Cara Mengumpulkan Umpan Balik dari Karyawan Baru

Melibatkan diri dalam perjalanan onboarding adalah bab penting bagi karyawan baru, dan mengekstrak umpan balik mereka menjadi kunci utama dalam membentuk pengalaman yang terintegrasi dengan baik. Wawasan yang diperoleh dari karyawan baru tidak hanya mengungkap kerumitan perjalanan mereka tetapi juga menerangi jalan untuk penyempurnaan, membentuk narasi onboarding yang memancarkan positivitas dan produktivitas.

Bergabunglah dengan Aniday untuk menjelajahi "Cara Mengumpulkan Umpan Balik dari Karyawan Baru," membahas jenis umpan balik, kapan dan apa umpan balik yang harus dikumpulkan, serta beberapa strategi praktis untuk mengoptimalkan proses pengumpulan umpan balik.

Mengapa Harus Mengumpulkan Umpan Balik dari Karyawan Baru?

Ada banyak manfaat dalam mengumpulkan umpan balik dari karyawan baru. Umpan balik dapat membantu Anda untuk:

1. Mengungkap Pengalaman: Umpan balik dari karyawan baru memberikan pandangan langsung ke dalam perjalanan onboarding mereka, menerangi keberhasilan dan area yang perlu diperbaiki.

2. Mengidentifikasi Peluang Peningkatan: Manfaatkan umpan balik untuk menemukan area tertentu dalam proses onboarding yang dapat disempurnakan, meningkatkan efektivitas dan efisiensi.

3. Membentuk Perjalanan Onboarding yang Positif: Sertakan umpan balik karyawan baru untuk membentuk pengalaman onboarding yang lebih positif dan produktif, menciptakan landasan bagi kesuksesan mereka dalam peran baru.

Jenis Umpan Balik dari Karyawan Baru Umpan balik dari karyawan baru dapat dibagi menjadi tiga kategori:

1. Umpan Balik Positif: Umpan balik positif menandakan kepuasan terhadap proses onboarding. Ini berfungsi sebagai penguatan dari aspek-aspek yang berhasil dan mendorong masukan terus-menerus dari karyawan baru.

2. Umpan Balik Negatif: Umpan balik negatif menandakan ketidakpuasan dan berfungsi sebagai panduan untuk menemukan area perbaikan dalam proses onboarding.

3. Wawasan Netral: Umpan balik netral, meskipun tidak secara eksplisit positif atau negatif, memiliki nilai dalam menyoroti area potensial untuk perbaikan dalam proses onboarding. Setiap perspektif, terlepas dari nada, berkontribusi untuk menyempurnakan pengalaman secara keseluruhan.

Apa yang Harus Ditanyakan kepada Karyawan Baru

Desain pertanyaan yang mengekstrak informasi yang diperlukan untuk memahami pengalaman mereka dan menunjukkan area-area yang perlu diperbaiki. Ada empat konten utama yang mungkin Anda tanyakan meliputi:

1. Impresi Pertama: Kumpulkan umpan balik tentang momen-momen awal untuk memahami faktor-faktor yang berkontribusi pada awal yang positif atau menantang. Pertanyaan dapat difokuskan pada kejelasan instruksi, sambutan yang hangat, dan ketersediaan sumber daya penting.

2. Pengalaman Pelatihan dan Instruksional: Kumpulkan wawasan tentang kualitas materi dan sesi pelatihan. Pertanyaan dapat menilai kejelasan, relevansi, dan efektivitas konten pelatihan, memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan program untuk lebih memenuhi kebutuhan karyawan baru.

3. Proses Kerja: Dapatkan umpan balik tentang pengalaman kerja sehari-hari untuk memahami sejauh mana karyawan baru beradaptasi dengan peran dan tanggung jawab mereka. Pertanyaan dapat menjelajahi sejalan atau tidaknya ekspektasi, kemudahan integrasi ke dalam alur kerja, dan ketersediaan mekanisme dukungan.

4. Integrasi ke Tim dan Budaya Perusahaan: Evaluasi integrasi sosial dan budaya dengan bertanya tentang kegiatan membangun tim, saluran komunikasi, dan inklusivitas. Memahami tingkat integrasi membantu organisasi memperkuat upaya untuk menciptakan lingkungan kerja yang padu dan kolaboratif, meningkatkan kepuasan dan retensi.

Kapan Harus Menanyakan Karyawan Baru

Kumpulkan umpan balik dari karyawan baru pada berbagai tahap onboarding. Ini memberikan wawasan ke dalam pengalaman mereka yang berkembang dan menyoroti area-area potensial untuk perbaikan. Beberapa waktu yang disarankan untuk mengumpulkan umpan balik meliputi:

1. Pada minggu pertama: Umpan balik ini akan membantu Anda memahami impresi awal mereka terhadap perusahaan dan proses onboarding.

2. Pada titik tengah: Umpan balik ini akan membantu Anda mengidentifikasi area di mana proses dapat diperbaiki sebelum terlambat untuk membuat perubahan.

3. Setelah proses onboarding selesai: Umpan balik ini akan membantu Anda memahami kepuasan mereka secara keseluruhan dengan proses tersebut.

Cara Mengumpulkan Umpan Balik dari Karyawan Baru

Dengan mempertimbangkan umpan balik, Anda dapat membuat proses onboarding yang lebih positif dan produktif yang membantu karyawan baru sukses dalam peran baru mereka.

1. Rencanakan Terlebih Dahulu:

   • Sebelum Anda mulai mengumpulkan umpan balik, luangkan waktu untuk merencanakan apa yang ingin Anda pelajari. Apa tujuan spesifik Anda untuk pengumpulan umpan balik? Informasi apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut?
   • Berikut beberapa pertanyaan yang mungkin dapat Anda ajukan pada diri sendiri:
     • Apa elemen-elemen tertentu dari proses onboarding yang paling penting untuk meminta umpan balik?
     • Apakah Anda mencari umpan balik positif, negatif, atau netral?
     • Bagaimana Anda akan menggunakan umpan balik? Untuk meningkatkan proses onboarding, mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, atau keduanya?
   • Setelah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan Anda, Anda dapat mulai mengembangkan rencana pengumpulan umpan balik.

2. Lingkungan Wawancara yang Nyaman:

   • Memastikan suasana yang nyaman mempromosikan komunikasi terbuka dalam wawancara. Suasana yang santai mendorong kejujuran, memungkinkan karyawan baru untuk dengan bebas berbagi pengalaman mereka.
   • Selain itu, merancang pertanyaan sebagai pendorong terbuka sangat penting untuk menyelami berbagai perspektif. Pertanyaan-pertanyaan ini mengundang tanggapan terperinci, membentuk pemahaman yang lebih mendalam tentang perjalanan masing-masing individu dalam organisasi.

3. Mengubah Umpan Balik menjadi Tindakan:

   • Setelah umpan balik terkumpul, langkah-langkah berikutnya yang sangat penting melibatkan pengorganisasian data yang terkumpul dan memanfaatkannya untuk wawasan yang bermakna.
   • Mengkategorikan umpan balik dengan efisien ke dalam tema-tema, seperti aspek positif, area untuk perbaikan, dan tantangan umum, membentuk dasar untuk analisis yang efektif. Pendekatan terorganisir ini memungkinkan gambaran menyeluruh tentang berbagai perspektif yang dibagikan selama proses umpan balik.
   • Menganalisis tren dan isu memberikan informasi bagi perencanaan perbaikan yang terarah. Memahami tren positif dan area yang memerlukan perhatian memungkinkan organisasi untuk secara proaktif meningkatkan pengalaman onboarding.

4. Komunikasi Hasil:

   • Setelah menganalisis dan bertindak atas umpan balik karyawan baru, segera komunikasikan hasilnya kepada para pemangku kepentingan. Ini memastikan perubahan yang diimplementasikan tidak hanya sesuai tetapi juga efektif.
   • Berbagi hasil dengan pemangku kepentingan yang relevan, termasuk tim HR, kepala departemen, dan pelatih, memastikan bahwa berbagai perspektif diakui, dan wawasan kolektif dipertimbangkan.
   • Proses komunikasi menangani tantangan, menekankan aspek positif, dan perbaikan yang dilakukan berdasarkan wawasan yang terkumpul.

5. Peningkatan Berkelanjutan:

   • Peningkatan berkelanjutan adalah proses terus-menerus untuk mencari dan menerapkan cara-cara untuk meningkatkan. Dalam konteks pengumpulan umpan balik dari karyawan baru, peningkatan berkelanjutan berarti:
     • Menerapkan Perbaikan Berdasarkan Umpan Balik: Setelah menganalisis dan merespons umpan balik karyawan baru, terapkan perubahan penting untuk menyempurnakan proses onboarding.
     • Evaluasi Pelatihan Secara Berkelanjutan: Pantau dengan cermat pengalaman pelatihan karyawan baru untuk segera menanggapi masalah yang muncul selama perjalanan onboarding.
     • Optimisasi Umpan Balik Secara Iteratif: Secara berkala sempurnakan proses pengumpulan umpan balik untuk memastikan keselarasannya yang terus-menerus dengan kebutuhan organisasi.

• Tip Tambahan untuk Mengumpulkan Umpan Balik dari Karyawan Baru:
  • Fasilitasi Umpan Balik yang Lancar: Sederhanakan proses pengumpulan umpan balik untuk karyawan baru. Manfaatkan bahasa yang jelas, ringkas, dan pastikan prosedurnya mudah dipahami.
  • Hormati Waktu Karyawan Baru: Jangan minta karyawan baru untuk menghabiskan terlalu banyak waktu memberikan umpan balik. Buat survei atau wawancara singkat dan langsung pada intinya.
  • Jaga Kerahasiaan Umpan Balik: Karyawan baru harus merasa nyaman memberikan umpan balik yang jujur. Beritahu mereka bahwa umpan balik mereka akan dijaga kerahasiaannya.

Secara keseluruhan,

Aniday yakin bahwa blog ini memberdayakan tim HR dengan strategi pengumpulan umpan balik yang efektif. Dengan merangkul umpan balik, Anda membuka jalan untuk proses onboarding yang positif dan produktif, menetapkan karyawan baru pada jalur kesuksesan dalam peran mereka.