Cara Mengelola Penggajian Internasional

Jika Anda menjalankan bisnis global, Anda tahu betapa menantangnya mengelola pemrosesan penggajian internasional. Anda harus berurusan dengan hukum, pajak, mata uang, tunjangan, dan persyaratan kepatuhan yang berbeda di setiap negara tempat Anda memiliki karyawan atau kontraktor. Belum lagi waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk mengirimkan pembayaran lintas negara.

Namun, pemrosesan penggajian internasional tidak harus memusingkan. Dengan alat dan strategi yang tepat, Anda dapat menyederhanakan proses penggajian global Anda dan membayar karyawan Anda dengan benar dan tepat waktu, di mana pun di seluruh dunia. 

Memahami Pemrosesan Penggajian Internasional

Pemrosesan penggajian internasional mengacu pada proses membayar karyawan asing atau kontraktor independen untuk pekerjaan yang mereka lakukan untuk perusahaan Anda. Proses ini melibatkan navigasi hukum, pajak, mata uang, dan metode pembayaran yang sesuai.

Pemrosesan penggajian internasional berbeda dengan pemrosesan penggajian domestik karena membutuhkan lebih banyak penelitian, perencanaan, dan koordinasi. 

Anda harus memahami dan mematuhi persyaratan lokal di setiap negara tempat Anda memiliki pekerja, seperti:

• Tarif dan tenggat waktu pajak
• Tunjangan karyawan menurut undang-undang
• Upah minimum
• Jam kerja mingguan maksimum
• Definisi karyawan vs. kontraktor independen
• Undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan
• Undang-undang perlindungan data dan privasi

Pemrosesan penggajian internasional penting karena hal ini memengaruhi reputasi, produktivitas, dan profitabilitas perusahaan Anda. Jika Anda salah atau terlambat membayar gaji pekerja, Anda mungkin akan menghadapi hukuman, denda, audit, tuntutan hukum, atau bahkan kehilangan pekerja. 

Di sisi lain, jika Anda membayar pekerja dengan benar dan tepat waktu, Anda dapat membangun kepercayaan, loyalitas, keterlibatan, dan retensi di antara tenaga kerja global Anda.

Mempersiapkan Pemrosesan Penggajian Internasional

Sebelum Anda mulai membayar pekerja asing Anda, Anda perlu mempersiapkan pemrosesan penggajian internasional. 

Berikut beberapa langkah yang harus Anda lakukan:

• Tentukan strategi perekrutan Anda: 

Apakah Anda ingin mempekerjakan karyawan atau kontraktor? Karyawan menawarkan lebih banyak stabilitas dan kontrol, namun mereka juga memiliki lebih banyak kewajiban dan biaya. Kontraktor menawarkan lebih banyak fleksibilitas dan penghematan, tetapi mereka juga memiliki lebih banyak risiko dan keterbatasan. Anda harus mempertimbangkan pro dan kontra dari setiap opsi dan memilih salah satu yang sesuai dengan tujuan dan kebutuhan bisnis Anda.

• Daftarkan bisnis Anda: 

Tergantung negara tempat Anda ingin mempekerjakan pekerja, Anda mungkin perlu mendaftarkan bisnis Anda sebagai badan hukum atau membuka rekening bank lokal. Ini bisa menjadi proses yang rumit dan panjang yang membutuhkan keahlian hukum dan keuangan. 

Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan layanan pemberi kerja (employer of record/EOR) yang dapat menangani proses pendaftaran untuk Anda dan bertindak sebagai pemberi kerja legal bagi pekerja Anda atas nama Anda.

• Siapkan kalender penggajian:

Anda harus membuat kalender penggajian yang menentukan tanggal pembayaran, periode pembayaran, tanggal batas akhir, tenggat waktu pajak, dan hari libur untuk setiap negara tempat Anda memiliki pekerja. Hal ini akan membantu Anda merencanakan ke depan dan menghindari penundaan atau kesalahan dalam proses penggajian global Anda.

• Pilih metode pembayaran: 

Anda harus memilih metode pembayaran yang cepat, aman, dapat diandalkan, nyaman, dan hemat biaya bagi Anda dan pekerja Anda. Anda dapat menggunakan metode tradisional seperti transfer kawat atau cek, namun metode ini bisa jadi lambat, mahal, atau tidak tersedia di beberapa negara. 

Anda juga dapat menggunakan metode modern seperti platform pembayaran online atau penyedia penggajian global yang dapat menawarkan biaya yang lebih rendah, pengiriman yang lebih cepat, nilai tukar yang lebih baik, dan lebih banyak pilihan pembayaran.

Menyiapkan Sistem Penggajian yang Efisien

Langkah pertama untuk menyiapkan sistem penggajian yang efisien adalah memilih perangkat lunak penggajian yang tepat atau penyedia layanan yang dapat menangani kebutuhan penggajian internasional Anda. 

Anda harus mencari solusi yang menawarkan:

• Teknologi berbasis cloud yang memungkinkan Anda mengakses dan mengelola data penggajian dari mana saja dan perangkat apa saja
• Dukungan multi-mata uang dan multi-bahasa yang dapat menangani berbagai mata uang dan bahasa untuk karyawan Anda
• Perhitungan dan konversi otomatis yang dapat menghitung dan mengonversi gaji, pajak, potongan, dan tunjangan secara akurat sesuai dengan hukum dan peraturan setempat
• Pembaruan dan peringatan kepatuhan yang dapat memberi Anda informasi tentang perubahan apa pun dalam undang-undang dan peraturan pajak di negara tempat Anda beroperasi
• Integrasi dengan sistem dan platform lain yang dapat menyederhanakan data penggajian Anda dengan sistem akuntansi, SDM, pelacakan waktu, dan alat bisnis lainnya
• Pelaporan dan analitik yang dapat memberikan Anda wawasan dan data tentang kinerja, biaya, tren, dan masalah penggajian Anda

Mengelola Informasi dan Tunjangan Karyawan

Langkah selanjutnya untuk menyiapkan sistem penggajian yang efisien adalah mengelola informasi dan tunjangan karyawan dengan cara yang terpusat dan aman. 

Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki:

• Catatan yang lengkap dan akurat mengenai informasi pribadi setiap karyawan, seperti nama, alamat, detail kontak, detail rekening bank, dll.
• Kebijakan yang jelas dan konsisten mengenai cara Anda membayar karyawan, seperti frekuensi pembayaran, tanggal pembayaran, metode pembayaran, dll.
• Catatan terperinci dan terbaru dari paket kompensasi setiap karyawan, seperti gaji, bonus, komisi, tunjangan, dll.
• Catatan yang komprehensif dan sesuai dengan paket tunjangan setiap karyawan, seperti asuransi kesehatan, rencana pensiun, hari libur, cuti sakit, dll.
• Catatan yang dapat diandalkan dan transparan mengenai informasi pajak setiap karyawan, seperti nomor pokok wajib pajak, tarif pajak, potongan pajak, dll.

Memastikan Kepatuhan dan Pelaporan

Langkah ketiga dalam menyiapkan sistem penggajian yang efisien adalah memastikan bahwa Anda mematuhi undang-undang dan peraturan pajak setempat di negara tempat Anda beroperasi. Anda juga harus menyiapkan dan menyerahkan laporan dan pengajuan yang diperlukan kepada pihak yang berwenang secara tepat waktu. 

Anda harus

• Meneliti dan memahami undang-undang dan peraturan perpajakan di setiap negara tempat Anda memiliki karyawan
• Mendaftarkan bisnis Anda ke otoritas pajak setempat dan mendapatkan izin dan lisensi yang diperlukan
• Menghitung dan memotong jumlah pajak yang benar dari gaji setiap karyawan sesuai dengan tarif dan aturan pajak setempat
• Menyetorkan pajak yang dipotong kepada otoritas pajak setempat secara teratur
• Mengajukan pengembalian dan formulir pajak yang sesuai dengan otoritas pajak setempat secara berkala
• Memberikan slip gaji kepada setiap karyawan yang menunjukkan gaji kotor, gaji bersih, pajak yang dipotong, potongan yang dibuat, tunjangan yang diterima, dll.
• Memberikan laporan pajak akhir tahun kepada setiap karyawan yang merangkum pendapatan tahunan dan pajak yang dibayarkan
• Menyimpan catatan yang akurat dan lengkap dari semua transaksi dan dokumen penggajian Anda untuk tujuan audit

Menangani Masalah dan Pemecahan Masalah

Langkah keempat dalam menyiapkan sistem penggajian yang efisien adalah menangani isu atau masalah yang mungkin timbul selama proses penggajian. Anda juga harus memiliki rencana cadangan jika terjadi keadaan darurat atau gangguan. 

Anda harus:

• Memantau sistem penggajian Anda secara teratur untuk mengetahui adanya kesalahan atau ketidaksesuaian
• Menyelesaikan kesalahan atau perbedaan sesegera mungkin
• Berkomunikasi dengan karyawan Anda dengan segera jika ada perubahan atau penundaan dalam pembayaran gaji mereka
• Menanggapi setiap pertanyaan atau keluhan dari karyawan Anda atau otoritas pajak secara profesional
• Memiliki rencana darurat jika terjadi pemadaman listrik, gangguan internet, gangguan perangkat lunak, bencana alam, dll.
• Tinjau sistem penggajian Anda secara berkala untuk perbaikan atau peningkatan apa pun

Tren Masa Depan dan Praktik Terbaik dalam Penggajian Internasional

Langkah terakhir untuk menyiapkan sistem penggajian yang efisien adalah dengan mengikuti tren dan praktik terbaik dalam penggajian internasional. Anda juga harus terbuka terhadap teknologi dan inovasi baru yang dapat membantu Anda mengoptimalkan proses penggajian. 

Beberapa tren masa depan dan praktik terbaik dalam penggajian internasional adalah:

• Kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) yang dapat mengotomatiskan dan meningkatkan penghitungan penggajian, konversi, pembaruan kepatuhan, pelaporan, analisis, dll.
• Teknologi blockchain yang dapat meningkatkan keamanan, transparansi, akurasi, efisiensi, dll.
• Teknologi biometrik yang dapat memverifikasi identitas dan kehadiran karyawan Anda menggunakan sidik jari, pengenalan wajah, pemindaian iris mata, dll.
• Teknologi mobile yang memungkinkan karyawan Anda untuk mengakses dan mengelola informasi penggajian dan tunjangan mereka dari smartphone atau tablet mereka
• Teknologi cloud yang memungkinkan Anda untuk mengakses dan mengelola data penggajian dari mana saja dan perangkat apa saja
• Media sosial yang memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dan berinteraksi dengan karyawan dan otoritas pajak secara lebih efektif

Tidak Perlu Khawatir dengan Solusi Penggajian Bebas Stres dari Aniday

Kesimpulannya, mengelola pemrosesan penggajian internasional mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan, tetapi dengan pendekatan dan alat yang tepat, Anda dapat menyederhanakan prosesnya dan memastikan tenaga kerja global Anda dibayar secara akurat dan tepat waktu. Ingat, sangat penting untuk memahami persyaratan unik di setiap negara, baik itu tarif pajak, undang-undang ketenagakerjaan, atau peraturan kepatuhan.

Memilih perangkat lunak penggajian atau penyedia layanan yang tepat sangatlah penting. Carilah fitur-fitur seperti dukungan multi-mata uang, dan pembaruan kepatuhan untuk menyederhanakan proses. Mengelola informasi karyawan, tunjangan, dan detail pajak dalam sistem terpusat adalah kunci untuk menghindari kesalahan.