Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất mà bạn cần có để thành công trong cuộc sống và công việc. Kỹ năng này giúp bạn đối mặt với những thách thức, khó khăn và vướng mắc một cách hiệu quả và sáng tạo. 

Trong bài viết này, Aniday sẽ giới thiệu cho bạn các thông tin về khái niệm, vai trò và những kỹ năng giải quyết vấn đề thiết yếu, cũng như các bước thực hiện và tips để nâng cao kỹ năng này.

Khái niệm của kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng xác định, phân tích và tìm ra các giải pháp cho những vấn đề mà bạn gặp phải trong cuộc sống và công việc. 

Bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như trò chuyện, lắng nghe, nghiên cứu, đưa ra quyết định, quản lý rủi ro và sáng tạo. Thay vì chỉ dựa vào kiến thức chuyên môn, kỹ năng này yêu cầu bạn có tư duy logic, linh hoạt và phản biện.

Vai trò quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề có vai trò rất quan trọng trong cuộc sống và công việc của bạn vì:

• Giải quyết những vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả và ít tốn kém nhất.
• Tạo ra những giải pháp sáng tạo, mới lạ và phù hợp với hoàn cảnh.
• Tăng cường khả năng giao tiếp, hợp tác và lãnh đạo trong nhóm.
• Giúp bạn tự tin hơn, ít lo lắng hơn và hạnh phúc hơn khi đối mặt với những thử thách.
• Giúp bạn phát triển bản thân, học hỏi kinh nghiệm và trau dồi kiến thức.

Những kỹ năng giải quyết vấn đề thiết yếu

Để có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, bạn cần có những kỹ năng sau:

Trò chuyện và lắng nghe

Bạn cần biết cách trò chuyện một cách rõ ràng, lịch sự và thân thiện, cũng như lắng nghe một cách chủ động, tôn trọng và thông cảm. Như vậy sẽ giúp bạn hiểu được vấn đề, thu thập thông tin, trao đổi ý kiến và thống nhất giải pháp. 

Nghiên cứu

Bạn nên tìm hiểu cách sử dụng các nguồn thông tin đáng tin cậy, phân biệt thông tin chính xác và sai lệch, cũng như tổng hợp và trình bày thông tin một cách rõ ràng và logic. Nhờ vậy, bạn có thể xử lý, phân tích và đưa ra nhận định đúng về vấn đề.

Phân tích

Bạn nên học cách sử dụng các công cụ, phương pháp và kỹ thuật phân tích như Mindmap, Brainstorming, SWOT, 5W1H, Fishbone, Pareto, ... để phân tích và nhận định vấn đề một cách toàn diện và chi tiết.

Đưa ra quyết định

Bạn cần biết cách so sánh, đánh giá và lựa chọn giải pháp dựa trên các tiêu chí như hiệu quả, khả thi, chi phí, thời gian, rủi ro, ... kết hợp với việc tham khảo ý kiến của những người liên quan và thể hiện quan điểm rõ ràng.

Quản lý rủi ro

Bạn cần quản lý rủi ro là kỹ năng dự báo, phòng ngừa và xử lý những tình huống bất lợi có thể xảy ra khi giải quyết vấn đề để nhận diện, đánh giá và giảm thiểu rủi ro, cũng như chuẩn bị kế hoạch dự phòng và ứng phó khẩn cấp khi có sự cố.

Sáng tạo

Sáng tạo là kỹ năng tạo ra những ý tưởng mới mẻ, độc đáo và khác biệt cho vấn đề. Bạn cần biết cách sử dụng trí tưởng tượng, liên tưởng và thử nghiệm để tìm ra những giải pháp không bị giới hạn bởi những quy tắc hay thói quen trước đây.

Các bước thực hiện giải quyết vấn đề

Để có được kỹ năng giải quyết vấn đề một cách có hệ thống và khoa học, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tìm ra vấn đề

Bước này là bước quan trọng nhất trong quá trình giải quyết vấn đề. Vì bạn cần xác định được vấn đề là gì, khi nào xảy ra, ở đâu xảy ra, ai liên quan và tại sao lại là vấn đề. Bạn có thể sử dụng câu hỏi 5W1H (What? When? Where? Who? Why? How?) để tìm ra vấn đề một cách chính xác và rõ ràng.

Bước 2: Hiểu được nguồn gốc vấn đề

Sau khi xác định được vấn đề, bạn cần tìm hiểu được nguồn gốc của nó. Bạn cần: 

• Biết được vấn đề xuất phát từ đâu, do yếu tố nào gây ra và có bao lâu rồi
• Phân biệt được nguyên nhân và hậu quả của vấn đề 

Một trong những công cụ hữu ích để tìm ra nguồn gốc của vấn đề là kỹ thuật "5 lần hỏi tại sao". Đây là kỹ thuật dùng câu hỏi "tại sao" liên tục để đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Bước 3: Phân tích và thấu hiểu

Khi đã biết được nguồn gốc của vấn đề, bạn cần phân tích và thấu hiểu nó một cách toàn diện. Bạn cần xem xét các khía cạnh khác nhau của vấn đề, như mức độ nghiêm trọng, tác động, ưu tiên, khả năng giải quyết... 

Bạn cũng cần thu thập các thông tin, dữ liệu, ý kiến liên quan để có cái nhìn rõ ràng và chính xác về vấn đề thông qua các công cụ như biểu đồ cá, ma trận SWOT, ma trận Eisenhower... để phân tích và thấu hiểu vấn đề.

Bước 4: Tìm ra giải pháp tối ưu nhất

Sau khi phân tích và thấu hiểu vấn đề, bạn cần tìm ra các giải pháp có thể để giải quyết nó. Để thực hiện, bạn cần: 

• Sáng tạo và linh hoạt để đưa ra nhiều ý tưởng khác nhau, không giới hạn bởi những giải pháp thông thường hay đã có sẵn. 
• Đánh giá các giải pháp dựa trên các tiêu chí như hiệu quả, chi phí, thời gian, rủi ro... để chọn ra giải pháp tối ưu nhất bằng các công cụ như biểu đồ Pareto, ma trận quyết định, ma trận Boston...

Bước 5: Giải quyết vấn đề

Khi đã chọn ra giải pháp tối ưu nhất, bạn cần lập kế hoạch và thực hiện giải quyết vấn đề. Bạn cần: 

• Xác định được các mục tiêu cụ thể, hành động cần làm, người chịu trách nhiệm, nguồn lực cần thiết, thời hạn hoàn thành…
• Giao tiếp và hợp tác với các bên liên quan để triển khai giải pháp một cách hiệu quả. 

Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt, biểu đồ PERT, biểu đồ RACI... để lập kế hoạch và thực hiện giải quyết vấn đề.

Bước 6: Theo dõi quá trình và đánh giá kết quả

Cuối cùng, bạn cần theo dõi quá trình và đánh giá kết quả của việc giải quyết vấn đề bằng cách: 

• Kiểm tra xem có sự khác biệt giữa kết quả mong muốn và kết quả thực tế hay không
• Kiểm tra khả năng phát sinh vấn đề mới
• Điều chỉnh hay cải tiến nếu cần

 Bạn cũng cần rút ra bài học kinh nghiệm từ quá trình giải quyết vấn đề để áp dụng cho những lần sau. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ như chu trình PDCA, chu trình DMAIC, chu trình AAR... để theo dõi quá trình và đánh giá kết quả.

Tips để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề

Để có được kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, bạn cần thực hành thường xuyên và áp dụng những phương pháp, công cụ và kinh nghiệm đã được chứng minh hiệu quả. Dưới đây là một số tips mà bạn có thể tham khảo:

Sử dụng Mindmap

Mindmap là một công cụ hỗ trợ tư duy rất hữu ích vì nó giúp bạn sắp xếp, phân loại và liên kết các ý tưởng, thông tin và dữ liệu liên quan đến vấn đề một cách trực quan và khoa học. 

Bằng cách sử dụng mindmap, bạn có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, tìm ra nguyên nhân gốc rễ, xác định các mục tiêu và tiêu chí, đưa ra các giải pháp khả thi và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất.

Thực hiện Brainstorming

Brainstorming là một phương pháp sáng tạo rất phổ biến và hiệu quả khi bạn cần giải quyết vấn đề. Vì đây là quá trình thu thập ý kiến, ý tưởng và gợi ý từ nhiều người khác nhau (có thể là cá nhân hoặc nhóm) để tìm ra các giải pháp mới mẻ và độc đáo cho vấn đề. 

Khi thực hiện brainstorming, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản, như: không phê bình hay loại bỏ bất kỳ ý tưởng nào, khuyến khích sự tự do và linh hoạt trong suy nghĩ, chú ý lắng nghe và ghi chép lại các ý tưởng, kết hợp và cải tiến các ý tưởng đã có.

Áp dụng IDEAL

IDEAL là một viết tắt của 5 bước trong quá trình giải quyết vấn đề, bao gồm: Identify (Nhận diện), Define (Định nghĩa), Explore (Khám phá), Act (Hành động) và Look (Kiểm tra). Bằng cách áp dụng IDEAL, bạn có thể tiến hành giải quyết vấn đề một cách có hệ thống và có kiểm soát. Cụ thể, bạn cần làm những việc sau:

• Identify: Nhận diện và xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết, bao gồm các yếu tố, bên liên quan và tác động của vấn đề.
• Define: Định nghĩa và phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bằng cách sử dụng các công cụ như biểu đồ Ishikawa, phương pháp 5 Why, phân tích SWOT, v.v.
• Explore: Khám phá và đề xuất các giải pháp khả thi cho vấn đề, bằng cách sử dụng các công cụ như mindmap, brainstorming, phân tích chi phí-lợi ích, v.v.
• Act: Hành động và thực hiện giải pháp đã chọn, bằng cách lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, xác định nguồn lực và thời hạn, giải quyết các rủi ro và vướng mắc, v.v.
• Look: Kiểm tra và đánh giá kết quả của giải pháp, bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu, so sánh với các mục tiêu và tiêu chí đã đặt ra, nhận xét và rút kinh nghiệm.

Học hỏi từ những người đi trước

Một cách khác để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn là học hỏi từ những người đã có kinh nghiệm và thành công trong việc giải quyết các vấn đề tương tự hoặc khác biệt. 

Bằng cách tìm kiếm và tham khảo các tài liệu, sách, bài viết, video, podcast, v.v. về những người này, để hiểu được quá trình suy nghĩ, phương pháp làm việc và bí quyết của họ, cũng như tìm kiếm sự hướng dẫn, tư vấn hoặc góp ý từ những người này, nếu có thể, bạn có thể hoàn thiện kỹ năng của mình hơn.

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý rằng không có giải pháp nào là hoàn hảo hay áp dụng được cho mọi trường hợp. Bạn cần biết cách linh hoạt điều chỉnh và sáng tạo để phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của bạn.

Trau dồi kiến thức

Cuối cùng, để có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, bạn cần trau dồi kiến thức liên tục. Vì kiến thức là nền tảng cho bạn để hiểu được vấn đề và tìm ra các giải pháp. Bạn cần: 

• Nắm vững kiến thức chuyên môn liên quan đến lĩnh vực hoạt động của bạn
• Mở rộng kiến thức tổng quát về các lĩnh vực khác
• Cập nhật kiến thức mới nhất về các xu hướng, công nghệ và thay đổi trong môi trường
• Học kiến thức qua nhiều hình thức khác nhau, như: đọc sách, báo, tạp chí; xem video, webinar, livestream; tham gia khóa học online hoặc offline; tham gia các sự kiện, hội thảo, workshop; tham gia các nhóm chia sẻ kiến thức; v.v.

Lời kết

Kỹ năng giải quyết vấn đề là một kỹ năng mềm rất cần thiết cho mọi người. Bằng cách áp dụng một quy trình có bốn bước và sử dụng các công cụ hỗ trợ như mindmap và brainstorming, bạn có thể nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của mình. Điều này sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích trong cuộc sống và công việc, từ việc giải quyết các vấn đề cụ thể, đến việc phát triển tư duy và sáng tạo, và cải thiện sự tự tin và linh hoạt. 

Hy vọng bài viết này của Aniday đã giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng giải quyết vấn đề cũng như các thông tin liên quan. Hãy bắt đầu từ hôm nay để trở thành một người giải quyết vấn đề xuất sắc nhé!