Cara Menagih Klien: Panduan Langkah-demi-Langkah

Faktur, Uang, dan Kontrak

Membuat faktur bukanlah pekerjaan yang mudah, namun jika Anda seorang kontraktor lepas, atau pemilik usaha kecil, ini bisa menjadi pekerjaan utama Anda. Pembuatan faktur adalah proses mengirimkan dokumen kepada klien Anda yang merinci layanan atau produk yang telah Anda sediakan, jumlah yang harus dibayarkan, dan ketentuan pembayaran. Faktur bukan hanya cara untuk meminta pembayaran, tetapi juga cara untuk mengomunikasikan profesionalisme, kredibilitas, dan identitas merek Anda.

Jika Anda tidak terbiasa dengan praktik terbaik dan alat untuk melakukannya secara efektif, membuat faktur mungkin terasa menakutkan. Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara membuat faktur yang terlihat profesional, akurat, dan jelas, serta kesulitan dalam memilih perangkat lunak faktur yang tepat, melacak pembayaran, dan mengetahui kapan harus menindaklanjuti dengan klien.

Itulah mengapa kami membuat panduan langkah demi langkah ini untuk membantu Anda membuat faktur kepada klien dengan mudah dan percaya diri. Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari:

• Komponen-komponen faktur dan informasi apa saja yang harus dicantumkan
• Cara menyiapkan sistem faktur dan memilih perangkat lunak terbaik
• Cara membuat faktur dalam beberapa langkah sederhana
• Praktik terbaik untuk membuat faktur yang efisien dan dibayar tepat waktu

Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat membuat faktur kepada klien Anda seperti seorang profesional dan meningkatkan arus kas dan kepuasan pelanggan, yang selanjutnya akan meningkatkan bisnis Anda ke tingkat berikutnya.

Memahami Komponen Faktur

Sebelum mulai membuat faktur, Anda perlu memahami bagian-bagian yang membentuk faktur. Komponen-komponen faktur adalah:

• Nomor faktur: Pengidentifikasi unik yang membantu Anda melacak dan mengatur faktur Anda
• Tanggal: Tanggal faktur diterbitkan dan tanggal jatuh tempo pembayaran
• Informasi kontak bisnis: Nama, alamat, nomor telepon, email, situs web, logo, dan nomor identifikasi pajak Anda (jika ada)
• Informasi kontak klien: Nama, alamat, nomor telepon, email, dan situs web orang atau perusahaan yang Anda tagih
• Deskripsi barang dan jasa: Daftar barang atau tugas yang telah Anda kirimkan, beserta kuantitas, harga satuan, dan jumlah total untuk setiap baris
• Ketentuan pembayaran: Ketentuan dan metode pembayaran, seperti mata uang, opsi pembayaran (misalnya, kartu kredit, transfer bank, PayPal), biaya keterlambatan atau diskon (jika ada), dan instruksi tentang cara membayar
• Pernyataan bahwa dokumen tersebut adalah faktur: Indikasi yang jelas bahwa dokumen tersebut adalah tagihan dan bukan penawaran harga atau tanda terima

Komponen-komponen ini dapat bervariasi, tergantung pada industri, lokasi, dan preferensi klien Anda. Namun, komponen-komponen tersebut umumnya dianggap sebagai elemen penting dari setiap faktur.

Menyiapkan Sistem Faktur Anda

Sebelum membuat faktur, Anda perlu menyiapkan sistem faktur. Ini berarti Anda harus memilih perangkat lunak atau alat terbaik untuk membuat, mengirim, melacak, dan mengelola faktur Anda. Ada banyak pilihan yang tersedia di pasaran, mulai dari template online gratis hingga solusi berbasis cloud berbayar. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih perangkat lunak faktur adalah:

• Kemudahan penggunaan: Apakah perangkat lunak tersebut mudah digunakan dan intuitif? Seberapa cepat dan mudah Anda dapat membuat faktur? 
• Kustomisasi: Seberapa jauh Anda dapat menyesuaikan faktur agar sesuai dengan identitas merek dan kebutuhan klien Anda? Dapatkah Anda menambahkan logo, warna, jenis huruf, dll.?
• Fitur: Fitur apa saja yang ditawarkan program ini untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses pembuatan faktur Anda? Apakah program tersebut, misalnya, memungkinkan Anda mengirim faktur melalui SMS atau email? Apakah program ini memungkinkan transaksi online? Apakah program ini mengotomatiskan pengingat atau faktur berkala? Atau apakah software tersebut terintegrasi dengan program lain seperti manajemen proyek atau perangkat lunak akuntansi?
• Keamanan: Seberapa aman perangkat lunak tersebut dan bagaimana ia melindungi data dan privasi Anda? Apakah menggunakan enkripsi atau langkah keamanan lain yang sesuai dengan hukum setempat?

Untuk membantu Anda memilih perangkat lunak faktur terbaik untuk bisnis Anda, kami telah mengulas beberapa opsi paling populer dalam artikel ini.

Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Membuat Faktur

Setelah Anda memilih perangkat lunak pembuatan faktur, Anda dapat mulai membuat faktur. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti:

1. Mulailah dengan Templat Faktur Profesional

Cara termudah untuk membuat faktur adalah dengan menggunakan template faktur profesional. Sebagian besar perangkat lunak faktur sudah menyediakan template siap pakai yang dapat Anda sesuaikan dengan preferensi Anda. Sebagai alternatif, Anda dapat mengunduh template faktur gratis dari berbagai situs web atau membuat sendiri dari awal untuk mendapatkan kontrol penuh atas konten faktur.

Menggunakan templat akan menghemat waktu Anda dan memastikan bahwa Anda menyertakan semua komponen faktur yang diperlukan. Hal ini juga akan membuat faktur Anda terlihat lebih konsisten dan profesional. Namun, tergantung pada template yang digunakan, template tersebut mungkin bukan yang terbaru atau relevan dengan industri Anda atau memenuhi persyaratan yang lebih spesifik yang unik untuk bisnis Anda, oleh karena itu Anda harus ingat untuk melakukan uji tuntas sebelum menggunakan template apa pun.

2. Masukkan Informasi Bisnis Anda

Langkah selanjutnya adalah memasukkan informasi bisnis Anda pada templat faktur. Ini termasuk nama, alamat, nomor telepon, email, situs web, logo, dan nomor identifikasi pajak (jika ada). Anda juga dapat menambahkan informasi lain yang relevan dengan bisnis atau industri Anda, seperti nomor lisensi, nomor registrasi, dll.

Informasi bisnis Anda harus jelas dan terlihat pada faktur, sebaiknya di bagian atas atau di header karena ini akan membantu klien mengidentifikasi Anda dan menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah.

3. Sertakan Detail Klien

Langkah ketiga adalah menyertakan detail klien pada template invoice. Ini termasuk nama, alamat, nomor telepon, email, dan situs web orang atau perusahaan yang Anda kirimi faktur. Anda juga dapat menambahkan informasi lain yang relevan dengan klien atau transaksi, seperti narahubung, nomor pesanan pembelian, nama proyek, dll.

Detail klien harus ditempatkan di bawah atau di seberang informasi bisnis Anda pada faktur. Hal ini akan membantu Anda melacak siapa yang Anda tagih dan menghindari kebingungan atau kesalahan. Selain biaya yang Anda tagih, informasi ini dan informasi bisnis Anda harus menjadi informasi yang paling menarik perhatian pada faktur.

4. Menetapkan Nomor Faktur

Langkah keempat adalah memberikan nomor faktur pada faktur Anda. Nomor faktur adalah pengenal unik yang membantu Anda melacak dan mengatur faktur Anda. Nomor faktur juga membantu klien Anda untuk merujuk faktur Anda ketika mereka melakukan pembayaran atau menghubungi Anda.

Anda dapat menggunakan sistem atau format apa pun untuk membuat nomor faktur Anda, selama konsisten dan berurutan. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan urutan numerik sederhana (misalnya, 001, 002, 003) atau kombinasi huruf dan angka (misalnya, INV-001, INV-002, INV-003). Anda juga dapat menambahkan awalan atau akhiran untuk menunjukkan tanggal, nama klien, nama proyek, dll. (contoh: INV-2023-01-01-ABC-001).

Nomor faktur Anda harus ditempatkan di dekat bagian atas atau di header faktur Anda. Faktur juga harus diberi label dengan jelas sebagai "Nomor Faktur" atau "No. Faktur" atau yang serupa.

5. Hitung Total Biaya untuk Setiap Item atau Layanan yang Diberikan

Langkah kelima adalah menghitung total biaya untuk setiap item atau layanan yang telah Anda berikan kepada klien. Ini melibatkan daftar item atau tugas yang telah Anda berikan, bersama dengan kuantitas, harga satuan, dan jumlah total untuk setiap baris. Anda juga harus menambahkan pajak, diskon, biaya pengiriman, atau biaya lain yang berlaku untuk transaksi.

Anda dapat menggunakan tabel atau kisi-kisi untuk mengatur item atau layanan Anda pada faktur. Anda juga harus menggunakan nama dan label deskriptif untuk memudahkan klien Anda memahami apa yang mereka bayar. Sebagai contoh, alih-alih menulis "Desain Web", Anda bisa menulis "Desain Web untuk Situs Web ABC".

Item atau layanan Anda harus ditempatkan di bagian utama faktur. Anda juga harus menghitung dan menampilkan subtotal dan total keseluruhan faktur Anda di bagian bawah. Subtotal ini harus menjadi informasi yang paling menonjol pada invoice.

Tentukan Ketentuan Pembayaran

Langkah keenam adalah menentukan ketentuan pembayaran untuk faktur Anda. Hal ini termasuk menentukan mata uang, opsi pembayaran, tanggal jatuh tempo, biaya keterlambatan atau diskon (jika ada), dan instruksi tentang cara pembayaran.

Ketentuan pembayaran Anda harus jelas dan ringkas pada faktur dan Anda juga harus menggunakan bahasa yang sopan dan profesional untuk meminta pembayaran dari klien Anda. Sebagai contoh, alih-alih menulis "Bayar Sekarang", Anda dapat menulis "Harap lakukan pembayaran dalam waktu 30 hari setelah menerima faktur ini".

Ketentuan pembayaran Anda harus ditempatkan di bagian bawah atau di bagian bawah faktur Anda. Ketentuan tersebut juga harus disorot atau diberi penekanan untuk menarik perhatian.

Tinjau dan Koreksi

Langkah ketujuh adalah meninjau dan mengoreksi faktur Anda sebelum mengirimkannya ke klien Anda. Hal ini melibatkan pengecekan terhadap kesalahan atau kekeliruan dalam informasi, perhitungan, format, ejaan, tata bahasa, dll.

Anda dapat menggunakan alat pemeriksa ejaan atau alat pemeriksa tata bahasa untuk membantu Anda dalam langkah ini. Anda juga dapat meminta orang lain untuk memeriksa faktur Anda.

Meninjau dan mengoreksi faktur Anda akan membantu Anda menghindari perselisihan atau penundaan pembayaran karena faktur yang tidak akurat atau tidak lengkap, serta menunjukkan kepada klien Anda bahwa Anda profesional dan memperhatikan detail.

Kirim Faktur!

Langkah terakhir adalah mengirimkan faktur kepada klien Anda. Anda dapat memilih berbagai metode untuk mengirim faktur tergantung pada preferensi dan kenyamanan Anda. Beberapa metode yang umum digunakan adalah:

• Email: Anda dapat mengirimkan faktur Anda sebagai lampiran (misalnya, PDF) atau sebagai tautan (misalnya, faktur online) melalui email. Ini adalah cara yang cepat dan mudah untuk mengirimkan faktur secara elektronik.
• SMS: Anda dapat mengirimkan faktur Anda sebagai tautan (misalnya, faktur online) melalui SMS. Ini adalah cara yang mudah untuk menjangkau klien Anda di perangkat seluler mereka.
• Surat: Anda dapat mencetak dan mengirimkan faktur Anda melalui layanan pos. Ini adalah cara tradisional untuk mengirimkan faktur Anda secara fisik.
• Secara langsung: Anda dapat mengirimkan faktur Anda secara langsung saat Anda bertemu dengan klien secara langsung. Ini adalah cara yang personal untuk mengirimkan faktur dan membangun hubungan baik.

Apapun metode yang Anda pilih, Anda harus memastikan bahwa faktur Anda sampai kepada klien Anda secara tepat waktu dan aman. Anda juga harus memastikan bahwa klien Anda telah menerima dan mengetahui faktur Anda. Hal ini akan membantu Anda menghindari miskomunikasi atau penundaan pembayaran, membangun kepercayaan dan hubungan baik antara Anda dan klien.

Memilih Perangkat Lunak Faktur yang Tepat

Seperti yang telah kita lihat, perangkat lunak faktur dapat membuat proses pembuatan faktur menjadi lebih mudah dan efisien. Namun, tidak semua perangkat lunak faktur dibuat sama. Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih software invoicing yang tepat untuk bisnis Anda, seperti:

• Kompatibilitas: Seberapa baik software faktur terintegrasi dengan sistem bisnis Anda yang lain, seperti software akuntansi, software manajemen proyek, software CRM, dan lain-lain?
• Fungsionalitas: Fitur dan fungsi apa saja yang ditawarkan perangkat lunak invoicing untuk memenuhi kebutuhan invoicing spesifik Anda, seperti pembayaran online, faktur berulang, pengingat, laporan, dll.?
• Kegunaan: Seberapa mudah dan intuitif perangkat lunak faktur digunakan dan dinavigasi? Apakah memiliki antarmuka dan desain yang ramah pengguna?
• Skalabilitas: Seberapa baik perangkat lunak faktur beradaptasi dengan pertumbuhan dan perubahan bisnis Anda? Apakah software tersebut memiliki kapasitas dan fleksibilitas untuk menangani volume dan kompleksitas faktur yang meningkat?
• Keamanan: Seberapa aman perangkat lunak invoicing dan bagaimana perangkat lunak tersebut melindungi data dan privasi Anda? Apakah menggunakan enkripsi atau tindakan keamanan lainnya? Apakah software tersebut mematuhi hukum dan peraturan yang relevan?
• Dukungan: Seberapa andal dan responsif penyedia perangkat lunak faktur? Apakah menawarkan layanan pelanggan, dukungan teknis, pelatihan, pembaruan, dll.?

Untuk membantu Anda memilih perangkat lunak faktur yang tepat untuk bisnis Anda, Anda dapat membandingkan berbagai opsi berdasarkan kriteria ini. Anda juga dapat membaca ulasan dan testimoni dari pengguna lain atau mencoba uji coba gratis atau demo software invoicing sebelum mengambil keputusan.

Praktik Terbaik untuk Pembuatan Faktur yang Efisien

Selain menggunakan software invoicing yang baik, Anda juga dapat mengikuti beberapa praktik terbaik untuk membuat proses pembuatan faktur lebih efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk pembuatan faktur yang efisien:

• Buat faktur dengan segera: Ketika Anda menyelesaikan pekerjaan atau mengirimkan barang, Anda harus mengirimkan faktur secepat mungkin. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat memperoleh pembayaran lebih cepat dan menghindari penundaan dan perselisihan.
• Faktur yang akurat: Anda harus memastikan bahwa faktur Anda benar, lengkap, dan bebas dari kesalahan atau kelalaian. Hal ini akan membantu Anda mencegah kebingungan atau komplain dari klien.
• Persiapkan faktur Anda secara profesional: Anda harus memastikan bahwa faktur Anda memiliki struktur, desain, dan format yang jelas, serta konsisten dan profesional. Dengan cara ini, Anda akan dapat mengomunikasikan identitas dan kredibilitas merek Anda dengan lebih baik kepada pelanggan 
• Buat faktur secara teratur: Pertahankan jadwal dan frekuensi yang konsisten untuk tagihan Anda sehingga dapat diprediksi dan teratur. Anda juga dapat mengelola anggaran dan arus kas dengan lebih baik.

Jadikan Membuat Faktur sebagai Aktivitas Paling Menyenangkan

Membuat faktur adalah bagian penting dari setiap bisnis yang ingin mendapatkan bayaran atas pekerjaan atau produknya. Dengan mengikuti panduan langkah demi langkah ini, Anda dapat mempelajari cara membuat faktur kepada klien dengan mudah dan percaya diri. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak faktur yang baik dan mengikuti beberapa praktik terbaik untuk membuat proses pembuatan faktur Anda lebih efisien dan efektif.

Kami di Aniday berharap panduan ini dapat membantu Anda memahami cara menagih klien dengan lebih baik dan membuat Anda lebih percaya diri dalam prosesnya. Ketahuilah bahwa membuat faktur tidak hanya penting, tetapi juga dapat menjadi aktivitas terbaik untuk bisnis Anda saat Anda mengirimkan faktur dan dengan senang hati menunggu pembayaran. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masukan, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami akan sangat senang mendengarnya dari Anda. Terima kasih telah membaca!