp sử dụng.

• Tư duy phản biện: Bởi họ thường xử lý nhiều công việc khác nhau, học cách suy nghĩ phản biện là điều cần thiết. Kỹ năng này giúp họ xử lý một số vấn đề khi không có hướng dẫn.

• Kỹ năng làm việc nhóm: Am hiểu về hợp tác là cần thiết để tương tác hiệu quả với người khác và tạo ra môi trường làm việc lành mạnh