100+ Cơ hội giới thiệu job của Danh mục Purchasing & Procurement

Tuyển dụng việc làm Purchasing & Procurement lương cao | Aniday

1. Purchasing (mua hàng) là gì?

Mua hàng là việc mua lại có tổ chức hàng hóa và dịch vụ thay mặt cho đơn vị mua. Các hoạt động mua hàng là cần thiết để đảm bảo rằng các mặt hàng cần thiết được lấy một cách kịp thời và với chi phí hợp lý. Một bộ phận mua hàng đặc biệt cần thiết trong một doanh nghiệp sản xuất, nơi mà một lượng lớn nguyên liệu và linh kiện phải được lấy trên cơ sở định kỳ. Mục tiêu chính của bộ phận mua hàng như sau:

- Để xác định vị trí các nhà cung cấp có thể cung cấp hàng hóa và dịch vụ theo yêu cầu của người mua.
- Để mua các mặt hàng đáp ứng các thông số kỹ thuật chất lượng của người mua.
- Để tạo ra một luồng giao hàng vào cơ sở của người mua nhằm giảm thiểu đầu tư hàng tồn kho nguyên liệu mà vẫn đảm bảo rằng hàng hóa có sẵn khi cần.
- Để giảm thiểu lượng tiền mặt đầu tư vào hàng tồn kho.

Các hoạt động mua phổ biến như sau:

- Nhận và xác minh các yêu cầu mua hàng từ công ty.
- Tìm kiếm các nhà cung cấp đủ điều kiện có thể đáp ứng nhu cầu của người mua.
- Chuẩn bị và đưa ra yêu cầu cho các tài liệu đề xuất (Request for Proposals - RFP) cho các nhà cung cấp đủ điều kiện.
- Đánh giá phản hồi của nhà cung cấp đối với RFPs, chọn người chiến thắng và đàm phán hợp đồng.
- Phát hành đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp cho phép mua hàng. Một đơn đặt hàng chính có thể được ban hành khi có một số giao hàng dự tính theo thỏa thuận mua.
- Quản lý hợp đồng có thời hạn dài hơn.
- Xem lại các đơn đặt hàng mở để xem nếu có nên được đóng lại.

2. Vai trò và trách nhiệm của Purchasing

Ở đầu bộ phận mua hàng, có một người quản lý mua hàng giám sát nhân viên bộ phận và làm việc chặt chẽ với giám đốc điều hành tổ chức lên kế hoạch và giám sát ngân sách. Người quản lý mua hàng phải duy trì liên lạc chặt chẽ với các trưởng bộ phận để hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ và vai trò mua hàng của họ trong công ty. Ví dụ, người quản lý mua hàng cho một nhà bán lẻ trực tuyến cần có kiến thức làm việc về cách các máy chủ mạng lưới quy trình hoạt động của công ty.

Nhân viên thu mua, đại lý mua hàng và người mua hàng đều làm việc dưới sự giám sát của người quản lý mua hàng. Nhiệm vụ và trách nhiệm của họ có thể thay đổi tùy theo quy mô và mức độ ưu tiên của tổ chức. Một đại lý mua cho một công ty dược phẩm có thể tập trung vào việc mua các hóa chất được sử dụng trong sản xuất các loại thuốc cụ thể. Một đại lý mua cho một nhà môi giới thế chấp có thể xử lý để bảo dưỡng hàng hóa và dịch vụ bao gồm từ vật tư văn phòng cần thiết cho thuê xe.

Người quản lý thu mua điều hành bộ phận mua hàng. Những chuyên gia được đào tạo chuyên sâu này chịu trách nhiệm xây dựng các chiến lược mua sắm hiệu quả, tìm kiếm các giao dịch và nhà cung cấp hiệu quả về chi phí và quản lý chuỗi cung ứng từ yêu cầu ban đầu đến thanh toán hóa đơn. Họ đánh giá và mua nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ đồng thời tạo ra các chiến lược để cắt giảm chi phí và đáp ứng các mục tiêu của công ty. 

Mô tả công việc giám đốc thu mua điển hình bao gồm các kỹ năng đàm phán, kinh nghiệm quản lý chuỗi. Trách nhiệm chính bao gồm:

- Truyền đạt giá trị của nguồn cung ứng và mua sắm chiến lược cho các bên liên quan của công ty, trưởng bộ phận và giám đốc điều hành để đạt được sự mua vào cần thiết cho các nguồn lực và đầu tư thích hợp.
- Làm việc với các bên liên quan để thiết lập các mục tiêu tìm nguồn cung ứng khả thi, hiệu quả về chi phí và chiến lược.
- Đánh giá, lựa chọn và thực hiện thành công phần mềm mua sắm toàn diện.
- Thiết lập và thực thi các chính sách và thủ tục mua sắm.
- Đánh giá và chọn nhà cung cấp mà công ty sẽ hợp tác kinh doanh. Điều này bao gồm kiểm tra chất lượng sản phẩm, giá cả và thời gian giao hàng, sau đó quyết định nhà cung cấp nào phù hợp nhất với công ty. Đánh giá nhà cung cấp là một dự án liên tục, được cập nhật với mỗi hợp đồng và lô hàng để đảm bảo điểm chuẩn được đánh và hàng hóa và dịch vụ tiếp tục đáp ứng các tiêu chuẩn và thời gian biểu cần thiết. Để giữ cho các đánh giá chính xác và toàn diện các nhà quản lý mua sắm tham dự các triển lãm thương mại, các nhà cung cấp phỏng vấn và thăm các nhà máy cung cấp / trung tâm phân phối.
- Phân tích và so sánh các báo cáo tài chính và đề xuất giá từ một số nhà cung cấp đáng tin cậy trước khi đàm phán các điều khoản và giá cả để có được thỏa thuận tốt nhất cho công ty.
- Đào tạo nhân viên để có kiến ​​thức về các yêu cầu chất lượng sản phẩm, cách xác định khi nào sản phẩm không được chấp nhận và những hành động cần thực hiện khi không đạt tiêu chuẩn chất lượng.
- Hợp đồng giám sát để đảm bảo rằng nhà cung cấp đáp ứng mong đợi và hóa đơn được phê duyệt và thanh toán kịp thời.
- Thực hiện bất kỳ điều chỉnh hoặc thay đổi cần thiết cho các hợp đồng hiện tại.
- Theo dõi tất cả hàng hóa và dịch vụ được đặt hàng và nhận, và duy trì hồ sơ tồn kho chính xác bao gồm chi tiết về giá cả, hiệu suất và giao hàng.
- Đảm bảo thực hành mua sắm đáp ứng các mục tiêu của công ty và các yêu cầu tuân thủ

3. Các kĩ năng cần có của một Purchasing

Trở thành Quản lý thu mua là một điều không hề dễ dàng. Vị trí này yêu cầu họ sở hữu các kỹ năng đa dạng để vượt trội trong công việc. Ở đây Aniday đã liệt kê tám trong số đó:

• Phán quyết và Ra quyết định - Phán quyết và ra quyết định tốt là điều cần thiết để đạt được chứng nhận chuyên nghiệp. Là một chuyên gia mua hàng, bạn cần phải nhạy bén và đánh giá các quyết định của mình theo quy trình, thay vì ngẫu nhiên của các sự kiện.

• Coi trọng từng tiểu tiết - Để trở thành một chuyên gia mua sắm thành công, bạn không chỉ cần được định hướng chi tiết mà còn có thể phát hiện ra các chi tiết phức tạp bên trong các chi tiết. Đối với, chỉ có một sự khác biệt nhỏ tồn tại giữa một sản phẩm có thể trở nên thành công hoặc là một thảm họa.

• Ưu tiên - Để phát triển thịnh vượng trong lĩnh vực mua hàng, bạn cần có kỹ năng ưu tiên các hoạt động. Đối với điều này, bạn sẽ có thể đánh giá hiệu quả các tình huống xấu có thể xảy ra và xếp hạng ngay lập tức các nhiệm vụ theo thứ tự cần xử lý ngay lập tức và có thể được hoãn lại sau.

• Kiên trì - Vai trò mua hàng yêu cầu bạn tiếp tục chống lại mọi trục trặc ở mọi góc độ cho đến khi bạn tìm thấy con đường đúng cho mục tiêu sản xuất của mình. Vì vậy, kiên trì là một kỹ năng quan trọng cần thiết cho các chuyên gia mua hàng

• Tính linh hoạt và khả năng thích ứng - Sự biến động của thị trường đối với những thay đổi thiết kế sản phẩm có thể gây ra những tác động ngay lập tức đến tất cả các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của bạn. Vai trò của bạn đòi hỏi phải biết uốn nắn và thích ứng với những biến cố bất ngờ này

• Xây dựng mối quan hệ - Xây dựng mối quan hệ là một kỹ năng quan trọng mà mọi chuyên gia mua hàng phải có và phát triển. Xây dựng và nuôi dưỡng các mối quan hệ có thể giúp bạn tận dụng tốt nhất mọi tình huống được đưa ra cho bạn. Ngoài ra, bạn sẽ có thể thường xuyên làm mới các kết nối để bạn có thể tận dụng các kết nối đó.

• Đàm phán - Một kỹ năng đàm phán không có nghĩa là chỉ có khả năng mua những thứ ở mức giá thấp nhất có thể. Đối với, nó cũng bao gồm việc truyền đạt về chất lượng sản phẩm, ngày giao hàng, các mối quan hệ trong tương lai, v.v ... Một nhà đàm phán giỏi sẽ có thể đạt được giá trị tốt nhất từ ​​người bán trong khi vẫn tiếp tục mối quan hệ kinh doanh tốt với họ.

• Liêm chính - Liêm chính là yêu cầu quan trọng nhất trong hầu hết các ngành nghề; trong trường hợp mua sắm nó giả định thậm chí còn quan trọng hơn. Liêm chính chỉ có nghĩa là nói những gì bạn muốn nói và làm những gì bạn nói. Tính toàn vẹn cho phép mọi người dựa vào bạn. Điều này đến lượt nó sẽ giúp bạn được tôn trọng cả trong và ngoài công ty của bạn.