Cara menjaga karyawan tetap produktif

Bekerja dari jarak jauh menawarkan banyak keuntungan, seperti produktivitas yang lebih tinggi tanpa hambatan perjalanan dan gangguan di kantor. Meskipun tantangan seperti menjaga fokus dan motivasi mungkin muncul, namun mengatasinya dapat meningkatkan efisiensi secara signifikan. Artikel Aniday akan memandu Anda melalui wawasan berharga tentang cara membantu karyawan Anda tetap produktif ketika bekerja dari jarak jauh!

Apa yang Dimaksud dengan Kerja Jarak Jauh?

Kerja jarak jauh, juga disebut sebagai telecommuting atau bekerja dari rumah (WFH), adalah pengaturan kerja yang fleksibel yang memungkinkan karyawan bekerja dari lokasi selain kantor perusahaan tradisional.

Keuntungan kerja jarak jauh bagi pemberi kerja

Baik pemberi kerja maupun karyawan mendapatkan keuntungan yang signifikan dari kerja jarak jauh. Karyawan menghargai kebebasan dan fleksibilitas yang ditawarkannya, sementara pemberi kerja menikmati manfaat memiliki lebih banyak konten dan tim yang produktif.

• Peningkatan Retensi, Keterlibatan, dan Loyalitas: Studi menunjukkan bahwa kerja jarak jauh meningkatkan kebahagiaan, keterlibatan, dan loyalitas karyawan. 81% karyawan konten bertahan lebih lama dan mendukung perusahaan mereka.
• Peningkatan Kinerja dan Ketepatan Waktu, Menghasilkan Produktivitas yang Lebih Tinggi: Pekerja jarak jauh melakukan kesalahan hingga 40% lebih sedikit, dan tidak adanya perjalanan pulang pergi dan penundaan di pagi hari semakin meningkatkan produktivitas.
• Penghematan Biaya Melalui Kerja Jarak Jauh: Kerja jarak jauh mengurangi biaya overhead secara signifikan. Ruang kantor yang lebih kecil lebih murah, dan tidak adanya meja, kursi, dan fasilitas di kantor mengurangi pengeluaran. Hal ini juga menurunkan konsumsi energi dan kebutuhan infrastruktur.
• Akses ke Kumpulan Bakat yang Beragam: Mempekerjakan pekerja jarak jauh akan memperluas kumpulan bakat Anda, meningkatkan keragaman, dan memungkinkan akses ke kandidat dengan kualifikasi atau pengalaman tertentu, di mana pun lokasinya.
• Memaksa Adopsi Teknologi untuk Modernisasi: Pekerjaan jarak jauh memaksa organisasi untuk segera mengadopsi teknologi dan proses modern, mendorong inovasi dan keunggulan kompetitif. Hal ini mendorong pembentukan fondasi teknologi untuk pekerjaan jarak jauh yang sukses, mencegah tantangan di masa depan dalam keadaan darurat.
• Mengurangi Politik Kantor: Kerja jarak jauh meminimalkan konflik antarpribadi dan politik kantor, sehingga perusahaan tidak perlu menghabiskan waktu dan biaya untuk mengatasi masalah ini. Komunikasi digital dan berkurangnya interaksi tatap muka meringankan beban penyelesaian konflik.
• Peningkatan Komunikasi dan Kolaborasi: Kerja jarak jauh menyederhanakan komunikasi dengan mengurangi obrolan yang tidak perlu dan memungkinkan karyawan untuk terhubung dengan orang yang tepat secara lebih efisien. Hal ini juga memfasilitasi interaksi lintas tim, mendorong inovasi dan ide-ide kreatif.
• Karyawan yang Lebih Sehat dan Mengurangi Ketidakhadiran: Pekerja jarak jauh cenderung mengalami kesehatan mental dan fisik yang lebih baik, karena fleksibilitas yang lebih tinggi dan berkurangnya stres. Selain itu, kerja jarak jauh mengurangi penyebaran kuman, sehingga karyawan lebih bahagia, lebih sehat, dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Kekurangan kerja jarak jauh bagi pemberi kerja

Meskipun kerja jarak jauh menawarkan banyak manfaat, namun ada beberapa kekurangan bagi pemberi kerja. Untungnya, kekurangan ini dapat diatasi melalui komunikasi yang efektif, proses yang jelas, dan penggunaan alat bantu yang tepat.

• Risiko Keamanan Baru: Kerja jarak jauh menimbulkan tantangan keamanan, terutama dengan lokasi dan perangkat kerja yang bervariasi. Atasi hal ini dengan kebijakan bawa perangkat Anda sendiri yang jelas dan alat keamanan canggih seperti akses bersyarat, kebijakan kata sandi, dan autentikasi multi-faktor.
• Kurangnya Wawasan Aktivitas Karyawan: Memastikan produktivitas pekerja jarak jauh membutuhkan kepercayaan, proses pelacakan, dan pemantauan keamanan. Terapkan alat produktivitas dan pertimbangkan untuk melacak catatan peristiwa untuk keamanan, tanpa melanggar privasi.
• Meningkatnya Gangguan: Gangguan kerja jarak jauh berbeda-beda di antara karyawan. Nilai kesesuaian kandidat untuk bekerja jarak jauh selama wawancara dan jaga transparansi. Manajer dapat memantau kemajuan untuk mengidentifikasi karyawan yang berkinerja buruk.
• Tantangan Membangun Tim: Tim jarak jauh membutuhkan interaksi sosial. Buat saluran sosial, dorong aktivitas pembangunan tim, dan atur panggilan video secara teratur untuk membina hubungan dan mencegah kejenuhan.
• Menemukan Karyawan yang Siap Bekerja Jarak Jauh: Mempekerjakan karyawan yang unggul di lingkungan kerja jarak jauh membutuhkan wawasan dari pekerja jarak jauh saat ini. Identifikasi kualitas-kualitas utama yang membuat mereka sukses dan masukkan wawasan ini ke dalam proses perekrutan Anda, dengan fokus pada organisasi, motivasi diri, dan disiplin.

Memaksimalkan Produktivitas Karyawan Jarak Jauh 

Untuk meningkatkan produktivitas karyawan jarak jauh, tetapkan ekspektasi dan tenggat waktu yang jelas, lakukan pemeriksaan rutin, dan terapkan sistem pelacakan kemajuan. Berikut ini sembilan cara untuk meningkatkan efisiensi di lingkungan kerja jarak jauh.

Promosikan Komunikasi yang Teratur dan Otentik

Di tempat kerja jarak jauh, mendorong komunikasi yang konsisten dan otentik sangat penting untuk meningkatkan produktivitas. Anggota tim harus menjaga kontak yang bermakna dan berfokus pada pekerjaan melalui konferensi video, panggilan telepon, atau pesan instan. Tekankan transparansi, kejujuran, dan keterbukaan dalam berbagi keberhasilan dan tantangan.

Prioritas dan Sasaran yang Transparan untuk Meningkatkan Fokus

Pemahaman yang jelas tentang tugas-tugas membantu karyawan untuk tetap fokus dan efektif. Umpan balik yang teratur membantu karyawan untuk tetap berada di jalur yang benar dan meningkatkan kinerja.

Karyawan mendapat manfaat dengan mengetahui apa yang perlu diselesaikan dan kapan, mengoptimalkan pemanfaatan waktu dan energi. Jadwal harian yang terstruktur memberikan peta jalan untuk meningkatkan produktivitas, sementara ruang kerja yang terorganisir meningkatkan fokus.

Tingkatkan Kejelasan Konsep dengan Alat Bantu Visual

Manfaatkan pembuat peta konsep online untuk membuat penggambaran visual ide dan konsep. Alat ini memfasilitasi curah pendapat, pengaturan informasi, dan persiapan presentasi. Alat ini sangat bermanfaat untuk pekerjaan jarak jauh, memungkinkan berbagi secara online dan kerja proyek kolaboratif.

Kesejahteraan Karyawan Holistik

Memastikan kesejahteraan fisik dan emosional karyawan sangat penting untuk meningkatkan produktivitas di lingkungan kerja jarak jauh. Berbagai pendekatan dapat diadopsi untuk mengatasi kesejahteraan fisik dan emosional:

• Kesejahteraan Fisik: Menyediakan sumber daya dan dukungan untuk kesehatan fisik, seperti akses ke pusat kebugaran, pilihan makanan bergizi, dan sumber daya kesehatan mental.
• Kesejahteraan Emosional: Kembangkan lingkungan yang mendukung dan inklusif dengan melakukan pemeriksaan rutin, menjaga komunikasi dan ekspektasi yang jelas, serta menumbuhkan peluang untuk hubungan sosial dan kolaborasi

Memanfaatkan Alat Rapat Virtual

Di tempat kerja jarak jauh, penggunaan alat bantu yang tepat sangat penting untuk rapat yang efektif. Platform rapat virtual seperti Zoom dan GoToMeeting memfasilitasi konektivitas dan keterlibatan, menjembatani kesenjangan antara tim yang tersebar secara geografis.

Alat-alat ini menawarkan platform untuk berbagi ide, berkolaborasi dalam proyek, dan tetap mendapatkan informasi terbaru tentang masalah perusahaan dengan efisiensi yang lebih besar daripada email. Dorong peserta untuk mengaktifkan video selama rapat untuk meningkatkan keterlibatan dan produktivitas.

Tekankan Kinerja Dibanding Kehadiran
Penilaian produktivitas harus memprioritaskan hasil daripada kehadiran fisik. Di tempat kerja jarak jauh, karyawan mungkin memiliki jam kerja yang fleksibel dan sesekali beristirahat untuk urusan pribadi, asalkan mereka memenuhi target dan tenggat waktu.

Berikan karyawan otonomi dalam gaya kerja mereka, menumbuhkan lingkungan kerja yang positif dan bebas dari tekanan yang tidak semestinya. Pergeseran dari orientasi kehadiran ke orientasi kinerja ini dapat menumbuhkan tempat kerja jarak jauh yang lebih produktif dan sukses.

Mendorong Peningkatan Berkesinambungan Melalui Umpan Balik Tim
Umpan balik membantu dalam mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan meningkatkan kepercayaan dan komunikasi. Dorong manajer untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan sering, serta membuat saluran umpan balik untuk karyawan. Fokus pada umpan balik yang dapat ditindaklanjuti, spesifik, dan berwawasan ke depan, untuk memastikan budaya peningkatan berkelanjutan dan produktivitas yang tinggi.

Tingkatkan Efisiensi Melalui Otomatisasi Proses
Seiring dengan semakin lazimnya pekerjaan jarak jauh dalam lanskap bisnis saat ini, memprioritaskan produktivitas karyawan sangatlah penting. Mengotomatiskan proses adalah strategi utama untuk meminimalkan upaya komunikasi dan koordinasi, menghemat waktu, dan meningkatkan produktivitas.

Berbagai metode, termasuk perangkat lunak manajemen proyek untuk otomatisasi tugas dan alat kolaborasi online untuk komunikasi yang efisien dan berbagi file, dapat digunakan berdasarkan kebutuhan bisnis tertentu. Menerapkan otomatisasi proses akan meningkatkan efisiensi, yang pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas karyawan secara keseluruhan di tempat kerja jarak jauh.

Dorong Waktu Istirahat untuk Produktivitas yang Optimal
Dalam lingkungan kerja jarak jauh, mendorong waktu istirahat sangat penting untuk memaksimalkan produktivitas karyawan, mengingat tidak adanya ruang fisik bersama yang biasa terjadi di kantor tradisional.

Perusahaan dapat mendorong waktu istirahat dengan menetapkan ekspektasi yang jelas, memastikan karyawan mengambil waktu yang diperlukan untuk memulihkan tenaga. Menumbuhkan budaya yang menerima istirahat tanpa menghakimi akan menciptakan lingkungan yang nyaman. Selain itu, menyediakan sumber daya seperti akses ke dukungan kesehatan mental, kelas yoga, atau mengajak karyawan untuk berjalan-jalan dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan dan berkontribusi pada peningkatan produktivitas, kreativitas, dan keterlibatan dengan pekerjaan mereka.

Kesimpulan

Di era yang digerakkan oleh teknologi saat ini, membangun tempat kerja jarak jauh menjadi lebih mudah diakses dari sebelumnya. Memanfaatkan kemajuan ini tidak hanya memfasilitasi pekerjaan jarak jauh tetapi juga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Aniday percaya artikel kami telah memberikan wawasan tentang cara membantu karyawan Anda tetap produktif saat bekerja jarak jauh dengan menumbuhkan lingkungan yang memberdayakan mereka untuk unggul.