Panduan Utama untuk Biaya Karyawan

Jika Anda adalah pemilik bisnis, manajer, atau profesional HR, Anda pasti tahu bahwa mempekerjakan dan mempertahankan karyawan adalah tugas yang mahal dan krusial. Bagi organisasi mana pun, karyawan adalah aset yang paling berharga. Namun, mereka bukanlah solusi yang cocok untuk semua, karena setiap karyawan memiliki keinginan, kebutuhan, keahlian, dan pengeluaran yang lebih dari sekadar gaji. Memahami dan mengelola pengeluaran ini dapat membantu Anda mengoptimalkan anggaran, meningkatkan profitabilitas, dan membuat keputusan yang lebih baik untuk bisnis Anda.

Dalam artikel blog ini, kami akan menjelaskan apa saja yang termasuk dalam biaya karyawan, cara menghitungnya, dan strategi apa yang dapat Anda gunakan untuk menguranginya. Kami juga akan memperkenalkan Anda pada Aniday, solusi perekrutan yang dapat membantu Anda menemukan dan merekrut talenta terbaik di pasar Asia Pasifik dengan biaya yang jauh lebih murah daripada metode tradisional.

Mendefinisikan Biaya Karyawan

Biaya karyawan adalah jumlah total uang yang dihabiskan bisnis untuk tenaga kerja, termasuk biaya langsung, tidak langsung, dan biaya tersembunyi. Biaya-biaya ini dapat bervariasi tergantung pada industri, lokasi, ukuran, dan jenis bisnis, serta karakteristik dan kinerja karyawan.

Biaya langsung adalah biaya yang secara langsung berkaitan dengan produksi atau pengiriman barang atau jasa oleh karyawan. Biaya-biaya ini meliputi:

• Gaji atau upah: Ini mengacu pada jumlah uang tetap atau variabel yang diterima karyawan untuk pekerjaan yang telah mereka lakukan.
• Bonus atau komisi: Ini adalah pembayaran tambahan yang diterima karyawan berdasarkan kinerja dan prestasi mereka.
• Upah lembur: Mengacu pada pembayaran tambahan yang diterima karyawan karena bekerja di luar jam kerja reguler.
• Pajak penggajian: Ini adalah biaya yang berbeda dan pada dasarnya adalah pajak yang harus dibayarkan oleh pemberi kerja kepada pemerintah berdasarkan gaji atau upah karyawan. Ini termasuk Jaminan Sosial, Medicare, pajak pengangguran federal dan negara bagian, dan pajak lainnya tergantung lokasi.
• Tunjangan: Terakhir, ini adalah imbalan non-moneter yang diberikan pemberi kerja kepada karyawannya sebagai bagian dari paket kompensasi. Tunjangan biasanya mencakup asuransi kesehatan, rencana pensiun, cuti berbayar, bantuan pendidikan, dll.

Biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak secara langsung terkait dengan produksi atau pengiriman barang atau jasa oleh karyawan, tetapi diperlukan untuk mendukung operasi bisnis. Biaya-biaya ini dapat mencakup:

• Biaya perekrutan: Biaya yang terkait dengan mencari, menarik, mempekerjakan, dan orientasi karyawan baru. Ini termasuk biaya iklan, biaya papan lowongan kerja, biaya agen perekrutan, biaya pemeriksaan latar belakang, biaya pengujian, biaya perjalanan, biaya relokasi, dan biaya pelatihan.
• Biaya ruang kantor dan peralatan: Biaya yang terkait dengan penyediaan lingkungan dan peralatan kerja yang sesuai untuk karyawan. Ini termasuk pembayaran sewa atau hipotek, tagihan utilitas, biaya perabotan dan perlengkapan untuk area tempat karyawan akan bekerja. Biaya komputer dan perangkat lunak, biaya telepon dan internet, biaya perawatan dan perbaikan untuk memastikan karyawan dapat bekerja dengan baik.
• Biaya administrasi: Biaya yang terkait dengan pengelolaan fungsi sumber daya manusia dalam bisnis. Ini termasuk biaya pemrosesan penggajian, biaya akuntansi, biaya hukum, biaya kepatuhan, biaya perangkat lunak SDM, dan biaya overhead lainnya.

Biaya tersembunyi adalah biaya yang tidak mudah dikuantifikasi atau dilacak, tetapi dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap kinerja bisnis dan profitabilitas. Biaya-biaya ini meliputi:

• Biaya pergantian karyawan: Biaya yang terkait dengan kehilangan karyawan dan menggantinya dengan yang baru. Ini termasuk pembayaran pesangon, biaya wawancara keluar, biaya produktivitas yang hilang, biaya pengetahuan dan hubungan yang hilang, biaya ketidakpuasan pelanggan, dan biaya kebocoran rahasia dagang.
• Biaya ketidakhadiran: Biaya yang terkait dengan ketidakhadiran karyawan di tempat kerja karena sakit, cedera, alasan pribadi, atau faktor lainnya. Ini termasuk biaya produktivitas yang hilang, upah lembur untuk menggantikan karyawan yang absen, biaya perekrutan staf sementara, dan biaya medis.
• Biaya kehadiran: Biaya yang terkait dengan karyawan yang hadir di tempat kerja tetapi berkinerja di bawah potensi mereka karena sakit, cedera, stres, kelelahan, atau faktor lainnya. Ini termasuk biaya produktivitas yang hilang, biaya masalah kualitas, biaya kesalahan dan kekeliruan, dan biaya ketidakpuasan pelanggan.

Menghitung Total Biaya Karyawan

Untuk menghitung total biaya karyawan untuk periode tertentu (biasanya satu tahun), Anda perlu menjumlahkan semua biaya langsung, tidak langsung, dan biaya tersembunyi yang terkait dengan karyawan tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan rumus sederhana:

Total biaya seorang karyawan = Gaji atau upah + Bonus atau komisi + Upah lembur + Pajak penggajian + Tunjangan + Biaya perekrutan + Biaya ruang dan peralatan kantor + Biaya administrasi + Biaya pergantian karyawan + Biaya ketidakhadiran + Biaya kehadiran

Namun, rumus ini mungkin tidak dapat menangkap semua nuansa dan variasi bisnis dan karyawan yang berbeda dan hanya dapat digunakan sebagai referensi. Oleh karena itu, disarankan untuk menggunakan pendekatan yang lebih rinci dan disesuaikan untuk menghitung biaya karyawan berdasarkan situasi spesifik Anda. Anda dapat menggunakan kalkulator online, spreadsheet, atau perangkat lunak lain untuk membantu Anda dalam tugas ini.

Strategi untuk Mengelola Biaya Karyawan

Mengelola biaya karyawan bukan hanya tentang menguranginya, tetapi juga tentang mengoptimalkannya untuk menyeimbangkan penghematan biaya dan produktivitas karyawan Anda. Ini berarti menemukan keseimbangan yang tepat antara pengeluaran yang cukup untuk menarik, mempertahankan, dan memotivasi karyawan Anda, sementara juga membelanjakan dengan bijak untuk menghindari pemborosan, ketidakefisienan, dan pembayaran yang berlebihan. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat membantu Anda mengelola biaya karyawan secara efektif:

• Optimalkan proses perekrutan Anda: Pekerjakan orang yang tepat untuk peran yang tepat pada waktu yang tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan bantuan analitik data untuk mengidentifikasi kebutuhan talenta, tren pasar, dan tolok ukur gaji. Gunakan saluran sumber yang efektif, metode penyaringan, dan alat penilaian untuk menemukan dan menarik kandidat yang memenuhi syarat. Dalam deskripsi pekerjaan untuk kandidat potensial, gunakan kriteria yang jelas dan konsisten, mekanisme umpan balik, dan teknik negosiasi untuk memilih dan mempekerjakan yang paling sesuai untuk bisnis Anda.
• Optimalkan rencana kompensasi Anda: Bayar karyawan Anda secara adil dan kompetitif berdasarkan keterampilan, pengalaman, kinerja, dan nilai pasar mereka. Gunakan campuran komponen gaji tetap dan variabel untuk memahami nilai karyawan Anda dan berikan penghargaan atas kontribusi dan pencapaian mereka. Ingatlah untuk juga menggunakan berbagai tunjangan untuk meningkatkan kesejahteraan dan kepuasan karyawan Anda. Terakhir, tinjau dan sesuaikan rencana kompensasi Anda secara berkala untuk mengikuti perubahan lingkungan bisnis dan ekspektasi karyawan.
• Optimalkan keterlibatan karyawan Anda: Libatkan karyawan Anda dalam pekerjaan yang bermakna dan memuaskan yang selaras dengan kekuatan, minat, dan tujuan mereka. Berikan mereka harapan, umpan balik, dan pengakuan yang jelas dan realistis, serta kesempatan untuk belajar, berkembang, dan tumbuh dalam karier. Organisasi juga bertanggung jawab untuk menyediakan budaya kerja yang positif dan suportif bagi karyawan yang mendorong kolaborasi, inovasi, dan keragaman. Terakhir, tangani setiap masalah atau kekhawatiran yang dapat memengaruhi kinerja atau semangat kerja karyawan Anda.
• Optimalkan retensi karyawan Anda: Pertahankan karyawan Anda yang berkinerja tinggi dan berpotensi tinggi dengan memahami kebutuhan, preferensi, dan motivasi mereka. Berikan mereka tugas kerja yang menantang dan bermanfaat yang sesuai dengan aspirasi dan kemampuan mereka, serta berikan mereka jenjang karier yang jelas dan menarik yang menawarkan mereka kesempatan untuk maju dan berkembang untuk meningkatkan retensi.

Solusi Perekrutan oleh Aniday untuk Membantu Mengurangi Biaya Karyawan

Jika Anda mencari solusi perekrutan yang dapat membantu Anda mengurangi biaya karyawan sekaligus menemukan dan merekrut talenta terbaik di pasar Asia Pasifik, Anda harus mempertimbangkan Aniday.

Aniday adalah solusi perekrutan dan penggajian yang membantu Anda dalam merekrut, mempekerjakan, membayar, dan mengelola penggajian, pajak, dan kepatuhan secara global. Aniday menawarkan manfaat berikut ini:

• Akses ke jaringan lebih dari 10.000 perekrut profesional yang dapat mencari, menyaring, dan merujuk kandidat yang memenuhi syarat untuk peran Anda di berbagai industri dan lokasi.
• Akses ke platform ketenagakerjaan lokal yang dapat mempekerjakan, membayar, dan mengelola karyawan jarak jauh Anda secara legal di India, Vietnam, Indonesia, Singapura, dan negara-negara lain tanpa harus mendirikan entitas lokal atau berurusan dengan peraturan yang rumit.
• Akses ke paket ketenagakerjaan komprehensif yang mencakup dukungan penggajian lokal, asuransi, tunjangan, kontrak, pengajuan pajak, dan keahlian dalam negeri.
• Akses ke dasbor yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda mengelola proses perekrutan dan penggajian di satu tempat, dengan slip gaji, faktur, laporan, dan analisis otomatis.

Aniday dapat membantu Anda menghemat waktu, uang, dan kerumitan sambil memperluas kumpulan talenta, meningkatkan kualitas perekrutan, dan meningkatkan merek perusahaan Anda.

Karyawan Membuat Bisnis Anda Berjalan

Biaya karyawan adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis yang sukses, namun juga bisa menjadi tantangan besar jika tidak dikelola dengan baik. Dengan memahami apa itu biaya karyawan, bagaimana menghitungnya, dan strategi apa yang digunakan untuk mengoptimalkannya, Anda bisa membuat keputusan yang lebih baik untuk bisnis dan karyawan Anda.

Jika Anda mencari solusi perekrutan yang dapat membantu Anda mengurangi biaya karyawan sekaligus menemukan dan merekrut talenta terbaik di pasar Asia Pasifik, Anda harus melihat Aniday, solusi perekrutan dan penggajian yang membantu Anda dalam perekrutan, perekrutan, penggajian, serta mengelola penggajian, pajak, dan kepatuhan secara global.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang Aniday dan bagaimana Aniday dapat membantu Anda dalam kebutuhan perekrutan, kunjungi situs web kami atau hubungi kami hari ini, kami akan dengan senang hati menjawab semua pertanyaan Anda!