Punya karyawan jarak jauh?Cara efektif memonitor

Menyambut karyawan jarak jauh bisa menjadi tantangan tersendiri karena mereka tidak bisa datang ke kantor untuk rapat, dan membuat mereka paham dengan urusan perusahaan tidak selalu cepat. Namun, dengan sedikit usaha, Anda bisa memastikan proses yang lancar yang menguntungkan karyawan dan tim Anda. Artikel Aniday akan memberi Anda panduan komprehensif tentang bagaimana cara melakukan orientasi karyawan jarak jauh secara efektif. Mari kita mulai!

Apa itu orientasi karyawan jarak jauh? 

Karyawan jarak jauh bekerja di luar kantor, baik di lokasi yang dekat dengan kantor pusat perusahaan atau di lokasi yang jauh. Yang penting, kerja jarak jauh tidak selalu mengurangi produktivitas, karena sekitar dua pertiga pekerja merasa lebih produktif saat bekerja jarak jauh.

Orientasi adalah proses mengintegrasikan karyawan baru ke dalam perusahaan, yang melibatkan orientasi, interaksi dengan sesama karyawan, dan mempelajari misi, struktur, budaya, dan nilai-nilai perusahaan. Sebelum pandemi, orientasi biasanya dilakukan di kantor, bahkan untuk karyawan jarak jauh, tetapi peningkatan pekerjaan jarak jauh telah menyebabkan maraknya orientasi jarak jauh.

Pentingnya Proses Orientasi

Orientasi adalah prosedur formal untuk mengasimilasi anggota tim baru ke dalam organisasi. Tidak seperti orientasi, yang biasanya hanya satu kali, orientasi adalah proses yang berkelanjutan selama tahun pertama karyawan. Proses orientasi yang efisien menawarkan keuntungan jangka panjang, termasuk:

• Meningkatkan retensi karyawan.
• Produktivitas yang lebih cepat.
• Mengurangi kecemasan.
• Menetapkan ekspektasi yang jelas.

Orientasi merupakan investasi dalam kesuksesan jangka panjang karyawan baru dan perusahaan secara keseluruhan

Proses orientasi yang kohesif sangat penting, terutama bagi karyawan jarak jauh. Ini bukan hanya tentang memberikan informasi terkait pekerjaan kepada karyawan baru; namun juga tentang membantu mereka berkembang di lingkungan kerja jarak jauh. 

Tantangan Umum dalam Orientasi Jarak Jauh 

• Mengidentifikasi orang yang tepat untuk memberikan bantuan teknis atau panduan dasar. Untuk mengatasinya, menugaskan teman orientasi sangat penting untuk memastikan karyawan baru memiliki kontak yang dapat dihubungi dengan mudah.
• Tantangan teknis seperti keterlambatan peralatan, masalah penyiapan akun, atau kebutuhan untuk memperoleh keterampilan baru dengan cepat. Sumber daya dukungan TI yang memadai untuk anggota tim baru selama hari-hari awal mereka sangat penting.
• Mengatasi potensi keraguan dalam menyampaikan masalah orientasi, sangat penting untuk secara aktif meminta dan menindaklanjuti umpan balik secara teratur. 

Tips yang Efisien dan Efektif untuk Orientasi Karyawan Baru Jarak Jauh

Kami akan membahas secara lebih rinci apa yang harus Anda lakukan untuk melakukan orientasi karyawan baru jarak jauh secara efisien dan efektif

Memulai Orientasi Lebih Awal 

Memulai orientasi untuk karyawan jarak jauh sebelum tanggal mulai kerja resmi dapat membantu mereka beradaptasi dengan lebih lancar. 

Misalnya, menambahkan karyawan baru ke saluran komunikasi tim, memberikan informasi tentang budaya perusahaan dan proyek yang akan datang, dan menawarkan opsi seperti video pelatihan, bimbingan, dan swag untuk membuat mereka bersemangat sebelum hari pertama.

Hubungkan Karyawan Secara Online dengan Segera

Dalam dunia kerja jarak jauh, semua interaksi tim dan perusahaan terjadi melalui layar. Untuk memastikan karyawan baru dapat berintegrasi dengan lancar, sediakan alat bantu virtual yang penting seperti aplikasi perpesanan (misalnya Slack dan Microsoft Teams), perangkat lunak konferensi video (seperti Zoom dan Google Meet), dan aplikasi lain yang relevan. 

Memulai proses orientasi dengan penyiapan TI awal untuk memberikan akses dan kata sandi langsung kepada anggota tim baru.

Membangun Pusat Pusat untuk Budaya dan Dokumentasi Perusahaan 

Digitalisasi semua dokumen karyawan dan buatlah dokumen tersebut dapat diakses melalui intranet perusahaan atau wiki internal. Banyak organisasi menggunakan platform seperti Notion untuk menyimpan catatan digital tentang proyek, pencapaian, kemunduran, dan wawasan budaya di luar aktivitas sehari-hari. 

Intranet juga merupakan tempat penyimpanan yang berharga untuk informasi tentang budaya perusahaan, membantu karyawan yang berada di kantor maupun yang bekerja dari rumah untuk memahami bagaimana perusahaan beroperasi.

Menumbuhkan Rasa Memiliki 

Banyak karyawan jarak jauh merasa terisolasi dan tidak yakin ke mana harus mencari umpan balik dan bantuan. Untuk mengatasi isolasi ini, beberapa perusahaan membuat saluran komunikasi bagi karyawan baru untuk mengakses materi pembelajaran dan mendorong kolaborasi di antara mereka. Pendekatan ini memfasilitasi interaksi langsung antara karyawan jarak jauh dan kolega mereka. 

Strategi lainnya adalah dengan menugaskan mentor atau "teman orientasi" yang dapat menjawab pertanyaan dan mendukung karyawan baru dalam perjalanan pertumbuhan dan pembelajaran mereka. Program teman seperti ini meningkatkan kemampuan karyawan baru.

Sesuaikan Orientasi Jarak Jauh dengan Video Check-In dan Sasaran

Karyawan jarak jauh menghargai tujuan yang jelas dan kesempatan untuk bertemu empat mata dengan manajer mereka, untuk mempertahankan dukungan ini setelah minggu pertama, kembangkan rencana 30/60/90 hari dengan butir-butir tindakan dan pencapaian tertentu. Rencana dinamis ini dapat berkembang seiring dengan kemajuan karyawan. 

Selain itu, jadwalkan panggilan konferensi video mingguan dengan karyawan jarak jauh untuk memfasilitasi diskusi tentang tujuan mereka, melacak kemajuan, dan mengatasi tantangan yang mereka hadapi.

Promosikan Pengembangan Profesional dan Pertumbuhan Pribadi

Pelatihan dan pengembangan sangat penting bagi semua karyawan, termasuk mereka yang bekerja dari jarak jauh, tawarkan kesempatan kepada karyawan jarak jauh untuk mengakses kursus online selama atau setelah masa orientasi, bersama dengan tunjangan untuk pengembangan pribadi dan profesional mereka. Kesempatan ini bahkan lebih dari sekadar fase orientasi.

Mendorong Pembelajaran Kolaboratif

Dorong pembelajaran kolaboratif dengan meminta karyawan baru bekerja sama dalam studi kasus atau proyek kelompok selama orientasi. Hal ini tidak hanya membangun koneksi dan memperkenalkan anggota tim, namun juga membuka peluang untuk pelatihan silang lintas departemen. 

Misalnya, perwakilan penjualan baru dapat berkolaborasi dengan pemasar dan anggota tim dukungan selama orientasi, sehingga memudahkan kontak lintas departemen di masa mendatang.

Kesimpulan

Kesimpulannya, orientasi karyawan jarak jauh dapat menjadi tantangan karena tidak adanya pertemuan tatap muka dan waktu yang dibutuhkan untuk membiasakan mereka dengan operasi perusahaan. Namun demikian, dengan usaha yang berdedikasi, Anda dapat membuat proses yang lancar yang terbukti menguntungkan bagi karyawan dan tim Anda. Semoga artikel Aniday ini dapat membantu Anda dalam proses orientasi karyawan jarak jauh secara efektif.