Assistant Manager - Treatment (HN)

Job Overview And Responsibility

Organize, supervise and directly participate in Treatment services at the assigned clinic; ensure that service-volume plans, service performance, quality, safety, customer experience and compliance meet VITA requirements. ↳ Tổ chức, giám sát và trực tiếp tham gia thực hiện các dịch vụ Treatment tại clinic được phân công; bảo đảm kế hoạch số ca, hiệu suất dịch vụ, chất lượng, an toàn, trải nghiệm khách hàng và mức độ tuân thủ đạt yêu cầu của VITA. Manage and develop the Treatment team; coordinate with the General Manager on operations, resources and the customer journey; implement and monitor professional requirements under the direction of the Medical Manager. ↳ Quản lý và phát triển đội ngũ Treatment; phối hợp với General Manager trong vận hành, nguồn lực và hành trình khách hàng; thực hiện và kiểm soát các yêu cầu chuyên môn theo hướng dẫn của Medical Manager. When designated as the Treatment In-charge, coordinate and monitor all Treatment activities at the clinic within the scope of the assignment decision. ↳ Khi được chỉ định làm Treatment In-charge, chịu trách nhiệm điều phối và theo dõi toàn bộ hoạt động Treatment tại clinic trong phạm vi quyết định phân công. Key Duties & Deliverables - Based on customer demand and clinic capacity, prepare employee schedules, allocate shifts, treatment rooms, equipment and workload; submit matters requiring approval to the GM and make daily resource adjustments to minimize waiting time, overload and service disruption. ↳ Căn cứ kế hoạch khách hàng và công suất clinic, lập lịch nhân sự, phân ca, phân bổ phòng, thiết bị và khối lượng công việc; trình GM phê duyệt các nội dung thuộc thẩm quyền và điều chỉnh nguồn lực hằng ngày để hạn chế thời gian chờ, quá tải hoặc gián đoạn dịch vụ. - Directly perform services within the authorized professional scope; monitor individual and team service volume, capacity, service time and realized service revenue; analyze gaps against assigned targets and implement improvement actions. ↳ Trực tiếp thực hiện dịch vụ trong phạm vi chuyên môn được phép; theo dõi số ca, công suất, thời gian thực hiện và doanh thu dịch vụ đã thực hiện của cá nhân và đội ngũ; phân tích chênh lệch so với chỉ tiêu và triển khai hành động cải thiện. - Implement and monitor compliance with SOPs, protocols, medical instructions, professional guidelines, hygiene and infection-control requirements issued by Medical; verify conditions before, during and after services; suspend the service and report immediately when a safety risk or scope-of-practice issue is identified. ↳ Triển khai và giám sát việc tuân thủ SOP, phác đồ, chỉ định, hướng dẫn chuyên môn, vệ sinh và kiểm soát nhiễm khuẩn do Medical ban hành; kiểm tra điều kiện trước, trong và sau dịch vụ; dừng dịch vụ và báo cáo ngay khi phát hiện nguy cơ an toàn hoặc nội dung vượt phạm vi chuyên môn. - Assign, guide, supervise and evaluate team execution; conduct briefings, coaching and on-the-job training; monitor productivity, quality, conduct and compliance; recommend administrative, PIP or people actions to the GM and report professional competency gaps to the Medical Manager. ↳ Phân công, hướng dẫn, giám sát và đánh giá việc thực hiện công việc của đội ngũ; tổ chức brief, coaching và đào tạo tại chỗ; theo dõi năng suất, chất lượng, hành vi và tuân thủ; đề xuất với GM các vấn đề hành chính, PIP hoặc nhân sự và báo cáo Medical Manager các khoảng trống năng lực chuyên môn. - Ensure that customers are received, prepared, guided and cared for in accordance with procedures; explain approved care information within the role's scope; coordinate post-service follow-up; initially address or escalate feedback and complaints. ↳ Bảo đảm khách hàng được tiếp nhận, chuẩn bị, hướng dẫn và chăm sóc đúng quy trình; giải thích nội dung chăm sóc trong phạm vi được phê duyệt; phối hợp theo dõi sau dịch vụ; tiếp nhận, xử lý bước đầu hoặc chuyển cấp phản hồi và khiếu nại. - Inspect treatment rooms, equipment, instruments, supplies and expiry dates; monitor appropriate usage against approved norms; organize inventories and handovers and report shortages, damage or discrepancies; recommend replenishment, repair or maintenance to the GM and relevant functions. ↳ Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị, dụng cụ, vật tư và hạn sử dụng; giám sát việc sử dụng đúng mục đích và định mức; tổ chức kiểm kê, bàn giao và báo cáo thiếu hụt, hư hỏng hoặc sai lệch; đề xuất GM và các bộ phận liên quan bổ sung, sửa chữa hoặc bảo trì. - Control the complete, accurate and timely maintenance of service records, treatment forms, checklists and system data; submit operational reports to the GM and professional, quality and incident reports to the Medical Manager at the required frequency. ↳ Kiểm soát việc cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng hạn hồ sơ dịch vụ, phiếu thực hiện, checklist và dữ liệu hệ thống; lập báo cáo vận hành cho GM và báo cáo chuyên môn, chất lượng, sự cố cho Medical Manager theo tần suất quy định. - Coordinate with the GM, Medical, Sales, Operations, HR, Procurement and relevant functions to address operational and customer journey needs; analyze performance gaps and recommend and follow up on corrective or improvement actions. ↳ Phối hợp với GM, Medical, Sales, Operations, HR, Procurement và các bộ phận liên quan để xử lý nhu cầu vận hành và hành trình khách hàng; phân tích nguyên nhân sai lệch, đề xuất và theo dõi hành động khắc phục hoặc cải tiến. Additional Accountabilities When Assigned as Treatment In-charge - Coordinate all Treatment activities and employees at the clinic. ↳ Điều phối toàn bộ đội ngũ và hoạt động Treatment tại clinic. - Monitor clinic-wide service volume and realized service-revenue performance. ↳ Tổng hợp và theo dõi mức hoàn thành số ca của toàn bộ nhân sự Treatment. - Monitor clinic's realized service revenue performance according to policy. ↳ Theo dõi hiệu suất doanh thu dịch vụ đã thực hiện của clinic theo chính sách. - Act as the operational point of contact with the GM and the professional point of contact with the Medical Manager. ↳ Là đầu mối vận hành giữa Treatment với GM và đầu mối chuyên môn với Medical Manager. - Summarize issues regarding quality, incidents, human resources, supplies and capacity of Treatment at the clinic. ↳ Tổng hợp các vấn đề về chất lượng, sự cố, nhân lực, vật tư và công suất của Treatment tại clinic. - Monitor the implementation and closure of corrective actions. ↳ Theo dõi việc triển khai và đóng các hành động khắc phục. - Be accountable for applicable In-charge KPIs and receive In-charge allowance/bonus during the valid assignment period. ↳ Chịu KPI và được hưởng phụ cấp/thưởng In-charge trong thời gian quyết định phân công còn hiệu lực.