Pelatihan: Definisi dan Format Umum

Pelatihan adalah istilah yang tidak asing lagi dalam lanskap bisnis saat ini. "Pelatihan" pada dasarnya adalah memberikan instruksi kepada karyawan baru, atau dalam istilah yang lebih sederhana, menyediakan kursus jangka pendek untuk membekali karyawan atau kelompok karyawan dengan informasi tentang peran mereka dan bisnis.

Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang konsep ini, mari kita telusuri: Apa itu pelatihan? Dan jenis pelatihan apa saja yang saat ini tersedia? Bergabunglah dengan Aniday dalam artikel ini untuk mempelajari topik ini lebih dalam.

Apa itu Pelatihan?

Apa yang dimaksud dengan Pelatihan? Pelatihan adalah proses memfasilitasi pengembangan keterampilan, pengetahuan, kemampuan, dan sikap pada individu atau kelompok, menyelaraskannya dengan persyaratan pekerjaan, tugas, atau tujuan. Organisasi, perusahaan, pendidik, pelatih, atau peserta didik sendiri dapat melakukan pelatihan.

Pelatihan dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria:

• Tujuan: Pelatihan dasar (pengenalan pekerjaan), pelatihan lanjutan (peningkatan keterampilan), pelatihan tambahan (penambahan pengetahuan), pelatihan ulang (adaptasi terhadap perubahan).
• Target: Pelatihan karyawan baru, pelatihan karyawan yang sudah ada, pelatihan manajemen, pelatihan kepemimpinan.
• Metode: Pelatihan di tempat kerja (di tempat kerja), pelatihan di luar tempat kerja (di lokasi eksternal), pelatihan online (melalui internet), pelatihan campuran (menggabungkan beberapa metode).
• Konten: Pelatihan teknis (pengetahuan dan keterampilan yang berkaitan dengan pekerjaan), pelatihan keterampilan lunak (komunikasi, keterampilan interpersonal, manajemen).

Tujuan pelatihan adalah untuk membantu karyawan baru dalam memahami tanggung jawab mereka dan membekali mereka dengan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan peran mereka secara efektif. Pelatihan ini juga bertujuan untuk membantu karyawan mengembangkan kompetensi mereka untuk memenuhi tuntutan pekerjaan yang terus berubah.

Pelatihan yang efektif memastikan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Pelatihan mengharuskan karyawan untuk memperoleh dan mempertahankan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk memenuhi tugas yang diberikan. Manajer memainkan peran penting dalam mendukung, membimbing, dan menilai kinerja karyawan.

Selain itu, pelatihan yang efektif adalah pelatihan yang hemat biaya, yang menyeimbangkan antara kualitas dan pengeluaran. Isi pelatihan harus mencakup dari tingkat dasar hingga tingkat lanjut, yang disesuaikan dengan tingkat dan kebutuhan karyawan.

Apa Peran Pelatihan?

Setelah memahami konsep apa itu pelatihan, mari kita lanjutkan ke bagian penting berikutnya. Jadi, apa peran pelatihan?

Pelatihan melibatkan proses membimbing, menginstruksikan, dan mengembangkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan karyawan, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan mereka secara efektif dan selaras dengan tujuan organisasi. Pelatihan sangat penting untuk meningkatkan produktivitas, kualitas, kepuasan, loyalitas karyawan, sekaligus meminimalkan biaya, risiko, dan pergantian karyawan.

Untuk Bisnis

Pelatihan sangat penting bagi setiap bisnis yang ingin berkembang dan memiliki daya saing. Ini adalah proses yang membantu perusahaan menilai kualitas sumber daya manusia mereka, memandu keputusan perekrutan atau pelatihan lebih lanjut.

Pelatihan juga membantu mengasah keterampilan dan keahlian karyawan, memfasilitasi pelaksanaan pekerjaan yang efisien dan kepatuhan terhadap prosedur. Selain itu, pelatihan juga meningkatkan pemahaman karyawan terhadap sistem kerja, mengurangi kesalahan yang dapat berdampak negatif pada bisnis.

Untuk Karyawan

Pelatihan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk membiasakan diri dengan peran, lingkungan, dan budaya perusahaan yang baru. Hal ini membantu mereka memahami persyaratan dan tanggung jawab pekerjaan, serta prosedur yang benar untuk pelaksanaan tugas. Selain itu, pelatihan juga mendorong komunikasi dan integrasi di antara karyawan baru, kolega, dan atasan.

Bagi karyawan yang sudah ada, pelatihan berfungsi sebagai sarana untuk memperbarui pengetahuan dan keterampilan mereka, memungkinkan mereka untuk beradaptasi dengan dinamika kerja yang terus berubah. Pelatihan juga memberdayakan karyawan untuk meningkatkan kualitas kerja, mengidentifikasi tujuan pribadi, dan memetakan pengembangan karir mereka.

Format Pelatihan Populer

Aniday akan menjelaskan tiga format pelatihan yang paling populer saat ini. Sebelum memulai, perusahaan biasanya memberikan dokumentasi atau instruksi kepada karyawan baru yang menguraikan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan terkait pekerjaan. Durasi pelatihan bervariasi tergantung pada tingkat pembelajaran individu.

Pelatihan dapat dilakukan dalam berbagai bentuk tergantung pada tujuan, konten, audiens, dan sumber daya organisasi. Saat ini, ada tiga format pelatihan yang semakin populer:

1. Pelatihan Berkala

Pelatihan berkala sudah direncanakan sebelumnya dan mengikuti siklus tertentu, baik mingguan, bulanan, kuartalan, atau tahunan. 

Tujuannya adalah untuk mempertahankan dan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan sesuai dengan standar dan persyaratan pekerjaan. Pelatihan berkala dapat dilakukan melalui berbagai metode seperti instruksi tatap muka, pembelajaran online, pelatihan kelompok, dan pembelajaran berbasis proyek.

2. Pelatihan yang Dipandu oleh Mentor

Pelatihan yang dipandu oleh mentor menugaskan setiap karyawan untuk memiliki mentor atau pelatih yang memiliki pengalaman dan keahlian yang substansial di bidang yang relevan. Para mentor memberikan dukungan, bimbingan, dan evaluasi terhadap proses pembelajaran dan kerja karyawan. Format ini mempercepat pengembangan keterampilan penting yang berhubungan dengan pekerjaan sambil memanfaatkan pengalaman dan pengetahuan mentor. Hal ini sangat bermanfaat bagi karyawan baru, mereka yang ingin naik jabatan, atau mereka yang berganti karier.

3. Pelatihan di Tempat Kerja

Pelatihan di tempat kerja melibatkan karyawan untuk belajar dan mempraktikkan keterampilan dengan berpartisipasi dalam aktivitas dan proyek perusahaan yang sebenarnya. 

Tujuannya adalah agar karyawan dapat menerapkan pengetahuan dan keterampilan dalam situasi praktis, belajar dari pengalaman mereka dan pengalaman rekan-rekan mereka. Metode ini melibatkan penugasan tugas-tugas baru, penugasan yang menantang, peran yang beragam, dan tanggung jawab lintas fungsi.

Langkah-Langkah Pelatihan Personalia

Berikut adalah tiga langkah yang biasa diikuti dalam pelatihan sumber daya manusia, yang disukai oleh perusahaan-perusahaan saat ini:

Langkah 1: Identifikasi Kebutuhan Pelatihan

Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan adalah langkah dasar dalam proses pelatihan personalia. Perusahaan harus menganalisa kebutuhan perusahaan, departemen, dan kelompok profesional terkait. Hal ini dapat didasarkan pada kriteria seperti tujuan bisnis, strategi pengembangan, keterampilan yang ada, preferensi karyawan, kemampuan beradaptasi terhadap perubahan, dan lain-lain. 

Selain itu, masukan juga harus dikumpulkan dari para pemangku kepentingan yang relevan, termasuk manajer, supervisor, pelanggan, dan mitra, untuk mendapatkan pemahaman yang komprehensif mengenai persyaratan pelatihan.

Langkah 2: Merancang Program Pelatihan yang Sistematis

Setelah menentukan kebutuhan pelatihan, program pelatihan yang disesuaikan harus dirancang agar sesuai dengan tujuan dan anggaran perusahaan. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan, termasuk: 

• Menentukan tujuan pelatihan
• Menguraikan konten pelatihan
• Memilih metode pelatihan
• Mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan
• Menentukan karyawan dan departemen yang bertanggung jawab
• Menentukan durasi dan lokasi pelatihan
• Merencanakan prosedur evaluasi pasca pelatihan 

Selain itu, pelatih yang memiliki reputasi baik dengan pengalaman lapangan yang relevan harus dipilih.

Langkah 3: Implementasi dan Evaluasi

Langkah terakhir adalah melaksanakan program pelatihan dan menilai efektivitasnya. Persiapan yang komprehensif sangat penting sebelum memulai program pelatihan, termasuk: 

• Memberitahukan jadwal dan persyaratan partisipasi kepada karyawan
• Mempersiapkan materi dan peralatan pendukung
• Menciptakan lingkungan belajar yang optimal.

Setelah kursus pelatihan selesai, umpan balik harus dikumpulkan dari karyawan dan pelatih, untuk menilai tingkat kepuasan dan pengetahuan yang diperoleh. Memantau dan mengevaluasi keterampilan dan kinerja karyawan setelah pelatihan sangat penting untuk menentukan dampak pelatihan. Penyesuaian dapat dilakukan untuk mengoptimalkan konten dan mengembangkan rencana pemasaran yang efektif.

Pelatihan adalah proses pembelajaran yang terorganisir dan terarah yang dipandu oleh para profesional. Artikel Aniday ini bertujuan untuk membantu Anda mengetahui: apa itu pelatihan, peran apa yang dimainkannya, dan jenis apa yang lebih disukai dalam bisnis.