Chìa khóa để giao tiếp tại nơi làm việc đa thế hệ: Tận dụng cuộc trò chuyện 1-1

Cuộc trò chuyện một đối một đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp đa thế hệ tại nơi làm việc. Các nhà quản lý nên chủ động mời nhân viên tham gia các cuộc trò chuyện, chú trọng chất lượng giao tiếp và tăng cường tần suất giao tiếp. Địa điểm cuộc trò chuyện có thể linh hoạt, mục đích là để hiểu rõ nhân viên, nắm bắt tình hình hiện tại và nhận thức vấn đề.

Tần suất cuộc trò chuyện tùy thuộc vào mối quan hệ xa gần, đối tượng là nhân viên trực tiếp quản lý. Một cuộc trò chuyện một đối một hiệu quả có thể cải thiện văn hóa tổ chức và hiệu suất, thúc đẩy xây dựng lòng tin và sự tôn trọng, giải quyết các vấn đề giao tiếp đa thế hệ.

Cuộc trò chuyện một đối một là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhà quản lý cần có. Nó là một cơ hội để nhà quản lý hiểu rõ nhân viên của mình, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thúc đẩy hiệu suất làm việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về tầm quan trọng của cuộc trò chuyện một đối một và cách tổ chức nó một cách hiệu quả. Hãy tìm hiểu vấn đề này cùng Aniday!

Tầm quan trọng của cuộc trò chuyện một đối một

Cuộc trò chuyện một đối một có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả nhà quản lý và nhân viên. Đối với nhà quản lý, cuộc trò chuyện một đối một có thể giúp:

• Hiểu rõ nhân viên: Nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về sở thích, điểm mạnh, điểm yếu và mục tiêu của nhân viên thông qua cuộc trò chuyện một đối một.

• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp: Cuộc trò chuyện một đối một là cơ hội để nhà quản lý và nhân viên xây dựng mối quan hệ tin cậy và tôn trọng lẫn nhau.

• Thúc đẩy hiệu suất làm việc: Khi nhà quản lý hiểu rõ nhân viên và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ, họ có thể cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn hiệu quả hơn, giúp nhân viên phát triển và đạt được mục tiêu của họ.

Đối với nhân viên, cuộc trò chuyện một đối một có thể giúp:

• Cảm thấy được lắng nghe: Nhân viên cảm thấy được lắng nghe và được quan tâm khi nhà quản lý dành thời gian để trò chuyện với họ một cách riêng tư.

• Nhận được phản hồi hữu ích: Nhân viên có thể nhận được phản hồi hữu ích từ nhà quản lý về hiệu suất công việc,mục tiêu phát triển và các cơ hội học hỏi.

• Cảm thấy được hỗ trợ: Nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và có động lực khi nhà quản lý quan tâm đến sự phát triển của họ.

Cách tổ chức cuộc trò chuyện một đối một

Để tổ chức cuộc trò chuyện một đối một hiệu quả, nhà quản lý cần chú ý đến các yếu tố sau:

• Chủ động mời nhân viên tham gia: Nhà quản lý nên chủ động mời nhân viên tham gia cuộc trò chuyện, thay vì đợi nhân viên chủ động đề xuất. Điều này thể hiện sự quan tâm của nhà quản lý đối với nhân viên và mong muốn được lắng nghe họ.

• Xác định mục tiêu của cuộc trò chuyện: Nhà quản lý nên xác định mục tiêu của cuộc trò chuyện trước khi bắt đầu. Điều này sẽ giúp cuộc trò chuyện diễn ra hiệu quả và tập trung.

• Chuẩn bị các câu hỏi: Nhà quản lý nên chuẩn bị các câu hỏi để giúp cuộc trò chuyện diễn ra trôi chảy và hiệu quả.

• Tạo môi trường thoải mái: Nhà quản lý nên tạo môi trường thoải mái để nhân viên cảm thấy tự tin chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của họ.

• Lắng nghe tích cực: Nhà quản lý nên lắng nghe tích cực và phản hồi cởi mở cho những gì nhân viên chia sẻ.

• Đưa ra phản hồi hữu ích: Nhà quản lý nên đưa ra phản hồi hữu ích và mang tính xây dựng cho nhân viên.

Đối với vấn đề giao tiếp đa thế hệ

Trong môi trường làm việc hiện đại, các thế hệ khác nhau thường xuyên làm việc cùng nhau. Điều này có thể dẫn đến những khác biệt về giá trị, sở thích và phong cách làm việc. Để giao tiếp hiệu quả với nhân viên thuộc các thế hệ khác nhau, nhà quản lý cần:

• Chủ động tìm hiểu về các thế hệ: Nhà quản lý nên tìm hiểu về các thế hệ khác nhau để hiểu rõ hơn về giá trị, sở thích và phong cách làm việc của họ.

• Tôn trọng sự khác biệt: Nhà quản lý nên tôn trọng sự khác biệt giữa các thế hệ và tránh phán xét.

• Kết nối với nhân viên: Nhà quản lý nên cố gắng tìm ra điểm chung với nhân viên thuộc các thế hệ khác nhau để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.

Những điểm mà người quản lý nên lưu ý

Trong cuộc trò chuyện một đối một, vai trò của người quản lý rất quan trọng, họ cần đảm bảo cuộc trò chuyện hiệu quả và tích cực. Dưới đây là một số điểm mà người quản lý nên lưu ý:

1. Lời mời tham gia cuộc trò chuyện

Người quản lý sẽ đưa ra lời mời tham gia cuộc trò chuyện cho nhân viên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, nếu có thể, hãy để nhân viên đề xuất thời gian thuận tiện. Nếu người quản lý trực tiếp chỉ định thời gian cuộc trò chuyện, điều này sẽ khiến nhân viên cảm thấy áp lực hơn!

Thông thường, thời gian cho một cuộc trò chuyện là từ 30 phút đến 1 giờ. Nói chung, người quản lý lần đầu tiên thực hiện cuộc trò chuyện thường không dễ nói chuyện quá 30 phút. Nếu đã trò chuyện nhiều lần và xác nhận mối quan hệ tin cậy,sự ăn ý trong công việc của nhân viên, thời gian mỗi lần trò chuyện thường sẽ ngắn hơn!

Thực tế, bất kể bạn đang đối mặt với thế hệ nhân viên nào, điều quan trọng là phải tôn trọng thời gian của người khác và sẵn sàng phối hợp thời gian để giao tiếp. Cách làm này mới có thể được người khác yêu thích và tạo nền tảng cho việc xây dựng mối quan hệ làm việc tốt đẹp.

2. Địa điểm cuộc trò chuyện

Các địa điểm trò chuyện khác nhau sẽ tạo ra bầu không khí trò chuyện khác nhau. Nếu bạn muốn tạo ra bầu không khí thoải mái hơn, bạn không nhất thiết phải ở trong phòng họp. Đôi khi bạn cũng có thể chọn trò chuyện một đối một với nhân viên trong bữa trưa hoặc khi đi công tác trên tàu cao tốc.

Tuy nhiên, nếu người quản lý lần đầu tiên áp dụng cuộc trò chuyện một đối một và không có nhiều kinh nghiệm trò chuyện trong quá khứ, thì nên thực hiện cuộc trò chuyện đầu tiên trong phòng họp. Bởi vì thời gian cuộc trò chuyện lần đầu tiên có thể ngắn hơn, phòng họp cũng là địa điểm quen thuộc của nhân viên, vì vậy cuộc trò chuyện lần đầu tiên có thể được thực hiện trong công ty. Sau khi người quản lý đã thực hiện nhiều lần, bạn cũng có thể chọn địa điểm trò chuyện khác tùy theo tình trạng của nhân viên.

Mục đích của cuộc phỏng vấn

Các nhà lãnh đạo tiến hành các cuộc phỏng vấn trực tiếp cho ba mục đích chính sau:

Làm quen với nhân viên

Chủ sở hữu của Parker Seafood Market đã từng nói:

Trước khi nhân viên của bạn vào công ty và trở thành nhân viên của bạn, trước hết, anh ấy là một con người!

Thoạt nhìn, câu này thật vô nghĩa! Nhưng tôi đã thấy nhiều doanh nghiệp, điều này khiến nhân viên cảm thấy rằng họ chỉ là một cỗ máy hiệu suất trong công ty!

Mười nghìn bước trở lại, ngay cả khi máy móc tốt! Chúng ta đều biết rằng máy móc nên được bảo trì và bảo trì thường xuyên, nhưng còn con người thì sao? Đã bao lâu rồi kể từ khi chúng tôi quan tâm đến tình trạng của nhân viên? Có phải sự tương tác với nhân viên chỉ dừng lại ở việc phân công nhiệm vụ, đánh giá công việc và đánh giá hiệu suất mỗi lần? Không có gì ngạc nhiên khi nhân viên cảm thấy như máy móc!

Còn gì nữa... Nhân viên là con người, không phải máy móc!

Tôi không phủ nhận rằng nơi làm việc nên tập trung vào hiệu suất công việc và lợi ích kinh tế. Xét cho cùng, công ty không phải là một công viên giải trí, nhưng hóa ra có một mối quan hệ chặt chẽ giữa tinh thần của nhân viên và hiệu suất công việc. Nếu nhân viên không được công nhận trong công ty và không cảm thấy thuộc về và hài lòng với xã hội, thì nhân viên sẽ không thể giữ được nó sớm hay muộn!

Đây là lý do tại sao một số công ty có mức lương cao và sẵn sàng cung cấp trợ cấp, nhưng tỷ lệ luân chuyển nhân viên vẫn rất cao! Bởi vì mặc dù tiền đã được đưa ra, trái tim tôi bị sai trái!

Do đó, các nhà lãnh đạo nên hiểu nhu cầu và mối quan tâm của nhân viên trong quá trình phỏng vấn, và chỉ cần hiểu rõ về nhân viên của họ, thay vì khiến nhân viên cảm thấy rằng họ giống như một cỗ máy làm việc trong công ty!

Nội dung của cuộc trò chuyện ban đầu vẫn dễ nói về công việc, nhưng nó sẽ được khuyến khích hơn cho các nhà lãnh đạo. Sau nhiều cuộc phỏng vấn, chúng ta nên từ từ nói về cuộc sống, giá trị và kỳ vọng trong tương lai của nhân viên, nghĩa là, từ công khai đến riêng tư, và từ hiểu bản thân nhân viên. Chỉ bằng cách này, chúng ta mới có thể từ từ tích lũy ý thức tin tưởng, từ mối quan hệ kinh doanh đơn giản là cho tiền. Trở thành một đối tác nhóm thực sự!

Làm chủ tình hình hiện tại

Các cuộc phỏng vấn trực tiếp thường xuyên có thể giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt tình trạng công việc hiện tại của nhân viên và cung cấp hỗ trợ và hỗ trợ bất cứ lúc nào! Đồng thời, nó tăng cường sự tin tưởng và hiểu biết ngầm giữa các nhà lãnh đạo và nhân viên.

Ngoài những lợi thế trên, các cuộc phỏng vấn thường xuyên cũng có thể giúp các nhà lãnh đạo và nhân viên hiểu rõ hơn về các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất, do đó giảm mâu thuẫn và ngờ vực do khoảng cách nhận thức gây ra.

Nhận thức vấn đề

Thông qua các cuộc phỏng vấn thường xuyên, thực sự dễ dàng hơn để nuôi dưỡng mối quan hệ tin cậy, điều này càng khiến nhân viên sẵn sàng nói về những vấn đề gặp phải trong công việc hiện tại của họ (hoặc những vấn đề mà nhân viên nhìn thấy), điều này rất hữu ích cho các nhà lãnh đạo trong việc tìm kiếm và giải quyết vấn đề ngay lập tức!

Tần suất các cuộc phỏng vấn

Tần suất của các cuộc phỏng vấn phụ thuộc vào khoảng cách giữa mối quan hệ giữa người lãnh đạo và nhân viên. Khi đối mặt với những nhân viên có trình độ làm chủ tương đối thấp và không đủ niềm tin, nó có thể chuyên sâu hơn trong giai đoạn đầu!

Về nguyên tắc, giai đoạn ban đầu có thể được thực hiện hai tuần một lần! Nếu bạn đã phỏng vấn những nhân viên đã được phỏng vấn nhiều lần và xác nhận rằng họ có mối quan hệ tin tưởng và công việc ngầm, trên thực tế, sẽ rất tốt nếu có một cuộc phỏng vấn mỗi tháng một lần!

Phỏng vấn đối tượng

Nó chủ yếu dành cho nhân viên lãnh đạo trực tiếp. Nếu đó là một lãnh đạo bộ phận điều hành hàng chục người, đối tượng của cuộc phỏng vấn sẽ không phải là các đồng nghiệp cơ sở của bộ phận, mà là các nhà lãnh đạo cơ sở báo cáo trực tiếp với lãnh đạo bộ phận!

Theo nghiên cứu quản lý nước ngoài, phạm vi quản lý của một người giám sát là khoảng 5-7 người! Tất nhiên, nó phụ thuộc vào bản chất của tổ chức và sự trưởng thành của tổ chức! Do đó, nguyên tắc là các nhà lãnh đạo cấp cao nên tập trung vào việc giao tiếp với các nhà lãnh đạo cấp thấp, không phải tất cả mọi người!

Phong cách giao tiếp

Người giám sát nên hiểu phong cách giao tiếp của nhân viên để họ có thể sử dụng ngôn ngữ và cách giao tiếp phù hợp trong cuộc phỏng vấn. Ví dụ, nếu nhân viên hướng nội hơn, các nhà lãnh đạo có thể hỗ trợ và khuyến khích nhiều hơn, trong khi nếu nhân viên hướng ngoại hơn, người giám sát có thể lắng nghe và hướng dẫn nhiều hơn.

Nghe nhiều hơn và nói ít hơn

Các giám sát viên nên duy trì thái độ tập trung và tích cực trong suốt cuộc phỏng vấn, đồng thời thể hiện sự quan tâm và hỗ trợ đối với nhân viên. Điều này giúp nhân viên cảm thấy có giá trị và được tôn trọng, đồng thời sẵn sàng chia sẻ ý kiến và ý tưởng của họ hơn.

Dựa trên mục đích của cuộc phỏng vấn được đề cập ở trên, các nhà lãnh đạo nên lắng nghe suy nghĩ và ý kiến của nhân viên trong cuộc phỏng vấn, và thiết lập một môi trường giao tiếp cởi mở và minh bạch, để nhân viên có thể chia sẻ ý tưởng và ý kiến của họ một cách thoải mái, và có thể cảm nhận được sự hỗ trợ và quan tâm của các nhà lãnh đạo.

Người giám sát nên cho nhân viên đủ thời gian và không gian. Thông thường, nhiều nhà lãnh đạo sẽ sợ khoảnh khắc "lạnh" trong cuộc phỏng vấn đầu tiên, và sau đó bắt đầu nói để lấp đầy khoảng thời gian này. Tuy nhiên, nếu người lãnh đạo vội vàng nói mỗi khi gặp phải tình huống này, nhân viên sẽ khó nói hơn trong tương lai!

Đừng sợ lạnh lùng. Tốt hơn là nên đợi một chút và khuyến khích nhân viên nói với giọng điệu khích lệ, để họ có thể tự do bày tỏ ý kiến và ý tưởng của mình. Ngay cả khi những ý tưởng do nhân viên đưa ra khác với ý tưởng của họ, các nhà lãnh đạo nên đảm bảo rằng họ hiểu ý kiến và nhu cầu của nhân viên, thay vì vội vàng bác bỏ và ngắt lời.

Giữ nó trước và sau đó xác nhận nó! Chỉ khi đó người giám sát mới có thêm thông tin!

Giúp phát triển

Các giám sát viên nên thực hành đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và hỗ trợ cho nhân viên để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất công việc và đạt được mục tiêu của họ. Thông qua các cuộc phỏng vấn trực tiếp thường xuyên, họ nên giúp nhân viên hiểu hiệu suất của họ, và sau đó để nhân viên nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của họ, để họ có thể cải thiện hiệu suất công việc tốt hơn.

Khi nhân viên có câu hỏi trong cuộc phỏng vấn, các nhà lãnh đạo có thể cung cấp phản hồi và đề xuất cụ thể theo chuyên môn và kinh nghiệm của chính họ để giúp nhân viên tìm ra hướng đi và phương pháp cải thiện. Đồng thời, các nhà lãnh đạo cũng có thể khuyến khích nhân viên đưa ra những ý tưởng và giải pháp mới để giúp nhóm phát triển và tiến bộ tốt hơn.

Hành động xúc tiến

Nếu có cuộc nói chuyện về các vấn đề công việc hoặc các vấn đề phát triển của nhân viên trong cuộc phỏng vấn, người lãnh đạo có thể hỗ trợ nhân viên phát triển kế hoạch hành động tiếp theo và các vấn đề tiếp theo trong cuộc phỏng vấn để đảm bảo tính hiệu quả và tính bền vững của cuộc phỏng vấn. Người lãnh đạo và nhân viên thảo luận và xác nhận các kế hoạch và vấn đề này cùng nhau, đồng thời thực hiện và theo dõi trong công việc tiếp theo. Để đạt được mục tiêu mong đợi.

Một vài điểm chính được sắp xếp ở trên là những lời nhắc nhở mà tôi đã tóm tắt khi tôi đã giúp các nhà lãnh đạo thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp trong doanh nghiệp trong những năm qua!

Giống như khái niệm được nhà lãnh đạo quốc tế Lanxioni ủng hộ - thật dễ dàng để xây dựng một tổ chức thông minh, nhưng rất khó để xây dựng một tổ chức lành mạnh!

Và thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp thực sự có thể giúp các tổ chức trở nên khỏe mạnh hơn! Điều này đã được chứng minh và hiệu quả ở nhiều doanh nghiệp nổi tiếng quốc tế (như Strange, Intel, Coca-Cola, Google, Yahoo), và trong những năm qua, tôi đã có vinh dự được chứng kiến rằng các khách hàng doanh nghiệp đã làm cho văn hóa tổ chức và hiệu suất công việc của họ tốt hơn nhờ các cuộc phỏng vấn trực tiếp vững chắc!

Đôi khi nó không phụ thuộc vào may mắn hay phép thuật để thay đổi! Chìa khóa là những hành động cụ thể của quyết tâm và chủ nghĩa thực dụng!

Khoảng cách thế hệ là một vấn đề quan trọng mà các nhà lãnh đạo cần phải đối mặt! Sử dụng cuộc phỏng vấn trực tiếp nhất để xây dựng lòng tin và cận cảnh!

Hy vọng bài viết này của Aniday hữu ích với bạn!