Apa yang dimaksud dengan KPI?Baca Ini!

I. Apa itu KPI? Mengapa Anda Membutuhkan KPI?
KPI (singkatan dari Key Performance Indicator) adalah indikator evaluasi kinerja pekerjaan, yang mencerminkan tingkat penyelesaian tujuan individu, departemen, atau perusahaan. KPI diekspresikan melalui angka, rasio, indikator kuantitatif, dan lain-lain yang berbeda, sesuai dengan karakteristik profesional masing-masing objek.

Dalam bisnis, KPI sering kali dibuat pada tingkat yang berbeda untuk berfungsi sebagai tujuan dan mengukur kemajuan dan hasil.

KPI tingkat tinggi akan fokus pada tujuan strategis umum seperti: Meningkatkan 120% dari total pendapatan di bulan Oktober, Menyelesaikan 35 proyek provinsi di kuartal keempat, ...

Sebaliknya, KPI tingkat rendah digunakan untuk sistem proses, individu, dan departemen, untuk mengevaluasi kinerja pekerjaan individu. Sebagai contoh, dari bisnis TI: Tingkat pemeliharaan web dan pemecahan masalah dalam waktu 24 jam sejak kejadian (kecuali untuk kasus force majeure)

Manfaat penerapan KPI dalam bisnis:

Untuk para pemimpin dan level manajemen:

• Memantau kinerja karyawan secara intuitif, transparan, dan akurat serta mengusulkan gaji, penghargaan, dan rezim disiplin yang sesuai.
• Meningkatkan efisiensi proses penerimaan kerja
• Memastikan tujuan dan visi dapat tercapai sesuai harapan

Dengan staf:

• Memahami tingkat penyelesaian pekerjaan dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan
• Memotivasi untuk bekerja mencapai tujuan
• Mendeteksi cacat jika tugas terlambat dari jadwal untuk perbaikan tepat waktu

 II. Kesalahan Umum Saat Membangun KPI

Berdasarkan definisi apa itu KPI dan contoh-contoh KPI di atas, kita akan masuk ke dalam pemahaman tentang kesalahan-kesalahan dalam pembuatan KPI yang sering dilakukan oleh bisnis. Hal-hal tersebut antara lain:

1. KPI tidak dikaitkan dengan tujuan strategis bisnis

Seperti namanya, KEY Performance Indicators dan KPI haruslah indikator yang PENTING. Lebih khusus lagi, indikator ini harus dibuat dan dilacak berdasarkan tujuan strategis setiap departemen dan bisnis. Mengembangkan dan mengevaluasi KPI yang tidak sesuai dengan tujuan tertentu dapat menyebabkan bisnis membuang-buang sumber daya dan sumber daya, dan tidak memberikan hasil yang diharapkan.

Kembali ke contoh di atas, dengan situs web yang memperkenalkan produk dengan tujuan untuk menjual dan meningkatkan pendapatan, indikator KPI untuk meningkatkan tingkat konversi pelanggan yang diberikan sangat masuk akal. Sebaliknya, metrik seperti jumlah pengunjung halaman, waktu tampilan halaman, dll., meskipun penting, digunakan untuk mengevaluasi kualitas situs web, tetapi tidak akan dianggap sebagai KPI karena tidak ada hubungan yang erat dengan tujuan yang dimaksud.

2. Fokus hanya pada KPI yang dihasilkan dan mengabaikan KPI utama

KPI seperti "Tingkatkan tingkat konversi penjualan situs web sebesar 20%" adalah metrik yang mengukur hasil, tetapi tidak menunjukkan kepada kita penyebab dari hasil tersebut. Jika tidak terlihat, indikator ini akan menjadi ambigu dan sulit untuk dicapai tanpa membangun serangkaian KPI yang mewakili penyebab tambahan (Misalnya, dalam kasus ini, bisa jadi "Meluncurkan 3 produk baru tahun ini").

Secara umum, harus ada hubungan sebab-akibat yang erat antara KPI. Oleh karena itu, perusahaan harus menyeimbangkan antara dua jenis KPI pada hasil dan penyebab untuk memastikan hasil yang diharapkan.

3. Buatlah KPI yang tetap, tidak ada pembaruan dan penyesuaian dari waktu ke waktu

Melanjutkan dari contoh di atas, misalnya, dengan hanya setengah dari waktu yang diharapkan yaitu 3 bulan, tingkat konversi penjualan telah mencapai ambang batas 20%, sekarang apa yang harus dilakukan oleh bisnis?

(1) Menjaga KPI tidak berubah dan membiarkan karyawan bersantai dan kehilangan motivasi untuk bekerja selama sisa waktu yang ada?

(2) Atau menyesuaikan KPI agar sesuai dengan momentum perkembangan situs web dan bisnis?

Jawabannya mungkin relatif sederhana karena tidak ada yang ingin menyia-nyiakan sumber daya mereka dan mandek ketika mereka memiliki momentum pertumbuhan yang kuat. Oleh karena itu, KPI sekarang akan disesuaikan agar sesuai dengan situasi bisnis yang sebenarnya. Demikian pula, ketika menghadapi masa-masa sulit, indikator evaluasi juga harus dioptimalkan untuk memastikan bahwa karyawan dapat menangani pekerjaan secara wajar dan efektif.

 * Perhatikan, bahwa KPI tidak boleh diterapkan untuk mengukur hasil dari tujuan di bidang kreatif.

Karakteristik pekerjaan posisi kreatif seperti pelukis desainer, pengembang perangkat lunak, arsitek, analis data, dan lain-lain adalah pekerjaan dengan tujuan inovasi yang terus menerus, tidak ada pengulangan, bahkan ada hal-hal yang terjadi tepat satu kali atau dalam waktu yang singkat, sehingga KPI tidak dapat diterapkan. Dalam kasus-kasus seperti ini, model OKR (Objectives & Key Results) adalah pilihan yang tepat. Semakin banyak perusahaan yang menerapkan OKR dalam manajemen tujuan dan operasi internal seperti Intel, Google, LinkedIn, Deloitte,...

III. Petunjuk Tentang Cara Membangun dan Menerapkan KPI dalam Bisnis

Langkah 1: Identifikasi departemen / pembangun KPI

Ada 2 metode utama:

Metode 1: Departemen fungsional/departemen membangun sistem KPI untuk posisi di departemen/departemen mereka; di mana tim manajemen sumber daya manusia memainkan peran pendukung, memandu metode untuk memastikan bahwa KPI sesuai dengan prinsip-prinsip di atas. Menurut metode ini, orang yang mengembangkan KPI biasanya adalah Kepala departemen/departemen/departemen - orang yang memiliki pemahaman dan gambaran terbaik tentang tugas dan persyaratan posisi dan jabatan di departemen tersebut. Semakin besar departemen/departemen/departemen, semakin terbagi pengembangan KPI untuk bawahan.

• Keuntungan: KPI akan sangat memungkinkan dan dengan jelas menunjukkan fungsi dan tugas departemen.
• Kekurangan: jika departemen menetapkan tujuannya sendiri, sering kali akan ada kekurangan objektivitas, menetapkan tujuan yang terlalu rendah. Sarannya adalah jika menggunakan metode ini, perlu ada penilaian dan evaluasi dari tim sumber daya manusia dan tim manajemen senior.

Metode 2: Di departemen sumber daya manusia, tim manajemen senior akan memberikan seperangkat KPI untuk departemen/ bagian/departemen. Berbeda dengan metode di atas, metode ini memastikan objektivitas dan keilmiahan metode. Namun, KPI yang diberikan mungkin tidak realistis, tidak mewakili fungsi dan tugas departemen/departemen/divisi dengan baik. Untuk mengatasi masalah ini, sistem KPI, setelah dibangun, membutuhkan penilaian dan evaluasi dari departemen fungsional.

Langkah 2: Identifikasi KPI

Faktor terpenting saat membangun KPI adalah memastikan bahwa KPI tersebut selaras dengan tujuan spesifik departemen atau bisnis. Hal ini dapat diilustrasikan dengan model berikut:

Setelah Anda menyepakati KPI dengan tujuan departemen atau bisnis, langkah selanjutnya adalah menerapkan kriteria SMART untuk mengevaluasi setiap indikator kinerja:

S - Spesifik: Tujuan yang spesifik

M - Measurable (terukur): Tujuan yang dapat diukur

A - Attainable: Tujuan yang dapat dicapai

R - Relevan: Tujuan yang realistis

T - Timebound: Tujuan memiliki tenggat waktu tertentu

• Jika KPI yang dibangun tidak memenuhi kriteria SMART, maka tidak hanya berdampak buruk pada evaluasi secara khusus tetapi juga berakibat buruk pada sistem manajemen organisasi secara umum.
• Jika target tidak memenuhi kriteria yang spesifik (Spesifik), maka karyawan tidak tahu apa yang harus dilakukan dan bagaimana mencapai efisiensi kerja yang diinginkan.
• Indikator tidak terukur, maka hasil kinerja tidak akan bermakna
• Jika KPI tidak dapat dicapai (Achievable) atau tidak realistis (Realistic), tujuan terlalu jauh, karyawan tidak dapat mencapainya meskipun sudah berusaha sebaik mungkin. Hal ini berdampak pada psikologis, menyebabkan kelelahan, depresi, dan kurangnya motivasi untuk bekerja.
• KPI tidak memiliki batas waktu tertentu (Time-bound) sehingga karyawan tidak tahu berapa lama pekerjaan ini harus dilakukan atau kapan harus diselesaikan; yang membuatnya sulit untuk mengontrol apa yang mereka lakukan.

Selain itu, perlu diketahui bahwa metrik kinerja yang dipilih sebagai KPI akan bervariasi tergantung pada jenis bisnis, aktivitas spesifik karyawan, dan KPI departemen umum. Sebagai contoh, KPI dapat digunakan untuk mengukur area seperti unit yang terjual, keuntungan per item, kualitas produk, layanan pelanggan, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, referensi pelanggan, pergantian karyawan, ...

Bahkan peran yang tampaknya tidak mungkin berkontribusi pada pertumbuhan keuangan bisnis membutuhkan KPI yang selaras dengan tujuan dan masa depan bisnis

Misalnya, KPI untuk departemen teknis adalah meningkatkan kualitas koneksi internet.

Mengambil contoh dari aktivitas Pemasaran bisnis, lebih khusus lagi situs web pengenalan produk, KPI dapat dibangun sebagai berikut:

KPI Meningkatkan tingkat konversi penjualan situs web sebesar 20%.

• Deskripsi: Tingkat konversi website saat ini terhenti di angka 12%, untuk bersaing dengan kompetitor di segmen yang sama, bisnis harus menemukan cara untuk mengoptimalkannya menjadi 20%.
• Periode implementasi: dalam 6 bulan.
• Frekuensi pelaporan kinerja: Bulanan
• Sumber data pengukuran: Jumlah orang yang mendaftar untuk uji coba produk / Jumlah pembeli
• Penanggung jawab yang bertanggung jawab untuk mengontrol KPI: Manajer Produk situs web.

Langkah 3: Mengevaluasi penyelesaian KPI

Setelah berhasil membuat KPI untuk departemen dan posisi pekerjaan dalam bisnis, saatnya untuk menerapkannya pada manajemen, baik sumber daya manusia maupun produktivitas.

Karena KPI telah ditetapkan berdasarkan kriteria yang terukur, tentu ada metode evaluasi khusus untuk setiap item KPI. Secara umum, setiap pekerjaan dan KPI dapat dibagi menjadi 3 kelompok utama sebagai berikut:

Kelompok A: membutuhkan banyak waktu untuk diimplementasikan, dan sangat mempengaruhi tujuan bersama.

Kelompok B: membutuhkan sedikit waktu untuk diimplementasikan, banyak mempengaruhi tujuan bersama ATAU/ DAN membutuhkan banyak waktu untuk diimplementasikan, memiliki sedikit dampak pada tujuan bersama.

Kelompok C: membutuhkan lebih sedikit waktu, lebih sedikit dampaknya.

Masing-masing KPI ini akan memiliki bobot yang berbeda, tergantung pada tingkat kepentingannya, seperti A: 50%; B: 30%, dan C: 20%.

Untuk mengevaluasi tingkat penyelesaian seorang karyawan A memiliki 3 set KPI yaitu A, B, dan C; di mana KPI C memiliki 2 anak KPI, kita dapat menggunakan rumus berikut:

Langkah 4: Hubungan antara penilaian KPI dan bonus gaji

Untuk setiap tingkat penyelesaian KPI, pembuat sistem KPI akan menentukan gaji dan bonus tertentu. Kebijakan ini dapat ditentukan sebelumnya oleh tingkat kepemimpinan di perusahaan, manajemen puncak di departemen, orang yang membangun sistem KPI, atau oleh karyawan itu sendiri yang disepakati bersama.

Biasanya, akan ada sesi penerimaan untuk mengevaluasi hasil kerja secara berkala di setiap akhir periode evaluasi. Evaluasi harus objektif dan komprehensif dengan memasukkan pendapat atasan, rekan kerja, pelanggan, dan karyawan itu sendiri.

Langkah 5: Sesuaikan dan optimalkan KPI

KPI dapat dilacak dan disesuaikan dari waktu ke waktu. Awalnya, tinjau KPI yang baru saja dibuat untuk memastikan bahwa metriknya konsisten. Mungkin diperlukan beberapa bulan pertama agar semuanya menjadi optimal, namun setelah KPI final sudah ada, pertahankan selama setidaknya satu tahun.

Semoga melalui artikel di atas, para pelaku bisnis, perusahaan, dan juga sumber daya manusia, dapat memahami dengan jelas bagaimana cara mengevaluasi KPI dan menggunakan alat penilaian ini secara efektif.

Hubungi Kami

Hotline: (+84) 353 111 265

Linkedin: https://www.linkedin.com/company/Aniday/

Halaman FB: https://www.facebook.com/aniday.com/

Instagram: https://www.instagram.com/Aniday4.0/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@Aniday.4.0/