Menemukan Efisiensi SDM: Menguasai Dunia HRIS

HRIS menyederhanakan proses HR yang penting seperti penggajian, pelacakan waktu, dan administrasi tunjangan untuk perusahaan. Jelajahi fungsi dan keunggulan HRIS dengan Aniday, dan temukan opsi-opsi terkemuka yang tersedia di pasar.

Apa kepanjangan dari HRIS?

HRIS, atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, adalah perangkat lunak yang memusatkan dan mengotomatiskan manajemen data karyawan dan proses SDM. Sistem ini menyederhanakan interaksi antara karyawan dan perusahaan mereka dengan menghilangkan tugas-tugas manual dan dokumen, sehingga memungkinkan para profesional HR untuk fokus pada pekerjaan strategis.

Sejarah HRIS

Sistem HRIS, awalnya dikembangkan pada tahun 1980-an, untuk memenuhi kebutuhan administratif HR, sebuah departemen yang sarat dengan dokumen dan data karyawan yang sensitif. Sejak saat itu, teknologi telah berkembang secara signifikan. 

Solusi HRIS kontemporer mengotomatiskan proses, beradaptasi dengan perubahan peraturan dan persyaratan kepatuhan secara real-time, dan menawarkan fitur-fitur yang mudah digunakan dan fleksibel, sehingga efisien, kuat, dan lincah.

Perangkat lunak HRIS tingkat atas berbasis cloud, menawarkan banyak keuntungan, seperti penyimpanan data yang diperluas, keamanan yang lebih baik, dan integrasi tanpa batas dengan aplikasi pelengkap seperti penggajian, pelacakan pelamar, dan sistem HR lainnya.

Fungsi sistem informasi SDM

Solusi HRIS berbasis cloud terkemuka memfasilitasi berbagai fungsi dan interaksi SDM, menawarkan otomatisasi alur kerja yang cerdas di seluruh organisasi, termasuk:

Administrasi tunjangan

• Manajemen tunjangan otomatis
• Fitur layanan mandiri bagi karyawan untuk mengakses, memodifikasi, dan mempelajari tunjangan

Waktu dan kehadiran

• Penanganan ketidakhadiran karyawan yang tepat
• Peningkatan efisiensi administrasi melalui profil waktu untuk menentukan hari libur karyawan, jadwal kerja, dan premi
• Perhitungan waktu dan gaji otomatis berdasarkan profil karyawan

Pelokalan Terpadu

• Penyelarasan tanpa hambatan dengan norma bisnis dan peraturan hukum di negara tertentu, dengan pembaruan otomatis untuk perubahan hukum dan peraturan.
• Katalog ekstensif persyaratan global dan lokal yang disesuaikan dengan masing-masing negara.

Layanan Mandiri Karyawan

• Berdayakan tenaga kerja Anda dengan fungsi layanan mandiri yang meningkatkan produktivitas.
• Menyatukan data SDM dalam satu platform.
• Pantau data SDM yang penting sesuai dengan mandat spesifik negara.
• Tawarkan halaman profil yang dipersonalisasi kepada karyawan untuk mengelola tunjangan, mengajukan cuti, dan lainnya.

Struktur Organisasi

• Akses analitik waktu nyata untuk mendapatkan gambaran umum yang komprehensif dari seluruh tenaga kerja Anda.
• Identifikasi posisi penting dan lakukan penyesuaian tenaga kerja dengan cepat untuk mengatasi kesenjangan.
• Visualisasikan struktur organisasi Anda secara efisien.

Tantangan dalam Menerapkan Sistem Sumber Daya Manusia

Setiap bisnis memiliki keunikan dan tantangannya masing-masing, yang harus diatasi secara efektif oleh HRIS Anda. Berikut adalah beberapa tantangan HRIS yang paling umum:

Privasi dan Keamanan Data

Perhatian utama dalam manajemen HRIS adalah menjaga privasi dan keamanan data karyawan. Sistem ini menyimpan sejumlah besar data sensitif dan rahasia yang membutuhkan perlindungan. 

Tantangan yang signifikan adalah menciptakan solusi yang cukup canggih untuk memberikan setiap pengguna akses ke informasi yang tepat yang diperlukan untuk tugas mereka sambil mencegah akses tidak sah ke data sensitif.

Peraturan dan Kepatuhan

Aturan akses data HRIS harus selaras dengan persyaratan regulasi. Organisasi harus memastikan kepatuhan yang berkelanjutan terhadap peraturan yang terus berubah, yang dapat menjadi tuntutan bagi perusahaan dengan kehadiran global. Mempertahankan kegunaan dan fungsionalitas sistem dengan tetap mematuhi kerahasiaan dan persyaratan hukum sangatlah penting.

Gangguan Bisnis 

Perubahan fitur HRIS yang sedang berlangsung juga dapat menimbulkan tantangan. Di era inovasi yang terus menerus mengganggu, organisasi mungkin merasa kesulitan untuk mengikuti pembaruan dan peningkatan HRIS. 

Memilih HRIS yang tepat untuk bisnis Anda juga bisa jadi rumit, mengingat banyaknya pilihan dan fitur yang tersedia. Sangat penting untuk memilih sistem yang sesuai dengan tujuan bisnis Anda dan menghindari gangguan dari komponen yang mungkin tidak diperlukan.

Keuntungan dari Sistem HRIS berbasis Cloud

Di luar fitur-fitur dasar HRIS modern, sistem berbasis cloud menawarkan kemampuan integrasi yang lebih baik dengan sistem yang sudah ada. Sistem ini mudah beradaptasi dan dapat dengan mudah menggabungkan inovasi baru dan peningkatan keamanan. Berikut ini beberapa manfaat umum dari sistem HRIS cloud terintegrasi:

Mempercepat Administrasi SDM

Perangkat lunak HRIS, dengan kemampuannya untuk mengotomatisasi dan merampingkan tugas-tugas administratif, meminimalkan penundaan dan kesalahan yang sering terjadi pada sistem manual dan berbasis kertas saat menangani mata pencaharian orang.

Meningkatkan Pengalaman Karyawan 

Alat HRIS memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi pribadi mereka, membuat laporan, dan mengajukan permintaan secara langsung, sehingga tidak perlu melalui departemen SDM. Hal ini meningkatkan akses karyawan ke status tunjangan, pembayaran, dan cuti mereka.

Meningkatkan Efisiensi 

Solusi Cloud HRIS menawarkan beragam alat bantu swalayan, sehingga mengurangi ketergantungan pada email dan formulir berbasis kertas serta proses persetujuan. Alur kerja, jadwal, permintaan cuti, dan lainnya dapat diotomatisasi dan dikelola secara real time.

Mendukung Kepatuhan 

Dalam lingkungan yang ditandai dengan pekerjaan jarak jauh dan peningkatan sensitivitas hukum, bisnis harus memastikan aktivitas HR mereka selaras dengan peraturan ketenagakerjaan dan ketenagakerjaan global. Cloud HRIS membantu menjaga kepatuhan dan mendukung tenaga kerja.

Meningkatkan Keamanan 

File HR berisi data perusahaan yang sangat sensitif, termasuk catatan medis dan keuangan karyawan. Sebelumnya, ketika disimpan di laptop atau database yang tidak aman, data ini menimbulkan risiko keamanan siber. Sistem HRIS modern yang terintegrasi hadir dengan protokol keamanan canggih untuk mengurangi risiko ini.

Pertimbangan Utama dalam Memilih HRIS Terbaik

Kustomisasi sangat penting untuk menyesuaikan HRIS Anda dengan kebutuhan unik perusahaan Anda. Namun, ketika memilih penyedia solusi HRIS, ada dua area fungsionalitas penting yang harus diprioritaskan:

Manajemen SDM yang komprehensif

Solusi yang dipilih harus mencakup semua aspek manajemen SDM, termasuk perekrutan, orientasi, pembelajaran, perencanaan suksesi, dan meja bantuan SDM. Sangat penting untuk memiliki akses ke solusi yang menyeluruh dan mudah beradaptasi yang dapat berevolusi seiring dengan perubahan kebutuhan Anda. Apa yang cocok untuk Anda hari ini mungkin tidak cocok untuk besok.

Integrasi dengan Keuangan 

Biaya tenaga kerja secara signifikan berdampak pada keuangan organisasi mana pun. Keputusan yang terkait dengan personalia selalu memiliki implikasi keuangan. Oleh karena itu, visibilitas yang lengkap terhadap data tenaga kerja dan keuangan Anda, beserta keterkaitan keduanya, sangatlah penting. 

HRIS yang ideal harus terhubung erat dengan fungsi keuangan, idealnya beroperasi pada platform dan teknologi yang sama dengan sistem keuangan perusahaan.

Implementasi HRIS dalam 6 langkah

Langkah 1: Persiapan dan Perencanaan

Pada fase awal yang penting ini, perusahaan Anda menetapkan tahap untuk implementasi HRIS. Setelah memilih untuk beralih dari entri data manual di Excel, saatnya untuk mengambil langkah selanjutnya:

• Membentuk tim proyek, yang terdiri dari para profesional HR dan perwakilan dari departemen terkait. Hal ini untuk memastikan masukan yang komprehensif dari semua bidang.
• Tentukan kebutuhan perangkat lunak organisasi Anda. Dalam tim proyek, bahaslah pertanyaan-pertanyaan kunci terkait HRIS Anda (fitur, kompleksitas, cloud-base vs on-premise, dll.)
• Tetapkan anggaran untuk proyek, yang akan memandu pemilihan perangkat lunak Anda pada tahap berikutnya.

Langkah 2: Penelitian dan Uji Coba

Pada langkah ini, kumpulkan informasi untuk mematangkan pemilihan HRIS Anda:

• Meneliti opsi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan fitur-fitur yang telah diuraikan di Langkah 1. Anda dapat mencari perangkat lunak terbaik di kelasnya, mengajukan permintaan proposal, atau menemukan HRIS yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
• Buat daftar pendek pilihan yang memenuhi persyaratan bisnis dan anggaran Anda, bersama dengan fitur-fitur penting yang telah dijelaskan di Langkah 1.
• Uji para pesaing yang terpilih dengan tim proyek Anda. Tetap berhubungan dengan vendor untuk menilai solusi HRIS mereka, memastikan mereka memenuhi semua fungsi yang diperlukan.

Langkah 3: Instalasi dan Migrasi Data

Setelah memilih solusi HRIS dan melakukan uji coba awal, saatnya untuk melanjutkan dengan implementasi perangkat lunak dan transfer data.

• Bekerjasamalah dengan penyedia dan tim yang Anda pilih untuk menginstal perangkat lunak, dan tetaplah berhubungan dengan penyedia untuk mendapatkan dukungan. Tergantung pada pilihan instalasi Anda (berbasis cloud atau lokal), departemen TI Anda mungkin perlu membantu dalam pengaturan dan konfigurasi.
• Setelah instalasi selesai, mulailah transfer data. Kumpulkan semua data yang relevan dari berbagai sumber seperti perangkat lunak, spreadsheet, dan catatan kertas, untuk memastikan pencatatan yang akurat di HRIS baru Anda.

Langkah 4: Pengujian dan Pelatihan

Dengan sistem yang sudah ada, tim Anda mungkin masih membutuhkan pengenalan:

• Uji perangkat lunak secara menyeluruh untuk memverifikasi pengaturan yang benar dan integritas data. Jelajahi fitur-fiturnya dan berikan pelatihan kepada anggota tim proyek yang belum terbiasa dengan perangkat lunak tersebut.
• Pertahankan dukungan penyedia untuk penyelesaian masalah dan klarifikasi fitur-fitur yang kompleks, untuk memastikan transisi yang lancar.

Langkah 5: Menjalankan dan Mengadopsi Sistem

Perangkat lunak Anda telah terinstal, dan perusahaan Anda siap untuk bertransisi, namun masih ada beberapa langkah penting yang harus dilakukan:

• Umumkan perubahan perangkat lunak yang akan datang kepada semua karyawan, dengan menekankan manfaat HRIS baru dan dampaknya terhadap proses bisnis saat ini.
• Mulai melakukan orientasi kepada karyawan terhadap HRIS yang baru. Prioritaskan departemen-departemen utama dan pengguna yang sering menggunakan untuk pelatihan, dan pastikan setiap orang memiliki peran keamanan yang tepat untuk akses data.

Langkah 6: Tindak Lanjut, Umpan Balik, dan Dukungan

Sekarang, alihkan fokus Anda ke pemeliharaan jangka panjang HRIS:

• Awasi masalah yang sedang berlangsung dan perbaikan yang diperlukan untuk HRIS. Pertimbangkan skalabilitas dan potensi integrasi perangkat lunaknya.
• Pertahankan pelatihan dan umpan balik. Tawarkan dukungan bagi mereka yang masih menghadapi tantangan dengan HRIS. Kumpulkan umpan balik dari pengguna untuk memandu pemeliharaan dan peningkatan perangkat lunak.

Perangkat Lunak HRIS Terbaik pada tahun 2023 (oleh Forbes)

Berikut ini adalah beberapa sistem HRIS terbaik di tahun 2023 yang disarankan oleh Forbes

Paycor

Paycor menawarkan platform terpadu untuk bisnis kecil hingga menengah, yang mencakup semua fungsi HR, termasuk orientasi, penggajian, pengeluaran, dan pengembangan bakat. Perusahaan atau departemen SDM dapat secara efisien mengelola struktur organisasi, memposting pembaruan perusahaan, dan mendapatkan informasi tentang karyawan baru dan proses orientasi melalui portal.

Monday.com

monday.com, HRIS yang kuat, menawarkan ATS, orientasi karyawan, perencanaan tujuan, manajemen talenta, manajemen proyek, meja bantuan, pelaporan, analisis, dan integrasi tanpa batas dengan Indeed dan LinkedIn. Ini adalah pilihan perusahaan-perusahaan top seperti Hulu dan Coca-Cola.

Rippling

Rippling menyederhanakan operasi sumber daya manusia global, menangani segala sesuatu mulai dari orientasi hingga pemutusan hubungan kerja dalam satu platform. Dengan sistem penggajian yang canggih, Anda bisa membayar karyawan dan kontraktor dalam hitungan menit, didukung oleh jaminan akurasi 100%.

BambooHR

Platform HRIS seperti BambooHR memberdayakan tim HR untuk mendigitalkan dokumen, mengotomatiskan tugas-tugas manual, dan mengakses data real-time dari sumber terpusat, memastikan mereka membuat keputusan berdasarkan informasi karyawan yang lengkap dan akurat.

Workday

Workday HRIS adalah sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif dengan antarmuka yang intuitif dan fitur-fitur cerdas. Sistem ini membantu organisasi dalam mengoptimalkan proses keuangan, SDM, perencanaan, dan manajemen pengeluaran, meningkatkan pengelolaan data karyawan yang efisien, dan memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik di seluruh organisasi.

Kesimpulan

HRIS masa depan akan ramah pengguna, memanfaatkan AI dan ML untuk solusi yang intuitif. Peningkatan back-end akan merampingkan operasi dan peningkatan yang disesuaikan. Organisasi yang mengadopsi teknologi ini akan menciptakan tempat kerja kolaboratif antara teknologi dan manusia, dengan SDM sebagai intinya. Aniday berharap artikel ini dapat memberikan Anda gambaran yang mendalam tentang sistem HRIS dan informasi yang relevan untuk referensi Anda.