Kontraktor hingga Karyawan Penuh Waktu: Panduan Lengkap

Jika Anda adalah pemilik atau manajer bisnis, Anda mungkin telah mempekerjakan kontraktor untuk mengerjakan proyek atau tugas tertentu untuk perusahaan Anda. Kontraktor adalah pekerja independen yang memberikan layanan kepada klien berdasarkan kontrak, biasanya untuk jangka waktu tertentu atau ruang lingkup pekerjaan tertentu. Kontraktor bukanlah karyawan perusahaan tempat mereka bekerja, dan mereka memiliki hak dan kewajiban yang berbeda dari karyawan tetap.

Namun, mungkin ada saatnya Anda ingin menjadikan beberapa kontraktor Anda sebagai karyawan tetap. Mungkin Anda terkesan dengan keterampilan dan kinerja mereka, dan Anda ingin mempertahankan mereka untuk jangka panjang. Mungkin Anda membutuhkan lebih banyak stabilitas dan konsistensi dalam tenaga kerja Anda, dan Anda ingin mengurangi kerumitan dan biaya perekrutan kontraktor baru setiap saat. 

Apa pun alasan Anda, mengubah kontraktor menjadi karyawan tetap dapat menjadi cara yang bagus untuk mengembangkan bisnis Anda dan membangun tim yang loyal dan terlibat. Namun, hal ini tidak sesederhana menawarkan pekerjaan kepada mereka. 

Ada pertimbangan hukum, finansial, dan praktis yang perlu Anda pertimbangkan sebelum melakukan peralihan. Dalam artikel blog ini, kami akan memandu Anda melalui proses mengubah kontraktor menjadi karyawan tetap, dan membantu Anda menghindari beberapa jebakan yang sering terjadi.

Perbedaan antara Kontraktor dan Karyawan Penuh Waktu

Sebelum kita masuk ke dalam detail cara mengubah kontraktor menjadi karyawan tetap, mari kita tinjau terlebih dahulu perbedaan utama antara kedua jenis pekerja ini. 

• Kontraktor: Mereka adalah individu wiraswasta yang bekerja untuk diri mereka sendiri atau melalui agensi. Mereka biasanya memiliki banyak klien, dan mereka menetapkan tarif, jam kerja, dan ketentuan layanan mereka sendiri. Mereka bertanggung jawab untuk membayar pajak, asuransi, dan biaya lain yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Mereka juga memiliki lebih banyak fleksibilitas dan otonomi dalam cara mereka melakukan pekerjaan mereka, selama mereka memenuhi harapan dan tenggat waktu dari klien mereka.
• Karyawan penuh waktu: Mereka dipekerjakan oleh sebuah perusahaan untuk bekerja secara eksklusif untuk mereka secara teratur. Mereka biasanya memiliki gaji atau upah tetap, dan menerima gaji rutin dari perusahaan. 

Mereka berhak atas tunjangan dan perlindungan tertentu dari pemberi kerja, seperti asuransi kesehatan, rencana pensiun, cuti berbayar, kompensasi pekerja, asuransi pengangguran, dan uang lembur. Mereka juga harus mengikuti peraturan dan kebijakan perusahaan, seperti jam kerja, cara berpakaian, tinjauan kinerja, dan tindakan disipliner.

Manfaat Konversi dari Kontrak ke Purna Waktu

Ada banyak manfaat bagi kontraktor dan pemberi kerja saat mereka memutuskan untuk mengubah status dari kontrak menjadi penuh waktu. 

Berikut adalah beberapa yang paling umum:

• Untuk kontraktor: Beralih menjadi pekerja penuh waktu dapat memberikan lebih banyak keamanan kerja, stabilitas, dan peluang pertumbuhan karier. Hal ini juga dapat memberikan mereka akses ke lebih banyak manfaat dan fasilitas yang dapat meningkatkan kualitas hidup dan kesejahteraan mereka.

Misalnya, asuransi kesehatan dapat membantu mereka menanggung biaya pengobatan jika sakit atau cedera; rencana pensiun dapat membantu mereka menabung untuk masa depan; cuti berbayar dapat membantu mereka menyeimbangkan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka; dan opsi saham dapat membantu mereka berbagi dalam kesuksesan perusahaan.

• Untuk pemberi kerja: Mengubah kontraktor menjadi karyawan tetap dapat membantu mereka mempertahankan talenta terbaik dan mengurangi perputaran karyawan. Hal ini juga dapat membantu mereka menghemat biaya perekrutan, seperti biaya perekrutan, biaya pelatihan, dan pemeriksaan latar belakang. 

Selain itu, hal ini dapat membantu mereka meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas kerja dengan memiliki pekerja yang lebih berdedikasi dan berkomitmen yang memiliki visi dan tujuan yang sama dengan perusahaan.

Pertimbangan Hukum

Salah satu aspek terpenting dalam mengubah kontraktor menjadi karyawan tetap adalah mematuhi hukum dan peraturan yang relevan yang mengatur hubungan kerja. Kegagalan dalam melakukan hal ini dapat mengakibatkan konsekuensi serius, seperti tuntutan hukum, denda, hukuman, audit, atau bahkan tuntutan pidana.

Masalah hukum utama yang perlu Anda pertimbangkan adalah apakah kontraktor Anda benar-benar salah diklasifikasikan sebagai kontraktor independen ketika mereka seharusnya diperlakukan sebagai karyawan. Ini adalah masalah umum yang dihadapi banyak bisnis ketika mereka mempekerjakan kontraktor tanpa mengikuti pedoman yang tepat.

IRS dan lembaga federal dan negara bagian lainnya menggunakan berbagai tes dan kriteria untuk menentukan apakah seorang pekerja adalah kontraktor independen atau karyawan. Tes-tes ini bervariasi tergantung pada konteks dan tujuan klasifikasi, namun umumnya berfokus pada tiga faktor utama:

• Kontrol perilaku: Hal ini mengacu pada seberapa besar kendali yang dimiliki perusahaan atas bagaimana pekerja melakukan pekerjaan mereka. 

Misalnya, apakah perusahaan memberikan instruksi, pelatihan, pengawasan, evaluasi, atau umpan balik kepada pekerja? Apakah perusahaan mengatur jadwal, lokasi, atau metode kerja untuk pekerja? Apakah perusahaan mengharuskan pekerja untuk mengikuti aturan dan kebijakannya?

• Kontrol keuangan: Hal ini mengacu pada seberapa besar kendali yang dimiliki perusahaan atas aspek keuangan dari hubungan kerja. 

Misalnya, apakah perusahaan membayar pekerja dengan jumlah tetap atau per jam? Apakah perusahaan mengganti biaya yang dikeluarkan pekerja untuk setiap pengeluaran yang terkait dengan pekerjaan mereka? Apakah perusahaan menyediakan alat, perlengkapan, atau bahan yang dibutuhkan pekerja untuk pekerjaan mereka? Apakah perusahaan memiliki hak untuk memecat pekerja kapan saja atau dengan alasan apa pun?

• Jenis hubungan: Hal ini mengacu pada bagaimana perusahaan dan pekerja memandang dan mendefinisikan hubungan mereka. 

Misalnya, apakah perusahaan memiliki kontrak atau perjanjian tertulis dengan pekerja? Apakah perusahaan menawarkan tunjangan atau perlindungan yang biasa diberikan kepada pekerja? Apakah perusahaan mengharapkan pekerja untuk bekerja secara eksklusif untuk mereka atau tersedia untuk klien lain? Apakah perusahaan menganggap pekerja sebagai bagian dari timnya atau sebagai orang luar?

Semakin besar kontrol dan keterlibatan perusahaan terhadap pekerja, semakin besar kemungkinan pekerja tersebut adalah seorang karyawan, bukan kontraktor independen. Sebaliknya, semakin besar kemandirian dan otonomi yang dimiliki pekerja atas pekerjaan mereka, semakin besar kemungkinan mereka adalah kontraktor independen, bukan karyawan.

Jika Anda tidak yakin apakah kontraktor Anda diklasifikasikan dengan benar, Anda harus berkonsultasi dengan pengacara atau akuntan yang berkualifikasi yang dapat membantu Anda meninjau situasi Anda dan memberi saran tentang tindakan terbaik. Anda juga harus memeriksa dengan departemen atau badan tenaga kerja negara bagian Anda untuk mengetahui aturan atau persyaratan khusus yang berlaku untuk industri atau lokasi Anda.

Jika Anda mengetahui bahwa kontraktor Anda salah diklasifikasikan sebagai kontraktor independen, Anda harus segera mengambil langkah untuk memperbaiki situasi tersebut dan menghindari potensi kewajiban. 

Hal ini dapat mencakup:

• Membayar pajak, denda, atau bunga yang harus Anda bayarkan kepada IRS atau lembaga lain karena gagal memotong dan melaporkan pajak gaji untuk pekerja Anda.
• Membayar kembali upah, upah lembur, tunjangan, atau ganti rugi yang Anda hutangkan kepada pekerja Anda karena melanggar hak-hak mereka di bawah undang-undang ketenagakerjaan federal atau negara bagian, seperti upah minimum, lembur, kompensasi pekerja, asuransi pengangguran, atau undang-undang antidiskriminasi.
• Merevisi kontrak, perjanjian, kebijakan, dan praktik Anda untuk mencerminkan sifat sebenarnya dari hubungan kerja Anda dengan pekerja Anda.
• Berkomunikasi dengan pekerja Anda dan memberi tahu mereka tentang status dan hak-hak baru mereka sebagai karyawan.

Langkah-langkah untuk Mengubah Kontraktor menjadi Karyawan Penuh Waktu

Setelah Anda menyelesaikan masalah hukum dan memutuskan untuk mengubah kontraktor Anda menjadi karyawan tetap, Anda harus mengikuti proses yang jelas dan konsisten untuk membuat transisi berjalan lancar dan sesukses mungkin. 

Berikut beberapa langkah yang harus Anda ikuti:

1. Menentukan Status Karyawan

Langkah pertama adalah menentukan apakah kontraktor Anda memenuhi syarat dan bersedia menjadi karyawan tetap. Tidak semua kontraktor ingin beralih, terutama jika mereka lebih menghargai fleksibilitas dan kemandirian mereka daripada manfaat dan keamanan pekerjaan penuh waktu. Anda juga harus mempertimbangkan apakah kontraktor Anda memenuhi kualifikasi dan ekspektasi dari posisi penuh waktu yang Anda tawarkan kepada mereka.

Untuk menentukan status karyawan, Anda harus:

• Meninjau kinerja, keterampilan, pengalaman, dan kecocokan kontraktor Anda dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan Anda.
• Menilai kebutuhan, tujuan, dan anggaran bisnis Anda untuk mempekerjakan karyawan tetap.
• Mengidentifikasi kontraktor mana yang paling sesuai dan berharga untuk bisnis Anda dalam hal kontribusi, potensi, dan keselarasannya dengan visi dan misi Anda.
• Hubungi kontraktor Anda dan diskusikan dengan mereka mengenai minat dan ketersediaan mereka untuk menjadi karyawan tetap. Jelaskan kepada mereka keuntungan dan kerugian dari peralihan ini, seperti gaji, tunjangan, tanggung jawab, ekspektasi, dan kebijakan. Bersikaplah transparan dan jujur mengenai apa yang dapat Anda tawarkan kepada mereka dan apa yang Anda harapkan dari mereka.
• Dapatkan umpan balik dari kontraktor Anda dan jawablah setiap pertanyaan atau masalah yang mereka miliki. Dengarkan preferensi dan kebutuhan mereka, dan cobalah untuk mengakomodasi mereka sebanyak mungkin. Bernegosiasi dengan mereka mengenai syarat dan ketentuan kontrak kerja mereka.

2. Berkomunikasi dengan Kontraktor

Sebelum Anda mengambil keputusan, Anda harus berkomunikasi dengan kontraktor Anda dan mencari tahu apakah mereka tertarik untuk menjadi karyawan tetap. Beberapa kontraktor mungkin lebih menyukai fleksibilitas dan kemandirian status mereka saat ini, sementara yang lain mungkin menyambut baik kesempatan untuk bergabung dengan tim Anda secara permanen. Anda juga harus mendiskusikan ekspektasi dan tujuan mereka, dan melihat apakah mereka sejalan dengan visi dan budaya perusahaan Anda.

3. Bernegosiasi

Setelah Anda memastikan bahwa kontraktor Anda bersedia untuk menjadi karyawan tetap, Anda harus menegosiasikan persyaratan kerja mereka. Ini dapat mencakup gaji, tunjangan, jam kerja, tanggung jawab, dan aspek-aspek lain yang relevan dengan peran mereka. Anda harus berusaha menawarkan paket yang adil dan kompetitif yang mencerminkan keahlian, pengalaman, dan nilai mereka bagi perusahaan Anda. Anda juga harus mempertimbangkan implikasi hukum apa pun dari perubahan status mereka, seperti pajak, asuransi, dan kontrak.

4. Dokumen yang Diperlukan

Setelah Anda mencapai kesepakatan dengan kontraktor Anda, Anda harus melengkapi dokumen yang diperlukan untuk meresmikan perubahan status mereka menjadi karyawan tetap. Tergantung pada lokasi dan industri Anda, hal ini mungkin melibatkan formulir dan dokumen yang berbeda, seperti:

• Surat penawaran yang menguraikan rincian pekerjaan mereka, seperti tanggal mulai, gaji, tunjangan, dan kebijakan.
• Kontrak kerja baru yang menggantikan perjanjian kontraktor sebelumnya dan mendefinisikan syarat dan ketentuan kerja mereka.
• Formulir W-4 yang memungkinkan perusahaan Anda untuk memotong jumlah pajak penghasilan federal yang benar dari gaji mereka.
• Formulir I-9 yang memverifikasi identitas dan kelayakan mereka untuk bekerja di Amerika Serikat.
• Formulir atau dokumen lain yang diwajibkan oleh hukum negara bagian atau lokal Anda, seperti kompensasi pekerja, asuransi pengangguran, atau asuransi kesehatan.
• Anda juga harus memperbarui sistem penggajian dan catatan Anda untuk mencerminkan perubahan status kontraktor Anda. Anda juga harus memberi tahu mereka tentang program orientasi atau pelatihan yang harus mereka selesaikan sebagai karyawan baru.

Cara Menghitung Gaji yang Adil untuk Karyawan Baru

Salah satu aspek yang paling menantang dalam mengubah kontraktor menjadi karyawan tetap adalah menentukan berapa gaji yang harus diberikan kepada mereka. Anda ingin menawarkan gaji yang adil, kompetitif, dan konsisten dengan anggaran dan struktur kompensasi perusahaan Anda. Namun, Anda juga harus menghindari membayar kurang atau lebih dari yang seharusnya, karena hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan, pergantian karyawan, atau masalah hukum.

Ada beberapa faktor yang harus Anda pertimbangkan saat menghitung gaji yang adil untuk karyawan baru Anda, seperti:

• - Harga pasar untuk posisi dan industri mereka. Anda bisa menggunakan alat bantu online seperti Glassdoor atau Salary.com untuk mencari tahu kisaran gaji rata-rata untuk posisi yang sama di daerah Anda.
• - Nilai yang mereka bawa ke perusahaan Anda. Anda harus mengevaluasi kinerja, keterampilan, pencapaian, dan kontribusi mereka sebagai kontraktor, dan melihat bagaimana mereka dibandingkan dengan karyawan atau kompetitor Anda yang sudah ada.
• - Biaya tunjangan. Anda harus memperhitungkan biaya untuk menyediakan tunjangan seperti asuransi kesehatan, rencana pensiun, cuti berbayar, dan tunjangan lainnya untuk karyawan baru Anda. Anda mungkin perlu menyesuaikan gaji mereka untuk memperhitungkan biaya-biaya ini.
• - Biaya pajak. Anda juga harus mempertimbangkan perbedaan pajak antara kontraktor dan karyawan. Kontraktor biasanya membayar pajak lebih tinggi daripada karyawan karena mereka bertanggung jawab atas bagian pemberi kerja dan karyawan atas pajak Jaminan Sosial dan Medicare. Karyawan hanya membayar setengah dari pajak-pajak ini, sementara pemberi kerja membayar setengahnya lagi. Oleh karena itu, Anda mungkin perlu menurunkan gaji mereka sedikit untuk memperhitungkan perbedaan ini.

Butuh Bantuan Mengubah Kontraktor menjadi Pekerja Penuh Waktu? Solusi dari Aniday

Mengubah kontraktor menjadi karyawan tetap bisa menjadi proses yang rumit dan memakan waktu yang membutuhkan perencanaan dan eksekusi yang matang. Jika Anda membutuhkan bantuan untuk transisi ini, Anda dapat mengandalkan Aniday. Kami adalah agen perekrutan profesional yang mengkhususkan diri dalam membantu bisnis menemukan dan mempekerjakan kandidat yang memenuhi syarat untuk berbagai posisi. Apakah Anda membutuhkan staf sementara atau permanen, kami dapat membantu Anda menemukan talenta terbaik untuk kebutuhan Anda.

Kami memiliki pengalaman yang luas dalam bekerja dengan kontraktor dan karyawan di berbagai industri dan sektor. Kami dapat membantu Anda menyederhanakan proses konversi dan memastikan transisi yang lancar bagi kedua belah pihak.

Jika Anda tertarik dengan layanan kami atau ingin mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana kami dapat membantu Anda mengubah kontraktor menjadi karyawan tetap, silakan hubungi kami hari ini. Kami akan senang mendengar dari Anda dan mendiskusikan kebutuhan perekrutan Anda.

Referensi 

https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw4.pdf 
https://www.uscis.gov/i-