Cara membalas email undangan (dengan template)
Ketika Anda sedang mencari pekerjaan, kesan itu penting. Anda mendandani diri Anda. Anda memperbarui dan menyempurnakan resume Anda. Anda melakukan riset tentang setiap perusahaan yang merekrut dan menyesuaikan surat lamaran Anda untuk setiap lamaran pekerjaan.
Dan Anda tahu bahwa setiap komunikasi dengan perekrut atau manajer perekrutan itu penting - bahkan yang tampaknya kecil seperti email.
Email yang Anda kirimkan ke manajer perekrutan sangat penting untuk mendapatkan posisi, terutama selama fase wawancara dalam proses perekrutan.
Mengapa? Karena perekrut hanya membutuhkan waktu tujuh detik untuk membentuk kesan terhadap kandidat. Balasan email awal Anda terhadap undangan wawancara mungkin merupakan pertama kalinya perusahaan melakukan komunikasi langsung dengan Anda, jadi Anda ingin agar hal ini diperhitungkan.
Jawaban Anda harus memberikan kesan positif dan menyiapkan panggung untuk wawancara. Gunakan tips di bawah ini untuk membuat balasan yang efektif untuk undangan wawancara. Dua template email balasan juga disediakan untuk memberi Anda titik awal untuk menulis tanggapan permintaan wawancara Anda sendiri.
(Jika Anda ingin langsung melihat template emailnya, silakan saja).
5 tips untuk membalas email undangan wawancara
Cara paling efektif untuk tetap profesional dalam menjawab undangan wawancara adalah dengan membalas dengan cepat dan sopan, namun tetap menjaga email Anda tetap formal dan bebas dari kesalahan.
- Tepat waktu dengan balasan Anda
- Bersikaplah sopan dan ringkas
- Gunakan format yang tepat
- Biasakan diri dengan alat penjadwalan wawancara
- Periksa kesalahan
1. Tepat waktu dalam memberikan jawaban Anda
Proses wawancara memakan waktu rata-rata hampir 23 hari untuk diselesaikan. Waktu adalah uang untuk bisnis. Perusahaan ingin agar proses wawancara kerja yang sudah panjang ini bisa berjalan secepat mungkin. Permudahlah mereka dengan segera merespons setiap komunikasi yang mereka kirimkan kepada Anda.
Tanggapi segera setelah Anda menerima undangan. Anda harus mengirim balasan dalam hitungan jam - bukan hari. Luangkan waktu yang Anda perlukan untuk memeriksa jadwal Anda, tulislah jawaban yang sopan dan bacalah email Anda untuk mengetahui adanya kesalahan. Kemudian kirimkan balasan Anda ke undangan wawancara sesegera mungkin.
Balasan yang cepat menunjukkan kepada pemberi kerja bahwa Anda serius dengan posisi tersebut, dan ini akan membantu mereka mempercepat proses rekrutmen yang bisa jadi membosankan bagi mereka.
2. Bersikaplah sopan dan ringkas
Anda selalu ingin menunjukkan rasa terima kasih karena telah terpilih sebagai kandidat.
Lakukan ini dengan tetap formal dalam balasan Anda dan berterima kasih kepada perekrut dalam kalimat pertama dari isi email Anda. Anda juga bisa menambahkan kalimat di bagian akhir yang menunjukkan rasa terima kasih Anda, misalnya, "Sekali lagi, saya menghargai kesempatan untuk bertemu dengan Anda."
Satu hal yang perlu diingat adalah jangan terlalu panjang lebar. Anda harus menjaga respon Anda tetap singkat, karena manajer perekrutan dan tim sumber daya manusia harus membaca banyak email dan menjadwalkan tugas-tugas pada saat ini. Anda hanya memiliki satu atau dua kalimat untuk digunakan dalam mengucapkan terima kasih kepada pemberi kerja.
Tanggapan email yang ringkas dan ramah juga menunjukkan kepada calon pemberi kerja bagaimana Anda dapat mewakili perusahaan mereka dalam komunikasi dengan klien di masa depan.
3. Gunakan format yang tepat
Semua balasan email undangan wawancara harus mengikuti struktur dasar ini:
Salam pembuka
Isi
Penutup
Tanda tangan email dengan informasi kontak
Saat mempertimbangkan salam pembuka dan penutup, ingatlah untuk tidak terlalu formal. "Yang terhormat," "dengan tulus," dan "salam hormat" mungkin terdengar biasa saja, tetapi mereka menyelesaikan pekerjaan. Kata-kata tersebut juga menghilangkan dugaan jika Anda tidak yakin tentang cara menyapa kontak Anda.
Hal penting lainnya yang perlu diingat dalam salam adalah selalu menyapa orang yang tepat (bukan hanya alamat email umum perusahaan, misalnya) dan menggunakan gelar yang benar sebelum nama kontak Anda.
Selanjutnya, Anda harus membuat isi email Anda singkat dan to the point, dengan hanya menulis sekitar dua paragraf pendek saja. Konfirmasikan waktu wawancara dengan manajer janji temu Anda atau sarankan waktu alternatif jika Anda benar-benar tidak bisa keluar dari konflik penjadwalan. Ini bukan waktunya untuk memberikan informasi atau pertanyaan tambahan - semua itu bisa dibahas pada saat wawancara.
Terakhir, setelah penutupan, pastikan untuk menyertakan nama lengkap dan tanda tangan email Anda. Tanda tangan Anda terdiri dari beberapa baris setelah nama Anda dengan informasi kontak yang penting, termasuk:
Alamat email
Nomor telepon
Situs web atau profil LinkedIn (jika relevan dan terkini)
Anda mungkin ingin menyertakan informasi tambahan dalam tanda tangan Anda, seperti posisi Anda saat ini, tempat kerja, dan alamat fisik.
Tanda tangan Anda memberikan cara cepat dan mudah bagi perusahaan untuk menemukan informasi kontak Anda, meskipun informasi tersebut sudah ada di resume Anda. Memberikan detail adalah cara lain untuk membuat pekerjaan perekrut semudah mungkin dan menunjukkan bahwa Anda memikirkan prioritas mereka selama proses wawancara.
4. Membiasakan diri dengan alat penjadwalan wawancara
Tim sumber daya manusia mulai beralih ke alat penjadwalan wawancara untuk melengkapi email tradisional. Faktanya, alat bantu wawancara disebut sebagai salah satu dari lima tren teratas dalam perekrutan di masa depan oleh LinkedIn.
Dengan semakin banyaknya perusahaan yang mengadopsi teknologi inovatif ini, penting bagi Anda untuk mengetahui alat terbaru yang digunakan oleh calon pemberi kerja. Penggunaan Zoom, Skype, dan Microsoft Teams untuk wawancara telepon dan wawancara video terus berkembang di lingkungan kerja yang mengutamakan jarak jauh, dan detail pertemuan sering kali dibagikan di antara mereka.
Calendly adalah salah satu contoh alat penjadwalan wawancara yang memungkinkan pemberi kerja dan kandidat untuk terhubung dengan mudah dan menemukan tanggal dan waktu wawancara terbaik dengan penjadwal bawaannya. Dan karena zona waktu terdeteksi dan disesuaikan secara otomatis, tidak ada kemungkinan miskomunikasi tentang kapan wawancara akan berlangsung.
Contoh undangan wawancara yang menyertakan tautan Calendly.
Contoh undangan wawancara yang dibuat dengan Calendly yang menampilkan opsi yang disematkan untuk waktu pertemua
Platform penjadwalan modern biasanya menyediakan opsi bagi Anda untuk menambahkan komentar, mengajukan pertanyaan, atau memberikan umpan balik. Ruang ini selalu menjadi tempat yang tepat untuk menambahkan komentar singkat tentang bagaimana Anda menghargai bahwa Anda telah dipertimbangkan untuk pekerjaan tersebut. Namun, Anda tidak perlu mengonfirmasi tanggal, karena alat ini akan melakukannya untuk Anda secara otomatis.
Ketika dihadapkan pada bentuk komunikasi yang berbeda untuk menjadwalkan wawancara, selalu temui pemberi kerja di tempat mereka berada dengan menggunakan teknologi yang mereka gunakan.
5. Periksa apakah ada kesalahan
Sebelum mengirim balasan email undangan wawancara kerja, pastikan untuk mengoreksi pesan Anda untuk mengetahui kesalahan ketik atau kesalahan lainnya.
Membaca jawaban Anda dengan suara keras bisa membantu Anda cukup pelan untuk mengenali kesalahan. Anda juga bisa menyalin dan menempelkan hasil kerja Anda ke dalam alat pemeriksa ejaan atau tata bahasa untuk mendapatkan pemeriksaan tambahan.
Meskipun ini hanya respons email singkat, penting untuk menyisir bahasa Anda dengan hati-hati seperti saat Anda meninjau deskripsi pekerjaan dan merevisi resume, surat lamaran, dan lamaran kerja. Dengan melakukan ini, Anda akan mengirimkan pesan yang jelas dan terang kepada perekrut.
Bacaan terkait: Cara menulis email konfirmasi wawancara kerja yang efektif (dengan 4 template)
Template email untuk membalas permintaan wawancara
Jika Anda membutuhkan contoh konkret tentang cara membalas email permintaan wawancara, Anda datang ke tempat yang tepat. Gunakan contoh balasan email untuk undangan wawancara berikut ini sebagai garis besar untuk membuat balasan Anda sendiri.
Template email undangan wawancara untuk mengonfirmasi janji temu
Baris subjek: [Judul pekerjaan] / [Nama Anda]
Ibu Smith yang terhormat,
Terima kasih atas undangan wawancara dengan [nama perusahaan]. Saya ingin mengonfirmasi bahwa saya akan hadir untuk bertemu dengan Anda pada hari Sabtu, 30 Agustus pukul 09.30.
Saya menghargai kesempatan untuk berbicara dengan Anda dan berharap dapat mempelajari lebih lanjut tentang posisi ini.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Tanda tangan email]
Perhatikan betapa singkatnya email tersebut. Email ini menjawab pertanyaan utama, mengonfirmasi tanggal dan waktu, serta menunjukkan rasa terima kasih atas undangan yang diberikan, namun dilakukan hanya dalam beberapa kalimat singkat.
Inilah yang dicari oleh manajer perekrutan atau perekrut. Format umum ini efektif saat membalas email undangan wawancara. Ini memungkinkan Anda memberikan kesan yang baik dan membuat komunikasi mudah ditinjau oleh perekrut.
Template email undangan wawancara untuk konflik penjadwalan
Baris subjek: [Judul pekerjaan] / [Nama Anda]
Kepada Yth. Bapak Jones,
Terima kasih banyak atas kesempatan wawancara dengan [nama perusahaan].
Saya sangat menantikan untuk bertemu dengan Anda; namun, saya memiliki konflik jadwal pada tanggal yang Anda minta. Tolong beritahu saya jika ada tanggal dan waktu yang cocok untuk Anda: [Cantumkan pilihan tanggal dan waktu yang tersedia.]
Sekali lagi terima kasih atas pertimbangan Anda, dan saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Tanda tangan email]
Dalam contoh ini, Anda mengakui adanya konflik sambil memberikan opsi untuk memperbaiki situasi. Ini menunjukkan bahwa Anda tertarik dengan posisi tersebut dan mampu memecahkan masalah secara efektif.
Manajer perekrutan akan menghargai kejujuran, ketepatan waktu, dan kesediaan Anda untuk bekerja untuk menemukan solusi yang cocok untuk semua orang.
Siapkan diri Anda untuk sukses
Jangan terlalu memikirkan proses balasan. Meskipun Anda ingin tetap profesional dan mematuhi etiket yang tepat, penting juga untuk santai dan menjadi diri sendiri saat menjawab undangan wawancara. Jika Anda bisa melakukannya dengan baik, Anda bisa menerapkan pendekatan yang sama dalam menjawab pertanyaan wawancara dan bagian lain dari proses rekrutmen.
Selama Anda jelas, ringkas dan sopan, Anda akan menyelesaikan tugas dan menetapkan nada yang baik dan pengalaman kandidat yang baik untuk wawancara Anda yang akan datang.
Jika Anda mencari lebih banyak wawasan tentang cara mempersiapkan diri untuk menjadwalkan wawancara, rapat, dan lainnya, lihat panduan tentang peretasan Kalender Google terbaik untuk produktivitas.
