Cara membangun budaya memberikan tanggapan yang baik

Baik saat Anda menerima penghargaan atas pekerjaan yang dilakukan dengan sangat baik atau meminta saran tentang proyek yang tidak memberikan hasil yang diharapkan, umpan balik merupakan salah satu indikator yang paling berharga untuk mengetahui kemajuan Anda dalam mencapai tujuan. Namun, kehadiran budaya umpan balik yang sehat sangat penting agar hal ini terjadi di tempat kerja.

Dalam artikel ini, Aniday akan menjelaskan konsep budaya umpan balik dan bagaimana membangun budaya memberikan umpan balik yang baik di seluruh organisasi Anda.

Apa yang dimaksud dengan budaya memberi Tanggapan (Umpan Balik)?

Budaya umpan balik mengacu pada lingkungan di mana individu merasa nyaman, aman, dan terdorong untuk berbagi dan menerima umpan balik. Budaya ini dapat dikembangkan di lingkungan mana pun di mana orang-orang diberdayakan untuk mengekspresikan sudut pandang mereka dan menilai situasi tanpa takut menghadapi konsekuensi. Umpan balik dapat ditujukan kepada individu, tim, atasan, atau bahkan proses dan lingkungan secara keseluruhan.

Manfaat Budaya Berbasis Umpan Balik

Jika diterapkan secara efektif, tempat kerja yang menumbuhkan dan mengembangkan budaya umpan balik yang kuat akan mendapatkan sejumlah manfaat yang signifikan. Mari kita pelajari lebih dalam tentang manfaat budaya umpan balik.

Pemberdayaan dan Peningkatan Keterlibatan

Mendorong umpan balik secara teratur dari karyawan akan menumbuhkan rasa kepemilikan atas pekerjaan mereka, sehingga meningkatkan keterlibatan. Umpan balik yang konsisten ini mengkomunikasikan kepada karyawan bahwa kontribusi mereka dihargai, baik yang positif maupun konstruktif, sehingga memperkuat dampaknya.

Selain itu, ketika organisasi memfasilitasi umpan balik dari karyawan, hal ini akan memberdayakan individu untuk mengambil alih kepemilikan atas pekerjaan mereka dan kesuksesan perusahaan. Hal ini menumbuhkan suara karyawan, memungkinkan mereka untuk mengekspresikan pandangan mereka dan mempengaruhi keputusan di tempat kerja. Akibatnya, pemberdayaan ini mengarah pada keterlibatan yang lebih tinggi, rasa nilai yang lebih besar, dan peningkatan apresiasi.

Membangun Kepercayaan

Budaya umpan balik menumbuhkan kepercayaan dan rasa hormat di antara karyawan, menjembatani kesenjangan hierarki. Ketika komunikasi yang terbuka dan efektif terjadi di antara rekan kerja, terlepas dari posisi mereka, hal ini akan memperdalam pemahaman dan hubungan. 

Harvard Business Review mencatat bahwa organisasi dengan tingkat kepercayaan tinggi mengalami 40% lebih sedikit kelelahan, 74% lebih sedikit stres, dan 50% lebih tinggi produktivitasnya.

Dalam budaya ini, umpan balik yang langsung dan jujur adalah standar, mengurangi ambiguitas dan kecurigaan. Komunikasi yang terbuka, jujur, dan saling menghormati tumbuh subur, yang selanjutnya memperkuat kepercayaan di seluruh organisasi.

Menghasilkan Data yang Berharga

Budaya umpan balik yang kuat memungkinkan pertukaran informasi yang berkelanjutan di seluruh organisasi, sehingga memfasilitasi perbaikan berdasarkan data. Hal ini melampaui tinjauan tahunan, memberikan wawasan yang kaya bagi para manajer, karyawan, dan pemimpin.

Misalnya, ketika seorang manajer mencari umpan balik proyek, mereka mendapatkan wawasan tentang kekuatan, tantangan, dan kepuasan karyawan. Lingkaran umpan balik ini menginformasikan keputusan dan mendorong perbaikan.

Selain itu, umpan balik yang diterima oleh karyawan dari manajer membantu pelacakan kinerja dan pertumbuhan mereka.

Memotivasi Karyawan

Umpan balik, baik positif maupun negatif, memotivasi karyawan. Dalam survei Officevibe baru-baru ini, 78% karyawan menyatakan bahwa pengakuan mendorong motivasi mereka. Pengakuan bisa bersifat publik atau pribadi, yang menandakan nilai kontribusi karyawan. 

Umpan balik yang konstruktif, yang dipandang sebagai "hadiah" yang berharga, juga memotivasi dengan menawarkan panduan untuk pengembangan dan produktivitas. Sebagai contoh, ketika seorang manajer memberikan umpan balik, hal ini mendukung pertumbuhan dan peningkatan profesional karyawan.

Taktik untuk Menciptakan Budaya yang Berfokus pada Umpan Balik

Pada bagian ini, kami akan memberikan Anda beberapa kiat praktis untuk membangun budaya yang berfokus pada umpan balik 

Menghargai Masukan dari Karyawan

Budaya umpan balik yang berkembang bergantung pada penghargaan yang tulus terhadap suara karyawan. Hal ini memerlukan penciptaan lingkungan di mana anggota tim dan manajer dapat saling bertukar umpan balik dengan penuh rasa hormat, dengan keyakinan bahwa pemikiran, pendapat, dan ide mereka akan dipertimbangkan.

Untuk memanfaatkan masukan dari karyawan secara maksimal, sangat penting untuk memiliki strategi yang disengaja dan program yang sesuai. Hal ini memastikan bahwa karyawan dapat menyuarakan pemikiran mereka dan menerima tanggapan, tindakan, atau tindak lanjut yang substantif. Karyawan perlu mengetahui bahwa umpan balik mereka tidak hanya diakui dan diabaikan, namun benar-benar didengar dan berdampak.

Menindaklanjuti Umpan Balik 

Umpan balik, tanpa tindak lanjut, hanya akan menjadi pembicaraan. Budaya umpan balik yang tulus memastikan bahwa umpan balik tidak hanya dibagikan dan diterima secara terbuka, namun juga ditindaklanjuti jika diperlukan.

Misalnya, jika seorang karyawan menyebutkan bahwa sebuah proyek baru-baru ini membutuhkan tambahan tiga hari kerja, manajer harus mengakui hal ini dan mempertimbangkannya dalam jadwal proyek di masa mendatang. Demikian pula, jika seorang manajer memberikan umpan balik yang konstruktif selama pertemuan empat mata tentang kecenderungan karyawan untuk mendominasi diskusi, karyawan tersebut harus memperhatikan saran ini dan berusaha untuk memperbaiki diri.

Untuk mencapai hal ini, semua pihak yang terlibat dalam pertukaran umpan balik harus berkolaborasi untuk menetapkan dan menindaklanjuti langkah-langkah tindakan nyata, untuk memastikan adanya akuntabilitas.

Menumbuhkan Kepercayaan dan Keamanan

Berbagi umpan balik dapat menjadi hal yang mengintimidasi, terutama jika ditujukan kepada atasan atau pemimpin dalam organisasi. Aspek penting dari budaya umpan balik adalah memastikan bahwa semua karyawan merasa aman ketika memberikan umpan balik yang jujur. Keraguan atau keraguan dapat merusak keefektifan budaya umpan balik organisasi.

Pertanyaan-pertanyaan kunci yang perlu dipertimbangkan adalah, "Apakah orang-orang merasa nyaman untuk berbagi kekhawatiran dan kesalahan tanpa takut akan rasa malu atau pembalasan? Apakah mereka yakin bahwa mereka dapat berbicara dan tidak akan dipermalukan, diabaikan, atau disalahkan?" Hal-hal tersebut merupakan pertimbangan penting ketika membangun budaya umpan balik.

Untuk meningkatkan rasa aman ini, salah satu pendekatannya adalah dengan memfasilitasi platform umpan balik yang sepenuhnya anonim. Misalnya, dengan menggunakan alat intelijen kolektif, pengguna dapat mengajukan pertanyaan dan menerima tanggapan anonim, sehingga memastikan bahwa "ide dievaluasi berdasarkan manfaatnya, bukan sumbernya."

Menerapkan Pelatihan Umpan Balik

Memberikan dan menerima umpan balik adalah keterampilan yang mungkin tidak datang secara alami kepada semua orang dan membutuhkan pengembangan. Untuk memastikan partisipasi yang efektif dalam budaya umpan balik, sangat penting untuk menawarkan pelatihan standar kepada semua anggota organisasi.

Pelatihan dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, termasuk lokakarya wajib di seluruh perusahaan, presentasi, sesi kelompok kecil, pertemuan bimbingan individu, atau format lain yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Ketika mempertimbangkan pelatihan budaya umpan balik, penting untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan kunci ini, terlepas dari program atau pendekatan yang dipilih:

• Mengapa pelatihan umpan balik penting bagi organisasi kita?
• Apa saja jenis-jenis umpan balik yang berbeda dan kapan sebaiknya digunakan?
• Bagaimana karyawan dapat memberi dan menerima umpan balik dengan hormat dan produktif?
• Apakah ada standar atau prosedur di seluruh perusahaan untuk berbagi dan menerima umpan balik?

Tentukan Proses Inti dan Harapan

Budaya umpan balik hanya bisa berkembang jika setiap anggota organisasi mengikuti proses yang benar. Mereka yang tidak yakin tentang kapan dan di mana harus memberikan umpan balik cenderung menahannya, sehingga menghambat perkembangan budaya umpan balik.

Dorongan umpan balik yang terus menerus, bersama dengan pembentukan saluran yang sesuai, harus menjadi bagian integral dari pendekatan ini, seperti yang tercakup dalam pelatihan di seluruh organisasi untuk memastikan keselarasan. Menetapkan ekspektasi yang jelas mengenai umpan balik adalah metode yang sangat penting untuk membantu mengembangkan budaya umpan balik.

Karyawan dalam organisasi harus memahami hal ini:

• Saluran umpan balik yang ditetapkan
• Waktu dan frekuensi penyampaian umpan balik
• Penerima umpan balik
• Sumber umpan balik yang diharapkan
• Langkah-langkah selanjutnya setelah penyampaian atau penerimaan umpan balik
• Dengan menanamkan pemahaman ini sejak dini, perusahaan dapat meletakkan dasar bagi budaya umpan balik yang sehat.

Memanfaatkan Saluran Umpan Balik yang Beragam

Budaya umpan balik yang komprehensif tidak hanya bergantung pada survei karyawan sesekali. Untuk menumbuhkan budaya umpan balik yang menyeluruh, sangat penting untuk membuat dan mengelola berbagai saluran umpan balik untuk individu dan tim. Hal ini dapat mencakup:

• Slack
• Pertemuan balai kota
• Sesi empat mata
• Rapat tim
• Survei keterlibatan (sebagai salah satu bagian dari budaya umpan balik, bukan satu-satunya saluran)
• Perangkat lunak umpan balik dan manajemen sumber daya manusia
• Alat penghargaan dan pengakuan karyawan
• Perangkat lunak kecerdasan kolektif 
• Formulir umpan balik mandiri individu

Pilih saluran yang paling sesuai dengan organisasi dan karyawan Anda.

Memprioritaskan Rasa Hormat

Dalam membangun budaya umpan balik, menjaga rasa hormat adalah hal yang terpenting. Selama pelatihan umpan balik, pastikan bahwa semua peserta memahami cara-cara yang efektif dan tidak efektif dalam memberikan dan menerima umpan balik.

Misalnya, mereka yang memberikan umpan balik harus:

• Meminta izin sebelum memberikan umpan balik yang tidak diminta, meskipun umpan balik tersebut positif.
• Fokus pada informasi faktual, hindari emosi pribadi.
• Bahas satu komponen utama dari umpan balik daripada membuat daftar beberapa topik.
• Tanyakan apakah umpan balik tersebut berguna untuk referensi di masa mendatang.
• Hindari pendekatan klasik "sandwich" (menggabungkan satu hal positif, satu hal negatif, dan satu hal positif lagi), yang dapat dianggap tidak tulus dan mengikis kepercayaan.

Menerima umpan balik dengan penuh rasa hormat:

• Mengkomunikasikan dengan jelas kesediaan Anda untuk menerima umpan balik.
• Mendengarkan tanpa interupsi atau sikap defensif.
• Mempertahankan bahasa tubuh yang terbuka dan menerima.
• Mengungkapkan rasa terima kasih atas umpan balik yang diterima.

Kesimpulan

Dengan melakukan lebih dari sekadar survei keterlibatan tahunan dan mengintegrasikan umpan balik ke dalam semua tahapan pengalaman karyawan, organisasi dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih menarik dan mendorong pertumbuhan bisnis. Aniday berharap artikel ini telah memberi Anda gambaran mendalam tentang bagaimana membangun budaya memberikan umpan balik yang baik untuk membangun organisasi yang sehat dan solid.