Pertanyaan Check-in Terbaik untuk Rapat

Rapat adalah bagian penting dari setiap organisasi, namun rapat juga bisa membosankan, tidak produktif, atau membuat stres. Bagaimana Anda dapat membuat rapat Anda lebih efektif, menyenangkan, dan kolaboratif? Salah satu caranya adalah dengan memulai rapat Anda dengan pertanyaan pendahuluan.

Pertanyaan-pertanyaan check-in adalah pertanyaan-pertanyaan singkat dan sederhana yang Anda ajukan kepada para peserta di awal pertemuan untuk membantu mereka melakukan pemanasan, terhubung, dan fokus. Pertanyaan-pertanyaan check-in dapat memiliki berbagai tujuan, seperti mencairkan suasana, merefleksikan masa lalu, menetapkan tujuan untuk masa depan, atau membangun kepercayaan dan hubungan baik di antara tim.

Dalam artikel blog ini, kami akan menjelaskan manfaat dari pertanyaan check-in, memberikan beberapa contoh jenis pertanyaan check-in, dan membagikan beberapa tips untuk check-in yang efektif.

Manfaat Pertanyaan Check-in

Pertanyaan check-in dapat memberikan banyak manfaat untuk rapat Anda, seperti:

• Mencairkan suasana: Pertanyaan check-in dapat membantu Anda menciptakan suasana yang bersahabat dan santai dalam pertemuan Anda dengan mengizinkan peserta untuk berbagi sesuatu yang bersifat pribadi, lucu, atau mengejutkan tentang diri mereka sendiri. Hal ini dapat membantu mereka untuk lebih mengenal satu sama lain, mengurangi ketegangan atau kecanggungan, dan meningkatkan tingkat kenyamanan.
• Merefleksikan masa lalu: Pertanyaan-pertanyaan check-in dapat membantu Anda meninjau kembali apa yang telah terjadi sejak pertemuan terakhir, apa yang berjalan dengan baik atau kurang baik, dan apa yang telah dipelajari atau dicapai. Hal ini dapat membantu peserta Anda menghargai kemajuan mereka, merayakan keberhasilan mereka, mengakui tantangan mereka, dan belajar dari kesalahan mereka.
• Menetapkan tujuan untuk masa depan: Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan saat check-in dapat membantu Anda memperjelas apa yang ingin dicapai dalam pertemuan saat ini, apa saja harapan dan prioritas masing-masing peserta, dan apa saja potensi hambatan atau peluang. Hal ini dapat membantu peserta menyelaraskan tujuan mereka, memprioritaskan tugas-tugas mereka, dan merencanakan tindakan mereka.
• Membangun kepercayaan dan hubungan: Pertanyaan-pertanyaan yang bersifat check-in dapat membantu Anda menumbuhkan rasa saling memiliki dan kolaborasi di antara para peserta dengan cara mengizinkan mereka mengungkapkan perasaan, pendapat, atau perspektif mereka. Hal ini dapat membantu mereka memahami satu sama lain dengan lebih baik, menghargai perbedaan, mendukung kebutuhan mereka, dan menyelesaikan konflik.

Jenis dan Contoh Pertanyaan Check-in

Ada banyak jenis pertanyaan check-in yang bisa Anda gunakan dalam rapat Anda, tergantung pada tujuan dan preferensi Anda. Berikut ini adalah daftar contoh untuk setiap jenisnya:

Pencair suasana

Icebreakers adalah pertanyaan check-in yang dirancang untuk menyenangkan, ringan, atau kreatif. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu Anda mencairkan suasana dengan membuat peserta tertawa, tersenyum, atau berpikir kreatif. Beberapa contoh icebreaker adalah:

• Jika Anda bisa memiliki kekuatan super, apakah itu dan mengapa?
• Apa yang Anda nantikan di minggu depan?
• Jika Anda harus menggambarkan diri Anda dalam tiga kata, mengapa Anda menggambarkan diri Anda seperti itu?
• Jika Anda memenangkan lotre besok, apa hal pertama yang akan Anda lakukan?

Pertanyaan Reflektif

Pertanyaan reflektif adalah pertanyaan-pertanyaan check-in yang dirancang untuk menjadi introspektif, analitis, atau evaluatif. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu Anda merefleksikan masa lalu dengan membuat para peserta mengingat kembali pengalaman, tindakan, atau hasil yang telah mereka lakukan. Beberapa contoh pertanyaan reflektif adalah:

• Apa hal yang Anda banggakan sejak pertemuan terakhir kita?
• Apa hal yang Anda pelajari atau tingkatkan sejak pertemuan terakhir kita?
• Apa hal yang membuat Anda tertantang atau frustrasi sejak pertemuan terakhir kita?
• Bagaimana perasaan Anda tentang kinerja atau kontribusi Anda sejak pertemuan terakhir kita?
• Apa satu hal yang ingin Anda ubah atau lakukan secara berbeda sejak pertemuan terakhir kita?

Pertanyaan yang Berorientasi pada Tujuan

Pertanyaan yang berorientasi pada tujuan adalah pertanyaan check-in yang dirancang untuk melihat ke depan, strategis, atau berorientasi pada tindakan. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu Anda menetapkan tujuan untuk masa depan dengan membuat para peserta mengidentifikasi tujuan, prioritas, atau rencana mereka. Beberapa contoh pertanyaan yang berorientasi pada tujuan adalah:

• Apa tujuan utama yang ingin Anda capai dalam pertemuan ini?
• Apa saja harapan atau hasil yang ingin Anda capai dalam pertemuan ini?
• Apa saja potensi tantangan atau risiko yang Anda perkirakan akan terjadi dalam rapat ini?
• Bagaimana cara terbaik untuk saling mendukung dalam rapat ini?
• Apa langkah atau tindakan selanjutnya yang perlu Anda lakukan setelah pertemuan ini?

Pertanyaan Pembangunan Tim

Pertanyaan team building adalah pertanyaan-pertanyaan yang dirancang untuk bersifat relasional, emosional, atau personal. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu Anda membangun kepercayaan dan hubungan baik di antara para peserta dengan membuat mereka berbagi perasaan, pendapat, atau perspektif. Beberapa contoh pertanyaan team building adalah:

• Bagaimana perasaan Anda hari ini?
• Apa yang Anda hargai atau kagumi dari seseorang dalam pertemuan ini?
• Apa hal yang membuat Anda penasaran atau bersemangat dalam pertemuan ini?
• Bagaimana cara Anda lebih suka berkomunikasi atau berkolaborasi dalam pertemuan ini?
• Apa satu hal yang Anda butuhkan atau inginkan dari pertemuan ini?

Kiat untuk check-in yang Efektif

Untuk membuat check-in Anda lebih efektif, berikut beberapa tips yang dapat Anda ikuti:

• Pilih pertanyaan yang tepat: Tergantung pada tujuan dan konteks pertemuan Anda, Anda mungkin ingin memilih jenis pertanyaan check-in yang berbeda. Misalnya, jika Anda ingin mengadakan sesi curah pendapat, Anda mungkin ingin menggunakan icebreaker atau pertanyaan kreatif untuk menstimulasi imajinasi peserta.

-Jika Anda ingin mengadakan sesi umpan balik, Anda dapat menggunakan pertanyaan reflektif atau evaluatif untuk membantu para peserta menilai kinerja -mereka.

-Jika Anda ingin mengadakan sesi perencanaan, Anda dapat menggunakan pertanyaan yang berorientasi pada tujuan atau tindakan untuk membantu peserta menetapkan tujuan dan tugas mereka.

• Persiapkan pertanyaan-pertanyaan sebelumnya: Untuk menghindari membuang-buang waktu atau kehilangan fokus dalam pertemuan Anda, Anda mungkin ingin menyiapkan pertanyaan-pertanyaan check-in terlebih dahulu dan membagikannya kepada para peserta sebelum pertemuan. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa pertanyaan Anda relevan, jelas, dan sesuai untuk pertemuan Anda. Anda juga dapat memberikan waktu kepada peserta untuk memikirkan jawaban mereka dan mempersiapkan diri untuk berdiskusi.
• Jaga agar tetap singkat dan sederhana: Agar tidak membosankan atau membebani peserta, Anda mungkin ingin membuat pertanyaan check-in yang singkat dan sederhana. Idealnya, pertanyaan-pertanyaan check-in Anda harus mudah dimengerti, dijawab, dan diingat. 

Pertanyaan tersebut juga harus bersifat terbuka, yang berarti bahwa pertanyaan tersebut memungkinkan adanya jawaban yang beragam, bukan hanya jawaban ya atau tidak atau jawaban faktual. Anda mungkin juga ingin membatasi jumlah pertanyaan check-in yang Anda ajukan dalam setiap pertemuan, tergantung pada waktu dan rentang perhatian peserta.

• Dorong partisipasi dan interaksi: Untuk membuat check-in lebih menarik dan kolaboratif, Anda mungkin ingin mendorong partisipasi dan interaksi di antara para peserta. Anda dapat melakukan ini dengan meminta mereka untuk berbagi jawaban dengan seluruh kelompok atau dengan pasangan atau kelompok kecil. 

Anda juga dapat meminta mereka untuk mengomentari jawaban satu sama lain, mengajukan pertanyaan lanjutan, atau memberikan umpan balik. Anda juga dapat menggunakan beberapa alat atau teknik untuk membuat check-in lebih interaktif, seperti jajak pendapat, kuis, permainan, atau alat peraga.

• Bersikaplah hormat dan suportif: Untuk membuat check-in Anda lebih positif dan bermakna, Anda mungkin ingin bersikap hormat dan mendukung peserta. Anda dapat melakukan hal ini dengan mendengarkan jawaban mereka dengan penuh perhatian, mengakui kontribusi mereka, memvalidasi perasaan mereka, atau menghargai upaya mereka. Anda juga dapat menciptakan lingkungan yang aman dan saling percaya untuk check-in dengan menetapkan beberapa aturan dasar atau norma, seperti kerahasiaan, kejujuran, atau rasa hormat.

Check-in Sekarang!

Pertanyaan check-in adalah cara yang bagus untuk memulai pertemuan Anda dengan nada yang positif dan produktif. Kami, di Aniday sangat menyukai pertanyaan-pertanyaan ini karena dapat membantu Anda mencairkan suasana, merefleksikan masa lalu, menetapkan tujuan untuk masa depan, atau membangun kepercayaan dan hubungan baik di antara para peserta. Dengan menggunakan berbagai jenis pertanyaan check-in dan mengikuti beberapa tips untuk check-in yang efektif, Anda dapat membuat pertemuan Anda lebih efektif, menyenangkan, dan kolaboratif