Làm sao quản lý nhân sự remote? Học cách quản lý từ xa

Làm việc từ xa không đồng nghĩa với việc năng suất của nhân viên sẽ giảm bớt. Người quản lý có thể tạo ra một mô hình làm việc linh hoạt hơn, điều này đồng nghĩa với việc đưa ra sự "linh hoạt" một cách hợp lý. Ví dụ, nhân viên có trách nhiệm chăm sóc trẻ nhỏ có thể rời khỏi cuộc họp từ xa khi cần thiết.

Ngoài ra, mọi người có thể trực tuyến vào bất cứ lúc nào để chia sẻ thời gian ăn trưa, mở camera để cùng nhau thưởng thức bữa ăn và trò chuyện. Điều này tạo ra một không khí gần gũi, giúp mọi người cảm thấy gắn kết với nhau, ngay cả khi họ đang làm việc từ xa. Cuối cùng, dù làm việc offline hay online, "hương vị con người" và "nhiệt độ" của môi trường làm việc đều là yếu tố quan trọng thúc đẩy sự hợp tác nhóm.

Bài viết này của Aniday tập trung vào quản lý từ xa trong bối cảnh làm việc linh hoạt.

Hiệu suất làm việc từ xa: Không thể nhìn thấy nhân viên, làm sao để quản lý?

Trong môi trường làm việc linh hoạt, làm thế nào để quản lý nội bộ khi trước đây tôi có thể gặp nhân viên mặt đối mặt, nhưng bây giờ thì không? Làm thế nào để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ khi chúng tôi làm việc từ xa? 

Ví dụ, có nhiều công ty hiện đại có nhân viên mới không gặp nhau trực tiếp, nhưng vẫn phải hợp tác. Làm thế nào để đảm bảo rằng đội ngũ hoạt động mạnh mẽ và hiệu quả trong mô hình làm việc từ xa?

Đặc điểm và chuyển đổi môi trường của quản lý từ xa

Trong thời kỳ đại dịch, chúng tôi mong muốn áp dụng kinh nghiệm hiện tại để hỗ trợ khách hàng tiếp tục phát triển, chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa. So với cách làm việc tại văn phòng trước đây, chúng tôi nhấn mạnh một quan điểm quan trọng: 'làm việc từ xa' và 'làm việc ngoại tuyến' đều đòi hỏi một quản lý có đặc điểm riêng. Điều này đặc trưng chủ yếu ở hai khía cạnh:

Quản lý linh hoạt: Là yếu tố chính để thúc đẩy hiệu suất làm việc từ xa

Để tạo ra một môi trường làm việc tích cực, chúng tôi đã áp dụng sự linh hoạt trong nhiều khía cạnh. 

Ví dụ, một số đồng nghiệp có con cái cần chăm sóc. Trong cuộc họp trực tuyến, họ có thể tạm rời khỏi và tham gia lại sau khi giải quyết công việc gia đình. Chúng tôi cho phép nhân viên tắt video và tạm rời khỏi, giúp họ duy trì sự linh hoạt trong công việc.

Qua việc hỗ trợ nhân viên bằng sự linh hoạt, chúng tôi đã nhận thấy số lượng email và meeting tăng cao. Điều này chứng tỏ rằng làm việc từ xa không chỉ là khả năng giảm hiệu suất, mà còn là cơ hội để xây dựng một mô hình làm việc linh hoạt, khuyến khích sự sáng tạo cá nhân và cam kết cao hơn từ phía nhân viên. ‘

Đối với quản lý từ xa, quan trọng nhất là phải xây dựng một không khí làm việc tích cực, dựa trên sự tin tưởng vào nhân viên và cung cấp mô hình làm việc linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi để mọi người đảm nhận trách nhiệm và hoàn thành dự án một cách hiệu quả.

Môi trường làm việc: Tối ưu hóa không gian và không khí làm việc từ xa

Khi bắt đầu thực hiện mô hình làm việc từ xa, nhiều người thường chỉ tập trung vào việc chuyển đổi từ giường xuống bàn làm việc. Tuy nhiên, điều này có thể tạo ra môi trường làm việc không lành mạnh. Việc duy trì một cảnh quan làm việc không đổi có thể gây rối loạn cho cơ thể, tâm trí và tinh thần, khiến bạn cảm thấy liên tục bận rộn và áp lực làm việc tăng cao.

Công ty khuyến khích các hoạt động như thể dục buổi sáng và thời gian tự thảo luận để tạo ra một không gian làm việc tích cực. Quan trọng hơn nữa, chúng tôi chú trọng vào việc kết hợp đào tạo giáo dục để nâng cao hiệu suất làm việc nhóm nội bộ. Cách tiếp cận này không chỉ giúp tăng cường tinh thần làm việc mà còn tạo ra một lịch trình làm việc linh hoạt và thoải mái hơn cho mọi nhân viên.

Nuôi dưỡng không khí làm việc từ xa

Dù là làm việc trực tuyến hay ngoại tuyến, yếu tố quan trọng để thúc đẩy sự hợp tác nhóm là "hương vị con người" và "nhiệt độ" của môi trường làm việc.

Vì vậy, trong bối cảnh làm việc từ xa, không chỉ cần đào tạo nhân viên về kỹ năng chuyên môn, mà còn cần chú ý đến xây dựng môi trường làm việc tích cực và giao tiếp hiệu quả.

Tạo ra không khí làm việc nghiêm túc

Để tăng cường hiệu suất làm việc từ xa, việc tạo ra một không khí nghiêm túc là quan trọng cho nhóm làm việc ở chế độ online. 

Quyền lực mềm: đặc điểm bên trong của các nhà lãnh đạo đường dài

Làm việc từ xa cho phép mọi người giữ khoảng cách, không chỉ là vật lý mà còn tâm lý. Mỗi người trong nhóm có tính cách đặc biệt, và trong thời gian dịch, một số người đã thể hiện sự thay đổi rõ rệt. Ví dụ, những người trước đây khá im lặng trong văn phòng bây giờ có thể tỏ ra mạnh mẽ hơn khi làm việc từ xa, thể hiện sự an toàn và thoải mái.

Đối mặt với những thay đổi về tâm trạng này, người lãnh đạo cần chú trọng đến sự phát triển tâm lý của chính họ và giúp đồng nghiệp nhận ra sự thay đổi trong bản thân. Thông qua sự quan tâm này, không chỉ tạo nên một môi trường làm việc tích cực mà còn giúp mọi người hiểu rõ hơn về bản thân và đồng đội.

Khả năng chống căng thẳng: tự điều chỉnh khi đối mặt với những thay đổi về môi trường

Khi bạn đọc tin tức, đồng nghĩa với việc trí óc bạn đang tiêu thụ thông tin. Nếu sau đó bạn cảm thấy buồn chán hoặc áp lực, đó giống như việc ăn đồ ăn nhanh, làm rối bời tâm trạng của bạn. Hãy đặt cho mình câu hỏi: "Lúc này, tâm trạng của tôi như thế nào?" Nếu làm bạn không vui, hãy tránh nó. Bạn có quyền lựa chọn.

Mục tiêu của việc nâng cao khả năng đối mặt với căng thẳng là duy trì tâm trạng ổn định, tạo ra những điều tích cực. Khi bạn chăm sóc tốt cho bản thân, bạn cũng đang chăm sóc tốt cho môi trường xung quanh bạn.

Tự nhận thức: Giúp các thành viên trong nhóm tự nhận thức

Trạng thái tâm lý ban đầu của những người đối mặt với áp lực thường mang theo lo lắng và sự căng thẳng. Dưới tác động của đại dịch, cảm xúc này có thể trở nên mạnh mẽ hơn. Để giảm bớt lo lắng, người lãnh đạo cần giúp nhóm nhân viên nhìn nhận bản thân mình một cách rõ ràng.

Điều này bao gồm việc truyền đạt hy vọng về tương lai và khám phá mục tiêu cụ thể cũng như hành động hiện tại của mỗi thành viên. Khuyến khích mọi người tự đặt câu hỏi về cách họ có thể cải thiện bản thân, tạo ra cơ hội để nâng cao ý thức cá nhân.

Một khía cạnh quan trọng khác là sự hiểu biết về phong cách cá nhân của mỗi người, vì mỗi người đều mong muốn được thừa nhận và đánh giá theo cách riêng biệt. Do đó, lãnh đạo cần dành thời gian để hiểu rõ nền tảng và giá trị của từng nhân viên trong tổ chức. Đề xuất rằng các nhà lãnh đạo hãy cam kết đào sâu vào lý thuyết phân cấp nhu cầu để giữ chân những tài năng quan trọng trong giai đoạn giữ lại thứ ba. Điều này giúp tạo nên một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên nghiệp.

Làm thế nào để các nhà lãnh đạo hiểu được ý tưởng của nhân viên khi đối mặt với công việc đường dài?

Sự hiểu biết của người lãnh đạo về nhân viên thực sự cần phải được thực hiện vào những thời điểm bình thường. Do đó, dù ngoại tuyến hay trực tuyến, phải có một tần suất cố định để hiểu tình hình hiện tại của các thành viên trong nhóm. Đây không chỉ là vấn đề công việc, mà còn là cuộc sống cá nhân, gia đình và sự phát triển cá nhân trong tương lai.

Chế độ làm việc từ xa trong thời gian dịch bệnh đòi hỏi phải hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại của nhân viên. Ngoài việc thiếu giao tiếp, tiếng ồn trong môi trường sẽ hình ảnh sự phán xét của cá nhân về mọi thứ. Trong công việc từ xa, các nhà lãnh đạo cần trau dồi khả năng phỏng vấn trực tuyến của bạn, hiểu tần suất trò chuyện chính và trọng tâm của nội dung cuộc trò chuyện.

Phỏng vấn trực tiếp trực tuyến: Trau dồi kỹ năng phỏng vấn trong nhiều tình huống

Theo kinh nghiệm làm việc với khách hàng quốc tế, các nhà lãnh đạo thường gặp nhân viên hai tuần một lần, mỗi lần hơn 30 phút. Họ không chỉ bàn về công việc mà còn quan tâm đến cuộc sống của nhân viên, hỏi thăm sức khỏe, gia đình và tình hình phát triển cá nhân. Nhờ vậy, nhân viên cảm thấy thoải mái và tin tưởng hơn, còn lãnh đạo cũng biết cách hỗ trợ đội ngũ tốt hơn. 

Vì vậy, các nhà lãnh đạo nên rèn luyện kỹ năng phỏng vấn và đào tạo trực tuyến để có thể tương tác hiệu quả với nhân viên trong môi trường làm việc từ xa.

Tự nhận thức: Giúp các thành viên trong nhóm tự nhận thức

Khi thực hiện dự án không thành công, bạn cần tìm hiểu nguyên nhân của việc này. Đó cũng là nhiệm vụ của lãnh đạo để giúp đội nhóm hoàn thành mục tiêu và phát huy khả năng của nhân viên.

Khi làm việc từ xa, cấp trên không chỉ cần giải thích "tại sao?" mà còn phải hướng dẫn "làm sao?" cho nhân viên.

Thực hành huấn luyện đường dài

Làm chủ mô hình: Thông qua mô hình hướng dẫn, nó không chỉ cải thiện hiệu quả của cuộc trò chuyện từ xa mà còn cải thiện khả năng lãnh đạo đường dài của các nhà quản lý. 

Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn!