Cách tối ưu hóa quy trình tuyển dụng (Phần 1)

Quy trình tuyển dụng nhân sự bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc đọc thông tin tuyển dụng, mời phỏng vấn, đến nhận thông báo tuyển dụng, báo cáo và đánh giá nhân viên mới. Toàn bộ quá trình này liên quan đến nhiều chỉ số quan trọng như số ngày tuyển dụng, tỷ lệ phỏng vấn, tỷ lệ báo cáo thông báo phỏng vấn, và tỷ lệ giữ chức vụ của nhân viên mới, đều gắn kết với KPI của nhóm nhân sự.

Từ góc độ quy trình, quy trình tuyển dụng và lựa chọn nhân tài cần tiếp tục cải tiến và đổi mới trong bốn giai đoạn: chuẩn bị, phát triển, lựa chọn và gia nhập. Trong đó, nhân viên nhân sự cần phải nâng cao chuyên môn của mình, trở thành đại sứ tiếp thị và quan hệ công chúng của nhà tuyển dụng, sử dụng ngôn ngữ tích cực và hoàn thiện, cũng như các công cụ số đa dạng và kênh tìm kiếm tài năng, để thúc đẩy ứng viên đến phỏng vấn và báo cáo.

Giai đoạn chuẩn bị đòi hỏi cập nhật yêu cầu, công cụ, và tăng tốc quy trình, trong khi giai đoạn phát triển yêu cầu tối ưu hóa bản sao tuyển dụng và đa dạng hóa chiến lược. Điều này giúp tăng cường hiệu suất của quy trình tuyển dụng và đảm bảo chất lượng ứng viên.

Quy trình tuyển dụng cần được kiểm soát và cải tiến liên tục. Ví dụ, nếu tỷ lệ chuyển đổi tuyển dụng ở giai đoạn phát triển là thấp, quy trình này có thể cần điều chỉnh để thu hút và giữ chân ứng viên hiệu quả hơn. Tóm lại, tất cả các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng cần được theo dõi và điều chỉnh để đạt được hiệu suất tối ưu.

Trong phần tiếp theo, tác giả sẽ tập trung vào giai đoạn phát triển và lựa chọn, để thảo luận và giải thích cách tối ưu hóa chúng. Giai đoạn lựa chọn và gia nhập sẽ được xem xét chi tiết trong phần sau. Hãy tìm hiểu cùng Aniday!

Giai đoạn chuẩn bị - Cập nhật yêu cầu, công cụ, và tăng tốc quy trình

1. Xem xét lại tiêu chuẩn người tài 

Đầu tiên, nhóm nhân sự cần xem xét lại tiêu chí đánh giá người tài, chú trọng vào việc hiểu rõ về các yếu tố cơ bản liên quan đến họ. Để đạt hiệu suất cao, một người tài cần sự kết hợp đồng nhất giữa đam mê nghề nghiệp, đặc tính cá nhân, và kỹ năng chuyên môn. Có thể diễn đạt điều này thông qua một công thức đơn giản: 'Người tài = Đam mê * Khả năng (Đặc tính, Kỹ năng)'.

Tiếp theo, quan trọng là mô tả công việc liên quan đến quá trình tuyển chọn người tài. Các yêu cầu công việc, nhiệm vụ cụ thể nên được xem xét và cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng nguồn nhân lực có đủ năng lực để đáp ứng yêu cầu công việc. Năng lực đầy đủ cần bao gồm kiến thức (K), kỹ năng (S), và đặc tính/thái độ (A). Đồng thời, nhóm nhân sự nên xây dựng 'Bản đồ năng lực' cho mỗi vị trí trong công ty để đảm bảo sự kết nối hợp lý khi chọn lựa người tài.

Nội dung mà một mô tả công việc lý tưởng nên có  

2. Công cụ đánh giá 

Bằng cách sử dụng các công cụ đánh giá người tài đáng tin cậy, cơ hội tìm kiếm ứng viên phù hợp sẽ được cải thiện. Ví dụ, có thể kể đến các bảng đánh giá về hành vi nghề nghiệp, giá trị công việc, tính cách, phong cách lãnh đạo, và cá nhân. Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ đánh giá phù hợp với nhu cầu của mình.

Khi đã chọn được công cụ đánh giá phù hợp, doanh nghiệp có thể thành lập một nhóm chuyên gia để xây dựng mô hình tiêu chuẩn. Điều này có thể thực hiện thông qua sự hợp tác giữa các giám đốc bộ phận hoặc qua các buổi thảo luận của nhóm chuyên gia để đặt ra các yêu cầu năng lực tương ứng với mỗi vị trí. Kết quả sẽ là một tiêu chuẩn năng lực, có thể được áp dụng cho quá trình tuyển dụng và lựa chọn nguồn nhân lực trong tương lai.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng có thể sử dụng ý kiến đánh giá từ những nhân viên xuất sắc tại từng vị trí để xây dựng cơ sở cho mô hình tiêu chuẩn. Các thông tin này có thể là trung bình chung của bộ phận, hoặc được đề xuất bởi giám đốc bộ phận.

3. Tối ưu hóa SOP tuyển dụng 

Hiện nay là thời đại cạnh tranh người tài, mỗi giây đều quan trọng, làm thế nào để trong thời gian nhanh nhất, sàng lọc hồ sơ, mời phỏng vấn, thông báo kết quả lựa chọn, việc kiểm tra và số hóa quy trình tuyển dụng trở nên rất quan trọng. Trong việc tối ưu hóa SOP tuyển dụng, nhóm nhân sự có thể tập trung vào tính kịp thời. 

Từ giai đoạn lựa chọn đến phỏng vấn, bảng tự kiểm tra và SOP tuyển dụng như sau:

Biểu mẫu tự kiểm tra để lựa chọn và phỏng vấn 

Tuyển dụng SOP 

Giai đoạn phát triển - Tối ưu hóa văn bản tuyển dụng, đa dạng hóa chiến lược

Với sự xuất hiện của đại sứ tiếp thị nhân sự, nhiệm vụ quan trọng của nhóm nhân sự bao gồm quản lý thương hiệu nhà tuyển dụng, quản lý mối quan hệ trường học, quản lý cộng đồng, và phân tích tối ưu hóa dữ liệu nền tảng. Việc duy trì và biên soạn văn bản cho các trang tiếp thị trên các nền tảng tuyển dụng cũng đóng vai trò quan trọng.

Mỗi bước trong quá trình tuyển dụng đều là "điểm tiếp thị". Điều đầu tiên mà ứng viên tiếp xúc không phải với trang web của công ty, mà là với nội dung đăng tuyển trên các trang ngân hàng nhân sự. Do đó, tối ưu hóa nội dung đăng tuyển là yếu tố quan trọng.

Văn bản tuyển dụng xuất sắc có khả năng thu hút sự chú ý và hồ sơ của ứng viên. Khi tìm kiếm việc làm, ứng viên quan tâm đến hệ thống công ty, lợi ích lương, đào tạo, phát triển sự nghiệp, và ổn định công ty.

Khi viết văn bản, nhóm nhân sự nên đặt câu hỏi cho bản thân: "Nội dung tuyển dụng của chúng tôi có phản ánh góc nhìn từ "đối tượng tìm việc" không?" "Chúng tôi đã trình bày rõ về định nghĩa của doanh nghiệp hạnh phúc chưa?" "Chúng tôi đã thể hiện tầm quan trọng của công ty trong ngành không?"

Đối với đối tượng người tài khác nhau, nhóm nhân sự cần phải có chiến lược tuyển dụng linh hoạt, sử dụng nhiều kênh tuyển dụng khác nhau, từ các nền tảng cộng đồng phổ biến đến LinkedIn dành cho chuyên gia. Họ cũng cần thiết kế kế hoạch tuyển dụng linh hoạt và tối đa hóa hiệu quả quảng bá công việc.

Đồng thời, do tác động của dịch bệnh, việc phỏng vấn ứng viên trực tiếp trở nên khó khăn. Doanh nghiệp có thể cân nhắc cung cấp công cụ phỏng vấn từ xa để giảm thiểu rủi ro lây nhiễm, đồng thời tiếp tục quá trình phỏng vấn một cách hiệu quả.

Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn!