Hướng dẫn về Hệ thống Kiểm soát Nội bộ HR: Kinh Nghiệm Từ Người Đi Trước

Khi công ty lên kế hoạch niêm yết, chắc chắn phải thiết lập hệ thống kiểm soát và kiểm toán nội bộ, trong đó không thiếu các quy trình liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, điểm danh, phát lương, thay đổi nhân sự, phúc lợi, nghỉ việc, v.v.

Khi doanh nghiệp thiết lập quy trình nhân sự nội bộ, cần chú ý đến những vấn đề gì? Có thể gặp phải những khó khăn nào? Sau khi hệ thống được triển khai, sẽ mang lại lợi ích gì cho công ty? Bài viết này của Aniday sẽ giải đáp từng câu hỏi một.

Trước khi niêm yết, một trong những điểm kiểm tra là thiết lập hệ thống kiểm soát và kiểm toán nội bộ của công ty.

Hầu hết những người không làm việc lâu, thường làm việc tại các công ty đã niêm yết hoặc không có kế hoạch niêm yết, không có cơ hội tham gia vào quá trình thiết lập hệ thống này.

Kiểm soát và kiểm toán nội bộ, chỉ hệ thống kiểm toán và kiểm soát nội bộ. Khi công ty có quy mô nhỏ, việc làm có thể sử dụng cách linh hoạt hơn, các hoạt động hoặc quy trình không nhất thiết phải có định nghĩa rõ ràng, kiểm soát dựa trên sự tin tưởng, quyền hạn và trách nhiệm không nhất thiết phải được xác định rất rõ ràng.

Lợi ích của điều này là quản lý linh hoạt hơn, không có cấu trúc quá quan liêu, mọi người có thể hỗ trợ lẫn nhau để nhanh chóng đối phó với tình huống bất ngờ (với điều kiện là chất lượng nhân sự tốt).

Nhược điểm là quyền hạn không rõ ràng, không có phân công và điểm kiểm soát cụ thể, khi mọi việc trở nên phức tạp hơn hoặc năng lực nhân viên không đủ, dễ dàng bỏ sót; hoặc khi hợp tác giữa các bộ phận, một số bộ phận mạnh mẽ nói làm thế nào thì bộ phận khác phải làm theo, ngay cả khi không phù hợp với mô hình hợp tác hoặc SOP đã thỏa thuận từ trước, cũng dễ dàng xảy ra tình trạng gian lận.

Kiểm soát quy trình nhân sự, xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm

Trong kiểm toán và kiểm soát nội bộ, phần liên quan đến nhân sự chính là chu trình lương bổng.

Chu trình lương bổng bao gồm tất cả các quy trình liên quan đến nhân sự từ tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, điểm danh, phát lương, thay đổi nhân sự, phúc lợi, nghỉ việc, v.v.

Khi thiết lập các quy trình cho các chức năng này, cần phải dựa vào tình hình hiện tại của quy trình hoạt động theo phân công công việc hiện có của công ty, kết hợp với quy trình mà công ty mong muốn hoặc nên có trong tương lai, để tiến hành thiết kế và cải thiện tổng thể.

Có thể tham khảo cách làm của các công ty khác, nhưng quy trình không có tiêu chuẩn tốt hay xấu tuyệt đối, mà là tham khảo những cách làm tốt và áp dụng cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể, kiểm soát tốt từng quy trình, xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm cho từng quy trình (đặc biệt là khi hợp tác giữa các đơn vị).

Đối với chu trình lương bổng, cần chú ý đến thứ tự quy trình, quyền hạn phê duyệt và nội dung công việc, ví dụ như:

1. Khi tuyển dụng, cần phê duyệt đến cấp quản lý nào thì HR mới có thể bắt đầu tuyển dụng chính thức?

2. Khi thực hiện công việc phát lương, những hạng mục nào do HR thực hiện, những hạng mục nào do kế toán tài chính kiểm tra xác nhận, để đảm bảo số tiền lương và các khoản mục được tính toán chính xác?

3. Khi quản lý điểm danh, những loại nghỉ phép nào hoặc những người có chức vụ nào cần phê duyệt đến cấp cao nhất khi xin nghỉ, những người nào chỉ cần phê duyệt đến cấp quản lý trực tiếp?

Sau khi quy trình và nội dung công việc được thiết lập, sẽ được trình lên hội đồng quản trị để phê duyệt, sau khi được phê duyệt sẽ trở thành cơ sở cho tất cả các đơn vị có trách nhiệm thực hiện công việc. Nếu trong quá trình làm việc gặp phải bất kỳ vùng mờ nào hoặc không rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm, có thể quay lại xem xét định nghĩa trong chu trình lương bổng để làm rõ quyền hạn và SOP của mỗi bên.

Do đó, sau khi thiết lập các quy định này, công ty sẽ trở nên có hệ thống hơn.

Đảm bảo hoạt động minh bạch sau khi công ty được niêm yết

Sau khi niêm yết, công ty cũng sẽ đối mặt với kiểm toán bên ngoài, sẽ dựa vào các quy định và tài liệu này để tiến hành kiểm toán, kiểm tra xem tất cả các hoạt động có được thực hiện theo đúng quy định không, để đảm bảo hoạt động của công ty minh bạch và không có tình trạng gian lận.

Khi thiết lập các quy định này, điều đầu tiên cần có là sự hiểu biết đầy đủ về công ty cũng như hiểu biết về các quy trình làm việc trong chu trình lương bổng. Hiểu biết về công ty sẽ giúp thiết lập các quy trình phù hợp với tình hình hiện tại, tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận của công ty; hiểu biết về quy trình làm việc sẽ giúp vẽ ra/định nghĩa quy trình hiện tại và cải thiện và điều chỉnh quy trình hiện có.

Tiếp theo, cần có khả năng tổ chức và giao tiếp, phối hợp tốt, có thể làm rõ tình hình quy trình hiện tại và các vấn đề cần giải quyết, và có thể giao tiếp với người khác để giải quyết vấn đề.

Trong quá trình thiết lập, sẽ gặp phải nhiều công việc có quyền hạn và trách nhiệm không rõ ràng, đôi khi có xung đột lợi ích/nguồn lực giữa các bộ phận, thử thách khả năng phối hợp và hợp tác của mọi người, liên quan đến thành công hay thất bại của việc thiết lập hệ thống, Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn!