Kepatuhan SDM untuk UKM: Panduan Lengkap

Jika Anda menjalankan bisnis kecil, Anda mungkin berpikir bahwa kepatuhan SDM bukanlah masalah besar. Lagipula, Anda hanya memiliki sedikit karyawan, dan Anda mengenal mereka dengan baik. Anda tidak perlu khawatir dengan hukum dan peraturan yang rumit, bukan?

Salah.

Kepatuhan SDM sangat penting bagi bisnis kecil, terlepas dari ukuran atau industrinya. Ini bukan hanya kewajiban hukum, namun juga keuntungan strategis. Dengan mematuhi undang-undang dan praktik terbaik SDM, Anda dapat melindungi bisnis Anda dari denda yang mahal, tuntutan hukum, dan kerusakan reputasi. Anda juga dapat menarik dan mempertahankan talenta, meningkatkan produktivitas, dan menumbuhkan budaya kerja yang positif.

Dalam artikel blog ini, kami akan memandu Anda melalui dasar-dasar kepatuhan SDM untuk bisnis kecil. Kami akan menjelaskan apa arti kepatuhan SDM, mengapa hal ini penting, dan bagaimana cara mencapainya. Kami juga akan memberikan beberapa tips dan sumber daya untuk membantu Anda agar tetap mengikuti perkembangan kepatuhan SDM.

Memahami Kepatuhan SDM

Definisi dan pentingnya kepatuhan SDM

Kepatuhan SDM adalah proses untuk memastikan bahwa bisnis Anda mematuhi hukum dan peraturan yang relevan yang mengatur hubungan kerja. Undang-undang dan peraturan ini mencakup berbagai aspek manajemen sumber daya manusia, seperti perekrutan, penggajian, tunjangan, kesehatan dan keselamatan, diskriminasi, pelecehan, kinerja, dan pemutusan hubungan kerja.

Kepatuhan SDM penting karena beberapa alasan. Pertama, hal ini membantu Anda menghindari masalah hukum yang dapat timbul akibat melanggar hukum atau gagal memenuhi kewajiban Anda sebagai pemberi kerja. Kedua, membantu Anda menciptakan lingkungan kerja yang adil dan saling menghormati yang mendukung hak-hak dan kesejahteraan karyawan Anda. Ketiga, membantu Anda meningkatkan reputasi dan kredibilitas bisnis Anda sebagai pemberi kerja yang bertanggung jawab dan beretika.

Undang-undang dan peraturan utama yang harus dipatuhi oleh usaha kecil.

Tergantung pada lokasi, industri, dan jumlah karyawan Anda, terdapat berbagai undang-undang dan peraturan yang berlaku untuk bisnis Anda. 

Beberapa yang paling umum meliputi:

• Fair Labor Standards Act (FLSA), menetapkan upah minimum, upah lembur, pekerja anak, dan persyaratan pencatatan untuk sebagian besar perusahaan.
• Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA), memberikan karyawan yang memenuhi syarat hingga 12 minggu cuti tanpa bayaran per tahun untuk alasan keluarga dan medis tertentu.
• Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA), membatasi praktik-praktik perekrutan yang mendiskriminasikan penyandang disabilitas yang memenuhi syarat.
• Occupational Safety and Health Act (OSHA), membebankan kewajiban kepada perusahaan untuk memberikan lingkungan kerja yang aman dan sehat kepada para pekerjanya.
• Equal Pay Act (EPA), yang melarang diskriminasi gaji berdasarkan jenis kelamin.
• Undang-Undang Hak Sipil tahun 1964 (Title VII), melarang diskriminasi berdasarkan ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, atau asal kebangsaan dalam semua aspek ketenagakerjaan.

Ini hanyalah beberapa contoh dari undang-undang federal yang memengaruhi usaha kecil. Anda juga harus mengetahui undang-undang negara bagian dan lokal yang mungkin memiliki persyaratan tambahan atau berbeda untuk bisnis Anda.

Konsekuensi dari ketidakpatuhan.

Kegagalan dalam mematuhi undang-undang dan peraturan SDM dapat menimbulkan konsekuensi serius bagi bisnis Anda. Tergantung pada sifat dan tingkat keparahan pelanggaran yang mungkin Anda hadapi:

• Denda dan hukuman dari lembaga pemerintah yang menegakkan hukum.
• Tuntutan hukum dari karyawan saat ini atau mantan karyawan yang mengklaim bahwa hak-hak mereka telah dilanggar.
• Kehilangan pelanggan atau mitra yang tidak ingin berhubungan dengan bisnis yang tidak patuh.
• Kerusakan citra merek dan reputasi Anda sebagai perusahaan.

Untuk menghindari risiko-risiko ini, Anda harus menjadikan kepatuhan SDM sebagai prioritas bisnis Anda. Anda juga harus memantau setiap perubahan dalam undang-undang dan peraturan yang mempengaruhi bisnis Anda dan memperbarui kebijakan dan praktik Anda.

Membangun Fondasi untuk Kepatuhan SDM

Praktik rekrutmen yang adil dan legal.

Salah satu langkah pertama untuk mencapai kepatuhan SDM adalah memastikan bahwa praktik perekrutan Anda adil dan legal. 

Ini berarti Anda harus:

• Menetapkan persyaratan pekerjaan dengan jelas dan objektif.
• Mengiklankan pekerjaan secara luas dan inklusif.
• Menyaring pelamar berdasarkan kualifikasi dan kesesuaiannya dengan pekerjaan.
• Melakukan wawancara dengan cara yang konsisten dan penuh hormat.
• Hindari mengajukan pertanyaan yang tidak pantas yang dapat mengungkapkan karakteristik yang dilindungi seperti usia, ras, jenis kelamin, kecacatan, dll.
• Buatlah keputusan perekrutan berdasarkan kemampuan dan kebutuhan bisnis.
• Dokumentasikan proses perekrutan dan simpan catatan semua pelamar.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat menghindari klaim diskriminasi dan mempekerjakan kandidat terbaik untuk bisnis Anda.

Pentingnya kontrak kerja tertulis.

Langkah penting lainnya untuk mencapai kepatuhan SDM adalah memberikan kontrak kerja tertulis kepada karyawan Anda. Kontrak kerja adalah dokumen hukum yang menetapkan syarat dan ketentuan hubungan kerja. Kontrak ini biasanya mencakup informasi seperti:

• Jabatan dan deskripsi pekerjaan.
• Kompensasi dan tunjangan.
• Jam dan jadwal kerja.
• Masa percobaan dan ekspektasi kinerja.
• Kebijakan dan prosedur yang mengatur hubungan kerja.
• Hak dan tanggung jawab kedua belah pihak.
• Klausul dan prosedur pemutusan hubungan kerja.

Kontrak kerja tertulis dapat menguntungkan Anda dan karyawan Anda. Hal ini dapat:

• Menguraikan kewajiban dan harapan kedua belah pihak.
• Mencegah kesalahpahaman dan perselisihan.
• Melindungi kepentingan bisnis dan informasi rahasia Anda.
• Jika terjadi perselisihan hukum, berikan bukti.

Anda harus memastikan bahwa kontrak kerja Anda jelas, akurat, dan sesuai dengan hukum dan peraturan yang relevan. Anda juga harus meninjau dan memperbaruinya secara teratur untuk mencerminkan setiap perubahan dalam hubungan kerja.

Pencatatan SDM yang penting.

Langkah penting ketiga untuk mencapai kepatuhan SDM adalah memelihara catatan SDM yang akurat dan lengkap. Catatan SDM adalah semua dokumen atau data yang berhubungan dengan karyawan Anda atau hubungan kerja. 

Hal ini dapat mencakup:

• Lamaran kerja dan resume.
• Kontrak kerja dan surat penawaran.
• Catatan penggajian dan formulir pajak.
• Tinjauan kinerja dan tindakan disipliner.
• Permintaan dan persetujuan cuti.
• Sertifikat dan lisensi pelatihan.
• Surat pemutusan hubungan kerja dan wawancara keluar.
• Pencatatan SDM penting untuk beberapa alasan. 

Ini dapat membantu Anda:

• Memantau dan mengelola kinerja, kehadiran, dan pengembangan karyawan Anda.
• Mematuhi persyaratan pelaporan dan pengarsipan dari lembaga pemerintah yang menegakkan hukum.
• Menanggapi pertanyaan atau audit dari lembaga pemerintah atau pihak lain.
• Membela diri Anda dari klaim atau tuntutan hukum dari karyawan saat ini atau mantan karyawan.

Anda harus memastikan bahwa catatan SDM Anda akurat, lengkap, aman, dan dapat diakses. Anda juga harus mengikuti pedoman penyimpanan dan pemusnahan untuk setiap jenis catatan.

Memastikan Kepatuhan di Tempat Kerja

Mencegah diskriminasi dan pelecehan

Salah satu aspek terpenting dari kepatuhan SDM adalah mencegah diskriminasi dan pelecehan di tempat kerja. Diskriminasi terjadi ketika seorang karyawan diperlakukan secara tidak adil atau berbeda berdasarkan karakteristik yang dilindungi seperti ras, jenis kelamin, usia, disabilitas, dll. 

Diskriminasi dan pelecehan dapat berdampak negatif pada bisnis Anda. 

Mereka dapat:

• Menurunkan moral dan produktivitas karyawan.
• Meningkatkan pergantian dan ketidakhadiran karyawan.
• Merusak reputasi dan budaya bisnis Anda.
• Membuat Anda terancam tanggung jawab hukum dan hukuman.

Untuk mencegah diskriminasi dan pelecehan, Anda harus

• Menetapkan kebijakan yang jelas dan komprehensif yang mendefinisikan apa yang dimaksud dengan diskriminasi dan pelecehan, bagaimana cara melaporkannya, bagaimana hal itu akan diselidiki, dan apa konsekuensi dari pelanggarannya.
• Komunikasikan kebijakan tersebut kepada semua karyawan dan manajer, dan berikan pelatihan rutin mengenai kebijakan tersebut.
• Doronglah budaya saling menghormati, keberagaman, dan inklusi di tempat kerja Anda.
• Tanggapi dengan cepat dan tepat setiap keluhan atau insiden diskriminasi atau pelecehan.

Dengan mengambil langkah-langkah ini, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang aman dan positif bagi karyawan Anda.

Mematuhi peraturan upah dan jam kerja.

Salah satu aspek terpenting dari kepatuhan SDM untuk bisnis kecil adalah memastikan bahwa karyawan dibayar secara adil dan akurat untuk pekerjaan mereka. Hal ini termasuk mematuhi undang-undang dan peraturan federal, negara bagian, dan lokal mengenai upah minimum, upah lembur, kredit tip, kesetaraan gaji, dan pajak penggajian.

Beberapa undang-undang dan peraturan utama* yang perlu diketahui oleh usaha kecil adalah:

• Fair Labor Standards Act (FLSA), menetapkan upah minimum federal, upah lembur, pencatatan, dan standar pekerja anak untuk sebagian besar karyawan di sektor swasta dan pemerintah federal, negara bagian, dan lokal.
• Equal Pay Act (EPA), melarang pemberi kerja untuk membayar upah yang berbeda kepada pria dan wanita yang melakukan pekerjaan yang secara substansial sama di perusahaan yang sama.
• Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA), mengizinkan pekerja yang memenuhi syarat dari pemberi kerja yang ditanggung untuk mengambil cuti yang tidak dibayar dan dilindungi oleh pekerjaan untuk kebutuhan keluarga dan medis tertentu.
• Affordable Care Act (ACA), mewajibkan pemberi kerja yang memiliki 50 atau lebih karyawan penuh waktu yang setara untuk menawarkan perlindungan asuransi kesehatan kepada karyawan mereka atau membayar denda.

Untuk mematuhi peraturan ini dan peraturan upah dan jam kerja lainnya, usaha kecil perlu:

• Mengklasifikasikan karyawan dengan benar sebagai karyawan yang dikecualikan atau tidak dikecualikan dari persyaratan FLSA, dan sebagai kontraktor atau karyawan independen untuk tujuan perpajakan.
• Melacak dan mencatat jam kerja karyawan yang tidak dikecualikan, dan membayar mereka setidaknya upah minimum dan upah lembur untuk setiap jam kerja lebih dari 40 jam dalam seminggu.
• Lakukan audit gaji secara berkala untuk mengidentifikasi dan memperbaiki perbedaan gaji berdasarkan jenis kelamin, ras, atau karakteristik lain yang dilindungi.
• Menahan dan menyetorkan pajak gaji federal, negara bagian, dan lokal yang sesuai dari gaji karyawan, serta mengajukan formulir dan laporan pajak yang diperlukan.

• Memberikan potongan gaji yang akurat dan tepat waktu kepada karyawan yang menunjukkan gaji kotor, potongan, gaji bersih, dan informasi lain yang relevan.

• Mematuhi undang-undang negara bagian dan lokal yang berlaku yang mungkin memiliki standar yang lebih tinggi daripada undang-undang federal, seperti tingkat upah minimum yang lebih tinggi, cuti sakit berbayar, atau cuti keluarga berbayar.

Menjaga kepatuhan kesehatan dan keselamatan.

Aspek penting lainnya dari kepatuhan SDM untuk usaha kecil adalah menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi karyawan mereka. Hal ini termasuk mematuhi Occupational Safety and Health Act (OSHA)*, yang mewajibkan pengusaha untuk mengikuti standar dan peraturan tertentu untuk mencegah kecelakaan dan penyakit di tempat kerja.

Beberapa standar dan peraturan utama OSHA yang perlu diketahui oleh usaha kecil adalah*:

• Klausul Kewajiban Umum, mewajibkan pengusaha untuk menyediakan tempat kerja yang bebas dari bahaya yang telah diketahui yang dapat menyebabkan atau kemungkinan besar dapat menyebabkan kematian atau cedera fisik yang serius pada karyawan.
• Standar Komunikasi Bahaya (HCS), mewajibkan pengusaha untuk memberi tahu karyawan tentang bahaya bahan kimia yang mereka gunakan atau yang mungkin terpapar, dengan menyediakan label, lembar data keselamatan (SDS), dan pelatihan.
• Standar Alat Pelindung Diri (APD), mewajibkan perusahaan untuk menyediakan APD yang sesuai bagi karyawan yang mungkin terpapar bahaya seperti kebisingan, debu, bahan kimia, atau radiasi.

Untuk mematuhi standar dan peraturan ini serta standar dan peraturan lainnya, usaha kecil perlu*:

• Melakukan penilaian bahaya untuk mengidentifikasi dan menghilangkan atau mengendalikan potensi bahaya di tempat kerja mereka.
• Mengembangkan program keselamatan tertulis yang menguraikan kebijakan dan prosedur untuk mencegah kecelakaan dan cedera.
• Memberikan pelatihan yang memadai kepada karyawan tentang cara mengenali dan menghindari bahaya, cara menggunakan APD dengan benar, cara melaporkan insiden atau masalah, dan apa saja hak dan tanggung jawab mereka di bawah OSHA.
• Menerapkan rencana tindakan darurat yang menetapkan cara menanggapi keadaan darurat seperti kebakaran, banjir, pemadaman listrik, atau insiden kekerasan.
• Pasanglah poster OSHA di tempat yang mudah dilihat oleh karyawan.
• Bekerja sama dengan inspeksi atau investigasi OSHA yang mungkin terjadi.

Menavigasi Hubungan Karyawan.

Aspek terakhir dari kepatuhan SDM untuk usaha kecil adalah mengelola hubungan karyawan secara efektif. Hal ini termasuk mematuhi hukum dan peraturan yang mengatur berbagai aspek hubungan kerja, seperti manajemen kinerja, tunjangan karyawan, dan prosedur pemutusan hubungan kerja.

Kepatuhan SDM Secara Singkat

Kepatuhan SDM bukan hanya merupakan kewajiban hukum, tetapi juga merupakan keuntungan strategis bagi usaha kecil. Dengan mematuhi hukum dan peraturan yang relevan, usaha kecil dapat menghindari denda yang mahal, tuntutan hukum, audit, atau kerusakan reputasi. Selain itu, mereka dapat meningkatkan merek perusahaan mereka, menarik dan mempertahankan talenta, meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan, dan mencapai tujuan bisnis mereka.

Namun, kepatuhan SDM dapat menjadi tantangan dan rumit bagi usaha kecil, terutama karena hukum dan peraturan yang sering berubah dan berbeda di setiap lokasi. Oleh karena itu, usaha kecil perlu terus mendapat informasi dan mengikuti perkembangan tren kepatuhan SDM dan praktik terbaik. Mereka juga perlu mencari bantuan profesional dari ahli atau konsultan SDM yang dapat membantu mereka menavigasi lanskap kepatuhan SDM dan menyesuaikan kebijakan dan praktik SDM dengan kebutuhan spesifik mereka.

Dengan mengikuti panduan ini, Aniday berharap Anda dapat membangun fondasi yang kuat untuk kepatuhan SDM dan menciptakan lingkungan kerja yang positif bagi karyawan Anda.

*Undang-undang dan peraturan dalam blog ini sesuai dengan Hukum Federal Amerika Serikat. Mohon periksa hukum dan peraturan di negara Anda. 

Referensi 

https://www.dol.gov/agencies/whd/fmla 
https://www.ada.gov/ 
https://www.dol.gov/agencies/whd/compliance-assistance/handy-reference-guide-flsa#:~:text=The%20Fair%20Labor%20Standards%20Act%20(FLSA)%20menetapkan%20upah%20minimum%20,%2C%20Pemerintah%20Negara%20Amerika%20Serikat%20dan%20pemerintah%20daerah%20. 
https://www.osha.gov/ 
https://www.epa.gov/ 
https://www.archives.gov/milestone-documents/civil-rights-ac