5 Bước Quy Trình Họp Hiệu Quả: Học SOP để Tránh Tình Huống Họp Đầy Stress

Nhà quản lý vĩ đại đương đại Peter Drucker đã chỉ rõ tầm quan trọng của việc "không mở cuộc họp vô ích". Bất kể trong ngành nào, cuộc họp là cốt lõi của việc nâng cao hiệu quả của nhóm. Đối với các nhà lãnh đạo, cuộc họp hiệu quả sẽ hợp nhất các nguồn lực, phân công công việc và đạt được mục tiêu. Cuộc họp vô ích sẽ làm chậm hiệu quả và ảnh hưởng đến hiệu suất của tổ chức. 

Điều quan trọng là phải lên kế hoạch và quản lý các cuộc họp hiệu quả, bao gồm chuẩn bị trước, điều hành và theo dõi sau. Thông qua các bước này, chúng ta có thể tìm ra mô hình họp phù hợp với sự nghiệp của mình và đảm bảo kết quả của cuộc họp có hiệu quả tối đa. 

Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về vấn đề này, hãy tham khảo bài viết này của Aniday!

Quản lý cuộc họp hiệu quả, không mở cuộc họp vô ích!

Nhà quản lý vĩ đại đương đại Peter Drucker: Để trở thành một nhà quản lý hiệu quả, một trong những điều quan trọng là: không mở cuộc họp vô ích; Trong môi trường làm việc hiện đại, bất kể bạn đang làm việc trong lĩnh vực nào, để công việc của nhóm hiệu quả hơn, họp là một phần quan trọng trong công việc;

Đối với sếp và quản lý, nếu có thể tổ chức một cuộc họp hiệu quả, nó sẽ giúp đội ngũ công ty nhanh chóng tích hợp các nguồn lực, phân công công việc và đạt được mục tiêu;

Việc thường xuyên tổ chức các cuộc họp vô ích sẽ dẫn đến hiệu quả làm việc của nhóm kém, hiệu suất không cao; Cơ thể kinh doanh và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp cũng sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Một cuộc họp hiệu quả có ba giai đoạn thực hiện:

1. Chuẩn bị trước cuộc họp:

Chìa khóa thành công của cuộc họp, trước hết là kế hoạch và chuẩn bị chu đáo, trong quá trình lập kế hoạch có một số yêu cầu và điểm chính:

• Chủ đề cuộc họp: Chủ đề rõ ràng, rõ ràng, vấn đề rõ ràng.

• Chương trình nghị sự: Lập kế hoạch quy trình, phân bổ thời gian, ưu tiên quan trọng.

• Thông báo cuộc họp: Chủ đề cuộc họp, chương trình nghị sự, thời gian cuộc họp.

• Tài liệu: Gửi tài liệu liên quan cho người tham dự trước, người cung cấp tài liệu cần chuẩn bị.

• Xác nhận phản hồi: Nội dung chương trình đã hiểu rõ chưa? Có thể tham gia không? Tài liệu có thể chuẩn bị không? Có vấn đề phản hồi nào không?

2. Thực hiện trong cuộc họp:

Để cuộc họp hiệu quả, người chủ trì rất quan trọng; Trong quá trình thực hiện chương trình cuộc họp, người chủ trì cần phải có thể dẫn dắt hiệu quả để tất cả những người tham dự cuộc họp đều có thể tham gia cuộc họp, tránh để cuộc họp trở thành cuộc độc thoại của một số ít người, mới có thể hiệu quả đạt được sự đồng thuận về chủ đề và cùng nhau triển khai; Trong quản lý chương trình cuộc họp có một số yêu cầu và điểm chính:

• Mở đầu: Giới thiệu chủ đề, mục tiêu mong muốn đạt được, kiểm tra tiến độ cuộc họp trước.

• Chương trình nghị sự: Mục đích, nội dung giải thích, kiểm soát thời gian của mỗi chương trình nghị sự, bổ sung thảo luận về nghị quyết đột xuất.

• Tham gia phát biểu: Người chủ trì dẫn dắt hoặc yêu cầu phát biểu, đảm bảo nội dung phát biểu không rời khỏi chủ đề thảo luận lần này.

• Duy trì trật tự: Khi xảy ra xung đột ý kiến ​​không phù hợp trong cuộc họp, chỉ trích hoặc lời nói chỉ trích, người chủ trì cần kịp thời ngăn chặn.

• Kích hoạt quyết định: Quyết định hiệu quả là mục đích quan trọng nhất của cuộc họp, hành động quyết định bao gồm các công việc thực thi, mục tiêu thực thi, người thực thi, thời gian thực thi.

• Ghi chép cuộc họp: Là biểu mẫu tổng hợp kết quả thảo luận của cả cuộc họp, ghi lại tất cả thông tin quan trọng, đồng thời cũng là lời nhắc nhở tất cả những người tham dự cuộc họp về các công việc thực thi theo quyết định.

3. Theo dõi sau hội nghị:

Cuộc họp đã quyết định rằng để tạo ra kết quả thực hiện, cần phải lập kế hoạch hành động, thiết lập kế hoạch hành động và khuyến khích hành động, thường xuyên theo dõi và thảo luận theo lịch trình lập kế hoạch hành động và cần cung cấp các nguồn lực liên quan để hỗ trợ kịp thời để cùng nhau và đạt được hiệu quả các mục tiêu của cuộc họp.

Thông qua việc lập kế hoạch và quản lý cuộc họp trước, trong và sau cuộc họp, các chỉ số và thực tiễn chính của cuộc họp được tìm thấy; nếu hướng đi đúng, thực tiễn là đúng và kết quả của cuộc họp tự nhiên là đúng. Hy vọng bài viết này của Aniday có ích với bạn.