Cara Pekerja Jarak Jauh untuk Hasil Terbaik

Mengapa Melengkapi?

Dalam lanskap yang terus berkembang, kerja jarak jauh menjadi semakin populer dan lazim, terutama setelah pandemi COVID-19. Kerja jarak jauh mengacu pada praktik bekerja dari lokasi selain kantor tradisional dan dapat menawarkan banyak manfaat bagi pemberi kerja dan karyawan, seperti:

• Peningkatan produktivitas dan kinerja
• Pengurangan biaya dan overhead
• Peningkatan keragaman dan inklusi
• Kumpulan talenta global
• Peningkatan fleksibilitas 

Namun, pekerjaan jarak jauh juga memiliki tantangan dan kesulitannya sendiri. Salah satu tantangan utamanya adalah menyediakan alat dan sumber daya yang diperlukan bagi pekerja jarak jauh untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien dan efektif karena tanpa alat yang tepat, pekerja jarak jauh dapat menghadapi berbagai masalah mulai dari komunikasi yang buruk dan kolaborasi dengan perusahaan hingga stres dan kelelahan.

Oleh karena itu, menyoroti perlunya perusahaan melengkapi pekerja jarak jauh dengan alat dan sumber daya terbaik yang dapat membantu mereka mengatasi tantangan-tantangan ini dan mencapai hasil terbaik. Dalam artikel blog ini, kami akan membagikan beberapa cara untuk melengkapi pekerja jarak jauh untuk hasil terbaik dan memastikan kesuksesan dan kepuasan mereka dalam pengaturan kerja jarak jauh mereka yang dalam hal ini akan menghasilkan kelancaran operasional bagi Anda.

Membangun Saluran Komunikasi yang Jelas

Komunikasi adalah kunci dari kerja jarak jauh yang efektif, komunikasi membantu pekerja jarak jauh untuk tetap terhubung, terinformasi, dan terlibat dengan tim dan organisasi mereka. Saluran komunikasi yang jelas akan memungkinkan pekerja jarak jauh untuk 

• Memperjelas ekspektasi dan tujuan
• Mengoordinasikan tugas dan proyek
• Menyelesaikan masalah dan isu
• Memberikan dan menerima umpan balik
• Berbagi pengetahuan dan wawasan
• Membangun kepercayaan dan hubungan baik

Namun, komunikasi bukannya tanpa tantangan bagi pekerja jarak jauh dan mereka mungkin menghadapi hambatan seperti: 

• Kurangnya interaksi tatap muka
• Perbedaan zona waktu
• Perbedaan budaya
• Hambatan bahasa
• Kebisingan atau gangguan

Oleh karena itu, penting bagi pemberi kerja untuk membuat saluran komunikasi yang jelas bagi pekerja jarak jauh yang dapat membantu mereka mengatasi hambatan-hambatan ini dan berkomunikasi secara efektif dan efisien.

Alat Komunikasi Efektif yang Direkomendasikan

Ada banyak alat dan platform yang dapat membantu pekerja jarak jauh berkomunikasi secara efektif dan efisien yang menjembatani kesenjangan geografis dan menumbuhkan rasa kerja sama tim antara pekerja jarak jauh dan organisasi. Beberapa alat komunikasi efektif yang direkomendasikan adalah:

• [Microsoft Teams]: Microsoft Teams adalah platform berbasis cloud yang mengintegrasikan obrolan, video, email, berbagi file, kalender, dan banyak lagi. Microsoft Teams dapat membantu pekerja jarak jauh berkomunikasi dengan lancar dan aman di berbagai perangkat dan lokasi.
• [Zoom]: Zoom adalah platform berbasis cloud yang menawarkan konferensi video, webinar, rapat online, dan banyak lagi. Zoom dapat membantu pekerja jarak jauh berkomunikasi secara visual dan audio dengan video dan audio berkualitas tinggi.
• [Slack]: Slack adalah platform berbasis cloud yang memungkinkan obrolan, berbagi file, panggilan suara, dan banyak lagi. Slack dapat membantu pekerja jarak jauh berkomunikasi secara informal dan santai dengan saluran, utas, dan emoji.

Ini hanyalah beberapa contoh alat komunikasi efektif yang bisa digunakan oleh pekerja jarak jauh. Anda harus memilih alat yang paling sesuai dengan kebutuhan dan preferensi Anda, dan yang kompatibel dengan perangkat dan sistem Anda.

Saran untuk Menetapkan Pedoman Komunikasi

Selain memilih alat bantu yang tepat, penting juga untuk menetapkan pedoman komunikasi yang jelas bagi pekerja jarak jauh. Pedoman komunikasi dapat membantu pekerja jarak jauh menghindari kebingungan dan kesalahpahaman sekaligus menjaga profesionalisme dan rasa hormat satu sama lain, yang hanya akan meningkatkan kualitas dan efisiensi pekerjaan mereka. Beberapa pedoman komunikasi yang disarankan adalah:

• Menentukan tujuan dan cakupan setiap saluran komunikasi: Anda harus menentukan untuk apa setiap saluran komunikasi digunakan, kapan digunakan, dan oleh siapa saluran tersebut digunakan. Misalnya, Anda dapat menggunakan email untuk komunikasi formal atau resmi, chatting untuk komunikasi informal atau santai, video untuk komunikasi pribadi atau sosial, dll.
• Menetapkan frekuensi dan waktu komunikasi: Anda harus menentukan seberapa sering dan kapan pekerja jarak jauh harus berkomunikasi satu sama lain dan dengan organisasi. Misalnya, Anda dapat melakukan check-in harian atau mingguan, tinjauan bulanan atau triwulanan, survei tahunan atau dua tahunan, dll.
• Mengatur waktu respons dan tingkat urgensi komunikasi: Anda harus menunjukkan seberapa cepat dan seberapa mendesak pekerja jarak jauh harus merespons berbagai jenis komunikasi. Misalnya, Anda dapat menggunakan sistem kode warna untuk menandai tingkat urgensi komunikasi, seperti merah untuk mendesak atau kritis, kuning untuk penting atau prioritas tinggi, hijau untuk normal atau prioritas rendah, dll.
• Dan terakhir, untuk menyediakan format dan gaya komunikasi: Anda harus menyediakan format dan gaya komunikasi yang harus diikuti oleh pekerja jarak jauh untuk berbagai jenis komunikasi. Misalnya, Anda bisa memiliki template atau panduan untuk menulis email, laporan, proposal, dll. Anda juga dapat memiliki nada atau suara yang mencerminkan identitas atau budaya perusahaan.

Menyediakan Infrastruktur Teknologi yang Andal

Pekerja jarak jauh membutuhkan teknologi yang dapat diandalkan untuk menjalankan tugas-tugas mereka. Ini termasuk komputer dengan kekuatan pemrosesan yang baik, koneksi internet yang stabil, dan aplikasi perangkat lunak penting yang terkait dengan pekerjaan mereka. Tergantung dari sifat pekerjaan mereka, pekerja jarak jauh mungkin juga membutuhkan perangkat keras tambahan seperti webcam, mikrofon, headset, printer, atau pemindai. 

Tips untuk Memelihara dan Mengatasi Masalah Teknis dari Jarak Jauh

Ini juga berarti bahwa perusahaan harus menyediakan dukungan TI untuk membantu pekerja jarak jauh memecahkan masalah teknis. Pembaruan sistem dan pemeriksaan keamanan secara teratur dapat mencegah potensi masalah, sehingga menjamin kelancaran operasional. Beberapa tips untuk memelihara dan memecahkan masalah teknis dari jarak jauh adalah:

• Mencadangkan data: Pekerja jarak jauh harus mencadangkan data mereka secara teratur untuk menghindari kehilangan informasi penting jika terjadi kegagalan sistem atau serangan siber. Mereka bisa menggunakan layanan penyimpanan awan atau hard drive eksternal untuk menyimpan data dengan aman.
• Perangkat lunak antivirus: Pekerja jarak jauh harus menggunakan perangkat lunak antivirus untuk melindungi perangkat mereka dari malware, virus, dan ancaman lainnya. Mereka juga harus memindai perangkat mereka secara teratur dan memperbarui perangkat lunak antivirus sesuai kebutuhan.

Mengembangkan Ruang Kerja Virtual yang Aman

Keamanan adalah aspek penting lain dari pekerjaan jarak jauh dan penting bagi pekerja jarak jauh untuk memastikan kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan pekerjaan dan komunikasi mereka. Hal ini biasanya dilakukan melalui pencegahan kebocoran data, serangan siber, atau malware sambil mematuhi standar hukum dan etika industri atau organisasi. 

Namun, keamanan bisa menjadi tantangan bagi pekerja jarak jauh, karena mereka mungkin menghadapi risiko seperti:

• Menggunakan jaringan atau perangkat yang tidak aman atau publik yang dapat mengekspos pekerjaan atau komunikasi mereka kepada peretas atau penyadap
• Terjebak dalam serangan phishing atau rekayasa sosial yang dapat mengelabui mereka untuk mengungkapkan kata sandi atau informasi pribadi mereka
• Kesalahan atau kelalaian manusia yang dapat mengakibatkan kehilangan atau kerusakan data

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menyediakan ruang kerja virtual yang aman bagi pekerja jarak jauh yang mencakup alat komunikasi yang aman, penyimpanan awan, dan pengelola kata sandi

Selain menggunakan alat bantu yang aman, pekerja jarak jauh juga harus mengikuti beberapa strategi untuk memastikan komunikasi yang aman dengan tim mereka, antara lain:

• Penggunaan enkripsi: Enkripsi adalah proses yang mengubah teks biasa menjadi kode yang tidak dapat dibaca dengan menggunakan kunci rahasia. Enkripsi dapat membantu pekerja jarak jauh untuk melindungi pesan, berkas, atau panggilan mereka agar tidak disadap atau dimodifikasi oleh siapa pun yang tidak memiliki kuncinya. Pekerja jarak jauh harus menggunakan enkripsi setiap kali mereka mengomunikasikan informasi yang sensitif atau rahasia, seperti kontrak, proposal, kata sandi, dll.
• Otentikasi: Otentikasi adalah proses yang memverifikasi identitas seseorang atau perangkat dengan menggunakan kata sandi, kode, token, fitur biometrik, dll. Otentikasi dapat membantu pekerja jarak jauh untuk mencegah akses tidak sah ke akun atau aplikasi mereka oleh siapa pun yang tidak memiliki kredensial. Pekerja jarak jauh harus menggunakan otentikasi setiap kali mereka masuk ke akun atau aplikasi mereka, terutama yang berisi data penting atau data pribadi.
• Penggunaan VPN: VPN adalah singkatan dari jaringan pribadi virtual. VPN adalah layanan yang menciptakan koneksi aman antara perangkat dan server menggunakan enkripsi dan protokol tunneling. VPN dapat membantu pekerja jarak jauh untuk menyembunyikan alamat IP dan lokasi mereka dari siapa pun yang mungkin memantau aktivitas online mereka.

Ini hanyalah beberapa contoh strategi untuk memastikan komunikasi yang aman bagi pekerja jarak jauh. Anda harus selalu mengikuti praktik dan panduan terbaik untuk keamanan yang disediakan oleh industri atau organisasi Anda.

Mendorong Keseimbangan Kehidupan Kerja

Keseimbangan kehidupan kerja adalah aspek penting lain dari pekerjaan jarak jauh dan ini tidak hanya penting bagi pekerja jarak jauh, tetapi juga setiap pekerja dalam menjaga kesehatan fisik, mental, dan emosional mereka yang akan meningkatkan produktivitas, kinerja, dan kebahagiaan mereka yang mencegah stres dan kelelahan sehingga mengurangi tingkat perputaran karyawan. 

Namun, keseimbangan kehidupan kerja juga bisa menjadi tantangan bagi pekerja jarak jauh, karena mereka mungkin menghadapi masalah unik seperti:

• Kurangnya batasan: Pekerja jarak jauh mungkin mengalami kesulitan memisahkan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka, karena mereka mungkin bekerja dari tempat yang sama atau menggunakan perangkat yang sama untuk kedua hal tersebut. Mereka juga mungkin mengalami kesulitan dalam mengatur dan menaati jadwal kerja yang teratur, karena mereka mungkin tergoda untuk bekerja lebih lama atau dengan jam kerja yang tidak teratur.
• Gangguan dan interupsi: Pekerja jarak jauh mungkin harus menghadapi gangguan dan interupsi dari lingkungan rumah mereka, seperti keluarga, hewan peliharaan, pekerjaan rumah tangga, dll. Mereka mungkin juga harus menghadapi kebisingan atau faktor eksternal lainnya yang dapat memengaruhi konsentrasi atau kenyamanan mereka.
• Isolasi dan kesepian: Pekerja jarak jauh mungkin merasa terisolasi atau kesepian dari rekan kerja, manajer, klien, atau pemangku kepentingan mereka, karena mereka mungkin kurang berinteraksi atau mendapat dukungan sosial. Mereka juga mungkin merasa terputus dari tim atau budaya organisasi mereka, karena mereka mungkin melewatkan acara, kegiatan, atau perayaan.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mendorong keseimbangan kehidupan kerja bagi pekerja jarak jauh, yang dapat membantu mereka mengelola pekerjaan dan kehidupan pribadi secara efektif dan harmonis. Keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dapat mencakup:

• Menetapkan dan menghormati batasan: Pekerja jarak jauh harus menetapkan dan menghormati batasan yang jelas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka, seperti memiliki ruang kerja khusus, jadwal kerja yang konsisten, dan mode jangan ganggu. Mereka juga harus mengomunikasikan batasan-batasan ini kepada keluarga, teman, kolega, manajer, klien, atau pemangku kepentingan, dan meminta mereka untuk menghormatinya.
• Meminimalkan gangguan dan interupsi: Pekerja jarak jauh harus meminimalkan gangguan dan interupsi dari lingkungan rumah mereka, seperti mematikan notifikasi, memakai headphone, atau mengunci pintu. Mereka juga harus membuat rencana ke depan dan memprioritaskan tugas-tugas mereka sesuai dengan urgensi dan kepentingannya.
• Mencari hubungan dan dukungan sosial: Pekerja jarak jauh harus mencari hubungan sosial dan dukungan dari rekan kerja, manajer, klien, atau pemangku kepentingan mereka, seperti melakukan check-in secara rutin, mengobrol, menelepon, atau rapat video. Mereka juga harus berpartisipasi dalam kegiatan atau acara pembangunan tim virtual yang dapat membantu mereka menjalin ikatan dan berkolaborasi dengan tim atau organisasi mereka.

Menyediakan Peluang Pengembangan Profesional

Pengembangan profesional adalah aspek penting lain dari pekerjaan jarak jauh. Pengembangan profesional adalah proses memperoleh keterampilan, pengetahuan, atau kompetensi baru yang dapat membantu seseorang meningkatkan performa kerja atau prospek kariernya. Pengembangan profesional sangat penting bagi pekerja jarak jauh untuk

• Meningkatkan keterampilan dan kemampuan mereka
• Meningkatkan nilai dan daya jual mereka
• Memajukan tujuan karier mereka
• Tetap diperbarui dan relevan

Namun, pengembangan profesional juga bisa menjadi tantangan bagi pekerja jarak jauh, karena mereka mungkin menghadapi masalah seperti:

• Kurangnya akses: Pekerja jarak jauh mungkin memiliki akses yang lebih sedikit ke peluang pelatihan atau pendidikan yang tersedia bagi pekerja di kantor, seperti lokakarya, seminar, kursus, dll. Mereka juga mungkin kurang memiliki akses ke mentor atau pelatih yang dapat membimbing mereka dalam pertumbuhan profesional mereka.
• Kurangnya motivasi: Pekerja jarak jauh mungkin kurang termotivasi untuk mengejar peluang pengembangan profesional, karena mereka mungkin tidak melihat manfaat atau imbalan langsung dari hal tersebut. Mereka juga mungkin kurang termotivasi untuk mempelajari keterampilan atau pengetahuan baru yang tidak terkait langsung dengan pekerjaan atau proyek mereka saat ini.
• Kurangnya umpan balik: Pekerja jarak jauh mungkin kurang mendapatkan umpan balik tentang kinerja atau kemajuan kerja mereka dari rekan kerja, manajer, klien, atau pemangku kepentingan. Mereka juga mungkin kurang mendapatkan umpan balik atas hasil pembelajaran atau pencapaian mereka dari pelatih, pendidik, atau mentor mereka.

Oleh karena itu, penting bagi pemberi kerja untuk memberikan kesempatan pengembangan profesional bagi pekerja jarak jauh yang dapat membantu mereka memperoleh keterampilan, pengetahuan, atau kompetensi baru yang dapat meningkatkan kinerja atau prospek karier mereka melalui peluang seperti kursus dan program daring, webinar, atau bahkan pelatihan dan bimbingan pribadi. 

Lakukan Evaluasi dan Umpan Balik Kinerja Secara Rutin

Evaluasi kinerja dan umpan balik adalah aspek penting lainnya dari kerja jarak jauh. Evaluasi kinerja adalah proses mengukur dan menilai performa kerja seseorang atau tim berdasarkan kriteria atau standar tertentu. Umpan balik adalah proses memberikan informasi atau komentar positif atau negatif tentang kinerja individu atau tim. 

Evaluasi kinerja dan umpan balik sangat penting bagi pekerja jarak jauh untuk memantau dan melacak kemajuan dan hasil kerja mereka, yang dapat dicerna oleh manajer dan memberikan umpan balik untuk membantu meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja mereka secara keseluruhan. Ini juga merupakan tempat yang baik untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka untuk memutuskan apakah organisasi ingin terus bekerja dengan pekerja jarak jauh sambil mengakui pencapaian dan kontribusi mereka untuk memotivasi mereka agar berkinerja lebih baik.

Namun, hal ini juga bukan tanpa tantangan karena tergantung pada organisasi dan hubungan mereka dengan pekerja jarak jauh, mungkin ada masalah seperti kurangnya visibilitas dan kurangnya umpan balik dari komunikasi yang buruk dari kedua belah pihak atau bahkan kurangnya keadilan seperti rekan kerja mereka di kantor.

Oleh karena itu, penting bagi pemberi kerja untuk melakukan evaluasi kinerja dan umpan balik secara teratur untuk pekerja jarak jauh yang dapat membantu mereka mengukur dan menilai kinerja atau hasil kerja mereka secara obyektif dan akurat. 

Salah satu contoh yang baik untuk tinjauan dan umpan balik kinerja adalah dengan menetapkan dan meninjau tujuan SMART: SMART adalah singkatan dari spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. Pemberi kerja harus menetapkan dan meninjau tujuan SMART untuk pekerja jarak jauh yang dapat membantu mereka mendefinisikan dan melacak kinerja atau hasil kerja mereka. Perusahaan juga harus melibatkan pekerja jarak jauh dalam menetapkan dan meninjau sasaran ini, dan meminta umpan balik dan masukan dari mereka.

Ini hanyalah beberapa contoh evaluasi kinerja dan umpan balik yang dapat diterima oleh pekerja jarak jauh. Anda harus selalu mengikuti praktik dan panduan terbaik untuk evaluasi kinerja dan umpan balik yang diberikan oleh industri atau organisasi Anda.

Lengkapi Diri Anda Hari Ini!

Kerja jarak jauh adalah tren yang sedang berkembang yang menawarkan banyak manfaat bagi pemberi kerja dan karyawan. Namun, kerja jarak jauh juga memiliki beberapa tantangan dan kesulitan yang harus dihadapi dan diatasi. Salah satu tantangan utamanya adalah melengkapi pekerja jarak jauh dengan alat dan sumber daya yang diperlukan agar mereka dapat melakukan pekerjaan mereka secara efektif dan efisien.

Dalam artikel blog ini, kami telah membagikan beberapa cara untuk melengkapi pekerja jarak jauh untuk hasil terbaik. Kami telah membahas topik-topik berikut ini:

• Membangun saluran komunikasi yang jelas
• Menyediakan infrastruktur teknologi yang andal
• Menciptakan ruang kerja virtual yang aman
• Mendorong keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi
• Mempromosikan kolaborasi dan keterlibatan tim
• Menyediakan peluang pengembangan profesional
• Melakukan evaluasi dan umpan balik kinerja secara rutin

Dengan mengikuti tips dan strategi ini, Anda dapat membekali pekerja jarak jauh untuk mendapatkan hasil terbaik dan memastikan kesuksesan dan kepuasan mereka dalam pengaturan kerja jarak jauh.

Terima kasih telah membaca artikel blog ini. Kami di Aniday berharap artikel ini bermanfaat dan informatif bagi Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar tentang topik ini, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami akan senang mendengar dari Anda