Pentingnya Administrasi Tunjangan: Panduan Mendalam

Organisasi yang menawarkan tunjangan cenderung mempertahankan karyawan yang berkaliber tinggi dan loyal karena tunjangan tersebut menyampaikan perhatian yang tulus terhadap tujuan dan kesejahteraan karyawan, di luar kinerja pekerjaan. Administrasi tunjangan yang efektif sangat penting untuk memastikan manajemen yang tepat. Mari temukan konsep Administrasi Tunjangan dengan Aniday dan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan pengalaman karyawan Anda.

Apa yang dimaksud dengan Administrasi Tunjangan?

Administrasi tunjangan melibatkan pengelolaan tunjangan karyawan organisasi, yang diawasi oleh HR atau organisasi pemberi kerja profesional. Tunjangan termasuk asuransi kesehatan, rencana pensiun, liburan, dan PTO. Administrator memperkenalkan tunjangan selama perekrutan dan mengelolanya, melacak detail seperti waktu liburan. Peran ini membutuhkan perhatian yang kuat terhadap detail dan organisasi, terutama di perusahaan yang lebih besar.

Tunjangan Karyawan Umum

Tunjangan karyawan mencakup tunjangan tambahan yang diberikan kepada karyawan di luar upah atau gaji reguler mereka. Kelayakan untuk mendapatkan tunjangan ini mungkin bergantung pada pemenuhan persyaratan jam kerja tertentu.

Bagi banyak karyawan, tunjangan memiliki nilai yang sama atau lebih besar daripada gaji pokok mereka. Penelitian menunjukkan bahwa 37% karyawan lebih menghargai cuti berbayar dibandingkan dengan kenaikan gaji.

Tunjangan karyawan yang umum meliputi:

• Asuransi kesehatan, gigi, dan penglihatan
• Asuransi kecacatan dan perawatan jangka panjang
• Rekening dan kontribusi pensiun
• Cuti berbayar
• Cuti orang tua
• Perawatan kesehatan mental
• Jam kerja sukarela berbayar
• Tunjangan komuter
• Penggantian biaya pendidikan
• Tunjangan pengasuhan anak

Bagaimana administrasi tunjangan bermanfaat bagi perusahaan?

Dilaporkan bahwa 78% karyawan lebih cenderung bertahan dengan perusahaan mereka karena program tunjangan mereka, sebuah keuntungan penting untuk memiliki program tunjangan. Perputaran karyawan yang lebih rendah ini berarti lebih sedikit gangguan dalam operasi bisnis, berkurangnya biaya yang terkait dengan perekrutan, orientasi, dan pelatihan, dan tenaga kerja yang dapat diandalkan oleh pelanggan.

Selain memupuk loyalitas, perusahaan dapat menarik talenta terbaik dengan menawarkan tunjangan yang komprehensif. Calon karyawan mengevaluasi paket tunjangan untuk memastikan paket tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka. Dalam beberapa kasus, kandidat dapat memilih posisi dengan gaji yang sedikit lebih rendah jika paket tunjangannya melebihi perusahaan lain.

Mengingat bahwa asuransi kesehatan merupakan landasan dari sebagian besar program tunjangan, perusahaan juga diuntungkan dengan karyawan yang lebih sehat. Hal ini mendorong perawatan medis dan perawatan diri secara teratur, yang mengarah pada lebih sedikitnya hari sakit dan berkurangnya gangguan operasional.

Seperti apakah proses ini?

Administrator tunjangan mendedikasikan upaya mereka untuk mendaftarkan karyawan dalam paket tunjangan, menjajaki opsi paket yang lebih baik, dan mengawasi manajemen akun. Berikut ini adalah ikhtisar tahapan-tahapan utama dalam administrasi tunjangan:

Pemilihan Rencana 

Administrator tunjangan secara aktif meneliti asuransi kesehatan, program pensiun, dan penawaran lain di pasar untuk mengidentifikasi opsi yang memenuhi kebutuhan karyawan namun tetap sesuai dengan anggaran perusahaan.

Peluncuran Program 

Program baru biasanya diperkenalkan selama periode pendaftaran yang komprehensif, dengan periode pendaftaran tahunan untuk tunjangan seperti asuransi kesehatan. Peluncuran program melibatkan pemberian informasi kepada karyawan tentang manfaat dan memandu mereka melalui proses pendaftaran.

Manajemen Program 

Setelah implementasi, administrator tunjangan bertanggung jawab untuk mengelola program. Hal ini termasuk menjawab pertanyaan karyawan tentang pendaftaran tunjangan dan melacak aspek-aspek seperti cuti berbayar (PTO). Banyak administrator tunjangan menggunakan perangkat lunak untuk menyederhanakan manajemen program, memastikan bahwa potongan dan kredit gaji dialokasikan secara akurat ke akun tunjangan yang relevan.

Pemeliharaan Kepatuhan 

Administrator tunjangan memainkan peran penting dalam memastikan perusahaan mematuhi berbagai peraturan. Hal ini mencakup pemeliharaan program asuransi kesehatan yang sesuai dan mengelola kontribusi untuk program pensiun sesuai dengan persyaratan hukum.

Teknologi Administrasi Manfaat

Perangkat lunak administrasi tunjangan secara signifikan menyederhanakan tugas-tugas administrator, terutama untuk program dengan lebih dari 25 karyawan. Perangkat lunak ini dapat diakses melalui perusahaan perangkat lunak besar seperti Oracle dan perusahaan teknologi tunjangan seperti Benefitfocus. Perangkat lunak ini membantu administrator melacak pendaftaran karyawan, kontribusi, dan penggunaan tunjangan, dan bahkan dapat merekomendasikan tunjangan berdasarkan riwayat karyawan, sehingga meningkatkan kepuasan karyawan.

Sistem Administrasi Tunjangan Umum

Berbagai sistem administrasi tunjangan tersedia, menawarkan tingkat dukungan yang berbeda untuk proses manajemen tunjangan. Berikut adalah sistem yang paling umum:

Organisasi Ketenagakerjaan Profesional (PEO) 

PEO adalah penyedia pihak ketiga yang dapat melengkapi atau menangani berbagai aspek departemen SDM internal. Biasanya, perusahaan rintisan dan perusahaan kecil menggunakan PEO saat mereka kekurangan sumber daya untuk mempekerjakan administrator tunjangan internal.

Perangkat Lunak Administrasi Penggajian 

Perangkat lunak ini menyinkronkan data karyawan dengan sistem penggajian, memastikan keakuratan kelayakan tunjangan dan pemotongan gaji karyawan. Usaha kecil dan menengah menggunakan perangkat lunak administrasi penggajian untuk merampingkan prosedur SDM dan tunjangan mereka.

Perangkat Lunak Administrasi Tunjangan 

Platform yang komprehensif ini mencakup seluruh proses tunjangan, menjaga catatan yang akurat untuk setiap karyawan. Meskipun umumnya digunakan oleh perusahaan menengah dan besar, platform ini dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dari semua ukuran.

Perangkat Lunak Administrasi Tunjangan Terbaik di pasaran 

Di bawah ini, Anda akan menemukan daftar ringkas solusi administrasi tunjangan terbaik yang akan kami bahas dalam artikel ini, diikuti dengan ringkasan terperinci:

• Connecteam - Perangkat lunak tunjangan karyawan all-in-one terbaik

Connecteam adalah platform tunjangan karyawan serbaguna, menyediakan pengelolaan berbagai tunjangan seperti waktu liburan, opsi kerja fleksibel, dan banyak lagi.

Dapat diakses melalui aplikasi seluler, memastikan kenyamanan dari mana saja. Antarmuka yang ramah pengguna cocok untuk manajemen dan menawarkan fitur-fitur seperti manajemen dokumen, survei, cuti mandiri, penjadwalan shift, manajemen penghargaan, dan pelatihan yang disesuaikan.

• OnPay - Bagus untuk penggajian untuk bisnis kecil

OnPay adalah solusi perangkat lunak penggajian dan SDM berbasis cloud yang mencakup pemrosesan penggajian, pengajuan pajak, pemotongan tunjangan, dan alat bantu swalayan untuk karyawan, termasuk ketepatan waktu, permintaan cuti, dan orientasi. Software ini juga menawarkan fitur-fitur manajemen tugas dan dokumen. 

Perusahaan dapat menggunakan OnPay untuk mengelola tunjangan melalui pialang berlisensi. Namun, tidak memiliki alat keterlibatan karyawan tertentu, seperti fitur pelatihan dan perencanaan acara.

• Gusto - Bagus untuk membayar kontraktor internasional

Gusto berfungsi sebagai platform sumber daya manusia yang komprehensif, menawarkan alat untuk pemrosesan penggajian, pengajuan pajak, dan manajemen kepatuhan. Sistem ini memperluas kemampuannya untuk membayar kontraktor 1099 dan kontraktor internasional bagi pemberi kerja.

Sistem penggajian Gusto secara efisien menangani pemotongan bulanan untuk pajak perusahaan dan karyawan, serta kontribusi tunjangan karyawan, dengan mematuhi peraturan federal dan negara bagian. Perusahaan dapat berkonsultasi dengan pialang tunjangan Gusto untuk mengeksplorasi paket yang tersedia.

Gusto juga menyediakan alat bantu layanan mandiri untuk orientasi karyawan, klaim pengeluaran, dan pelacakan waktu. Namun, mungkin tidak memiliki beberapa fitur utama yang ditemukan pada perangkat lunak lain, seperti survei, pelatihan, dan alat komunikasi.

• Paychex Flex - Terbaik untuk diintegrasikan dengan perangkat lunak lain

Paychex Flex adalah perangkat lunak berbasis cloud yang mengintegrasikan penggajian, tunjangan, SDM, dan ketepatan waktu, merampingkan proses untuk bisnis. Menawarkan antarmuka yang mudah digunakan untuk karyawan, menangani pajak penggajian, pembayaran vendor, manajemen tunjangan, dan pelacakan waktu. 

Sistem ini dapat disesuaikan, mengintegrasikan layanan lain seperti QuickBooks dan Salesforce, menyederhanakan pemrosesan penggajian, dan membantu mengelola tunjangan dan cuti karyawan. Dengan mengotomatiskan proses, ini mengurangi kesalahan, menghemat waktu dan uang, dan memberikan wawasan keuangan real-time untuk penganggaran dan pengendalian biaya yang lebih baik.

• Trinet - Terbaik untuk mengelola kepatuhan dan administrasi

Trinet menyediakan platform manajemen SDM berbasis cloud yang dirancang untuk usaha kecil dan menengah yang mencari layanan SDM komprehensif. Perangkat lunak mereka melengkapi panduan dari para ahli internal yang membantu dalam menciptakan program tunjangan karyawan terbaik.

Dengan Trinet, Anda bisa menawarkan beragam tunjangan populer, termasuk tunjangan kesehatan, gigi, penglihatan, jiwa, disabilitas, pensiun, komuter, keluarga berencana, dan banyak lagi. Trinet juga menawarkan akses mudah ke data pendaftaran, pemanfaatan, dan biaya manfaat, sehingga menyederhanakan administrasi tunjangan

• Deel - Terbaik untuk menawarkan tunjangan yang dilokalkan melalui platform manajemen karyawan internasional

Deel adalah solusi manajemen tenaga kerja global yang menyederhanakan manajemen karyawan dan kontraktor di seluruh dunia, dengan menawarkan tunjangan lokal. Dengan keahlian di lebih dari 150 negara, Deel mengotomatiskan penggajian dan terintegrasi dengan penyedia pembayaran utama. Antarmuka yang ramah pengguna mendukung pelaporan yang dapat ditindaklanjuti dan terintegrasi dengan solusi perangkat lunak populer. 

Kesimpulan 

Perusahaan yang menyediakan tunjangan cenderung menarik dan mempertahankan karyawan yang berdedikasi dan berkualitas tinggi. Menawarkan tunjangan menunjukkan komitmen Anda pada karyawan Anda, aspirasi mereka, kesejahteraan, dan bukan hanya kinerja mereka. Aniday berharap artikel ini dapat memberikan Anda gambaran yang signifikan mengenai administrasi tunjangan, keuntungannya, dan layanan teknologi terbaik yang dapat meningkatkan strategi tunjangan organisasi Anda.